Zum Artikel: Wann ist ein Fax ein Fax?

Heute nur ein kurzer Lesetipp:

Das Amtsgericht Hünfeld hat sich damit beschäftig, ob ein Fax, dass nicht ausdruckt, sondern direkt in einer elektronischen Akte ablegt wird, rechtlich einem Fax, dass auf Papier ausgedruckt ist, gleichzusetzen ist.

Wie der Autor, Rechtsanwalt Udo Vetter, sagt: Absurdistan liegt mitunter gleich um die Ecke…

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Dokumente archivieren: Private Nutzung weit hinter der unternehmerischen

Das Thema Dokumente archivieren begleitet mich beruflich nun schon seit 15 Jahren. Auch privat „archiviere“ ich seit einem Jahr alles digital. Mit dem Smartphone und Apps wie JotNot ist es auch ohne Scanner sehr einfach geworden, Dokumente zu digitalisieren. Anwendungen wie Evernote oder auch Google Drive erstellen im Hintergrund einen Volltextindex von den gespeicherten Dokumenten. So kann man nicht nur nach Stichworten, sondern nach dem kompletten Inhalt eines Dokuments suchen. Zusätzlich kann man die Dokumente in unterschiedlichen Kategorien ablegen und bei Evernote sogar mit einem Erinnerungsdatum versehen. Eine Rechnung kann man z.B. gleichzeitig im virtuellen Ordner Rechnung und Lohnsteuer ablegen. Durch die Erinnerungsfunktion vergisst man z.B. keine wichtige Vertragskündigung mehr und man hat seine gesamten Akten von jedem Ort mit Netzzugang im Zugriff. Ganz so, wie man es von einem Enterprise Content Management System im Unternehmen kennt. Um so größer war meine Überraschung, wie gering das allgemeine Interesse an der digitalen Archivierung von Dokumenten im privaten Umfeld ist.

Studie: private digitale Dokumente archivieren

Im Rahmen des BITKOM Arbeitskreis ECM Markt und Strategie ließen wir eine kurze Studie zum Interesse an und zur Nutzung von digitalen Dokumenten und zur digitalen Archivierung im privaten Umfeld durchführen. Das Ergebnis ist aus meiner Sicht ziemlich niederschmetternd.

[tweetable]Obwohl die Wirksamkeit von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten ist inzwischen in vielen Fällen nicht mehr an die Schriftform gebunden ist, hängen die meisten Privatpersonen am Papierdokument.[/tweetable]

private digitale Dokumente archivieren

Insgesamt liegen die Befürworter bei 15 %.

Angebote von Unternehmen, Dokumente digital zu verschicken, finden bei den Verbrauchern bislang aber kaum Resonanz. Meine Hoffnung, dass zumindest die Digital Natives dieses komische, analoge Papier ablehnen würden, hat sich leider nicht bestätigt: [tweetable]Nur 24 % der 18- bis 29-Jährigen bekommen ihre Post lieber in digitaler Form. Bei den 50- bis 64-Jührigen sind es sogar nur 10 %.[/tweetable]

Die Gründe für das geringe Interesse lassen zumindest wieder hoffen: 72 % der Befürworter der althergebrachten, papierbasierten Kommunikation sehen keine Vorteile in digitalen Rechnungen oder Verträgen. Immerhin 26 % kennen keine geeigneten Ablageorte für digitale Dokumente – Dokumente archivieren fällt dann natürlich schwer. Persönlich hätte ich erwartet, dass der Anteil derer, die Sicherheitsbedenken als Argument gegen digitale Dokumente vorbringen, größer ist. Nur 33 % derer, die Papierdokumente dem digitalen Versand vorzieht, befürchtet, dass bei der Übertragung Unbefugte auf seine Rechnungen und Verträge zugreifen können. Den Verlust seiner Dokumente auf dem Versandwege befürchten hingegen nur 14 %.

Ausblick: digitale Dokumente archivieren im privaten Umfeld

In meinem vorherigen Artikel zur Archivierung von Dokumenten in Unternehmen hatte ich bereits die Bedeutung der digitalen Dokumente im geschäftlichen Umfeld hervorgehoben. Obwohl die Akzeptanz hier wesentlich besser aussieht als im privaten Umfeld, gibt es auch hier noch ein hohes Potential. [tweetable]Die Gründe sind hier vermutlich ähnlich: man weiß einfach keinen Grund, warum man digitale Dokumente archivieren sollte, der klassische Aktenordner ist etabliert.[/tweetable] Der Mehrwert der Digitalisierung von Dokumenten bzw. von digitalen Dokumenten ist an vielen Stellen nicht klar.

Daher werde ich an dieser Stelle in loser Folge ein paar Stories über den praktischen Nutzen von digitalen Dokumenten veröffentlichen.

 

Oliver Krautscheid zum Aufsichtsratsvorsitzenden gewählt und Dr. Thomas Heidel als besonderen Vertreter mandatiert

Die Hauptversammlung vom 28. August 2013 hat im Wesentlichen folgende Beschlüsse gefasst:

  1. Die Hauptversammlung hat Herrn Oliver Krautscheid zum Mitglied des Aufsichtsrats der EASY SOFTWARE AG bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014 beschließt, gewählt. In der im Anschluss an die Hauptversammlung stattgefundenen konstituierenden Sitzung des Aufsichtsrats wurde Herr Krautscheid einstimmig zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt. Herr Krautscheid folgt Herrn Manfred A. Wagner, der sein Mandat zum Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung 2013 aus persönlichen Gründen niedergelegt hat.
  2. Die Hauptversammlung hat den Auftrag des besonderen Vertreters, Herrn Rechtsanwalt Dr. Thomas Heidel, zur Geltendmachung von Ersatzansprüchen gegen Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder sowie Dritte klargestellt und erweitert sowie ihn in seinem Amt bestätigt. Die Hauptversammlung hat klargestellt, dass das Mandat des besonderen Vertreters nicht nur die im Hauptversammlungsbeschluss vom 26. Juli 2012 hervorgehobenen Sachverhalte umfasst, sondern sämtliche Ersatzansprüche aus unangemessenen Geschäften mit Organmitgliedern bzw. von ihnen kontrollierten Gesellschaften geltend zu machen sind. Gleichzeitig wurde klargestellt, dass insbesondere diejenigen Sachverhalte Gegenstand des Mandats des besonderen Vertreters sind, die die Sonderprüferin Frau Rosemarie Helwig in ihrem Bericht nach § 142 Abs. 1 AktG vom 20. Februar 2013 dargestellt hat. Weiterhin wurde das Mandat des besonderen Vertreters auch insoweit erweitert, als dass er auch Ersatzansprüche resultierend aus der Bestellung von Herrn Flury geltend machen soll.

Mülheim an der Ruhr, den 29. August 2013
EASY SOFTWARE AG
Der Vorstand

Enterprise Collaboration – Sag‘ es mit einem „Like“

Web 2.0, Enterprise Collaboration und nicht zuletzt der „Like“-Button sind Themen, mit denen sich auch altgediente ECM-Hersteller auseinander setzen. Es ergibt ja auch Sinn: Über so ein Bewertungssystem kann ein Unternehmen eine einfach Qualitätssicherung einführen, kann das Einstellen und Teilen von Informationen fördern oder Stimmungen abgreifen.

Enterprise Collaboration

Enterprise Collaboration – die sechs Bedeutungen des Like

Doch halt: Was sagt das „Like“ oder „Gefällt mir“ eigentlich aus?

Im Februar 2013 hatte ein Hamburger Gericht erstmals befunden, dass das „Like“ nicht wörtlich zu nehmen, sondern weitgehend neutral zu sehen ist. Die Enterprise Microblogging Plattform Yammer hat jetzt eine schöne Übersicht über die unterschiedlichen Aussagen veröffentlicht, die mit einem „Gefällt mir“ verbunden sein können:

  1. Zustimmung
  2. Lesebestätigung
  3. Positive Bestätigung & Feedback
  4. Die ersten Bemühungen im Mitmachweb
  5. Interesse zeigen und mitteilen
  6. Mitgefühl bzw. Ablehnung

Jeder der in sozialen Netzen unterwegs ist kennt die Situation, dass man jemanden, der über ein schlimmes Erlebnis schreibt, sein Mitgefühl ausdrücken möchte. „Find ich gut, dass Du letzte Nacht keine Auge zubekommen hast“ scheint fehlt am Platz. Trotzdem wird der Like-Button auch hierfür verwendet. Dieses „Like“ meint also eher so etwas wie „Ich hab‘ das gelesen“ oder sogar „ach herrje“. Der sauberere Weg ist sicherlich, einen mitfühlenden Kommentar zu liken.

Interesse zeigen und den „Kollegen“ mitteilen

Das „Liken“ ist bei der Enterprise Collaboration ein probates Mittel, um zum einen dem Verfasser eines Dokumentes oder eines Posts das eigene Interesse zu bekunden. Zum anderen kann man auf diese Weise sein eigenes Netzwerk auf diese Information aufmerksam machen. „Schaut mal her, das ist interessant“ wäre eine passende Umschreibung.

Die ersten Bemühungen im Mitmachweb

Tatsächlich müssen fasst alle Anwender mit den neuen Möglichkeiten der Enterprise Collaboration und des Teilen von Informationen erst einmal warm werden. Gerade Personen jenseits der Vierzig brauchen in der Regel etwas Zeit, bis sie sich trauen, einen Kommentar zu einem Dokument öffentlich zu verfassen. Ein sanfter Einstieg  in die neue Welt des Social Web ist es daher, einfach mal einen Betrag von einem Kollegen „gut zu finden“. Solch ein „Like“ meint also eher so etwas wie: „Ich bin jetzt auch hier und kann das auch schon ein bisschen“.

Positive Bestätigung & Feedback

Manche Enterprise Collaboration Anwendungen zeigen automatisch an, wie oft ein Artikel geöffnet oder herunter geladen wurde. Denn nichts ist schlimmer als das Gefühl, dass die eigene Arbeit im Nichts verhallt. Ein Like kann daher auch ganz einfach nur eine Mitteilung sein, dass man den Beitrag wahr genommen hat: „Danke, dass Du das Dokumente geteilt hast“. Es sagt in diesem Sinne nicht unbedingt etwas über die inhaltliche Zustimmung oder Qualität aus.

Lesebestätigung

Wird man in einer Statusmeldung per „@“ erwähnt oder in einer privaten Nachricht angesprochen, kann ein „Like“ auch einfach nur bedeuten, dass man die Nachricht gelesen hat. Diese Funktion vermisse ich persönlich mittlerer Weile in E-Mail Programmen. Hier muss ich vergleichsweise kompliziert zurückschreiben: „Da hast Du Recht“ oder „Da stimme ich Dir zu“ oder „Machen wir so“. Wörtlich würde ich dieses „Like“ eher mit einem kurzen „Jupp!“ übersetzen.

Find‘ ich gut

Nur eine dieser sechs Formen ist das eigentliche „Find‘ ich gut“, die wirkliche inhaltliche Zustimmung.

Enterprise Collaboration – Fazit

Kann das denn überhaupt funktionieren? Das ist doch total unpräzise!

Ich bin mir sicher, wenn Facebook und Twitter von deutschen Ingenieuren entwickelt worden wären, hätten wir nicht einen Like-Button sondern einen Feedbackbereich mit verschachtelten Antwortmöglichkeiten. Wäre das besser? Mit Sicherheit nicht. Tatsächlich ist mir persönlich noch nicht ein Fall untergekommen, wo ein „Like“ missverstanden worden ist.

Und hilft es bei Enterprise Collaboration?

Ja, davon bin ich überzeugt. Wer Informationen teilt, möchte hierfür Aufmerksamkeit und Anerkennung als Dank. Zumindest ein bisschen. Ein „Like“ ist ein einfaches Mittel, jemanden für seine Mühe und Bereitschaft, Informationen zu teilen, zu danken.

Was ist Ihre Erfahrung? Nutzen Sie bereits Software für Enterprise Collaboration?

 

 

 

ECM Server Clustering – Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von ECM-Systemen (Teil 3 / 3 – Projekterfahrungen und Kundennutzen)

Im letzten Beitrag haben wir uns die Möglichkeiten von EASY ENTERPRISE.x in den Bereichen ECM Server Clustering, Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit angesehen.

In diesem Artikel werde ich die Erfahrungen aus den Projekten einfließen lassen und welchen Nutzen der Kunde von einer solchen Systemumgebung hat.

Doch gehen wir zurück zu unserer Ausgangsfrage aus dem ersten Blog-Post- Was wollen unsere Kunden? ECM Server Clustering? Hochverfügbarkeit? Load-Balancing? Hohe Import-Performance?

Hochverfügbarkeit mit ECM Server Clustering

Häufig möchte der Kunde eine hohe Verfügbarkeit seines EASY-Systems realisieren. Dies können wir mit EASY ENTERPRISE.x in einem Kernel-Cluster (Aktiv-Aktiv) realisieren.

Wenn man aber die gesamte Kunden-Systemumgebung betrachtet, sieht man häufig das die gesamte Infrastruktur nicht für ein ECM Server Clustering ausgelegt ist – wichtig ist das z.B. auch die Datenbank, die Storage-Systeme oder die Netzwerkkomponenten hochverfügbar sein müssen.

Ist dies momentan noch nicht der Fall können sehr schnell hohe Kosten für die Infrastruktur entstehen.

Bei vielen Kunden ist mittlerweile auch VMware mit einem HA-Konzept (vSphere) im Einsatz d.h. in der virtuellen Umgebung ist bereits eine Live-Migration der Systeme von einem Hardware-System auf das andere möglich. Über die Snapshot-Technologie können auch ältere Zustände des Systems wiederhergestellt werden z.B. vor einem Update.

In vielen Umgebungen empfiehlt es sich die vorhandene Infrastruktur zu nutzen und sehr genau abzuwägen was man in einem Aktiv-Aktiv-Softwarecluster umsetzen möchte.

Load-Balancing

Bei der Lastverteilung gibt es in einem EE.x-System unterschiedliche Definitionen. Was kann in einem EE.x-System Last generierten:

  1. Anfragen der Benutzer also Recherche im System
  2. Imports in das System
  3. Workflows und Skripte

Ein Load-Balancing für die Recherche-Clients kann mit einem EE.x-Kernel-Cluster umgesetzt werden. Hierbei werden die Anfragen über einen externen Load-Balancer auf die verschiedenen Knoten des Applikationsservers verteilt (dies kann ein JBoss-System im Cluster-Betrieb oder ohne Clustering sein).

Wenn in einem System zwei Knoten für die Recherche vorhanden sind und im laufenden Betrieb große Datenmengen importiert werden, kann man zusätzlich einen „Import-Knoten“ erstellen, über den dann alle Import-Jobs auf einem bestimmten EE.x-Knoten festgelegt werden.

Wenn das EE.x-System hoch performante Workflowszenarien enthält ist es außerdem möglich die Workflows auf eigenständigen Knoten auszuführen.

Fazit

Wenn man alle Umstände, Kosten, Nutzen und den Aufwand betrachtet entscheidet sich die Mehrheit der Kunden gegen ein Aktiv-Aktiv-Software-Cluster (ECM Server Clustering). Die Kosten für die Implementierung und den laufenden Betrieb müssen zum Nutzen abgewägt werden.

Als Varianten wird dann häufig ein Failover-Systeme im Hot- oder Cold-Standby eingesetzt. Solche Systeme sind einfach zu installieren und zu warten.

Beim Thema Hochverfügbarkeit wird auch häufig auf eine bestehende Virtualisierungslösung aufgesetzt und diese ggf. erweitert.

Ich persönlich bin der Meinung dass wir mit Ihnen gemeinsam in diesem Bereich jegliche Art von Projekten konzipieren und umsetzen können.

Falls Sie weitere Fragen zum Thema haben, würde ich mich freuen wenn Sie einen Kommentar hinterlassen oder mich persönlich kontaktieren.

ECM Server Clustering – Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von ECM-Systemen (Teil 2 / 3 – Möglichkeiten mit EASY ENTERPRISE.x)

In Kunden- und Partnerworkshops kommt öfter die Frage auf welche Möglichkeiten mir die EASY SOFTWARE im Bereich ECM Server Clustering, Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit bietet?

Hier gibt es zwei wichtige Faktoren zu betrachten:

  1. Software (hier am Beispiel EASY ENTERPRISE.x)
  2. Beratung und Konzeption

Die Software und die Basistechnologien liefern die EASY SOFTWARE gemeinsam mit dem Kunde / Partner. Hier muss genau geklärt werden, wer für welche Module und Systeme zuständig ist z.B. wer kümmert sich um das Datenbank-Cluster, wer um die Hochverfügbarkeit der Hardware / Infrastruktur und wer um den EE.x-Kernel und JBoss.

ECM Server Clustering

Mit dem ECM Server Clustering einer EASY ENTERPRISE.x Umgebung können folgende Ziele verfolgt werden:

  • Skalierbarkeit: Höhere Systemleistung durch Lastverteilung
  • Hochverfügbarkeit: Bei Ausfall eines Rechners „Failover“ auf andere Rechner

Eine EE.x-Systemarchitektur kann wie folgt aussehen:

EE.x Cluster Architektur (ECM Server Clustering)

Falls benötigt kann man auch optional ein JBoss-Cluster für den EJB- und Web-Container aufsetzen. Damit kann man zusätzlich eine Session-Replikation für Clients ermöglichen.

Je nach Anforderung und Systemumgebung können also alle Komponenten einer EASY ENTERPRISE.x-Installation (Webclient, Java API, Server) hochverfügbar umgesetzt werden. Bezüglich Clustering ist dank J2EE auf vielen Ebenen die Arbeit bereits getan.

Auf EASY ENTERPRISE.x-Server-Ebene jedoch, der eigentlichen EASY-Kernkompetenz, wurden eigene Methoden und Funktionalitäten entwickelt.

Oft wird aber hier vergessen das nicht nur die EASY-Komponenten Ausfallsicher sein müssen, sondern auch die komplette Kundenumgebung. Das beinhaltet folgende Punkte:

  • Applikationsserver (JBoss bietet ausgereifte Cluster-Funktionalitäten)
  • Datenbank (Microsoft SQL Server bietet auch Lösungen zum Clustering)
  • Netzwerk (aktive und passive Komponenten)
  • Storage-System
  • Sämtliche Hardware-Komponenten
  • Load-Balancing-Systeme

Beim ECM Server Clustering ist die Beratung der zweite wichtige Punkt in der gemeinsamen Arbeit. Es erfolgt eine genaue Analyse welche Infrastruktur / Komponenten vorhanden sind und welches Ziel primär mit dem Cluster verfolgt wird. Unsere Consultants sind mit den Themen vertraut und unterstützen hierbei gerne.

Ausblick

Im nächsten Artikel werde ich den Kundennutzen und bereits realisierte Projekte etwas detaillierter darstellen.