Dokumente archivieren: Private Nutzung weit hinter der unternehmerischen

Das Thema Dokumente archivieren begleitet mich beruflich nun schon seit 15 Jahren. Auch privat „archiviere“ ich seit einem Jahr alles digital. Mit dem Smartphone und Apps wie JotNot ist es auch ohne Scanner sehr einfach geworden, Dokumente zu digitalisieren. Anwendungen wie Evernote oder auch Google Drive erstellen im Hintergrund einen Volltextindex von den gespeicherten Dokumenten. So kann man nicht nur nach Stichworten, sondern nach dem kompletten Inhalt eines Dokuments suchen. Zusätzlich kann man die Dokumente in unterschiedlichen Kategorien ablegen und bei Evernote sogar mit einem Erinnerungsdatum versehen. Eine Rechnung kann man z.B. gleichzeitig im virtuellen Ordner Rechnung und Lohnsteuer ablegen. Durch die Erinnerungsfunktion vergisst man z.B. keine wichtige Vertragskündigung mehr und man hat seine gesamten Akten von jedem Ort mit Netzzugang im Zugriff. Ganz so, wie man es von einem Enterprise Content Management System im Unternehmen kennt. Um so größer war meine Überraschung, wie gering das allgemeine Interesse an der digitalen Archivierung von Dokumenten im privaten Umfeld ist.

Studie: private digitale Dokumente archivieren

Im Rahmen des BITKOM Arbeitskreis ECM Markt und Strategie ließen wir eine kurze Studie zum Interesse an und zur Nutzung von digitalen Dokumenten und zur digitalen Archivierung im privaten Umfeld durchführen. Das Ergebnis ist aus meiner Sicht ziemlich niederschmetternd.

[tweetable]Obwohl die Wirksamkeit von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten ist inzwischen in vielen Fällen nicht mehr an die Schriftform gebunden ist, hängen die meisten Privatpersonen am Papierdokument.[/tweetable]

private digitale Dokumente archivieren

Insgesamt liegen die Befürworter bei 15 %.

Angebote von Unternehmen, Dokumente digital zu verschicken, finden bei den Verbrauchern bislang aber kaum Resonanz. Meine Hoffnung, dass zumindest die Digital Natives dieses komische, analoge Papier ablehnen würden, hat sich leider nicht bestätigt: [tweetable]Nur 24 % der 18- bis 29-Jährigen bekommen ihre Post lieber in digitaler Form. Bei den 50- bis 64-Jührigen sind es sogar nur 10 %.[/tweetable]

Die Gründe für das geringe Interesse lassen zumindest wieder hoffen: 72 % der Befürworter der althergebrachten, papierbasierten Kommunikation sehen keine Vorteile in digitalen Rechnungen oder Verträgen. Immerhin 26 % kennen keine geeigneten Ablageorte für digitale Dokumente – Dokumente archivieren fällt dann natürlich schwer. Persönlich hätte ich erwartet, dass der Anteil derer, die Sicherheitsbedenken als Argument gegen digitale Dokumente vorbringen, größer ist. Nur 33 % derer, die Papierdokumente dem digitalen Versand vorzieht, befürchtet, dass bei der Übertragung Unbefugte auf seine Rechnungen und Verträge zugreifen können. Den Verlust seiner Dokumente auf dem Versandwege befürchten hingegen nur 14 %.

Ausblick: digitale Dokumente archivieren im privaten Umfeld

In meinem vorherigen Artikel zur Archivierung von Dokumenten in Unternehmen hatte ich bereits die Bedeutung der digitalen Dokumente im geschäftlichen Umfeld hervorgehoben. Obwohl die Akzeptanz hier wesentlich besser aussieht als im privaten Umfeld, gibt es auch hier noch ein hohes Potential. [tweetable]Die Gründe sind hier vermutlich ähnlich: man weiß einfach keinen Grund, warum man digitale Dokumente archivieren sollte, der klassische Aktenordner ist etabliert.[/tweetable] Der Mehrwert der Digitalisierung von Dokumenten bzw. von digitalen Dokumenten ist an vielen Stellen nicht klar.

Daher werde ich an dieser Stelle in loser Folge ein paar Stories über den praktischen Nutzen von digitalen Dokumenten veröffentlichen.

 

7 Antworten
  1. Heino Romzykowski says:

    Hallo Henning ,
    eine ähnliche Diskussion gab es vor nicht allzu langer Zeit auf XING bei Uli Kampffmeyer. Ich persönlich digitalisiere auch seit ca. 2 Jahren alles an Post und Unterlagen. Ich habe aber lange suchen müssen womit sich das am Besten realisieren lässt. Angekommen bin ich nun bei Devonthink Pro Office auf dem Mac. Die Software bietet bei ziemlich einfacher Bedienung eine Menge Funktionalität. Erfasst werden Papierdokumente via ScanSnap 1500M. Alles digitale wird per Folderwatch automatisch importiert. Dokumente mit dem Smartphone fotografieren kommt bei mir o so gut wie nie vor – aber was nicht ist kann ja noch werden. Ich habe mich wirklich dran gewöhnt alles auf dem Rechner, iPad oder iPohne suchen (und natürlich auch zu finden) – Volltextsuche, Taxonomie und Folksonomie sei Dank. Aber ich kann schon verstehen das sich die meisten Leute damit schwer tun.

    Spätestens seit PRISM, Tempora und Co. ist das Misstrauen gegenüber Clud-Lösungen wieder gewachsen (zu Recht). Bislang gibt es nur wenige deutsche Anbieter die den Content nicht auf ausländischen Servern lagern. Hier fällt mir im Moment nur amagno ein. Klar haben andere Firmen wie EASY, Saperion, d.velop auch SaaS oder Cloud basierte Lösungen aber eben keine für den Endanwender. Und selbst wenn die Cloud sicher wäre gibt es, entgegen der landläufigen Meinung, immer noch viele Ecken die nicht wirklich breitbandig ans Internet angebunden sind. Also wenn Du misstrauisch bist und ne dünne Internet-Leitung hast, bleibt nur die lokale Installation, wie bei mir 🙂 !
    Hier ist aber das Problem das viele Nutzer sich nicht mit der Technik auseinandersetzen möchten. Was auch völlig okay ist. Zum zweiten müßte man dann auch ein wenig in Infrastruktur investieren, denn die Dokumente sollen ja auch sicher (in Form von Redundanz, viel weniger um des Archivieren’s Willen sein) sein. Aber wer macht das schon? Ich kann die Leute aus meinem Freundeskreis (die nicht in der IT tätig sind) die ein regelmäßiges Backup Ihrer Rechner oder Notebooks machen, an weniger als 3 Fingern abzählen. Geweint wird immer nur wenn die Daten flöten sind. Drittens gibt es viel zu wenig Anreiz von Dienstleistern (Banken, Versicherungen, Stadtwerke, usw,) die Dokumente zu digitalisieren und sich nur noch auf dem elektronischen Wege zu kommunizieren. Also wozu soll ich es tun ?

    Zum eine sehe ich, das Mehrwerte für den Benutzer geschaffen werden müssen (Wie im Unternehmen, halt nur für Privatpersonen). Zweitens wäre es ein leichtes für Hersteller von Home-NAS Devices (Synology, QNAP, Apple) eine Lösung für Dokumentenaufbewahrung in Ihre Hardware zu integrieren und das dann als lokalen Dienst anzubieten – die Dinger können alles (Musik, Video streamen, Mailserver, Webserver), nur das nicht. Vielleicht hat hier einfach noch keiner das Potential entdeckt, oder es gibt aufgrund des geringen Interesses gar keines. Ich jedenfalls fände es cool Applikationen wie doo.net, amagno und wie Sie alle heißen auf meinem QNAP NAS zu finden. Dann habe ich ne ganze Menge Themen mit Anschaffung eines einzigen Gerätes erschlagen – Medienserver, Backup aller lokalen PC’s, Notebooks, Mac’s etc. und Dokumentenaufbewahrung. Das dann noch in Verbindng mit App’s für Deine mobilen Device’s = Heaven !

    Gruß Heino !

    • Henning Emmrich
      Henning Emmrich says:

      Hallo Heino

      Die geringe technische Affinität spielt – zumindest in meinem Bekanntenkreis – definitiv eine Rolle. Selbst die TimeMachine wird nicht durchgängig genutzt, wobei es einfacher ja nun wirklich nicht geht. Irgendeine Software auf dem NAS zu installieren – undenkbar.

      PRISM & Co. machen die sinnvolle Arbeit mit digitalen Dokumenten definitiv nicht einfacher. Denn die Cloud könnte hier schon deutlich einfachere Ansätze bieten, als ein lokales NAS o.ä. Ich nutze z.B. die Finanzblick.app Finde ich total praktisch, da werden meine gesamten Kontobewegungen ziemlich zielsicher kategorisiert. Aber es ist natürlich auch ein Cloud-Dienst, ansonsten hätten die vermutlich gar nicht genug Daten um die Kategorisierung (in vorgegebene Kategorien) immer besser zu machen.

      Evernote funktioniert für mich schon ziemlich gut, ich mach’ mir zugegebener Maßen aber an der Stelle auch keine Gedanken um PRISM.

      Und der Nutzen? Ich glaube hier gibt es auch deutliches Potential. Vor allem dann, wenn sich die Anwender noch Hardware wie ein NAS oder einen Scanner zusätzlich kaufen müssten…

      Viele Grüße
      Henning

  2. Olaf Westmeier says:

    Hallo Henning,

    ich habe auch schon 2-3 Anläufe zur „Umstellung auf digitale Verarbeitung“ hinter mir. Allerdings habe ich mir immer über das Thema „Datensicherheit“ und „Disaster Recovery“ Gedanken gemacht: Das Image der Gebäudeversicherung wird auf dem lokalen PC mitverbrennen…

    Deshalb finde ich es einen guten Anstoß in diesem Zusammenhang über Cloudspeicherung nachzudenken.

    Allerdings: Einer meiner Versicherer sagt mir bei jeder E-Mail-Anfrage, dass ich die Antwort auf dem Postwege erhalten werde. Meine Bank will immer wieder, dass ich „vorbeikomme“ und akzeptiert weder Unterschriften per Mail oder Fax..

    Meine Meinung: Wir werden in Deutschland noch ein Weilchen brauchen, bis wir auf Papier verzichten können!

    Viele Grüße

    Olaf
    P. S.: Meine Gospel-Noten habe hebe ich schon lange nicht mehr in Papierform auf. Die habe ich in Form von GOOGLEDRIVE immer bei mir!

    • Henning Emmrich
      Henning Emmrich says:

      Ja, das wird noch etwas brauchen. Letztlich war ja auch der E-Postbreif oder DeMail ein Ansatz in diese Richtung. War… Vielleicht gibt es ja irgendwann man einen Ansatz, der etwas pragmatischer ist und auch mit etwas Schwung eingeführt wird. Man könnte sich mal angucken, was die Österreicher hier so machen!

  3. Klaus Neuschel says:

    Hallo Henning,

    da ich mich nun auch schon beruflich mehrere Jahre mit dem Thema digitale Archivierung beschäftige, habe ich immer schon nach einer Lösung für den Privatgebrauch gesucht. Wichtige Kriterien für mich waren, einfache Handhabung, Plattform unabhängig, kostengünstig, deutscher Anbieter und Datenschutz.

    Zum Glück passiert ja hier gerade richtig viel am Markt. Diverse Anbieter kommen mit neuen Lösungen oder etablierte Unternehmen erweitern Ihr Portfolio um Consumer Produkte. Denn Sie haben den Bedarf erkannt. Neben den typischen Online-Festplatten SkyDrive, GoogleDrive, DropBox, etc. gibt es jetzt auch echte Dokumenten-Management-Systeme für den Privatanwender, wie z. B. FOXDOX, Doo, gini…

    Nach diversen Test habe ich mich für FOXDOX entschieden, vor allem auch weil ich es kostenlos nutzen kann und es für mein Handy eine App gibt.

    Foxdox hat es wirklich gut gelöst meine Dokumente zu verwalten. Was mir besonders gefällt ist der Community Ansatz, ich kann ganz easy meine Dokumente teilen. Noch besser ist der Ansatz, dass ich nicht immer alles in Foxdox hochladen, scannen oder abfotografieren muss, sondern das ich mich mit meinem Steuerberater vernetzt habe und meine Dokumente nun nur noch digital von Ihm in mein Archiv bekomme.

    Nachdem ich Foxdox bei uns im Unternehmen vorgestellt habe, wird gerade überlegt ob nicht auch die Lohnabrechnung der Mitarbeiter in Foxdox direkt abgelegt werden soll. Für mich ein Traum, digitalisiert ohne selber was zu tun.

    Viele Grüße

    Klaus

    • Henning Emmrich
      Henning Emmrich says:

      Hallo Klaus

      Wenn Du bei Deiner jetzigen Firma unzufrieden bist, würde ich Dir anraten, mal im Marketing von Foxdox bzw. d.velop anzufragen 😉 Besser können die das auch nicht sagen…

      Schönen Gruß
      Henning

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