EASY SOFTWARE erneut mit dem höchsten Marktanteil in der ama-Studie

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EASY SOFTWARE auf Platz eins des Ranking „DMS/ECM-SYSTEME“

Mit 18,2% Marktanteil ist EASY SOFTWARE, nach der Anzahl installierter Systeme im deutschen Markt, der eindeutig führende DMS/ECM-Anbieter, so eine unabhängige Studie der ama GmbH. Dabei hebt die Studie die starke und branchenübergreifende Präsenz des Softwareherstellers aus Mülheim an der Ruhr hervor.
„Um in einem harten Kostenwettbewerb mithalten zu können, müssen Unternehmen die Effizienz und Produktivität ihrer Geschäftsprozesse im Auge behalten“ erklärt ama in der Studie die Ausgangssituation für Unternehmen in fast allen deutschen Marktsegmenten. Nicht wenige Unternehmen haben sich daher für die Einführung eines DMS/ECM-Systems entschieden, um ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden und so Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten zu verkürzen. Die Meisten davon, sind heute EASY Kunden.
Auch 2013 wieder auf Platz 1 und den Marktanteil noch weiter ausgebaut: EASY SOFTWARE

DMS/ECM-Marktanteile im Jahresvergleich

DMS/ECM-Marktanteile im Jahresvergleich

Die ausführlichen Ergebnisse der Studie stehen hier zum Download zur Verfügung.

ECM Integrationen (Teil 2 / 2 – Komplexe Integrationen)

Komplexere ECM Integrationen

Aufwändigere Integrationen und komplette Schnittstellen werden im Gegensatz zu den einfacheren Integrationen mit der jeweiligen API umgesetzt. Für diese Art der Integration ist Entwicklungs-Know-How in einen der EASY-API’s notwendig. Durch die tiefe Integration bekommt der Endanwender häufig keine „EASY-Clients“ mehr zu sehen und die Integration ist komplett im externen System umgesetzt. Das hat den Vorteil, dass der Endanwender nur in dem System arbeitet, das er  am meisten nutzt z.B. sein ERP- oder CRM-System.

Mit den folgenden Schnittstellen können ECM Integrationen in beliebigen Systemen geschrieben werden.

ECM Integrationen mit EBIS (EASY BUSINESS INTERFACE SERVICES)

Von EBIS werden alle EASY-Backendsysteme unterstützt d.h. der Entwickler kann unabhängig vom Backend eine Schnittstelle entwickeln und diese in allen Systemen (EE.x, EDA und EE.i) nutzen. Durch die mehrfache Verwendung des Quellcodes und Kapselung der Funktionen sind die Realisierungszeiten für die Entwicklung geringer. Zusätzlich muss sich der Entwickler nur in ein Dokumentenmodell einarbeiten und benötigt weniger Wissen von dem angesprochenen Zielsystem.

EBIS setzt auf einer sehr moderne Architektur auf, die intern über REST-Webservices und OSGi kommuniziert. Für die Umgebungen JAVA und .NET werden außerdem Clients bereitgestellt.  EBIS wird in neuen EASY-Produkten eingesetzt z.B. EASY for EXCHANGE.

ECM Integrationen mit der EE.x-JAVA-API

Bei der EE.x-JAVA-API handelt es sich um die native Schnittstelle für EE.x und diese ermöglicht den Zugriff mittels der JAVA-Laufzeitumgebung. Die API ist mit der JAVA-Technologie JavaBeans (Beans) realisiert.

Die EE.x-JAVA-API bildet die Basis aller anderen Programmierschnittstellen und bietet somit den größten Funktionsumfang. Diese API verwenden wir in unseren eigenen Produkten z.B. dem EASY EXPERIENCE Web-Client.

ECM Integrationen mit dem XML-Server

Der EASY XML-Sever ist die meist verwendete Schnittstelle für Integrationen und ist für EE.x und EE.i verfügbar. Der XML-Server wird in diversen Partnerlösungen und EASY-Anbindungen eingesetzt.

Durch ein eigenes XML-Format kann der Server sehr einfach über HTTP-Requests angesprochen werden und Antworten zurückliefern.

Meistens wird der XML-Server für „Archivfunktionalitäten“ z.B. Archivierung und Recherche von Dokumenten eingesetzt.

Workflow-Integration und BPM

Für die Automatisierung von Imports und Prozessen können auch die bestehenden EASY-Workflowsysteme verwendet werden. Ein automatisierter Hintergrundprozess, der mit externen Systemen und Webservices kommuniziert, kann auch für ECM Integrationen verwendet werden. Bei diesen Schnittstellen spricht man häufig von applikationsübergreifenden Geschäftsprozessen, dem Business Process Management.

Durch die Verwendung von Workflowsystemen hat man automatisch Zugriff auf das ECM-Backend-System. Das hat den Vorteil dass man sich mehr mit dem Konzept und der Geschäftslogik beschäftigt und diese in einem bestehenden System integriert. Dadurch können vorhandene Funktionen wie das Workflow-Monitoring, Protokollierung der Zustände, Eskalation von Prozessen etc. aus den EASY-Systemen auch für die Integration genutzt werden. Dies schafft Mehrwerte auf dem Quell- und dem Zielsystem und minimiert damit den Aufwand.

Fazit

Bevor mal als Partner eine Integration in das EASY-System entwickelt, gibt es einige Punkte zu beachten. Als erstes sollte man mit seinem Partner Account Manager besprechen, ob schon eine Schnittstelle zu dem gewünschten Zielsystem im EASY-Channel vorhanden ist. Falls nicht, muss definiert werden für welche Zielgruppe die Integration entwickelt wird, welcher Funktionsumfang notwendig ist und welche kaufmännischen Aspekte in diesem Bereich zu berücksichtigen sind.

Sind der Funktionsumfang und die kaufmännischen Punkte geklärt, geht es um die technische Umsetzung der Schnittstelle. Hier kann abhängig vom Zielmarkt und den geplanten Stückzahlen definiert werden, ob eine einfache Schnittstelle ausreicht oder eine bidirektionale Schnittstelle mit BPM-Integration entwickelt werden soll.

Eines ist auf alle Fälle klar: Bei einer Integration von zwei Systemen, profitiert immer eine Zielgruppe – die Anwender. Falls ich Ihr Interesse geweckt habe, sprechen Sie uns doch einfach an!

ECM Usability – Hinter-Lenkradsteuerung, Wischgesten und Tastaturshortcuts

Die ECM Usability – die Benutzerfreundlichkeit eines Enterprise Content Management – wird immer wichtiger. Ich möchte heute zeigen, dass es aber nicht DIE Usability gibt. Was ein Anwender als benutzerfreundlich empfindet hängt sehr stark von seinem ganz persönlichen Nutzerverhalten und seiner Erfahrung ab.

ECM Usablity und Mietautos

Ein Kollege erzählte mir kürzlich, dass er einmal einen schicken Volvo als Mietwagen hatte. Natürlich hatte er den Anspruch, dass sich das Navi auch ohne Studieren der Bedienungsanleitung bedienen lassen muss. Nur: Wo war die Navi-Bedienung überhaupt?

ECM Usability

Sehen Sie, Sie sehen nichts – versteckte Navi-Bedienung beim Volvo

Eine halbe Stunde dauerte die Suche. Noch einmal: Es ging gar nicht darum, wie man das Navi bedient, sondern darum, womit! Der erfahrene Volvo-Fahrer wird jetzt lächeln, denn er weiß natürlich, wo sie versteckt ist. Und er schätzt diese Bedienung sehr. Denn sie ist – nachdem man sie gefunden und eine zeitlang benutzt hat – absolut intuitiv! Sie liegt auf der Rückseite des Lenkrads, man braucht die Finger der rechten Hand nur etwas strecken und schon hat man alles im Griff.

Ähnlich verhält es sich bei Mercedes oder VW mit dem Tempomat. Nicht ganz so versteckt, aber auch nur nach einer gewissen Eingewöhnungszeit zu bedienen. BMW hingegen packt alles auf’s Lenkrad drauf. Da ist die Bedienung offen sichtlich. Aber kaum jemand ist in der Lage, diese offen sichtlichen Elemente blind zu bedienen. Es erfordert zumindest einen kurzen Blick, um die richtige Taste zu erwischen. Die Bedientelemente hinter dem Lenkrad bedient man hingegen schon nach einer kurzen Zeit unter Umgehung des Bewusstseins.

Kommen wir jetzt vom Auto zur Software. Die Power-User unter Ihnen werden Tastaturkürzel schätzen. Auf der Konsole ist man mit CTRL-A einfach am schnellsten am Zeilenanfang. Und wenn man einmal einem Facharbeiter beobachtet hat, mit welcher unglaublichen Geschwindigkeit er die Terminal-Anwendung bedient, der fragt sich schon, ob die Entwicklung von grafischen Oberflächen und Mausbedienung der richtige Weg war.

Die meisten ECM-Systeme haben das Licht der Welt direkt mit einer grafischen Oberfläche erblickt, so stellt sich hier diese Frage nicht. Dennoch spielt auch bei ECM Usability natürlich eine wichtige Rolle. Ständig stellt sich die Frage auf’s neue, welchen Trend man mit geht.

Ist die offen sichtliche Bedienung die richtige ECM Usability?

ECM Usability Oberflächengewichtung

Nimmt man die ohnehin schwache Farbe heraus und etwas Weichzeichner hinzu (oder kneift die Augen) sieht man sehr schnell, wie gleichrangig die einzelnen Icons erscheinen. Einzig „Löschen“ springt hervor.

Oder anders gefragt: Sind Ribbons – bzw. Menübänder – der richtige Weg? Als ich mir kürzlich die Oberfläche von Outlook 2012 genauer angeschaut habe, war ich entsetzt. Zum einen war durch die moderne, flache Darstellung alles ungefähr gleich wichtig. Ich wusste überhaupt nicht mehr, wo die wichtigen Symbole zu finden sind. Und Symbole – davon gibt es dank der Menübänder ja reichlich. Über 70 Icons sind es bei mir – mit größerer Auflösung wirft Microsoft da bestimmt noch ein paar mehr ins Rennen. Zumindest kann man sagen, dass Microsoft um größtmögliche Transparenz bemüht ist. Aber mal Hand auf’s Herz: Wer von Ihnen nutzt „Antworten und Löschen“ oder „An Vorgesetzten weiterleiten“? Ich persönlich nutze Apple Mail. Und ich nutze zu 90 % diese Funktionen: Weiterleiten, Antworten, Antworten an alle, Löschen, Kennzeichnen und natürlich „Neue Nachricht“.  Die ersten vier bietet Apple gleich im Kontext der Mail an.

Es gibt auch Auto-Hersteller, die es für richtig halten, alles zu zeigen was sie können:

Auch hier würde ich sagen: Perfekt zum verwirren der Anwender. Es ist praktisch unmöglich etwas schnell zu finden.

Wischen oder drücken?

Dass Apple insbesondere den „Zurück“-Button bei mehrstufigen Sichten nicht mehr grafisch gestaltet, haben viele Usability-Experten dem Unternehmen vorgeworfen. Gleichzeitig hat Apple jedoch die Wischgeste zum wechseln der Sicht eingeführt: Wer aus der einzelnen Mail zurück in die Übersicht möchte, wischt einfach vom linken Bildschirmrand nach recht herüber – wie viel komplizierte wäre es, oben auf den „Alle“ Button zu klicken.

Google und Microsoft wird oft zugute gehalten, dass diese feste System-Buttons für „Zurück“ und teilweise auch für „Suche“ haben. Aus meiner Sicht ist eine durchgängige Geste jedoch wesentlich leistungsstärker als ein fester Button. Auf dem Touchpad denke ich überhaupt nicht mehr darüber nach, dass ich mit zwei Fingern scrolle, mit drei Fingern bewege und mit vier Fingern wechsle. Das passiert automatisch. Und ist für mich ein enormer Komfort. Aber ist es intuitiv, dass man ein Objekt bewegen kann, wenn man drei Finger auf das Touchpad legt? Sicherlich nicht. Aber trotzdem entsteht hierdurch eine hohe Usability.

Letztlich stellt sich also beim Oberflächendesign und beim konzeptionieren der User Experience immer die Frage: Was will ich? Für wenn entwickle ich? Sind es Professionals? Oder Gelegenheitsanwender?

Weniger ist mehr – aber dürfen wir Ihnen Funktionen „weg nehmen“?

Kommen wir abschließend noch zu einer ganz anderen Sicht auf die ECM Usability. Was halten Sie davon, wenn wir Ihnen für das nächste Release einfach ein paar Funktionen weg nehmen? Denn weniger ist ja bekanntlich mehr. Die Erfahrung zeigt, dass die meisten Anwender nicht unbedingt mit Begeisterung reagieren. Auch wenn sie die Funktion praktisch gar nicht verwendet haben. Aber wegnehmen ist blöd, so ein bisschen wie Diebstahl. Zumindest wird es immer ein paar Anwender geben, die aufschreien. Und wenn es nicht die User sind, dann die Berater und Analysten.

Daniel G. Siegel schreibt in seinem Artikel „on why removing features makes people unhappy“ über seine Erfahrungen aus den Open Source Projekt Gnome. Selbst wenn eine Funktion nur entfernt wurde, um sie durch eine neue, bessere zu ersetzen, gab es trotzdem aufgebrachte Anwender. Er schließt seinen lesenswerten Artikel mit einem schönen Zitat: „you can’t please all of the people all of the time. sometimes, you have to make a few people really unhappy in order to make everyone else a little bit happier.“

ECM Usability – oder alles EASY?

Die Frage, was für ECM Usability bedeutet ist also vielschichtig – wie so oft. Im Idealfall bekommt der Facharbeiter, der täglich viele hundert Rechnungen verarbeitet eine andere GUI als der Knowledge Worker und als der Manager, der nur gelegentlich etwas nachschlägt. Teilweise ist dies bei EASY durch unterschiedliche Clients bereits realisiert. An anderen Stellen arbeiten wir z.B. mit mehrstufigen Verfahren. Wir überprüfen für jedes neue Release auf’s Neue, ob eine Funktion ideal umgesetzt und sinnvoll auf dem jeweiligen Device ist. So z.B. erscheint uns die Bearbeitung eines Workflows, der auf umfangreichen Dokumenten basiert, auf dem iPhone-Display wenig sinnvoll. Sehen Sie es uns also bitte nach, wenn auf der Basis von solchen Überlegungen auch Ihnen vielleicht einmal eine Funktion „rauben“. Es geschient nur im Sinne der ECM Usability.

ECM Integrationen (Teil 1 / 2 – Ausprägung und Nutzen, einfache Integrationen)

Ausprägung und Nutzen von ECM Integrationen

Eine der Stärken von EASY ist die hohe Integrationsfähigkeit in andere Produkte und externe Systeme. Von EASY und den EASY-Partnern wurden ca. 130 Anbindungen an externe Systeme entwickelt. Zusätzlich wurden noch viele weitere projektspezifische Integrationen erstellt.

Bei einer Software-Datenschnittstellen spricht man von Berührungspunkte zwischen verschiedenen IT-Systemen. Diese ermöglichen den Austausch von Daten und Dokumenten.

Die Schnittstellen können in folgende Arten eingeteilt werden:

  • Datenorientierte, passive Schnittstellen – stellen Datensätze zur weiteren Bearbeitung bereit z.B. Stammdatenexport im Quellsystem
  • Unidirektionale Schnittstelle – stellen Datensätze bereit und erstellen Rückmeldungen z.B. Quellsystem liefert Daten und EASY bestätigt den erfolgreichen Import im Zielsystem
  • Bidirektionale Schnittstelle – laufender Abgleich zwischen dem Quell- und dem Zielsystem z.B. Stammdatenänderungen werden auf beiden Seiten implementiert und können vom Endanwender in beiden Systemen genutzt werden

Einfache Integrationsmöglichkeiten

Neben Programmierschnittstellen (API) können auch einfache XML-basierte Import- und Exportschnittstellen verwendet werden. Zu den einfacheren Integrationsmöglichkeiten zählen vorhandene Tools, Quickview-Aufrufe und Scriptingengines.

Tools und XML-basierte Varianten

Durch den Aufruf der verfügbaren „Tools“ z.B. SpoolerImport können relativ einfach Integrationen für den Import von Dokumenten geschaffen werden. Hier werden die Tools meistens über ein Batch-Verwaltungssystem oder Betriebssystem-Skripte z.B. Windows-Batches gesteuert. Es kann über Standardfunktionen auch eine Rückmeldung an das externe System erfolgen. Solche Tools stellen eine minimale Schnittstelle dar, können dafür aber meist ohne Entwicklungsaufwand vom Partner oder in Projekten erstellt werden.

Durch das offene XML-Format können auch Konfigurationen und Dokumente sehr einfach zwischen verschiedenen Systemen transportiert werden.

Scripting

Falls die oben beschriebenen Standardfunktionen nicht ausreichen, können durch die integrierten Scriptingengines die Integrationen auch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Hier kann man nach dem Import von Daten automatisch d.h. Event-gesteuert in eine externe ERP-Datenbank eine Rückmeldung mit den eindeutigen EASY-Dokumenten-Nummern schreiben. Damit hat man eine Verknüpfung zwischen Quelle und Ziel hergestellt.

Falls die Standardfunktionen der Scriptingengine nicht ausreichen, können auch externe Aufrufe z.B. Betriebssystem-Calls, Webservices oder JAVA-Funktionen integriert werden. Damit sind mit den Engines weitere mächtige Möglichkeiten entstanden um EASY-Systeme mit Frendsystemen zu verbinden.

Quickview

Da wir aber nicht nur Dokumente in den EASY-Systemen ablegen möchten, sondern diese auch für den Endanwender sichtbar machen möchten, benötigen wir hierfür auch komfortable Funktionen. Mit den Quickview-Funktionen stehen recht einfache Integrationsmöglichkeiten über parametrierte HTTP-Aufrufe bereit. Diese Funktionalität reicht den Kunden bereits zum Teil um die von Ihnen archivierten Dokumente wieder in externen Systemen anzeigen zu können.

Im Vordergrund stehen in diesem Fall für den Endanwender die EASY-Clients d.h. der Anwender kann je nach Berechtigung auf alle Funktionen der Clients zugreifen z.B. Reporting, Workflow-Integration, Rendering etc.

Ausblick

Im zweiten Teil der Serie werden wir uns etwas genauer mit den komplexeren Integrationen beschäftigen.

Falls Sie weitere Fragen zum Thema haben, würde ich mich freuen wenn Sie einen Kommentar hinterlassen oder mich persönlich kontaktieren.

Freier Warenverkehr

Lesetipp: In der Augustausgabe des Creditreform Magazins ist ein interessanter Artikel „Freier Warenverkehr“ erschienen zum Thema innergemeinschafftlicher  Warenverkehr. In dem Artikel geht es zu den alternative Nachweise für die Finanzbehörden über den Erhalt der Waren. Wo nach §17a der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) bislang die Gelangensbestätigung das Maß der Dinge war lassen die Finanzbehörden nun auch zunehmend andere Nachweise zu.

"Dokumentenmanagement - "Hilfe, wo ist die Akte Meier?"

Noch ein Lesetipp: unter dem Titel „Dokumentenmanagement – „Hilfe, wo ist die Akte Meier?“ schreibt die Redakteurin Stefanie Gaffron für „Die Welt“ in der Sonderbeilage „IT im Mittelstand“ vom 07.10.2013 über das Thema Dokumentenmanagement.

In ihrem Artikel gibt die Autorin einen ersten, eher groben Überblick über das Thema Dokumentenmanagement. Neben allgemeinen Betrachtungen wird in dem Artikel unter anderem auf die Digitale Personalakte eingegangen, aber auch Aspekte wie Zugriffsberechtigungen, sinnvolle Verschlagwortung sowie Compliance werden kurz gestreift um dann auf dokumentenbasierte digitale Prozesse am Beispiel der digitalen Rechnungsbearbeitung einzugehen.

Als erster, schneller Einstieg in das Thema „Dokumentenmanagement“ ist der Artikel durchaus zu empfehlen.

(Danke an Lars Fischer für den Hinweis)

Digitale Personalakte – Sind Ausdrucke aus der Digitalen Personalakte zulässig und sinnvoll?

Übersicht

Ein häufig und nicht selten kontrovers diskutiertes Thema ist die Zulässigkeit und Sinnhaftigkeit des Ausdruckes von Informationen aus der Digitalen Personalakte. Seitens des Gesetzgebers gibt es keine unmittelbaren Vorgaben zu diesem Thema.

Wir wollen Sie jedoch anregen zu analysieren, welche Konsequenzen sich bei Nutzung einer Digitalen Personalakte daraus ergeben, wenn Sie den Ausdruck von Personalakten oder Personaldokumenten für Ihre Sachbearbeiter zulassen. Und wir schlagen vor, die möglichen mittelbaren juristischen Konsequenzen abzuschätzen und eine Risikobetrachtung vorzunehmen.

Schattenwirtschaft bei der Personalakte

Wenn ein Unternehmen den wahlfreien Ausdruck für die Personalsachbearbeiter ermöglicht und zulässt eröffnet sich sehr schnell das Risiko, dass sich neben der Digitalen Personalakte eine „Schattenwirtschaft“ in Form der papierbehafteten Personalakte entwickelt. Dies birgt in der Praxis eine Vielzahl von Nachtteilen für das Unternehmen.

Zusätzlich zu den im Folgenden angesprochenen juristischen Problemen in Hinblick auf die Kompliance unterminiert eine solche Schattenwirtschaft auch die Kontrolle über die sensiblen Personalinformationen. Gerade die Verpflichtung zur nachvollziehbaren Dokumentation der Nutzung von Personalinformationen wird dadurch nahezu unmöglich gemacht.

Digitale Personalakte – Gesetzliche Rahmenparameter

Auch wenn der Gesetzgeber keine unmittelbaren Regelungen zu dem Thema getroffen hat, so gibt es dennoch einige relevante Bestimmungen, die sich mittelbar auf die Erstellung von Ausdrucken von Personaldokumenten auswirken.

Bewerberakte

Der Gesetzgeber legt hierzu eindeutig fest, dass Bewerbungen nach einem angemessenen Zeitraum nach einer (erfolglosen) Bewerbung vollständig zu vernichten, zu löschen oder an den Bewerber zurück zu senden sind. Die (längere) Aufbewahrung von Kopien ist dabei natürlich ebenfalls nicht zulässig und stellt automatisch einen Verstoß dar. (vgl. dazu auch http://www.datenschutzbeauftragter-info.de/die-aufbewahrungsfristen-von-bewerberdaten/ und http://www.bfdi.bund.de/cln_030/nn_531474/sid_4EE5CCED3DB42384C4824D8BF4B7E312/DE/ Themen/Arbeit/Personaldatenschutz/Artikel/Bewerbungsunterlagen.html__nnn=true). Die mögliche Existenz von Kopien ist von daher nicht grundsätzlich verboten, die organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Vernichtung aller Kopien jedoch in der Praxis aufwändig umzusetzen.

Digitale Personalakte

Digitale Personalakte - Funktionen

Digitale Personalakte – Funktionen

Bei Personalakten liegt die Problematik, neben der bereits erwähnten Gefahr einer Schattenwirtschaft, ebenfalls vor allem in der Kontrolle und Überwachung von Kopien. Der Gesetzgeber führt dazu an verschiedenen Stellen aus, dass Kopien gemäß dem Grundsatz der Datensparsamkeit grundsätzlich zu vermeiden sind. Werden Kopien erstellt, so sind diese zu dokumentieren und schnellstmöglich zurückzuführen oder ordnungemäß zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Die größte Herausforderung ergibt sich allerdings aus der Verpflichtung, Original und Kopie, unabhängig von der physischen Repräsentation (digital oder Papier), synchron zu halten. Dies bedeutet in der Praxis, dass zum Beispiel eine handschriftliche Notiz oder ein Post-It auf einem ausgedruckten Personaldokument quasi sofort der digitalen Akte hinzugefügt werden muss. Die Schwierigkeit der praktischen Umsetzung bedarf, denke ich, keiner weiteren Ausführung. Für Verstöße gegen diese Auflagen, sofern sie auffallen, haftet immer der oberste Personaler (Personalleiter, Prokurist, Geschäftsführer, Vorstand) des Unternehmens persönlich!

Betriebsverfassungsgesetz und die Digitale Personalakte

Eine weitere Problematik ergibt sich aus §83 Betriebsverfassungsgesetz (z.B. http://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__83.html). Kommentare und Erläuterungen führen dazu aus: Das Einsichtsrecht des Mitarbeiters ist unbedingt vollumfänglich, es besteht kein Zurückbehaltungsrecht des Unternehmens. Diese Regelungen der Vollumfänglichkeit umfassen natürlich auch alle evtl. Kopien von Belegen. Auch hier gilt, wie bei allen Vergehen in diesem Bereich, die persönliche Haftung des obersten Personalers.

EASY RECORDS for HR – Die Digitale Personalakte von EASY

EASY RECORDS for HR ist eine schlanke, effiziente Lösung für die Digitale Personalakte sowie elementarer HR-Abläufe in modernen Unternehmen. Mehr Informationen zu EASY RECORDS for HR – der Digitalen Personalakte von EASY, finden Sie hier.

Eingescannte Rechnungen und Verträge werden zum Streitfall

Lesetipp: Ich bin gestern über einen sehr interessanten Artikel bei Heise gestolpert: Eingescannte Rechnungen und Verträge werden zum Streitfall .

Gerade auch in Bezug auf den Artikel von Thomas Schiffmann hier im Blog ist das absolut lesenswert.

Digitales Vertragsmanagement und Fristenmanagement mit EASY CONTRACT – Dürfen die Originaldokumente nach der Erfassung (Scanning) vernichtet werden?

Einleitung

Der Gesetzgeber hat sich, unseres Wissens, tatsächlich noch zu keiner verbindlichen, höchstinstanzlichen Aussage für das digitale Vertragsmanagement zum  Thema Vernichtung von Verträgen hinreißen lassen. Es gilt, wie meist in solchen Fällen, der Anscheinsbeweis, den jeder Richter für sich und den vorliegenden Fall individuell bewerten kann. In den relevanten Einzelfällen wird lediglich oft die Parallele zu den Regeln im buchhalterischen Bereich gezogen, jedoch, wie gesagt, ohne Verbindlichkeit oder Allgemeingültigkeit. Daher ist der Kunde auf der sicheren Seite ist, wenn er die Originale nach der Digitalisierung sicher aufbewahrt.

Nutzen des Vertragsmanagements

Der vorrangige Nutzen beim Vertragsmanagement mit EASY CONTRACT liegt allerdings nicht in der Einsparung von ein paar Zentimetern im Aktenschrank. Die wahren Nutzenpotenziale des Vertragsmanagements und Fristenmanagements liegen vielmehr im schnellen und sicheren, dezentralen Zugriff, in der Transparenz, in der Klärung von Verantwortlichkeiten und Prozessen, in der sicheren Einhaltung von Fristen unabhängig von personenbezogenen Outlook-Kalendern sowie in den hervorragenden Prognosemöglichkeiten im Liquiditätsmanagement bei Verwendung der Zahlungsreihen (siehe dazu auch die Nutzen-Folien in den SalesBoxen).

Vertragsmanagement

Übersicht Vertragsmanagement mit EASY CONTRACT

Praxiserfahrung

In der Praxis des Vertragsmanagements beobachten wir jedoch häufig eine Änderung der Ablagestrategie. Erfasste (gescannte) Verträge werden nicht mehr aufwändig strukturiert abgeheftet, sondern in geeigneten Kartons gesammelt. Ist der Karton voll, wird er geschlossen, mit dem Beginn- und Enddatum der darin gesammelten Belege beschriftet und an sicherer und trockener Stelle weggesperrt. Benötigt der Kunde für sein Vertragsmanagement jemals wirklich ein Original kann er auf Basis des Erfassungsdatums im System sehr einfach und schnell auf den entsprechenden Karton zugreifen und das Original heranziehen.

EASY CONTRACT

EASY CONTRACT ist das moderne, webbasierte System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Alle Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, wobei ein einheitlicher, aktueller Informationsstand gewährleistet ist.

Erfahren Sie mehr zum Vertragsmanagement und Fristenmanagement mit EASY CONTRACT.

Aufsichtsrat der EASY SOFTWARE AG beruft Willy Cremers als neuen Vorstand

Der Aufsichtsrat der EASY SOFTWARE AG hat mit Beschluss vom 07. Oktober 2013 Herrn Willy Cremers mit sofortiger Wirkung zum ordentlichen Vorstandsmitglied bestellt. Herr Cremers wird die Geschäftsbereiche Finanzen, Vertrieb, Consulting und Service verantworten.
Mit Herrn Cremers konnte die EASY SOFTWARE AG eine Persönlichkeit gewinnen, die über viele Jahre in Führungspositionen unter anderem in der Siemens AG und Siemens Nixdorf AG ihre Kompetenz erfolgreich unter Beweis stellen konnte. Herr Cremers verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Führung von großen Organisationen in der Software- und Service Industrie und hat erfolgreich Erfahrungen als CIO und in leitenden vertrieblichen Aufgaben gesammelt. Aufgrund seiner verschiedenen Tätigkeiten verfügt Herr Cremers über ein großes Netzwerk in Industrie und  Mittelstand, dem Kundenkreis der EASY SOFTWARE AG.
Herr Andreas C. Nowottka wird in gewohnt erfolgreicher Art und Weise in seinem Vorstandsressort die Bereiche Produkte, Partnervertrieb und Tochtergesellschaften verantworten. Im Team sind beide Vorstände verantwortlich für die Bereiche Strategie, Investor Relations und Personal.
Willy Cremers zu seiner Vorstandsbestellung: „Meinen Schwerpunkt sehe ich vor allem im Ausbau der vertrieblichen Arbeit und der Gewinnung von weiterem qualifizierten Personal.“
Mit dem nun wieder erweiterten Vorstand trägt der Aufsichtsrat sowohl den Aspekten des Risikomanagements als auch den gestiegenen personellen und sachlichen Anforderungen an die künftige Entwicklung des Unternehmens Rechnung.
Zur Bestellung des neuen Vorstands sagt der Aufsichtsratsvorsitzende Oliver Krautscheid: „Mit Herrn Cremers konnten wir eine Führungspersönlichkeit gewinnen, die aufgrund verschiedener Managementtätigkeiten über ein großes Netzwerk in Industrie und Mittelstand verfügt. Herr Cremers wird zusammen mit Herrn Nowottka die Gesellschaft in ruhiges Fahrwasser bringen und das Unternehmen sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Kundenseite stabilisieren und weiter ausbauen.“
EASY SOFTWARE AG
Der Vorstand