Workflow und ECM – Teil 2/3 der Artikelserie „ECM – mehr als nur Ablage“

Im ersten Teil der Serie habe ich über die Anforderungen der Kunden an eine digitale Akte berichtet und die Tendenz, dass prozessgebundene Akten immer mehr in den Fokus gelangen.  In diesem Teil nun werde ich den Workflow betrachten, was sich Kunden wünschen und warum hier die Technik nur ein Aspekt ist.

Workflow Sprache

Bevor Dokumente und Informationen in einer Aktenstruktur abgelegt werden, unterliegen Sie einer Bearbeitung im Unternehmen. Diese Bearbeitung, gerne Workflow bezeichnet, kann häufig auch von ECM Systemen unterstützt werden.

Workflow

Grafischer Workflow

In modernen „State of the Art“ ECM Systemen werden die Workflows in der Regel über grafische Editoren „designed“. Diese Art der Konfiguration macht es dem ECM Consultant und den im Unternehmen involvierten Fachabteilungen besonders leicht sich bei der Erstellung des Workflows abzustimmen. Der Consultant hat somit die Möglichkeit schnell und flexibel auf die Anforderungen der Fachabteilung einzugehen ohne hierbei jedes Mal einen Entwickler hinzu zu ziehen.

Wir als EASY setzen bei der Workflow Erstellung auf die zwei gängigsten Modellierungssprachen die es zurzeit gibt. Zum einen verwenden wir eine vereinfachte EPK-Darstellung und zum anderen eine BPMN Darstellung.

Der Mensch macht den Unterschied

Welche der beiden Darstellungen Verwendung findet ist meines Erachtens zweitrangig, alleine schon die Aufnahme und i. d. R. Überarbeitung der  Workflows im Unternehmen führt meist zu einer nachhaltigen Verbesserung der Prozesse in Bezug auf Qualität, Geschwindigkeit und somit auch Kosten.

Darüber hinaus ist es immer wieder faszinierend, wenn man bei abteilungsübergreifenden Prozessen mit den beteiligten Personen an einem Tisch sitzt und fest stellt, dass manche Arbeitsabläufe gar nicht notwendig sind und diese nur gemacht werden weil „es schon immer so gemacht wurde“. Das Optimierungspotential was hier gehoben werden kann ist enorm. So ist häufig nicht die Technik das entscheidende Kriterium sondern vielmehr der ECM-Consultant der mit Fachwissen, Projekterfahrung und Ideenreichtum die Unternehmen in Ihren Prozessen berät.

Wir bei der EASY haben aus diesem Grunde die „EASY TECHNICAL EXPERT“ ins Leben gerufen. Diese Experten zeichnen sich nicht nur durch ein überdurchschnittliches technisches Wissen sondern auch durch spezielles Wissen im Bereich Geschäftsprozess-Management aus. Alle unsere Experten haben eine mehrmonatige Weiterbildung absolviert um diesen besonderen Anforderungen an Workflow Design gerecht zu werden.

Rechnungsprüfung

Der gefragteste Workflow ist meiner Meinung nach der Workflow zur Rechnungsprüfung. Dieser Workflow ist in nahezu jedem Unternehmen zu finden und zeichnet sich durch einen ähnlichen unternehmensweiten Ablauf „Prüfen, Freigeben, Kontieren und Archivieren“ aus.

Workflow

Prozessschaubild

Von diesem Gedanken ausgehend haben wir das Produkt EASY INVOICE ins Leben gerufen. Es ist standardisiert und flexibel anpassbar zugleich und somit mit einer deutlich geringeren Projektlaufzeit einsetzbar als andere Systeme. Die Funktionen von EASY INVOICE sind eine Sammlung von Kundenanforderungen und Ideen unserer Experten. Durch die Entkopplung von IT und Fachadministration kann die Fachabteilung den Ablauf und die Prüfungen selber konfigurieren. Sogar die Anlage von Benutzern, Gruppen oder Freigabegrenzen kann über den Client erfolgen.

Fazit

Die elektronische Abbildung von Workflows kann einem Unternehmen entscheidende Vorteile bringen da so Prozesse transparenter, schneller und kostengünstiger ablaufen können. Die Bereitstellung von Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Stellen verstärkt diese Effekte noch zusätzlich.

Im letzten Teil der Serien werde ich mich mit den Möglichkeiten der Auswertung und Informationsbereitstellung beschäftigen.