Elektronische Rechnungen – Was ist zu beachten

„… wir schicken Ihnen die Rechnungen per E-Mail zu.“

Diesen oder ähnliche Sätze hören die Mitarbeiter in den Unternehmen seit einiger Zeit häufiger. Nach der Änderung der Gesetzeslage zum Versand von elektronischen Rechnungen vor einigen Jahren und den damit einhergehenden Vereinfachungen, wollen immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch versenden. Doch was bedeutet das für den Rechnungsempfänger? Und welche Vorteile und Aufgaben können sich hieraus ergeben?

Elektronische Rechnungen bieten Vorteile auf beiden Seiten

Die Vorteile für den Rechnungssteller sind meist klar erkennbar. Keine Druck- und Versandkosten, schnelle Zustellung der Rechnungen und somit evtl. ein schnellerer Zahlungseingang liegen als Vorteile klar auf der Hand. Laut einer Studie der „Deutschen Bank Research“ liegen die Kosten für „drucken und senden“ bei 3,90 € pro Rechnung. Man stelle sich alleine das Einsparvolumen durch die Einführung der elektronischen Rechnung bei einem Unternehmen wie T-Mobile vor. Hier werden monatlich Rechnungen für  ca. 12 Mio. Kunden versendet.elektronische Rechnungen

Aber auch auf der Empfängerseite kann die elektronische Rechnung Vorteile bringen. So kann durch den schnelleren Eingang der Rechnungen die Skontofrist besser eingehalten werden. Noch mehr Vorteile bietet der elektronische Rechnungsaustausch allerdings für Unternehmen die Rechnungen heute schon elektronisch ablegen (scannen). Immer hin gut die hälfte der mittelständischen Unternehmen setzen bereits heute Archivierungstechnologien ein. In diesem Fall fällt zusätzlich auch die Digitalisierung der Rechnungen weg.

Kein Spiel ohne Regeln

Um alle diese Vorteile der elektronischen Rechnungen nutzen zu können müssen allerdings auch einige Regeln beachtet und Aufgaben erledigt werden. Der BITKOM hat in dem Dokument „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ wichtige Aspekte der elektronischen Rechnung beschrieben. Einer der wichtigsten Punkte ist, dass zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger einvernehmen über den elektronischen Rechnungsaustausch bestehen muss. Allerdings kann dieses Einvernehmen auch dadurch bestätigt werden, dass der Empfänger elektronische Rechnungen annimmt  (konkludentes Verhalten). Auch ist zu beachten, dass elektronisch empfangene Rechnungen im originären Datenformat aufbewahrt werden müssen, dies kann z.B. in einem Archivsystem erfolgen.

Es ist also ratsam, dass der Rechnungsempfänger Regeln mit seinen Lieferanten definiert ob und wie er elektronische Rechnungen erhalten möchte. So kann in diesen Regeln beispielsweise das Format und die Zustellung definiert werden. Aus meinen Gesprächen mit Kunden und Interessenten weiss ich, dass die Rechnungen häufig über E-Mail zugestellt werden. Das Format der Rechnung ist in der Regel eine PDF Datei. Aber auch hierbei ist zu regeln ob die PDF-Datei eine oder mehrere Rechnungen beinhalten darf und ob mit einer E-Mail auch mehrere Rechnungen zugestellt werden dürfen.

Die Regelungen die zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger definiert werden richten sich oftmals am weiteren Bearbeitungsprozess für elektronische Rechnungen des Rechnungsempfängers. Setzt dieser beispielsweise einen Rechnungseingangs-Workflow wie „EASY INVOICE“ ein, so sollten sich die Regeln an dem dort beschriebenen Prozess orientieren. Häufig gibt es von den Herstellern bereits Vorgaben wie die Rechnungen am besten zu verarbeiten sind.

 ZUGFeRD – standardisierte Austauschformat für elektronische Rechnungen

Im Rahmen der Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs, hat sich das Forum elektronisch Rechnung Deutschland (FeRD) aus Vertretern von Ministerien, Verbänden und Unternehmen gegründet. Das FeRD hat es sich zu Aufgabe gemacht, ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen zu erarbeiten, welches den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen vereinfacht. Dieses übergreifende Format wurde im „Zentralen User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“ kurz ZUGFeRD zusammengefasst. Rechnungen im ZUGFeRD Format werden als PDF/A3 Datei übermittelt, Sie enthalten neben der Rechnung als Bilddatei eine eingebettet XML Datei die mit den im User Guide definierten Werten gefüllt ist. Diese Art von Rechnungen eröffnen nun ein weiteres Einsparpotential. Es ist nun möglich alle relevanten Daten der Rechnung aus der XML Datei auszulesen, in ein Zielsystem zu importieren und weiter zu verarbeiten.

Fazit

Der elektronisch Rechnungsaustausch ist klar erkennbar auf dem Vormarsch. Die finanziellen Vorteile die sich gerade für große Rechnungsversender ergeben beschleunigen dieses Thema zusehends. Aber auch für die Rechnungsempfänger ergeben sich Vorteile, diese können besonders in Verbindung mit einem Rechnungseingangs-Workflow zu erheblichen Einsparungen bei den Unternehmen führen. Insbesondere die ZUGFeRD Rechnungen werden meines Erachtens die Einführung solcher Systeme positiv beeinflussen. Systeme wie EASY INVOICE sind heute bereits in der Lage unterschiedliche Rechnungsformate zu unterstützen, von der Papier Rechnung über die elektronische Rechnung als normale PDF oder im ZUGFeRD Format.