EASY for EXCHANGE erfolgreich gestartet

Mit der Größe eines Unternehmens wächst die Anzahl der E-Mails – und damit die Datenmenge auf den Exchange Servern. Hier liegen Informationen zu Geschäftsvorgängen, die bei Bedarf schnell verfügbar sein und rechtssicher aufbewahrt werden müssen. Doch wie lassen sich Verfügbarkeit, Rechtssicherheit und Serverentlastung miteinander vereinbaren? Die Antwort auf diese Frage gibt die EASY Software AG mit EASY for Exchange.
Der Marktführer im elektronischen Dokumenten-Management hat mit EASY for EXCHANGE eine nahtlos in Microsoft Outlook integrierte Lösung für Microsoft Windows Server 2012 entwickelt. Sie ist kompatibel mit EXCHANGE 2010 und 2013, bietet vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten, ist einfach zu administrieren, schnell zu implementieren und skalierbar – also in der Lage, mit dem Unternehmen zu wachsen.
Zu archivierende E-Mails tauscht EASY for EXCHANGE im Exchange Postfach gegen eine Referenzdatei mit geringem Speicherbedarf aus. So lässt sich die Last des Exchange Servers um mehr als 90 Prozent reduzieren. Gleichzeitig garantiert ein wirkungsvolles Retention Management die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsvorschriften: Sämtliche E-Mails werden wie vorgeschrieben unveränderlich über die jeweilige Frist aufbewahrt.
Sicher abgelegt bleibt die E-Mail optimal auffindbar, denn archivierte und nicht archivierte Nachrichten können nebst Anhängen direkt aus Outlook 2007, 2010 und 2013 oder in der Outlook Web App nach Schlagworten durchsucht, in der Vorschau angezeigt oder wie gewohnt geöffnet werden. Der Nutzer selbst bemerkt den Unterschied zwischen archivierter und nicht archivierter E-Mail nicht, sondern arbeitet wie gewohnt mit seiner Outlook-Oberfläche weiter.
Das Besondere zudem: EASY for EXCHANGE unterstützt in EASY ENTERPRISE.x abgebildete Prozessszenarien. Dort definierte Regeln können eine archivierte E-Mail automatisch einem Verantwortlichen oder einem Unternehmensprozess zuordnen. Dies funktioniert sogar unabhängig von Funktions-Postfächern wie beispielsweise „support@“ oder „service@“. So kann eine Support-E-Mail an das Unternehmen anhand von Vorgangsnummer im Betreff und Absender direkt einem Kunden und Supportfall zugeordnet und ein Workflow an die jeweiligen Sachbearbeiter, Teams oder Standorte ausgelöst werden.

Fishpools erfasst und archiviert Vertriebsdaten aus mehr als 100 Jahren mit Hilfe von EASY Software

Wenn es um die Dokumentation seiner Kreditorenbuchhaltung und seiner Kundenaufträge geht, verlässt sich das seit 1899 bestehende, familiengeführte Handelsunternehmen seit rund drei Monaten auf EASY CAPTURE – und verzeichnet bereits Zeitersparnisse und Produktivitätsverbesserungen.
Alice Norris, Betriebsleiterin bei Fishpools, erklärt: „Wir sind von unserer neuen EASY Lösung begeistert. Sie stand früher als geplant für uns bereit und war vom ersten Moment an unglaublich leicht zu nutzen. Wir konnten bereits die Papiere eines ganzen Jahres scannen und arbeiten uns nun sukzessive durch das verbleibende Archiv. EASY CAPTURE ermöglicht uns, ganze Wände von Aktenschränken in den Ruhestand zu verabschieden, die nicht nur Raum beanspruchten, sondern die Aktenrecherche äußerst zeitraubend gestalteten. Schon jetzt bemerken wir, dass die neue, zentrale Dokumentation unseren Zeit- und Mittelaufwand für die Aktenablage verringert. Diese Veränderung ist erheblich, schließlich haben wir bislang ausschließlich manuelle Systeme benutzt.“
Sie fährt fort: „Mit jedem Kunden sind mindestens fünf unterschiedliche Papiere verbunden, jedes davon ein wichtiger Teil des Vertriebs- und Logistik-Prozesses. In jedem Jahr wickeln wir rund 31.000 Bestellungen ab. Hinzu kommen Kundenaufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zustellbelege, pre-Goods-In schedules, Lieferantenzahlungen, Containerbelege und vieles mehr. All diese Dokumente müssen im Anschluss an den Geschäftsvorgang für viele Jahre gespeichert werden und jederzeit zugänglich sein, allein schon aus Gründen der Compliance und Risikominimierung.“
Bereits 2008 hatte Norris in früherer Tätigkeit mit einer Lösung der EASY Software gearbeitet. Sie war beeindruckt von ihrer Effizienz und Nutzerfreundlichkeit und zögerte daher nicht, das Unternehmen bei Fishpools zu empfehlen. Dort ersetzt die neue Lösung ein manuelles System und wird mit Hilfe von Webservices mit dem von Fishpools eingesetzten ERP-System Swan Retail verbunden.
EASY CAPTURE stellt nicht nur die automatische Erfassung, Indexierung und intelligente Sortierung von Farb- und Schwarzweiß-Dokumenten sicher, sondern verarbeitet zudem Word- und Excel-Dateien sowie jeden anderen Typ digitaler Dokumente. Im Stapelbetrieb erfasst EASY CAPTURE mit hoch performanten Scannern nahezu unbegrenzte Dokumentenmengen und legt sie in elektronischen Arbeitskörben und themenbezogenen Dokumentenstapeln sinnvoll ab. Der Nutzer verlinkt einzelne Dokumentenseiten elektronisch und weist ihnen eine Verzeichnungsnummer zu, unter der sie später leicht gefunden werden können.
Mit der Einführung der Lösung soll die Anzahl der papiernen Prozesse in der Fishpools-Zentrale reduziert und die Abhängigkeit von Papierakten verringert werden, um sich auf den Betrieb konzentrieren zu können.
Fishpools ist ein im Markt etabliertes Unternehmen mit 62.000 Quadratmetern Verkaufsfläche, einem großen Logistikzentrum, rund 150 Angestellten und einem jährlichen Umsatz von 24 Millionen Pfund.
In Zukunft beabsichtigt der Möbelhändler, seine EASY Lösung um EASY DOCUMENTS zu erweitern, um dann auch Geschäftsprozesse abbilden zu können und betriebliche Schlüsselprozesse noch transparenter zu gestalten.

EASY Software sicher im Abschluss mit Premier League

Seit 2005 ist die Premier League Kunde von EASY Software. Nun hat sie sich entschieden, für die Bearbeitung von etwa 1.000 monatlich eingehenden Lieferantenrechnungen die Automatisierungslösung EASY INVOICE einzusetzen. Das neu eingeführte System wird darüber hinaus als zentraler Speicherort für digitale Daten fungieren und so dem Vorhalten unnötiger Kopien und überbordendem Papierverbrauch schließlich einen Riegel vorschieben.
EASY INVOICE ist eine vorkonfigurierte Paketlösung, die eigens für die Kreditorenbuchhaltung entwickelt wurde. Sie erlaubt die vollumfängliche Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses. Hierzu umfasst sie unter anderem eine intelligente OCR-Funktion (Optical Character Recognition), um Daten aus einer Papierrechnung zu extrahieren, sowie einen regelbasierenden Workflow für die Rechnungsprüfung, der die gewonnenen Daten an Microsoft Dynamics GP übergibt. Abschließend werden die Dokumente im EASY Software Archiv langfristig ablegt. Der Prozess verkürzt die Bearbeitungszeiten für Kreditorenrechnungen erheblich und befreit die Mitarbeiter von fehleranfälligen Routinetätigkeiten bei der Dateneingabe.
Richard Lindsay, Network und System-Manager der Premier League: „Wir sind überzeugt, dass wir mit der Einführung von EASY INVOICE die Arbeitsbelastung unserer Kreditorenbuchhaltung verringern und unser Unternehmen langfristig produktiver machen. Wir rechnen mit erheblichen Produktivitätssteigerungen. Tatsächlich könnten sich diese letztlich als wichtiger erweisen als die wirtschaftlichen Vorteile.“ Und weiter: „Wir haben uns viele digitale Lösungen für den Rechnungseingang angesehen, doch EASY INVOICE war wie gemacht für unsere finanztechnischen Prozesse. Viele der Konkurrenzlösungen hätten prozessseitige Anpassungen erfordert – ein Aufwand, auf den wir gerne verzichtet haben.“
George Haddaway, Business Development Manager bei EASY Software, erklärt: „Wir freuen uns, die Premier League nun auch unter unseren EASY INVOICE Kunden begrüßen zu dürfen. Sie steht damit beispielhaft dafür, dass man als langjähriger EASY Kunde von unseren aktuellsten Technologien profitieren kann, um Geschäftsprozesse weiter zu verbessern und erhebliche Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen zu erzielen, während man gleichzeitig den Funktionsumfang der bestehenden Microsoft Dynamics GP Finanzbuchhaltung erweitert.“