Das PDF – ein Auslaufmodell?

In Zeiten des technologischen Wandels, etwa in Form einer rasant wachsenden Zahl immer intuitiverer und interaktiverer Apps, könnte ein vermeintlich etabliertes Datei-Format bald Geschichte sein: das Portable Document Format, kurz: PDF.

 

In vielen Unternehmen noch quicklebendig…

Sicher: viele Unternehmen arbeiten noch mit PDF-Dateien. Sie ersetzen Printkataloge, Formulare und Rechnungen, dienen als Newsletter, Einladungen und Geschäftsschreiben. Doch ist dies wirklich noch zeitgemäß?

 

…aber wie lange noch?

Wie anfangs skizziert ändern sich die Nutzergewohnheiten derzeit dramatisch. Es gilt, Informationen an das jeweilige Ausgabegerät anzupassen – und das flexibel. Immer häufiger sichtet der Empfänger Informationen auf dem Handy oder Tablet und erst später – wenn überhaupt – am Rechner, idealerweise ohne händisches Zoomen, Wischen oder Skalieren. PDF-Dateien sind diesbezüglich recht unflexibel, da meist auf die klassische DIN-Norm festgelegt. Diese eignet sich in etwa so gut für die Darstellung auf einem modernen Display wie die Gutenberg-Bibel für den Transport in der Westentasche.

 

HTML5 macht Druck

Sicher, das PDF hat sich auch bewährt, insbesondere in Zeiten, in denen man Dokumente verlässlich zwischen unterschiedlichen Betriebssystemen hin- und herschicken musste –

Rechnungen, Druckdaten und vieles mehr. Doch für die moderne Online-Welt gibt es nutzerfreundlichere Formate, etwa HTML5. Der Standard ist geräteunabhängig, kann eine Rechnung beispielsweise mit all ihren Stylesheets darstellen, einen Katalog interaktiv machen und Zusatzinformationen oder verknüpfte Medieninhalte transportieren.

 

Fazit: HTML5 hat das Zeug, auch die Geschäftswelt zu erobern und das PDF in die digitale Rente zu schicken. Zu vermuten steht allerdings auch: Bis für Business User ähnlich interaktive Lösungen wie etwa Facebook Paper verfügbar sind, werden wir uns noch ein Weilchen gedulden müssen.

ECM im Handel

Handel_ECM

Denkt man an „DEN“ Handel, kommen einem automatisch Bilder von überfüllten Geschäften und strikt getakteten Einkaufs- und Verkaufsprozessen in den Kopf. Fakt ist: Die Kunden von heute sind anspruchsvoll und die Möglichkeit des schnellen Anbieterwechsels zwingt die Händler dazu, schnell, präzise und mit hoher Qualität zu agieren. Die Preissensibilität der Kunden lässt dem Handel häufig nur geringen finanziellen Spielraum zwischen dem Ein- und Verkauf der Produkte. Um in diesem Umfeld erfolgreich zu agieren ist es zwingend notwendig, die Service- und Verwaltungsprozesse im Griff zu haben.

 

Das ECM als Erfolgsbasis…

Enterprise Content Management (ECM) mit seinen Möglichkeiten zur Erfassung, Bearbeitung, Workflow und Archivierung von dokumentenintensiven Prozessen bildet hierfür eine wichtige Basis. Denn: Das häufig umfangreiche Sortiment erfordert auf der Handelsseite eine umfassende Dokumentation aller Einkaufsaktivitäten. Die Verhandlungen für den Einkauf neuer Produkte oder das Anpassen des Sortiments in den Verkaufsstellen sorgt für ständige Bewegung von Mitteilungen an die Verkaufsverantwortlichen vor Ort.

 

…richtig einsetzen

Das hohe Belegvolumen durch den Online-Verkauf oder den stationären Handel erzeugt auf der anderen Seite eine Vielzahl von Verkaufsbewegungen bis die Ware den POS oder den Kunden erreicht. Wo und wie lässt sich ECM hier richtig einsetzen? Zwei Beispiele zeigen die Möglichkeiten exemplarisch auf.

 

Beispiel Baustoffhandel

Betrachten wir einen Baustoffhandel, der als Zentralregulierer für viele seiner Märkte agiert. Das Einkaufsvolumen ist typischerweise hoch und die Nachlässe bei den Hauptlieferanten durch den Zentraleinkauf attraktiv. Die Weiterbelastung erfolgt täglich über die Zentrale an die Märke. In Spitzenzeiten bucht, erfasst und berechnet das Unternehmen bis zu 25.000 Eingangsrechnungen weiter. Dieser Prozess war bis vor wenigen Jahren durch viele manuelle Tätigkeiten geprägt.

Insbesondere die Verbuchung der Rechnungen und das papierhafte Versenden der Belastungsanzeigen hat in diesem Beispiel eine zweistellige Anzahl an Personen gebunden. Mit Hilfe intelligenter Lösungen zur automatisierten Rechnungsbearbeitung und Abgleich mit dem Bestellsystem ließ sich die Erfassungszeit auf weniger als ein Fünftel der bisherigen Zeit reduzieren.

 

Spaß an der Arbeit, Geld in der Kasse

Mit der Bereitstellung eines Onlineportals und dem Zugriff auf die elektronischen Belastungsanzeigen entfiel auch das aufwendige Versenden. Die durch den Abbau der manuellen Tätigkeiten entstandenen Vorteile, die höhere Prozessqualität und die gewonnene Transparenz, liegen auf der Hand und – monetär betrachtet – letztendlich wieder in der Kasse des Baustoffhändlers. So macht sogar die Eingangsrechnungsbearbeitung Spaß.

 

Beispiel Handelsbetrieb

Das zweite Beispiel berichtet von einem europaweit tätigen Handelsbetrieb aus dem Food- und Non-Food-Bereich mit einer vierstelligen Zahl an Geschäftsstellen.

Hier bestand die Anforderung darin, das ECM bereits bei der Suche von neuen Standorten als Teil der Immobilienakte zu integrieren. Ziel war es, von Beginn an Ordnung an den neuen Standorten zu schaffen.

 

Reporting-Funktion inklusive

Im Rahmen des Geschäftsstellenbetriebes muss zudem eine Vielzahl von Verträgen geschlossen werden. Vom Mietvertrag bis hin zur Wartung der elektronischen Einrichtungen sind Fristen zu beachten und Konditionen zu verwalten. Auch hier kann das Vertragsmanagement als Teil der ECM-Lösung wertvolle Hilfe leisten, etwa, um den Überblick zu behalten, wann Verträge auslaufen. Die integrierten Reporting-Funktionen bieten hervorragende Möglichkeiten für die zentrale Verhandlung mit Lieferanten. Ganz nebenbei entfallen die aufwendige Suche und die kostspielige Ablage für einen Großteil der bisher gelagerten Papierdokumente.

 

Optimierung mit überschaubaren Mitteln

Die Beispiele zeigen wie sich mit überschaubaren Mitteln wesentliche Optimierungen in puncto Effizienz und Transparenz bei dokumentenintensiven Prozessen erreichen lassen. Konkret entstehen zudem größere Verhandlungsspielräume mit dem Handel, das Eingangsrechnungs-Volumen sinkt.

IT-Entscheider: Enterprise Mobility erwünscht

Die Enterprise Mobility ist in den Chef-Etagen der IT-Entscheider Deutschlands angekommen, so eine aktuelle Studie. Mobile Device Management, Mobile Content Management, Mobile Application Management und die Cloud sind demnach immer häufiger Teil einer integrierten Mobility-Strategie, wie sie heute schon bei jedem zweiten Unternehmen Realität ist.

 

Effizienzturbo statt Risiko

Unternehmen begreifen mobile Anwendungen demnach längst als Effizienzturbo statt als Risiko. So wollen 40% von ihnen etwa einen mobilen Zugriff auf ERP-, SCM- und/oder CRM-Systeme bereitstellen. Dies sind – verkürzt – die wichtigsten Kernpunkte der neuen IDC-Studie „Enterprise Mobility in Deutschland 2014/2015“, für die das Beratungsunternehmen 251 IT-Spezialisten befragte.

 

EMM im Kommen

Entsprechende Weichenstellungen haben die Entscheider bereits vorgenommen oder werden dies bald tun. Stichwort Sicherheit: 62 % der Unternehmen zählen Mobile Security-Projekte zu den wichtigsten drei Projekten des Jahres 2014. Stichwort Usability: Für die Mehrheit der Führungskräfte in der IT steht die geräteunabhängige, einheitliche Bedienung von Enterprise-Apps ganz oben auf ihrer Prioritätenliste für 2015. Schließlich das Stichwort Software: Ein Drittel aller Firmen will in 2015 erstmalig in Enterprise Mobility Management Software (EMM) investieren.

 

CYOD überflügelt BYOD

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Ausstattung mit Endgeräten. Laut IDC planen drei Viertel der Unternehmen, mehr smarte Endgeräte für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzuschaffen. Dabei folgen sie immer häufiger der Devise „Choose Your Own Device“ und tragen damit den individuellen Wünschen ihrer Mitarbeiter in puncto Betriebssystem, Ausstattung und Design Rechnung, ohne dabei die Zügel in Sachen Datensicherheit und Standardisierung aus der Hand zu geben. 50 % aller befragten Unternehmen haben bereits CYOD eingeführt, 40 % setzen (derzeit noch) auf „Bring Your Own Device“ (BYOD).

 

Mobile Schnittstelle obligatorisch

Nach dem kürzlich veröffentlichten ECM-Barometer ist die IDC Mobility-Studie damit ein weiterer Beleg, dass Enterprise Lösungen ohne mobile Schnittstelle es künftig schwer haben dürften, sich im Markt zu behaupten. Getreu dem Motto: Wer bezahlt, bestimmt die Musik.

Ein neuer Stern am IT-Himmel…

In die Zukunft zu schauen und sich zu fragen, was das Morgen bringt, ist zum Ende eines Jahres besonders en vogue. Horoskope schießen wie Pilze aus dem Boden, die Leute gießen Blei und so mancher bemüht vielleicht sogar noch den Vogelflug oder Kaffeesatz – wer weiß. Mit Wirklichkeit und Wahrscheinlichkeit hat das nicht viel zu tun.

 

…namens Nanotechnologie?

Anders ist das mit technischen Prognosen. Sie sind häufig erstaunlich realitätsnah. Und so lässt dieser Tage eine Nachricht aufhorchen: Der Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V. rechnet damit, dass bereits in fünf Jahren Nanotechnologie den heutigen Flashspeicher ablösen könnte.

 

Exponentiell steigender Traffic

Was macht den Verband so optimistisch? Antwort: der Innovationsdruck. Schon für 2016 erwarten Experten einen weltweiten Internet-Traffic von mehr 1,3 Zettabyte im Jahr. Ein Zettabyte, das ist eine Zahl mit 21 Nullen bzw. eine Billion Gigabyte. Und die Zahl ist umso bemerkenswerter, als damit allein in diesem einen Jahr mehr Daten im Netz kursieren würden, als in allen Jahren zuvor zusammen. Der aktuelle Vergleichswert liegt übrigens bei „nur“ 56 Petabyte in 2014, immerhin noch eine Zahl mit 15 Nullen.

 

Cloud treibt Wachstum

Wichtige Treiber für den ansteigenden Traffic sind die Cloud und das Internet der Dinge. Bis 2020 sollen 50 Milliarden Geräte mit dem Internet verbunden sein. Auf jeden Erdenbürger kämen dann sieben Geräte, die online sind, jedes Baby, jeder Greis mitgezählt. In Berlin, New York oder im entlegensten Winkel von Patagonien.

 

Magnetische Domänenwände

Klar, dass für die Online-Welt eine neue Form von Speicher her muss. Wie „nanobasierter Racetrack-Speicher“ eben. IBM etwa forscht an solch einem Speicher bereits seit Mitte vergangenen Jahrzehnts. Informationen werden dabei nicht mehr mit Hilfe von Ladungen oder Magnetfeldern gespeichert. Stattdessen werden magnetische Domänenwände über einen Nanodraht verschoben, mit 100 Metern pro Sekunde!

 

Turbo-Speicher

Innerhalb einer Milliardstel Sekunde könne solch ein Speicher auf große Datenmengen zugreifen – und das ohne bewegliche Teile und verschleißfrei. Weil der Racetrack-Speicher zudem drei Dimensionen nutzt, soll seine Datendichte die heutiger Festplatten in etwa um den Faktor 100 übertreffen.

 

Fazit: Das klingt nach Science-Fiction – und doch rechnet der Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V. mit Serienreife in fünf Jahren. Ob er damit eine bessere Vorhersage trifft, als das Horoskop in der Klatschspalte, bleibt abzuwarten. Doch die Chancen dafür bewegen sich vermutlich oberhalb des Nanobereiches.

IT-Branche: Gute Konjunktur-Aussichten zum Jahresende

Die Zeichen stehen auf Wachstum: Die Deutsche IT-Branche wird im kommenden Jahr knapp 80 Milliarden Euro Umsatz mit der Entwicklung und dem Verkauf von Software und Hardware sowie mit IT-Dienstleistungen erwirtschaften, schätzen Experten. Behalten sie Recht, entspräche das einer Steigerung von 2,4 Prozent, die das prognostizierte gesamtwirtschaftliche Wachstum deutlich überträfe.

 

Wachstumstreiber Cloud und Big Data

Vor allem Software-Geschäft und IT-Dienstleistungen unter dem Einfluss von Big Data und der weiteren Verbreitung von Cloud-Lösungen sollen deutlich zulegen. Bereits in diesem Jahr stiegen die Umsätze mit der Cloud um 46 Prozent auf 6,4 Milliarden Euro – eine Zahl, die bis zum Jahr 2018 sogar auf 19,8 Milliarden Euro anwachsen könnte.

 

„Problemkind“ Hardware

Doch nicht für alle ITK-Unternehmen sehen die Zeiten rosig aus. So droht bei den klassischen Desktop-Rechnern und Laptops ein deutlicher Absatzeinbruch, der das komplette Hardware-Segment ins Negativwachstum zwingen könnte. Zwar erwirtschaftete der Hardware-Markt in den zurückliegenden zwölf Monaten – nach Jahren der Flaute – 6,1 Milliarden Euro und damit ein Plus von rund 12 Prozent. Doch den Hardware-Herstellern spielten kurzfristige Effekte in die Hand. Insbesondere führte die Support-Kündigung von Windows XP im Frühjahr zu verstärkten, einmaligen Investitionen kleiner und mittelgroßer Unternehmen in neue Hardware.

 

Kündigung von Windows XP beflügelte Hardware-Segment

Man darf nicht vergessen: Noch kurz vor der Einstellung des Supports war Windows XP Marktforschern zufolge noch bei weit über zehn Prozent der deutschen Nutzer im Einsatz, darunter viele kleine und mittelgroße Unternehmen!

Auch wenn vergleichbare Effekte für 2015 nicht zu erwarten sind und der Umsatzeinbruch daher bereits ausgemachte Sache zu sein scheint, gilt jedoch auch als sicher: Das Jahr 2015 wird für das Hardware-Segment immer noch besser, als 2013.

 

Fazit: Prognose hin, Vorhersage her – ob diese Erwartungen sich letztlich mit der Realität decken, bleibt zu klären – im kommenden Jahr, zur gleichen Zeit, im EASY Blog.

Digitaler Ordnungsrahmen für Europa?

In einem gemeinsamen Schreiben haben die für die Digitale Agenda verantwortlichen Bundesminister Sigmar Gabriel (Wirtschaft und Energie), Thomas de Maizière (Inneres), Alexander Dobrindt (Verkehr und digitale Infrastruktur) und Heiko Maas (Justiz und Verbraucherschutz) gegenüber der neuen EU-Kommission ihre Vorschläge für einen digitalen Ordnungsrahmen in der EU deutlich gemacht.

 

Schwerpunkte Schutz und Sicherheit

Das ist konsequent, denn viele Elemente der im August vorgestellten Digitalen Agenda 2014 – 2017 werden einen europäischen Ordnungsrahmen benötigen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf Sicherheit, Schutz und Vertrauen in die digitalen Kommunikationswege. Die Agenda definiert zudem die Ausbauziele für die Hochgeschwindigkeits-Infrastruktur, die für den Erfolg nicht zuletzt von leistungsfähigen Enterprise-Solutions so unverzichtbar sind. Mit ihrer Depesche haben die Bundesminister diese Themen nun auf die europäische Agenda gesetzt.

 

ECM-Anbieter gut positioniert

Für die deutsche ECM-Branche kann das nur von Vorteil sein – denn sie ist international gut aufgestellt, wie der Bitkom erst kürzlich feststellte. Der Grund sind die ohnehin hohen Standards, wie sie auch die EASY SOFTWARE AG an Lösungen für das Dokumentenmanagement und das Enterprise Content Management stellt. Zugriffsschutz und Verschlüsselung genießen beim Datentransport über das World-Wide-Web hierzulande zu Recht absolute Priorität. Denn nur sie erlauben die sichere Zusammenarbeit über das Internet, wenn die Mitglieder des Teams an unterschiedlichen Orten arbeiten oder Kollegen über mobile Endgeräte auf Dokumente und Prozesse zugreifen.

 

Im Blick: elektronische Signatur

Gleichzeitig stößt die digitale Agenda Themen an, die die Anbieter von ECM- oder DMS-Systemen im Auge behalten sollten – etwa die elektronische Signatur für grenzüberschreitende Geschäfte. Nicht zuletzt plant die Bundesregierung, den Einsatz der elektronischen Rechnung in der Verwaltung voranzutreiben und so den ZUGFeRD-Standard voranzubringen.

 

Hoher Standard bei EASY

Umso besser, wenn die entsprechenden Lösungen bereits kompatibel mit dem neuen, digitalen Rechnungsstandard sind. Die EASY SOFTWARE AG hat hier übrigens von Anfang an Maßstäbe gesetzt: Bereits auf der CeBIT 2013 integrierte das Unternehmen den Prototypen von ZUGFeRD in Easy Invoice 3.0. Heute ist die Unterstützung des neuen Standards integraler Bestandteil der Rechnungseingangslösungen von EASY.

„HRW Karriere“: Nachwuchskräfte auf Tuchfühlung mit EASY

Sehen und gesehen werden – das gilt auch gerade für potenzielle Arbeitnehmer wie Arbeitgeber. Die EASY SOFTWARE AG nutzte die Gelegenheit, sich Ende November auf der Firmenkontaktmesse „HRW Karriere“ zu präsentieren. Für EASY ein „Heimspiel“ in Mülheim – dem Sitz der Firmenzentrale. Geladen hatte die ebenfalls hier ansässige Hochschule Ruhr West. Sie brachte auf ihrem Campus zum dritten Mal einen halben Tag lang Unternehmen und interessierte Studierende und Absolventen zusammen.

„Gut qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das Herz unseres Unternehmens. Zugleich wird es für Unternehmen immer wichtiger, sich Nachwuchsfachkräften frühzeitig und kontinuierlich zu präsentieren“ weiß Clarissa Dubiel, Personalleiterin bei der EASY SOFTWARE AG. Die Gelegenheit, über Beschäftigungs- und Karrieremöglichkeiten während und nach dem Studium zu informieren nutzten bei der „HRW Karriere“ rund 40 mittelständische und große Unternehmen aus dem Ruhrgebiet, darunter auch Aldi, Siemens oder ThyssenKrupp.

 

Auf der 3. "HRW Karriere" informierten sich fast 600 Studierende über Bewerbung, Berufseinstieg und Karrierechancen bei EASY und 40 weiteren Unternehmen aus der Region.

Auf der 3. „HRW Karriere“ informierten sich fast 600 Studierende über Bewerbung, Berufseinstieg und Karrierechancen bei EASY und 40 weiteren Unternehmen aus der Region.

 

Dabei standen nicht nur die Unternehmen und ihre Branchen im Mittelpunkt des Interesses, sondern auch ganz explizit die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen: „Gerade ein innovatives und technikaffines Unternehmen wie EASY stößt bei den hier Studierenden auf reges Interesse. Die Qualität und Detailtiefe der Fragen zu unseren Produkten hat mich positiv überrascht“, ergänzt Hans-Joachim Gartz, einer von mehreren Verantwortlichen für die Software-Entwicklung bei EASY.

Besonders Studierende und Absolventen der Fachrichtungen Informatik und Wirtschaftsinformatik zählen zur Zielgruppe. Ihnen bietet die EASY SOFTWARE AG breite Einstiegsmöglichkeiten, etwa in Form von Praktika und Praxissemestern sowie als Werkstudent oder Trainee. Auch für Abschlussarbeiten in den genannten Fachrichtungen hat EASY SOFTWARE ein offenes Ohr. Absolventen steht zudem der Weg des Direkteinstiegs offen – grundsätzlich mit der Perspektive einer langfristigen Zusammenarbeit.

Diverse Fachvorträge, ein kostenloses Foto-Shooting, ein Check der Bewerbungsunterlagen sowie die – ruhrgebietstypisch – rustikale Versorgung mit Eintopf aus der Mensa rundeten den für alle Beteiligten lebhaften und konstruktiven Nachmittag ab.

Vorreiter Health Care: Digitale Bewerbungen nehmen zu

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In den großen Health-Care-Unternehmen sind papierbasierte Bewerbungen auf dem Rückzug. Gut 45 Prozent der Bewerbungen erfolgen per Webformular, rund 30 Prozent gehen per E-Mail ein. Die klassische Bewerbungsmappe macht nur noch ein Viertel des Aufkommens aus. Damit ist der Health-Care-Bereich Vorreiter der Digitalisierung im Recruiting. Alle anderen Branchen müssen derzeit noch mehr Papier „verwalten“. Dies ist ein Kern-Ergebnis der Studie „Recruitings Trends 2014“.

 

Digitalisierung…und vier weitere Trends

Die Studie, für die das Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universitäten Frankfurt am Main und Bamberg die Top 1.000 Unternehmen Deutschlands befragte, stellt ferner fest: Der Trend zur papierlosen Bewerbung wird sich in den kommenden Jahren fortsetzen. Und: Durch das Internet haben sich die Möglichkeiten der Personalbeschaffung sowie des Personal-Marketings stark verändert. Insgesamt nennen Experten fünf Megatrends, wenn über Human Resources gesprochen wird: Globalisierung, demographischer Wandel, Fachkräftemangel, Wertewandel und die Digitalisierung.

 

Die digitale Personalakte hilft

Zwar richtet die aktuelle Studie den Fokus auf Themen wie Internet-Stellenbörsen, SEO-Management und Web-Analyse – das liegt in der Natur der Sache, denn schließlich wurde sie von einem Recruiting-Portal in Auftrag gegeben. Doch wer eins und eins zusammenzählt, kommt zu dem Schluss: Erst das Zusammenspiel von digitalen Bewerbungen und einer digitalen Personalakte, wie etwa EASY Records for HR, verbessert die Prozesse im Recruiting, legt den Grundstein für mehr Effizienz in der Personalabteilung und eine zielgerichtete Mitarbeiterentwicklung – die in Zeiten des „War for Talents“ und der „Generation Y“ wichtiger denn je ist.

 

IT-Infrastruktur als Entscheidungskriterium

Es bleibt zu hoffen, dass die Macher der jährlich erscheinenden Studie der Digitalisierung von HR-Tools im kommenden Jahr mehr Raum widmen. Denn das Thema wird immer wichtiger. Nicht zuletzt, weil eine leistungsfähige und zeitgemäße IT-Infrastruktur für Digital Natives, die einen Job im Personalwesen suchen, ein bedeutendes Entscheidungskriterium darstellt.

„Olaf Westmeier* antwortet“: Wohin gehören Projekte zur Eingangsrechnungsverarbeitung?

„Gehören die Projekte in die IT oder in den Finanzbereich?“ Meistens höre ich diese Frage von Mitarbeitern aus der IT. Ich empfehle dann immer – augenzwinkernd formuliert – sich „weg zu ducken“ und das Projekt in der Fachabteilung zu lassen.

Ja, es macht Sinn, dass die Abteilung, die die Prozesse führt, auch bei einer Prozessänderung das Projekt führt. Nur so lassen sich im Projekt kurze Entscheidungswege tatsächlich realisieren.

„Und was ist bei der Einführung zu beachten?“ Auf jeden Fall die „Saisonarbeit“ der Finanzabteilung. Wenn es dann um die zu planende Projekteinführungszeit geht, ist ein Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung der richtige Ansprechpartner, weil er die saisonalen Termine wie Wirtschaftsprüferbesuche oder Monats- und Jahresabschlüsse am besten kennt.

Bei einem großen Verkehrsdienstleister aus dem Rheinland gibt es gar eine eigene Projektmanagement-Abteilung. Sie sichert das strukturierte Vorgehen von der Anfrage über die Ausschreibung der Vertragsverhandlung bis hin zur Systemeinführung. Eine gute Lösung, wenn auch nicht für jedes Unternehmen realisierbar.

Im Projekt höre ich im Bereich „Rechnungen ohne Bestellbezug“ häufiger die Frage, ob nicht nach der letzten Freigabe der Rechnung die Buchhaltung noch einmal „drüber schauen“ sollte. Innerhalb eines Projektes ist das natürlich möglich. Ich empfehle aus Compliance-Sicht grundsätzlich, dem Vorstand ausschließlich Rechnungen zur Freigabe vorzulegen, zu der alle Details geklärt sind. Nur so kann die Führungsebene verbindliche Entscheidungen über Beträge aber auch über aufgebrachte Kontierungen treffen.

 

*Olaf Westmeier ist Key Account Manager bei der EASY SOFTWARE AG. Er berät seit 1999 Unternehmen zu Prozessen im Dokumentenumfeld und berichtet im EASY Blog über konkrete Beispiel aus seiner beruflichen Praxis.

Mobiles ECM auf dem Vormarsch

In den zurückliegenden Jahren hat das Internet sich als wichtiger Impulsgeber für Business-Lösungen und Geschäftsprozesse erwiesen und in nahezu allen Sektoren zu Veränderungen geführt. Ähnlich großes Potenzial verspricht das mobile Dokumentenmanagement – laut Bitkom ein Branchentrend des Jahres 2014.

ECM-Anbieter optimistisch

Die Entwicklung in Zahlen: 42 Prozent aller Betriebe mit Internet-Anschluss stellten ihren Mitarbeitern 2013 mobile Endgeräte mit Internetverbindung zur Verfügung – laut Statistischem Bundesamt eine Steigerung von neun Prozent gegenüber 2012. Für 2014 darf mit einem neuerlichen Anstieg gerechnet werden. Die ECM-Anbieter hören es gerne – das aktuelle ECM-Barometer vermeldet, dass 88 Prozent von ihnen steigende Einnahmen für das zweite Halbjahr erwarten.

Drei Trends im Blick

An dieser Erwartungshaltung dürften mobile EMS- und DMS-Lösungen einen großen Anteil haben. Schließlich bündeln diese Lösungen die Dynamik gleich dreier Trends: Die steigenden Anforderungen an Unternehmen in puncto Dokumentation sowie ein hoher Effizienzdruck erfordern die Digitalisierung von Dokumenten und Archiven. Die Mitarbeiter arbeiten immer mobiler und entsprechende Endgeräte sind längst ebenso leistungsstark wie allgegenwärtig.

Mobile Schnittstelle ist Pflicht…

Für Unternehmen, die sich heute für ein ECM- oder DMS-System entscheiden ist eine mobile Schnittstelle häufig ein entscheidendes Kriterium. Zum einen arbeiten neben dem Außendienst auch Mitarbeiter eigentlich stationärer Abteilungen dank mobilem ECM unabhängig vom Desktop. Auch sie können von fast überall auf wichtige Dokumente zu- und in zeitkritische Workflows eingreifen. Zum anderen beugen Unternehmen mit eigenen mobilen Lösungen einer „Schatten-IT“ vor – sie birgt unkalkulierbare Sicherheitsrisiken.

…und immer häufiger im Einsatz

Kein Wunder, dass immer mehr ECM-Anbieter mobile Produkte entwickeln. Bereits heute ist ihr Funktionsumfang groß. Im Gesundheitsbereich haben Ärzte bei der Visite unmittelbaren Zugriff auf Patientenakten. In der Finanzbuchhaltung gibt man Rechnungen von unterwegs frei, was unter Umständen den jeweiligen Skontogewinn sichert. Der Handel beschleunigt dank mobilem Zugriff auf die ERP-Systeme die Inventur und verbessert die Lagerhaltung.

In der Logistik lassen sich Lieferungen bei Eingang leichter denn je mit der Bestellung abgleichen. Und die Entwicklung geht weiter: Eine vieldiskutierte, weitere Funktionalität ist die mobile Belegerfassung. Sie könnte schon bald die Reisekostenabrechnung erleichtern. Viele Beispiele mit einem gemeinsamen Nenner: Mobile Lösungen erleichtern Unternehmen die Arbeit.

Sicherheit bleibt ein Thema

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Unternehmen, die mobile ECM- oder DMS-Lösungen implementieren, definieren den Sicherheitsstandard – ganz gleich, ob sie private Endgeräte (Stichwort „Bring Your Own Device“) zulassen oder firmeneigene Geräte stellen. Datenverlust und Know-how-Klau wird ein Riegel vorgeschoben, ebenso wie dem Versionen-Chaos, das zwangsläufig entsteht, sobald sich Firmendokumente im privaten Cloud-Speicher oder auf USB-Sticks selbständig machen.

In Zukunft plattformübergreifend

Ob sich Unternehmen für eine Web-App auf HTML5-Basis oder für native Applikationen entscheiden, hängt (noch) vom Projekt ab. Mittelfristig allerdings dürften Web-Apps auf Basis von HTML5 oder CSS3 die Nase vorn haben. Nur sie bieten eine plattformübergreifend einheitliche Nutzererfahrung – zumal in Kombination mit einem „Responsive Webdesign“.

Fazit: Der Markt ist in Bewegung und er wird sicher noch mit vielen spannenden Entwicklungen aufwarten – auch von der EASY SOFTWARE AG.