CeBIT 2015: Hier gibt es Freikarten

Der Countdown läuft: Am 16. März startet die CeBIT in Hannover, dieses Mal mit dem Leitthema d!conomy. Die EASY SOFTWARE AG lädt Sie herzlich zum Dialog auf der CeBIT 2015 ein. Lösen Sie jetzt Ihr kostenloses Ticket. Weiterlesen

Eingangsrechnungen. So wahren Sie alle Fristen

Die Anforderung, Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen nimmt stetig zu – gerade wenn es um die rechtssichere Bearbeitung und Archivierung Ihrer Eingangsrechnungen geht. Weiterlesen

Datenschutz in der Cloud: Es geht voran

Microsoft übernimmt den internationalen Standard für Datenschutz in der Cloud. Gerade für Firmen-Kunden dürfte dies ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung sein.

Weiterlesen

Digitale Personalakte: Adleraugen statt Eselsohren

shutterstock_50637526

 

Dokumente revisionssicher ablegen, die Arbeitseffizienz steigern und gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken reduzieren – klingt wie „wünsch dir was“, ist aber möglich. Wie? Das zeigen wir Ihnen in den nächsten Wochen live in Dortmund, Frankfurt und Hamburg. Weiterlesen

Aus der Praxis: Von der Eingangsrechnung bis zur Bauakte

shutterstock_20573030

In diesem Blog-Beitrag berichtet EASY Mitarbeiter Oliver Walhöfer aus seiner Praxis als Key Account Manager. Im Fokus: Ein mittelständisches Bauunternehmen, das ein DMS-System einführen möchte.

Das besagte Unternehmen aus Ingelheim hat im Rahmen der Einführung einer zentralen Applikation zur Planung von Bauprojekten ein DMS-System ausgeschrieben. Ziel ist es vor allem, den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zu optimieren. Die Prüfung und Freigabe der Rechnungen über verschiedene Bauprojekte hinweg erforderte bislang einen enormen zeitlichen Aufwand. Der Einstieg des Juniors in den familieneigenen Baubetrieb hat zudem das Bewusstsein gestärkt, dass ein passendes DMS-System erhebliche wirtschaftliche Vorteile birgt.

Gründe für die Einführung eines DMS:

  • Verkürzung und Straffung des Rechnungsdurchlaufes
  • Rechnungen sollen sich gleichzeitig bearbeiten und prüfen lassen
  • Doppeleingaben sollen vermieden werden: was einmal im Computer ist, soll die nächste Instanz nicht noch einmal erfassen (z. B. Baustellen-, Rechnungs- und Kreditorennummern)
  • Schneller Archivzugriff (insbesondere im Kontext von Gewährleistung oder Rechtsstreit)
  • Die Buchhaltung soll Rechnungen künftig mit Hilfe eines DMS bearbeiten können
  • Das Unternehmen wünscht eine rechnergestützte Zuordnung der Lieferscheine per DMS

Rahmenbedingungen:

  • Das eingesetzte Archiv soll den Ansprüchen der GDPdU und GoBS entsprechen (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme)
  • Komplette Eingangspost, Ausgangspost, E-Mail und Fax-Korrespondenz sollen erfasst werden, daher
  • benutzerfreundliche Integration in MS-Office
  • Schnittstelle zum Buchungssystem
  • hohe Benutzerfreundlichkeit

Jetzige Lösung auf Basis des DMS:

  • Erzeugung einer elektronischen Bauakte nach dem Vorbild der Papier-Bauakte
  • Verteilung „normaler“ Eingangspost (Aufträge, Baustellenprotokolle, kompletter Schriftverkehr)
  • Rechnungslauf Lieferanten, Lieferscheinzuordnung
  • Rechnungslauf Nachunternehmer
  • Bürgschaften (Verwaltung & Freigabe)
  • Mahnungen
  • Rechtsstreite
  • Wissens-Management (DIN-Normen)

Fazit: Das DMS ist heute die zentrale Applikation für die Geschäftsführung zur Leitung des Unternehmens. Neben den kaufmännischen Prozessen steuern und kontrollieren die Verantwortlichen aktuelle Bauprojekte über das DMS. Die User nutzen das DMS heute genauso intensiv wie das E-Mail-System Outlook. Kurzum: Das DMS ist mittlerweile zentraler Bestandteil der Unternehmens-IT.

EASY Webcast: So einfach kann E-Mail-Archivierung sein

Im Rahmen unserer EASY Webcast-Reihe zeigen wir Ihnen am 6. März 2015 wie zuverlässig, bequem und sicher E-Mail-Archivierung funktionieren kann. Weiterlesen

Partnerdialog EASY for DYNAMICS NAV: Starker Start

shutterstock_21572035_kl

Die Event-Serie “Der direkte Draht: EASY for DYNAMICS NAV ist erfolgreich gestartet. Für die Teilnahme an dem fachlichen Austausch in kollegialer Atmosphäre gibt es für Partner der EASY zwei weitere Termine.

Weiterlesen

„Olaf Westmeier* antwortet“: Aktenlösung in Verbindung mit SAP – wie gehen wir es an?

„Wir haben für unsere Instandhaltungsakte jetzt alles ausprobiert: Dateisystem, Microsoft Sharepoint und die von SAP angebotene Aktenlösung. Alles ist schief gegangen.“ – ich schlucke. Wo bin hier hineingeraten?

 

Vorgeschichte EASY Contract

Vor drei Jahren haben wir im Unternehmen erfolgreich das Vertragsmanagement EASY Contract über alle Mandanten hinweg eingeführt. Und natürlich hatte ich (in gut vertrieblicher Manier und innerlich überzeugt) gesagt, dass wir gerne noch mehr zusammen machen könnten.

 

Mut zum Anpacken

Und jetzt soll ich Menschen in einem Unternehmen Mut machen, das schon drei Mal mit einem Lösungsansatz gescheitert ist? Technisch gesehen war der „Automatische Aktenaufbau aus den SAP-Daten“, der „Absprung aus SAP“ und auch das „Einsammeln“ der Altdaten kein Problem. Und da waren diese beiden guten Referenzen bei einem Investmentkonzern und bei einer großen Stadt im Ruhrgebiet. „Also gut“, habe ich gedacht, „packen wir’s an“.

 

Erfahrung hilft allen…

Aber wie packen wir eine solche Lösung an? 15-tägige Pflichtenheftphase mit anschließender Umsetzung? Eigentlich wussten wir ja genau, was der Kunde wirklich wollte. Doch halt! Darf man so etwas als beratendes Unternehmen von sich behaupten? Einfach Lizenzen und Dienstleistungen aus einem vorangegangenen Projekt übernehmen? Einen Versuch mit unserem Template war es wert – nicht nur weil sich die Projektlaufzeiten entscheidend verkürzen würden, sondern gerade weil der Kunde schon durch drei gescheiterte Projekte gegangen war.

 

…und spart Zeit

Nach der Erstpräsentation hat der EASY Consultant Rico Hoffmann das Template für die Lösung gleich mitgebracht. Das anonymisierte Pflichtenheft aus den letzten SAP-Aktenlösungs-Projekten diente als Grundlage. Auch wenn die Beteiligten zunächst auf einer sehr technischen Ebene diskutierten – das Projekt war nach sage und schreibe nur 30 Beratungstagen realisiert.

 

Referenz RÜTGERS

Im September 2014 hat Malte Rodammer, bei RÜTGERS Infratec aus Castrop Rauxel verantwortlich für die technische Prüfung, mit mir auf der „EASY World“ einen Vortrag über unser gemeinsames Projekt gehalten. Inzwischen arbeitet RÜTGERS schon fast zwei Jahre mit der Lösung. Und Malte Rodammer hat mit seiner tollen Art weitere EASY Interessenten von „seiner“ EASY-SAP-Aktenlösung überzeugt.

 

Austausch erwünscht

Meine Empfehlung lautet also: Nicht das Rad noch einmal erfinden sondern von anderen lernen! Das schont Nerven und Geldbeutel. Planen Sie ein digitales Aktenprojekt? Optimalerweise in Verbindung mit SAP? Dann schreiben sie mir doch bitte, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben: ed.ys1510966276ae@re1510966276iemts1510966276ew.fa1510966276lo1510966276.

Herzlichst – Ihr Olaf Westmeier

*Olaf Westmeier ist Key Account Manager bei der EASY SOFTWARE AG. Er berät seit 1999 Unternehmen zu Prozessen im Dokumentenumfeld und berichtet im EASY Blog über konkrete Beispiel aus seiner beruflichen Praxis.

IT: Unternehmen fühlen sich sicherer, als sie sind

 Am 10. Februar fand zum 16. Mal der Safer Internet Day statt. Das Motto diesmal: „Gemeinsam für ein besseres Internet“ („Let’s create a better Internet together“). Das Ziel: Die Themen Datenschutz und Cyber-Sicherheit auf die Agenda zu setzen und die Nutzer zu sensibilisieren.

 

Widersprüchliche Zahlen

Tatsächlich ist Cyber-Sicherheit ein andauernder Kampf – zu diesem Schluss kommt der Cisco Annual Security Report 2015. Er beschreibt die aktuellen Trends in der Cybersecurity und in der IT-Sicherheit von Unternehmen. Das Ergebnis ist nicht gerade beruhigend: 90 Prozent der Sicherheitsverantwortlichen gehen davon aus, dass ihre Sicherheitsvorkehrungen ausreichen. Drei Viertel halten sie sogar für sehr oder extrem effektiv. Aber: Nur 40 Prozent der derart Überzeugten aktualisieren ihre Systeme regelmäßig. Die anderen nehmen es mit Updates offensichtlich nicht so genau. Ebenso erschreckend: Gerade einmal jeder zehnte Nutzer des Internet Explorers setzt die aktuelle Version ein.

 

Angriffe immer schwerer zu entdecken

Gut denkbar, dass viele Unternehmen noch gar nicht entdeckt haben, dass sie infiltriert wurden. Denn Angriffe sind inzwischen häufig extrem schwer zu erkennen – etwa, weil Flash Malware im Zusammenspiel mit JavaScript ihre Aktivitäten verschleiert. Umso unverständlicher, wenn Unternehmen kritische Updates nicht durchführen oder Systeme nicht regelmäßig checken.

 

Die Cloud fordert mehr Sicherheits-Anstrengungen

An dieser Einstellung muss sich etwas ändern – denn nicht zuletzt der Einsatz der Cloud macht effektive Sicherheitsmechanismen und -routinen noch wichtiger. Leider weist auch der kürzlich veröffentlichte State of Resilience Report, für den mehr als 3.000 Entscheider weltweit befragt wurden, auf mangelndes Sicherheitsbewusstsein hin. So führte nur ein knappes Drittel der Teilnehmer Maßnahmen zur Gewährleistung der Hochverfügbarkeit oder der Disaster-Recovery für in der Cloud gehostete Daten durch.

 

Die Hoffnung stirbt zuletzt…

Wenn der nächste Safer Internet Day stattfindet sieht der Befund vielleicht deutlich positiver aus. Zu wünschen wäre es jedenfalls.

EASY lebt „SPIRIT“

Im Rahmen der EASY World 2014 hatte EASY Chef-Architekt Oliver Merk die Entwicklung der nächsten ECM-Generation unter dem Projektnamen „SPIRIT“ angekündigt. Sie wird auf den technischen EASY ECM-Services so genannte Business-Module bereitstellen, die durch einfache Konfiguration die Erstellung von ECM-Lösungen in Rekordzeit ermöglichen.

Grundlagen dieser neuen Plattform sind da, wo sinnvoll, etablierte EASY ECM Services, wie Archiv, Rendition, OCR usw. Daten und Dokumente, die Sie, unsere Kunden und Partner, mit unseren heutigen Lösungen verwalten, stehen Ihnen also auch weiterhin zur Verfügung. Zudem bietet „SPIRIT“ eine ganze Reihe neuer Funktionen und Features, die insbesondere im Bereich der dokumentenintensiven Prozesse eine einfache und effiziente Arbeit ermöglichen.

 

EASY Spirit 720

 

Die SPIRIT‐Plattform funktioniert nach dem Baukasten‐Prinzip mit verschiedenen Werkzeugen: Diese Werkzeuge sind bei der EASY SOFTWARE AG fertige Business‐Module, die sich auf einfachste Art konfigurieren lassen.

Was im September für den ein oder anderen noch wie eine Vision klang, ist bei EASY längst „zum Leben“ erwacht. Ein Kern-Team von Entwicklungs- und Anwendungsspezialisten arbeitet permanent an der Realisierung von „SPIRIT“.

Besonders intensiv beschäftigten sich die EASY Experten letzte Woche in einem mehrtägigen „bootcamp“ mit der Ausgestaltung der nächsten ECM-Generation. Dabei stand die Beantwortung von technischen Grundsatzfragen genauso im Mittelpunkt wie fachliche Details und Anforderungen an „SPIRIT“. Die Entwicklungsprozesse darf man sich so ähnlich vorstellen wie einen Hausbau: Zunächst muss ein stabiles Fundament her, auf dem alle weiteren Stockwerke, in Falle von „SPIRIT“ sind dies Services, basieren, stabil stehen und optimale Nutzbarkeit bieten. In der Gesamtheit muss das „Gebäude“ in sich stimmig sein und allen Bedürfnissen der Nutzer Rechnung tragen.

Neben der Ausgestaltung der so genannten Mikro- und Makro-Architektur standen auch Themen wie Indexierung, Komponenten-Komposition oder das Verproben von Szenarien auf der „bootcamp“-Agenda. Bei der Analyse und Entwicklung ging und geht es zudem immer wieder ganz besonders um zwei Dinge: die Einfachheit der Anwendungen bei größtmöglicher Funktionalität und Flexibilität. Sicherlich kein leichtes Unterfangen, welches nur gelingt, wenn man diese Herausforderung als organischen Prozess versteht, kurzum: SPIRIT lebt.