Die Bausteine der EASY ECM Suite

Auf der EASY WORLD und dem Partnerinformationstag haben wir Ihnen die Bausteine der EASY ECM Suite in Form von Würfeln im Detail vorgestellt. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen eine Übersicht über die Module der EASY ECM Suite.

Die Inhalte der folgenden Graphik stellen unsere einheitliche EASY ECM Suite dar:

Die Bausteine der EASY ECM Suite

Die Bausteine der EASY ECM Suite

Reihe eins (von links nach rechts)

  • EASY Archive steht für die revisionssichere Ablagemöglichkeit aller Ihrer wichtigen Unternehmensdaten
  • EASY DMS, EASY Workflow, EASY Web Client und EASY Mobile stehen für die optimale Prozessunterstützung und Visualisierung der Ergebnisse auf allen Plattformen
  • EASY Capture steht für die Integration aller zu erfassenden Eingangskanäle mit dem Ziel die digitale Akte zu erweitern
  • Klassifizierung und Extraktion stehen dafür um durch einen hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld zu sparen

Reihe zwei (von links nach rechts)

  • EASY View steht für das Rendering und die einheitliche und schnelle Anzeige der abgelegten Dateien
  • EASY Discovery steht für die nahtlose Integration von externen Systemen zusätzlich zu den bekannten EASY Datenquellen
  • Dashboard steht für drei zentrale Säulen – Reporting und Aggregation von Informationen, ein zentraler Einstiegspunkt, Ergänzung durch externe Quellen
  • EASY Applications stehen für die Standardisieurng von Lösungen in denen der Geschäftsprozess im Vordergrund steht

Reihe drei (von links nach rechts)

  • Collaboration steht für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern über Standorte, Länder und Zeitzonen hinweg
  • Akten steht für die Zusammenfassung aller hier genannten Module in eine für den Anwender möglichst einfache digitale Aktenlösung
  • Bereitstellungsmodelle steht für eine nutzenbasierte Bereitstellung und und neue Abrechnungsmodelle
  • Cloud steht dafür die Informationen und Nutzen im Vordergrund zu sehen und nicht den Betrieb von Software-Lösungen

Details zu den einzelnen Modulen

Sie wollen mehr über die einzelnen Module und Inhalte der EASY ECM Suite wissen? Dann bleiben Sie unserem Blog treu. Hier finden Sie in den kommenden Wochen zu jedem der genannten Module eigene Beiträge mit vielen weiteren Detailinformationen.

Estland erhebt Digitalisierung zum Staatsziel

Eine interessante Reportage ist in der Online-Ausgabe des Tagesspiegels zu lesen. Unter dem Titel „So geht digital“ beschreibt die Autorin den Alltag in Tallin, der Hauptstadt Estlands. Der Grund: Was die Digitalisierung angeht, belegt Deutschland aktuell den zehnten Platz in Europa. Wenn es um E-Government geht, sogar nur Platz 19. Die ehemalige Sowjetrepublik Estland dagegen macht vor, wie Digitalisierung funktioniert – und zwar kompromisslos.

 

In Estland sind demnach fast alle staatlichen Dienstleistungen digital. Eine Identifikationsnummer für jeden Bürger und zwei PINs – mehr ist nicht nötig, um sein Leben digital zu verwalten. Sei es die Steuererklärung, das Park-Ticket oder die rechtswirksame elektronische Unterschrift unter Verträgen: Mit der ID und der PIN kommt man hier gut durchs Leben.

 

Ziel digitale Staatsbürgerschaft

Übrigens hat Estland wie Deutschland eine „Digitale Agenda“. Im Baltenstaat wurde sie gerade erst beschlossen, ist also wesentlich jünger als das deutsche Pendant. Dafür setzt sie sich ungleich höhere Ziele. Die Esten führen als erste Gesellschaft weltweit die digitale Staatsbürgerschaft ein und wollen ihr ganzes Land in die „Cloud“ überführen – sprichwörtlich gesehen.

 

Radikal, konsequent oder beides?

In Deutschland ist der radikale Digitalisierungs-Kurs Estlands unvorstellbar. Keine Grundbücher auf Papier mehr? Keine Gesundheitsakten, keine Papierakten in der Regierung? Jeden Vertrag digital unterschreiben – Mietvertrag, Handyvertrag, Arbeitsvertrag? Ein No-Go in Europas größter Volkswirtschaft, die sich gegenüber anderer EU-Staaten gerne mit ihrer gut funktionierenden Verwaltung rühmt.

Doch man muss die Digitalisierung ja auch nicht wie in Estland auf die Spitze treiben. Allein der Größenunterschied zwischen dem Baltenstaat und Deutschland verbietet den Eins-zu-eins-Vergleich. Aber: Ein wenig vom estnischen Optimismus und Fortschrittsgeist könnte auch dem oftmals skeptisch-bürokratischen Deutschland nicht schaden.

Wer mehr über den Weg Estlands lesen will: Hier geht es zum Bericht im Tagesspiegel.

Schnittstelle gesucht? Schnittstelle gefunden!

Komplexität reduzieren, Collaboration ermöglichen, Interoperabilität sicherstellen. Diese drei Trends hat EASY als wichtigste Enabler für das Business identifiziert. Diese drei Ziele standen im Lastenheft der neuen EASY ECM Suite. Und sie sind die Richtschnur für die Weiterentwicklung jeder einzelnen EASY Lösung.

 

Auf die Schnittstellen kommt es an

Sie fragen sich, warum ich das hier nochmals betone? Nun, ich möchte den Blick auf ein wichtiges Verbindungsglied in diesem Prozess richten. Denn was brauchen Anwendungen, um wirklich gut zusammenarbeiten und Daten austauschen? Möglichst problemlos, ohne dass der Anwender oder Administrator sich die Haare rauft? Genau: Schnittstellen. Und wir reden hier nicht über irgendwelche Schnittstellen, sondern über solche, die verlässlich liefern, was man von ihnen erwartet.

 

Ein Beispiel aus der Praxis?

Ein schönes Praxis-Beispiel für die Wichtigkeit von Schnittstellen: Es soll schon vorgekommen sein, dass bei einer Stichproben-Prüfung ein Lieferschein gefunden wurde, zu dem keine Rechnung im Archiv zu finden war. Das Ergebnis: Der Prüfer schaut ganz genau hin, denn wo ein Fehler ist, da gibt es sicher noch mehr zu entdecken und zu holen. Die Buchhaltung kann für viele Tage dichtmachen, weil eine umfangreiche Betriebsprüfung durchgeführt wird.

 

Revisionssicherheit als Referenz

Doch wie konnte es dazu kommen? Häufig sind schlecht programmierte Schnittstellen die Verursacher solcher Probleme. Wenn beim Archivieren einer Rechnung etwa ein Problem auftritt und kein Archivdokument erzeugt wird, fällt dies einer guten Schnittstelle auf. Sie gibt erst „Ruhe“, wenn die Rechnung revisionssicher abgelegt ist. Eine schlechte Schnittstelle nimmt es nicht so genau. Ihr reicht es, den Archivierungsprozess angestoßen zu haben – unabhängig vom Erfolg der Aktion.

 

Alle Schnittstellen online verzeichnet

Die gute Nachricht: Für EASY Lösungen steht eine große Zahl von Schnittstellen zur Verfügung, die sich bewährt haben und mit denen genau so etwas nicht passiert. Wenn man wissen will, ob für das eigene ERP-System, die eigene E-Mail-Anwendung oder andere Business-Software eine Schnittstelle zur Verfügung steht, erfordert es hierzu nur wenige Klicks. Denn EASY stellt auf der Firmenwebseite eine Liste mit allen verfügbaren Schnittstellen bereit.

 

Starkes Gesamt-Paket

Aktuell umfasst die Liste rund 70 Einträge. Zu jeder Schnittstelle findet sich eine kurze Erklärung sowie einen Kontakt, dem man weitere Fragen stellen oder bei dem man die Schnittstelle erwerben kann. Denn das Besondere: Nur ein Teil der aufgeführten Schnittstellen wurden von EASY entwickelt. Der andere Teil geht auf die Entwicklungsarbeit von Partnern zurück.

 

Wenn Sie sich nun fragen, ob auch für Ihre Lösungen bereits eine Schnittstelle existiert, um etwa Ihr ERP-System schnell und unkompliziert an EASY INVOICE oder EASY DOCUMENTS anzubinden: Hier finden Sie die komplette Liste, die wir übrigens sukzessive erweitern. Denn EASY ist immer in Bewegung!

EASY View: Neuer Flyer und Preisinformation

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Die serverbasierte Technologie EASY View dient zur originalgetreuen und performanten Darstellung von Dokumenten verschiedener Dateiformate. Im Vergleich zu dem Ihnen bekannten EASY Plus Basic (ehemals xView Server) kann EASY View Plus noch mehr Dateiformate konvertieren und diese mit maximierter Abbildungstreue in kürzester Zeit darstellen.

Durch die sehr gute Performance von EASY View erhöht sich die Arbeitseffizienz der Anwender spürbar. Der Pflege- und Administrationsaufwand bleibt gering, da alle Anpassungen serverseitig geschehen. Die hohe Abbildungstreue ermöglicht eine schnelle und sichere Navigation auch in umfangreichen Dokumenten, wirkt sich positiv auf die Arbeitseffizienz aus und kann zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Alle weiteren Details zur Lizenzierung und Preisgestaltung für EASY View sowie einen neuen Flyer finden Sie ab sofort im >PartnerNet<.

CeBIT 2015: „Der Mittelstand kauft beim Mittelstand“

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Premiere für EASY auf der CeBIT: Erstmals präsentierte sich EASY dieses Jahr im BITKOM ECM Solutions Park in Halle 3, gemeinsam mit anderen Unternehmen aus allen ECM-Bereichen. Zu den Kernthemen gehörten Systeme des Enterprise Content Managements, die zahlreiche Standard-Abläufe in Unternehmen digitalisieren sowie konkrete Einblicke in die d!conomy: von der digitalen Rechnung über Mobile bis zu Multi-Channel-Input-Systemen – ECM digitalisiert economy.

 

Experiment gelungen

Gemeinsam im Solution Park statt alleine mit eigenem Stand – ein Experiment, das getrost als gelungen bezeichnet werden darf: „Noch liegen uns keine endgültigen Zahlen vor, aber wir sind mit der Besucherfrequenz und den auf der CeBIT geknüpften Kontakten absolut zufrieden. Die Fokussierung auf Geschäftskunden scheint sich zu bewähren. Traditionell war das Interesse der Besucher von Dienstag bis Donnerstag besonders hoch. Neben unserem Stand im Solution Park haben wir daher den dazugehörigen Business-Bereich ausgiebig genutzt, um viele interessante und intensive Gespräche mit Interessenten, potenziellen Neukunden, Partnern und Bestandskunden zu führen“, lautet das vorläufige Fazit von Peter Rollepatz, Leiter Marktkommunikation.

 

ECM: Themen und Trends

Zudem präsentierte sich EASY aktiv in zahlreichen Fachveranstaltungen. EASY Vorstand Willy Cremers etwa beteiligte sich an der Podiumsdiskussion der Vorstände und Geschäftsführer der führenden ECM Hersteller zum Thema „ECM-Software-Hersteller über aktuelle Themen und Trends“. „Der Mittelstand kauft beim Mittelstand“ – so lautet eine wesentliche Erkenntnis, warum die deutschen ECM-Hersteller sich gut im Markt auch gegen größere internationale Anbieter behaupten können. Für Willy Cremers gehören insbesondere Usability und Collaboration zu den künftig relevanten Entwicklungen im ECM-Bereich. Hier sieht er EASY mit der ECM Suite auf dem richtigen Weg.

 

ECM in der Cloud

Eines der beherrschenden Themen der CeBIT war die Cloud. Auch hierzu steuerte EASY Expertise bei. Andrea Schmigalla, zusammen mit Gerald Rüdiger bei EASY verantwortlich für das Thema, berichtete dazu im Rahmen ihres Vortrages. Insgesamt sei die Lage heiter, wenngleich das Gefahrenpotenzial der Cloud derzeit noch überschätzt werde. EASY setze ganz auf Vertrauensaufbau, da es im Markt noch Unsicherheit und zuweilen auch Unwissenheit gäbe. Dies erfordere einen längeren Aufklärungsprozess. Hosting in Deutschland sei eine wichtige Voraussetzung, Vertrauen zu gewinnen. EASY plant den Ausbau zum Unternehmens-ECM, mit Services und smarte Lösungen. Denn: Grundsätzlich biete die Cloud Vorteile, die den Markt mittelfristig dominieren. Die Dynamik, mit der die Cloud in den ECM-Markt dränge, sei bereits deutlich spürbar, so Schmigalla.

 

Leichter Besucheranstieg

Eine vorsichtig positive Bilanz zog übrigens auch die Deutsche Messe als Veranstalter. Die CeBIT gewinne an Kraft. Insgesamt verzeichnete die CeBIT 2015 einen leichten Besucheranstieg im Vergleich zum Vorjahr. Die Zahl stieg demnach um etwa sechs Prozent auf 201 000 (2014: 188 000). Allerdings ist man damit nach wie vor weit entfernt von den Hochzeiten: Um die Jahrtausendwende hatte die CeBIT rund viermal so viele Besucher gezählt. Nach Jahren der Talfahrt verordnete sich die Branchenschau vor drei Jahren eine Reform, mit der sie sich von der einstigen Publikumsmesse zur gefragten Business-Messe wandeln will.

EASY Webcast: So einfach kann E-Mail-Archivierung sein

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Im Rahmen unserer EASY Webcast-Reihe zeigen wir Ihnen am 10. April 2015, 11:00 Uhr, wie Sie mit EASY for Exchange einfach und zuverlässig Ihren geschäftlichen E-Mail-Verkehr archivieren.

In Ihrem Unternehmen läuft ein großer Teil der Kommunikation über E-Mail? Auch Sie nutzen E-Mails intern zur Kommunikation zwischen Abteilungen und zur Abstimmung geschäftskritischer Vorgänge? Dann seien Sie gespannt auf unseren Webcast zu EASY for Exchange 1.0. Erfahren Sie zum Beispiel, wie sich alle E-Mails im Unternehmen automatisch rechtssicher ablegen lassen.

Registrieren Sie Sich jetzt >hier< zur kostenfreien Teilnahme am Webcast EASY for Exchange 1.0

Neugierig geworden? Schon morgen informieren wir Sie darüber, wie Sie die Bearbeitungszeiten von Eingangsrechnungen mit EASY INVOICE 3.0 deutlich reduzieren und Mitarbeiter von fehlerträchtigen Routine-Eingaben entlasten. Der Webcast startet ebenfalls um 11 Uhr. Zur Anmeldung geht es >hier<.

Jetzt anmelden: Die Vorteile der digitalen Personalakte live erleben

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Kennen Sie schon unsere Veranstaltungsreihe zur digitalen Personalakte? Unter dem Motto „Adleraugen statt Eselsohren“ bieten wir Ihnen am 19.05. und 4.11.2015 die Gelegenheit, sich an den Standorten der Rhenus Document Services GmbH persönlich von den Vorzügen von EASY RECORDS for HR zu überzeugen.

Sie möchten auf Ihre Dokumente jederzeit und ohne langes Suchen zugreifen können? Mit EASY RECORDS for HR können Sie nicht nur Ihre Dokumente revisionssicher ablegen, sondern auch die Effizienz Ihrer Arbeit steigern und gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken reduzieren. Die Lösung lässt sich darüber hinaus einfach und flexibel um weitere Funktionen und Prozesse aus dem Personalmanagement erweitern.

Erleben Sie anschaulich und praxisorientiert, wie EASY RECORDS for HR die abteilungs- und/oder standortübergreifende Arbeit optimiert – live an den Standorten unseres Partners, der Rhenus Document Services GmbH, am

Mit EASY RECORDS for HR, der effizienten Lösung für die digitale Personalakte, verbinden Sie das Arbeiten in gewohnten Strukturen mit den Vorteilen einer innovativen Software. Melden Sie sich noch heute >hier< zur Veranstaltung Ihrer Wahl an. Einen ausführlichen Flyer zur Veranstaltung finden Sie >hier<.

EASY SOFTWARE AG und SIV.AG intensivieren Zusammenarbeit

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Neue Lösungen zur Optimierung dokumentenintensiver Prozesse, verkürzte Supportzeiten und leichterer Zugang zum Partnernetzwerk.

Die EASY SOFTWARE AG und die SIV.AG weiten ihre gemeinsamen Aktivitäten im Bereich Enterprise Content Management (ECM) aus. Durch die neue Direktpartnerschaft steht der SIV.AG und ihren Kunden das gesamte ECM-Know-how der EASY SOFTWARE AG aus dem EASY Partnerkanal unmittelbar zur Verfügung. Zugleich ermöglicht der direkte Draht zum Lösungspartner kurze Support-Zeiten und einen zielgerichteten Kundenservice. Die SIV.AG zählt zu den führenden ganzheitlichen Lösungsanbieter für die deutsche und internationale Energie- und Wasserwirtschaft und arbeitet seit über 25 Jahren erfolgreich am Markt.

„Unser gemeinsames ECM-Portfolio umfasst viel mehr als die klassische Archivierung. Mit unserem Lösungsangebot eröffnen wir allen Kunden der SIV.AG eine neue Dimension des Dokumenten- und Workflow Managements – einfach, sicher, flexibel zu skalieren und mit einem hohen Funktionsumfang. Mit der SIV.AG haben wir einen verlässlichen strategischen Partner, mit dem wir erfolgreich in die Zukunft gehen werden“, so Carsten Werner, Leiter Partnermanagement der EASY SOFTWARE AG.

„Unsere Direktpartnerschaft steht für die Bündelung unserer Innovationskraft und Kreativität mit konsequentem Fokus auf den Kundennutzen“, so Mathias Birkholz, Bereichsleiter kVASy® DMS der SIV.AG: „Wir werden so an die Erfolge des Rekordjahres 2014 anknüpfen und beraten unsere Kunden künftig verstärkt zur Optimierung dokumentenintensiver Prozesse. Hierzu haben wir attraktive Betreibermodelle on premise oder aus der Cloud entwickelt. Wir erweitern unser Lösungsangebot um weitere Bausteine wie die CONTRACT-Vertragsverwaltung oder die Personalakte und etablieren den Bereich ECM als ganzheitliche Lösung bei unseren Kunden.“

Convergence 2015: Mittendrin statt nur dabei

Microsoft Convergence 2015

Die EASY SOFTWARE AG war dieses Jahr als First Time Exhibitor zum ersten Mal auf dieser größten internationalen Produkt-Messe für Microsoft-Partner und –Kunden vertreten und stellte die neuen Microsoft Solutions des Hauses vor: die „EASY for DYNAMICS AX Invoice Option“ ist eine Lösung zur Automatisierung des Rechnungseingangs in Microsoft Dynamics AX. Mit „EASY for OFFICE 365“ liefert die EASY SOFTWARE AG allen Office 365-Kunden die Möglichkeit, Dokumente, Daten und E-Mails ihrer Office 365-Tenants (Mandanten) aus der Online-Welt einfach und kostengünstig an einem Speicherort ihres Vertrauens zu archivieren – auch lokal ins eigene Unternehmen.

In vielen Gesprächen mit potenziellen Partnern und Interessenten konnten wir die Marktfähigkeit der neuen Produkte verifizieren. Der Ansatz der Microsoft Solutions der EASY SOFTWARE AG wird auf ganzer Linie dem Motto gerecht, das Satya Nadella, CEO Microsoft Corporation, in seiner Key Note am ersten Tag der Convergence ausgegeben hatte: „Microsoft is the productivity and platform company for the mobile-first and cloud-first world. We will reinvent productivity to empower every person and every organization on the planet to do more and achieve more.” Die EASY SOFTWARE AG integriert sich mit Vision und Portfolio der aktuellen Microsoft Solutions nahtlos in die neu entstehenden Microsoft-IT-Welten und ist damit für die Zukunft in diesem Segment hervorragend aufgestellt.

„ONEbelievable convergence celebration“ – unter diesem Motto stand die zwanglose Feier, mit der vor einer Woche die Convergence 2015 in Atlanta, Georgia, USA, zu Ende ging. Mehrere tausend Konferenzteilnehmer erlebten ein begeisterndes Konzert der internationalen Top-Gruppe „One Republic“ und wurden vom Gastgeber Microsoft in der Phillips Arena, dem Heimatort der Basketball-Stars Atlanta Hawks, aufs Beste verköstigt.

Aufbewahrungspflicht & Social Media: Wissen Sie, was Sie tun?

Was haben Social Media Postings mit einem normalen Brief oder einer E-Mail gemeinsam? Ganz einfach: Sie sind textbasiert. Doch genau das bereitet vielen Unternehmen Probleme. Oder besser: Es könnte ihnen kostspielige Probleme bereiten. Denn genau wie andere textbasierende Inhalte sind viele Social Media Postings aufbewahrungspflichtig. Und nicht nur das: Sie unterliegen identischen Vorgaben hinsichtlich Datenschutz und Compliance.

 

Social Media Daten sind anderen Daten ebenbürtig

Ein Fakt, der eine gewisse Sprengkraft in sich birgt – weil sich häufig niemand für die Dokumentation von Social-Media-Daten verantwortlich fühlt. Viele Unternehmen behandeln die sozialen Medien eher stiefmütterlich, betrachten sie als anderen Unternehmensdokumenten nicht ebenbürtig. In der Tat mag es schwerfallen, jedem Posting auf der eigenen Facebook-Seite die gleiche Relevanz zuzubilligen wie einem Angebot, einer Bestellung oder Rechnung – einem rechtsverbindlichen Dokument also. Doch auch wenn es noch so schwerfällt: Bei vielen Postings – wenn auch nicht bei allen – ist dies der Fall!

 

Studie: Unternehmen verkennen rechtliche Brisanz

Es darf angenommen werden, dass diese Erkenntnis sich erst noch durchsetzen muss. Schließlich fand eine Studie gerade heraus: 28 Prozent der Unternehmen kümmern sich nicht aktiv um ihre Social-Media-Inhalte, haben noch nicht einmal jemanden benannt, der sie verwaltet. Immer noch eine bessere Situation als bei Instant-Messaging-Diensten mag man einwenden. Denn für deren Verwaltung gibt es bei fast 40 Prozent der Firmen keinen Verantwortlichen. Und um dem Ganzen die Krone aufzusetzen fanden die Studienmacher heraus, dass zehn Prozent der Unternehmen nicht einmal E-Mails, Kundendaten oder Webseiten-Inhalte dokumentieren.

 

Es gibt keine Ausrede mehr

Berücksichtigt man die rechtlichen Risiken dieser Datenpolitik, bleibt nur eine Schlussfolgerung: „Sie wissen NICHT, was sie tun.“ Deshalb muss die ECM-/DMS-Branche initiativ werden und das Thema adressieren. Denn die Lösungen, die die Daten im Unternehmen aus unterschiedlichen Quellen sammeln, selbsttätig indexieren, einordnen und unter Wahrung des Datenschutzes und der Aufbewahrungsfristen ablegen, existieren. bei EASY sogar für jede Unternehmensgröße. So gibt es schlicht keine stichhaltige Ausrede mehr, wenn ein Unternehmen seine Social-Media-Daten nicht dokumentiert.