Digitale Personalakte: Tipps für die erfolgreiche Einführung

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Über die Vorzüge der Digitalen Personalakte ist an anderen Stellen bereits viel geschrieben worden. Fakt ist: Ein modernes, schlankes Personal-Management kann auf die elektronische Lösung kaum verzichten. Denn die digitale Personalakte macht alles effizienter und schneller: die Verwaltung der Mitarbeiter-Daten, das Urlaubs- und Bewerber-Management und das entsprechende Antrags- und Genehmigungsprozedere. Bearbeitungszeiten verkürzen sich, Unterlagen vom Zeugnis bis zur Zielvereinbarung sind jedem mit entsprechender Berechtigung standortunabhängig und grenzüberschreitend zugänglich.

 

Unternehmensseitige Erfolgsfaktoren

Doch wer denkt, es reiche, eine Lösung auszuwählen und zu installieren – wie man etwa ein Update auf einem Server installiert – denkt zu kurz. Denn das Unternehmen selbst muss Weichen stellen. Grundsätzlich ist zunächst die Entscheidung zu treffen, ob ein Teil des Archivs digitalisiert wird oder das komplette Archiv – was natürlich mehr Ressourcen und Zeit erfordert, mit entsprechenden Tools und weitgehend automatisierter Zuordnung der Dokumente aber dennoch effizient zu bewerkstelligen ist.

 

In jedem Fall gilt es eine digitale Ablagestruktur zu entwickeln, die in der Lage ist, die digitalisierten Papierdokumente abzubilden und zu ordnen. Werden hier nur unzureichende Kategorien für die Ablagestruktur entwickelt, bleibt ein Teil des realisierbaren Effizienzpotenzials ungenutzt. Dies ist ein Grund, warum man lieber etwas mehr als etwas zu wenig Zeit in die Entwicklung des Datenmodels investieren sollte.

 

Integration und Rollenplanung

Ferner sollten Unternehmen darauf achten, dass eine Integration der digitalen Personalakte in die Office-Applikationen gegeben ist – so können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa Word-Dokumente oder Tabellen direkt ins System hochladen. Unverzichtbar ist zudem die klare Zuordnung, wer mit welchen Dokumenten arbeiten darf – schließlich sind die rechtlichen Vorgaben in puncto Datenschutz nicht zu unterschätzen.

 

Bereitschaft als Basis

Doch es gibt einen Erfolgs-Faktor, ohne den all dies Makulatur bleibt: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen mitziehen. Mit ihnen muss das Management rechtzeitig sprechen. Es sollte Vorzüge aufzeigen, Befürchtungen entkräften und geschlossen hinter dem Projekt stehen. Neudeutsch nennt man das „Commitment“. Früher hätte man gesagt: Vorbild sein, überzeugt handeln, um- und durchsetzen. Eine klassische Eigenschaft, die gute Manager auszeichnet. Ganz gleich, wie man es aber nennt: Wer das Personal nicht frühzeitig einbindet und für das Projekt gewinnt, setzt mehr aufs Spiel, als ihm lieb sein kann.