Keine Selbstgefälligkeit im Dokumenten-Management – es gibt noch eine Menge zu tun

Wir glauben gerne, dass Dokumenten-Management (DM) bereits auf große Akzeptanz gestoßen ist – und dass es fast keine Unternehmen mehr gibt, die sich noch nicht damit befasst haben, sondern bei wichtigen Geschäftsvorgängen noch immer auf manuelle Lösungen vertrauen und sich der täglichen „Papierflut“ aussetzen.

In vielerlei Hinsicht stimmt das … Aber vielleicht finden Sie Folgendes doch ein bisschen erschreckend: Laut Deutsche Bank und Gartner erfolgte die Dateneingabe bei nicht weniger als 95 % der 30 Milliarden Rechnungen, die im Jahr 2010 in Europa verarbeitet wurden, manuell.

Über die Folgen dieser Tatsache für die europäische Wirtschaft werden Sie wahrscheinlich auch ein bisschen überrascht sein. Die grausame Wahrheit ist, dass die Kosten für die manuelle Verarbeitung von Rechnungen die Kosten für die elektronische Variante um das 20-fache übersteigen können.

Dementsprechend sind das £ 80.000 (zum Veröffentlichungszeitpunkt dieses Beitrages entspricht ein Pfund 1,41 Euro – Anm. d. Red.) für 20.000 Rechnungen zu je £ 4 (bei manueller Verarbeitung) gegenüber dem sehr viel geringeren Betrag von £ 4.000 bei elektronischer Verarbeitung (d. h. 20 p pro Rechnung). Hinzu kommt noch, dass 20.000 Rechnungen für ein multinationales Unternehmen nicht gerade viel sind.


75 % vertane Zeit

Das ist etwas, mit dem sich jedes Unternehmen befassen sollte, denn trotz all der positiven Schlagzeilen über den konjunkturellen Aufschwung der britischen Wirtschaft erhöhen die meisten Unternehmen ihre Ausgaben noch nicht – was bedeutet, dass es nicht wirklich sinnvoll ist, Geld auf diese Art unbedacht auszugeben, wenn eigentlich keine Notwendigkeit dazu besteht. (Jüngste Untersuchungen der Eurozone legen nahe, dass die Flaute noch nicht zu Ende ist, was umso mehr für unsere größte Handelszone, die EU, gilt.)

Der Kostenfaktor ist aber nicht der einzige negative Aspekt, der mit der Tatsache einhergeht, dass sich die meisten Unternehmen weiterhin auf diese unzeitgemäße Art der Rechnungsverarbeitung verlassen. Unabhängige Branchenuntersuchungen haben gezeigt, dass 20 % der Zeit, die für die Verarbeitung einer Rechnung benötigt werden, auf den Transport entfallen, 5 % auf den tatsächlichen Verarbeitungsprozess – und während erstaunlichen 75 % der Zeit geschieht tatsächlich nichts.

Nichts. Das liegt meiner Meinung nach daran, dass die Arbeitsabläufe in zu vielen Unternehmen (sowie öffentlichen Einrichtungen – und sogar im tertiären Sektor) so gestaltet sind, dass viel Zeit für die Prüfung und die Absegnung durch Vorgesetzte verwendet wird, bevor etwas zum Abschluss gebracht werden kann. Vergangenes Jahr hat EASY einen Dritten beauftragt, die Verwendung von DM in britischen Unternehmen gründlich zu untersuchen. Dabei fanden wir heraus, dass die Finanzabteilungen hier den Weg bahnen: So bestätigten 52 % der dort Befragten, dass sie ein papierarmes Büro anstreben. Unter ihren Kollegen in den IT-Abteilungen waren es hingegen nur 20 % (und im Bereich Produktion/Herstellung 26 %). In einer von uns interviewten Finanzabteilung fiel folgende Äußerung: „Kostenreduktionen und Leistungssteigerungen machen sich im Kreditorenbuch bemerkbar, wenn Lieferantenrechnungen im gesamten Unternehmen verteilt werden.“


Die anderen Teile des Unternehmens halten nicht mit uns Schritt

Ich glaube, wir tendieren dazu, in Bezug auf den DM-Markt Folgendes wahrzunehmen: Das Marktwachstum hat dazu geführt, dass viele Finanzabteilungen sich tatsächlich DM-Systeme angeschafft haben, wodurch vielleicht fälschlicherweise der Eindruck entstand, dass andere Unternehmensbereiche dies auch getan haben. Und genau hier liegt das Problem: Die Finanzabteilungen verwenden gerne Technologien wie DM, EDI (elektronischer Datenaustausch) und sogar E-Mail zum Versand von Rechnungen. Auch die Nutzung von OCR (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) nimmt zu.

Die anderen Teile des Unternehmens halten allerdings nicht mit uns Schritt. Das Papier gelangt zwar schneller ins Unternehmen und wird schneller elektronisch verarbeitet (oder kommt schon in elektronischer Form an), sobald es aber die Finanzabteilung verlässt, scheint es zu großen Verzögerungen zu kommen.

Einige Unternehmen möchten natürlich ihre Zahlungsströme kontrollieren – und es gibt in kleinen und mittleren Unternehmen (aber auch in Großunternehmen) häufig Richtlinien, nach denen Zahlungen soweit wie möglich hinausgezögert werden sollen. Das ist, insbesondere in Zeiten knapper Budgets, verständlich.

Es wird jedoch nicht ohne Folgen bleiben, wenn die Begleichung von Rechnungen absichtlich hinausgezögert wird und 75 % der Zeit vertan wird. (Ich erschrecke immer wieder aufs Neue, wenn ich sehe, wie hoch diese Zahl ist!)

Kernlieferanten und Partnerunternehmen sind hinsichtlich verspäteter oder nicht erfolgter Zahlungen vielleicht nicht so tolerant wie Sie. Darüber hinaus haben Sie keinen wirklichen Überblick über Ihre tatsächliche, täglich wechselnde Liquiditätslage. Möglicherweise entgehen Ihnen durch eine derartige Trödelei auch Angebote und Rabatte. Vielleicht erleiden Sie Nachteile, wenn Lieferanten merken, dass sie spät von Ihnen bezahlt werden und sich fragen, warum sie Ihnen den Vorzug geben sollten.


Reibungslose Abläufe

Um auf meinen ursprünglichen Optimismus zurückzukommen: Die Zahl unserer DM-Systeme, die verwendet werden, steigt, und der Markt ist immer noch sehr gesund. Wir haben noch Spielraum, um mehr von unseren Waren an die Branche zu verkaufen.

Vorher aber müssen wir damit anfangen, die Kunden – neue und alte wohlgemerkt – von der Notwendigkeit effizienter Arbeit nicht nur in der Finanzabteilung, sondern in allen Bereichen des Unternehmens, zu überzeugen. Der interne Ablauf des Zahlungszyklus muss reibungsloser gestaltet werden, damit ausgeschlossen wird, dass mit Rechnungen während Dreiviertel ihrer Verweildauer im Unternehmen nichts geschieht …

Sonst, meine Freunde, haben wir im Bereich DM nicht wirklich viel erreicht!

*Howard Frear ist Direktor Vertrieb und Marketing der EASY Software UK und ein erfahrener Verkaufsexperte. Er zeichnet u. a. für die Go-to-Market- und Geschäftsentwicklungsstrategie der EASY SOFTWARE UK verantwortlich. Er organisiert ferner den Direktvertrieb, leitet die wichtigsten Marketing-Aktivitäten und pflegt die strategischen Partnerschaften.