Papierloses Büro: Vom Traum zur Wirklichkeit

Neue Zahlen legen nahe: Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch. 35 Prozent der Kreditoren und 40 Prozent der Debitoren ziehen die digitale Variante dem guten alten Papier vor. Und der Versand elektronischer Rechnungen wird zunehmen. E-Invoicing, ein Selbstläufer? Kaum. Es gibt vielmehr noch Handlungsbedarf.

 

Mehr elektronische Rechnungen erwartet

Im Februar und März befragte das Forschungsinstitut Ibi Research der Universität Regensburg – unter anderem gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie – mehr als 350 Unternehmen. Die Ergebnisse belegen die beschriebene positive Entwicklung und prognostizieren weiteres Wachstum. Unternehmen wollen dem papierlosen Büros näher kommen. Noch erreicht erst jede vierte Rechnung ihren Empfänger auf elektronischem Weg. Doch 39 Prozent aller Rechnungssteller möchten mehr Gebrauch von der digitalen Rechnung machen. Keiner der Befragten dagegen will ihre Anzahl reduzieren.

 

Papierlos bleibt vorerst ein Traum

Dennoch ist das papierlose Büro ungeachtet der vereinfachten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) noch in weiter Ferne. Zwar sehen viele Unternehmen das Effizienzpotenzial. Dennoch drucken fast sieben von zehn Firmen elektronische Rechnungen aus und legen sie von Hand ab.

 

Anpassungsprozesse schrecken ab

Das hat mehrere Gründe, doch der wichtigste Grund, warum nur 26 Prozent aller befragten Unternehmen den digitalen Rechnungseingang mit einem Eingangsrechnungs-Workflow digital prozessieren, dürfte sein: Die Entscheider schrecken vor dem Anpassungsbedarf zurück. Schließlich gilt es, Prozesse zu definieren und die technischen Voraussetzungen für das E-Invoicing zu schaffen.

 

Auch fehlt es an Know-how: Nur 48 Prozent der Unternehmen schätzen ihr rechtliches Wissen als „umfassend“ ein. Fast ein Zehntel denkt, das eigene elektronische Archiv in Sachen Compliance verdiene nur die Schulnote 5 oder 6.

 

Aufklären, aufklären, aufklären …

Nichtwissen ist der größte Feind alles Neuen und aller Innovativen. Doch das Gute: Gegen Nichtwissen hilft Aufklärung und Information. Es gilt mehr denn je, Vorbehalte zu entkräften und zu zeigen: Das ist alles einfacher als gedacht. Dann steht der E-Invoice nichts im Wege.

Digitalisieren: Gut gescannt ist halb gewonnen

Immer mehr Unternehmen nehmen Abschied vom Papier, speisen Dokumente in digitale Workflows und Archive ein. Sofern die Dokumente ohnehin digital eingehen – perfekt. Wenn sie allerdings auf Papier eintrudeln, braucht es eine vernünftige Hard- und Software, um die enthaltenen Daten digitalen bereitzustellen. Das Wichtige: Bereits bei diesem Auftakt werden die Weichen für die Qualität des gesamten Workflows gestellt.

 

Datenqualität von Anfang an

Sichere Prozesse, saubere Datenübergabe über Schnittstellen, Effizienz – all das hängt an zwei Faktoren, die zu Beginn der Prozesskette zum Tragen kommen. Der Scan muss die erforderliche Qualität aufweisen und die Extraktionslösung muss die Daten verlässlich auslesen und anderen Anwendungen bereitstellen. Diese frühen Prozessschritte gilt es sauber zu implementieren.

 

Nacharbeiten reduzieren

Dabei gibt es einen ganz offensichtlichen Indikator für das Zusammenspiel der Hardware und Software: den Aufwand für Korrekturen. Ideal läuft es, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Scan-Arbeitsplätzen einen Blick auf das Ergebnis des Scans bzw. den resultierenden Datensatz werfen und feststellen: Alle Daten wurden richtig erkannt und übergeben, etwa an SAP. Der Korrekturaufwand sollte sich in eng gesteckten Grenzen halten.

 

Zentral oder dezentral?

Häufig stehen Unternehmen zudem vor der Frage, ob sie zentrale Scanner-Arbeitsplätze einrichten, die alle eingehenden Dokumente erfassen und in den Workflow einspeisen. Alternative Überlegung: Scanner auf Abteilungsebene oder am Rechner einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter installieren. Was ist besser? Die Antwort ist ganz simpel: Es hängt vom Unternehmen ab, von den Prozessen und Arbeitsweisen und von den örtlichen Gegebenheiten. Meist sind Mischformen nötig, mit zentralen Scan-Arbeitsplätzen für den allgemeinen Eingang und dezentralen Scannern, die bei Bedarf zum Einsatz kommen – sei es in der gleichen Niederlassung oder in Außenstellen. Wichtig ist bei alldem: An allen Arbeitsplätzen muss die Qualität stimmen und die Benutzer müssen ohne aufwändige Schulungen zu einheitlichen Ergebnissen kommen.

 

Zusammenhänge bedenken

Wer das Scannen und Übergeben an den Workflow aber als unwichtige oder gar lapidare Tätigkeit ansieht, sollte diese Haltung überdenken. Denn: Eine Kette ist immer nur so stark, wie das schwächste Glied – erst recht eine Prozesskette.

Einladung: Die ECM Suite kommt!

Was steckt drin und wie sieht er aus, der Pre-Release der EASY ECM Suite, welche Preismodelle gibt es und wie unterstützen wir Sie im Vertrieb? Diese und weitere Fragen beantworten wir Ihnen so kompakt wie möglich und so ausführlich wie nötig am 30.06.2015, von 13 bis ca. 15 Uhr, im Rahmen einer Partnerinformationsveranstaltung.

Um Ihnen die Teilnahme so angenehm und komfortabel wie möglich zu gestalten, findet die Veranstaltung ausschließlich in Form eines Live-Streams via Internet statt. Ein entsprechender Link zum Live-Stream geht Ihnen rechtzeitig in einer gesonderten Mitteilung zu. Sichern Sie sich Ihren Informationsvorsprung zur neuen EASY ECM Suite und tragen Sie sich den Termin noch heute in Ihren Kalender ein. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

EASY Archive for Salesforce: Drop Zone statt Upload

EASY Archive for Salesforce bietet die perfekte Lösung, um geschäftsrelevante Dokumente zuverlässig zu archivieren. Uneingeschränkte Flexibilität bezüglich der Nutzerzahl und des Speichervolumens auf Pay-per-use-Basis ermöglichen dabei einen individuellen Einsatz für Ihr Unternehmen. EASY übernimmt für Sie die Archivierung.

 

Drop Zone statt Upload!

Die Bedienung ist kinderleicht und effizient: Ziehen Sie Ihre Dokumente aus dem Dateisystem direkt in die Drop Zone und erhöhen Sie Ihre Produktivität – gerade wenn Sie häufiger mit Dokumenten arbeiten. Damit ist EASY Archive for Salesforce eine gesetzkonforme, systemweite Dokumentenquelle für alle Geschäftsanwendungen und Archivierungsanforderungen, unabhängig vom Organisationsmodell. Die Konformität der Dokumentenarchivierung und das Dokumentenmanagement mit gesetzlichen Vorgaben für Salesforce Cloud Anwendungen, Stichwort GoBD, ist garantiert.

 

Premiere auf der Salesforce World 2015

Erstmals stellen wir Ihnen EASY Archive for Salesforce auf der Salesforce World 2015 am 2. Juli 2015 in der Messe München vor. Dort steht die Lösung zunächst Pilotkunden zur Verfügung. Danach wird das Archiv über die Salesforce AppExchange zum >Download< zur Verfügung stehen. Für uns übrigens selbstverständlich: EASY arbeitet mit zertifizierten Rechenzentren in Deutschland zusammen, so dass die sichere und gesetzeskonforme Ablage Ihrer Daten gewährleistet ist.

 

Broschüre

EASY Archive for Salesforce™

CFT-Sommerfest: Begeisterte Gäste vor königlicher Kulisse

Die Bahn hat in den letzten Wochen und Monaten selten für Freude gesorgt – anders beim diesjährigen Sommerfest der CFT: Der Bahnpark Augsburg, ein denkmalgeschütztes Gebäuden aus der Zeit der Königlich Bayerischen Staatseisenbahnen, sorgte neben einem ansprechenden Programm und informativen Veranstaltungen für ein stilvolles und außergewöhnliches Ambiente.

 

Informationsreiche Tage

Die CFT-Partnertage markierten den Beginn der Veranstaltung, die während der beiden Tage durch Dialoge und Austausch die Zusammenarbeit zwischen den Partnern, der CFT Consulting GmbH und der EASY SOFTWARE AG weiter festigten und stärkten. Im Rahmen des präsentationsreichen Infotages schlauten sich die rund 60 Teilnehmer über die Neuerungen und Änderungen im Dokumenten-Management-Markt auf und nutzten die Gelegenheit, Ihre Fragen, Anregungen und Wünsche direkt zu äußern. Ihren Höhepunkt erreichte die Veranstaltung dann am Donnerstagabend um 18 Uhr – mit dem Beginn des CFT-Sommerfestes in der außergewöhnlichen Kulisse des Bahnparks Augsburg.

CFT-Sommerfest-2015_Reportage_Web_191_700

 

Starke Partner seit mehr als zwei Dekaden

Vor der prächtigen Lokomotive des Bahnparks Augsburg richteten die beiden Geschäftsführer der CFT Consulting GmbH ihr Wort an die anwesenden Gäste und Mitarbeiter. Gert Lorenz und Gerald Rüdiger blickten zurück auf eine erfolgreiche Kooperation mit der EASY SOFTWARE AG und bedankten sich bei ihrem Team, den Kunden und Partnern für die aktive Mithilfe und Unterstützung, die diese gelungene Zusammenarbeit während der vergangenen Jahre ermöglichte.

Auch EASY Vorstand Willy Cremers ließ es sich nicht nehmen, das Wort zu ergreifen und zeigte sich ebenfalls hocherfreut über den Erfolg der seit 21 Jahren bestehenden Partnerschaft. Gemeinsames Ziel sei es, auch in den kommenden Jahren „mit Volldampf“ den Markt des Dokumenten-Managements zu beeinflussen und aktiv zu gestalten. Die klare Botschaft für den Rest des Abends aber vielmehr noch für die Zukunft: volle Kraft voraus!

CFT-Sommerfest-2015_Reportage_Web_090_700

 

Golfturnier inklusive

Für all diejenigen, die nach dem Fest noch immer wissbegierig waren, hielt das CFT Team am Freitag das Premium-Informations-Forum bereit. Zum krönenden Abschluss konnten sich die Golfer unter den Gästen am Samstag beim 6. CFT Golfturnier der finalen und sportlich anspruchsvollen Herausforderung des Wittelsbacher Golfclubs stellen.

„Digitalisierung im Mittelstand“: EASY beim Aktionstag der IHK Essen

Den Schwerpunkt der Veranstaltung vom 18.06.2015 verriet bereits der Titel: „Digitalisierung im Geschäftsverkehr: E-Rechnung, scannen, elektronisches abrechnen und archivieren“.

 

Effizienz steigern, Kosten reduzieren

90 Anmeldungen belegten nicht nur das große Interesse, sondern auch, wie sehr Firmen die elektronische Rechnungsbearbeitung als Möglichkeit zur Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung erkannt haben. Die vom Bundeswirtschaftsministerium unterstützte Veranstaltung eröffnete Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, mit einer Keynote. Im Anschluss boten die Vorträge aus Oberfinanzdirektion und Unternehmensberatung ein umfassendes Bild über die finanz- und prüfungsrelevanten Aspekte.

 

EASY Tipps für die erfolgreiche Praxis

Mit dem Beitrag „Die digitale Verarbeitung von Rechnungen – technische Umsetzung und Anwendung in der Praxis“ gab Dirk Hupperich, Leiter Sales Service bei EASY, den Teilnehmern Antworten darauf, welche Anforderungen an eine erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen zu stellen sind und wie sich diese erfolgreich in der geschäftlichen Praxis umsetzen lassen. Die Zeit zwischen den Vorträgen nutzten die Teilnehmer um sich konkret mit den Referenten über die jeweils individuellen Anforderungen auszutauschen.

E-Invoicing: Italien verteilt Geschenke

Papierrechnungen sind passé – zumindest in Italien und sofern sie an die öffentliche Verwaltung gehen. Denn seit wenigen Wochen müssen alle inländischen Zulieferer und Dienstleister ihre Rechnungen an die öffentliche Hand auf elektronischem Wege versenden. Damit ist Italien nach Frankreich und Österreich ein weiteres Land, das den Weg der obligaten elektronischen Rechnung beschreitet.

 

Die viertgrößte Volkswirtschaft Europas setzt damit EU-Richtlinie 2010/45/EU um. Und sie überschreitet vorzeitig die Ziellinie, weil EU-Richtlinie 2014/55/EU den Verwaltungen der Mitgliedsstaaten eigentlich bis 2018 Zeit für die Umstellung auf E-Invoicing lässt. Italien rechnet im Gegenzug mit einer erheblichen finanziellen und personellen Entlastung der Verwaltung.

 

Erleichterungen für die Privatwirtschaft                                                      

All das gilt allerdings nicht für den Handel von Firmen untereinander oder von Firmen mit Konsumenten. Hier erlaubt die EU keine verpflichtenden Vorgaben des Staates. Um hier aber ebenso die Nutzung der elektronischen Rechnung anzuschieben, macht der Staat Geschenke.

 

Wer zukünftig auf die digitale Rechnung umschwenkt, den lockt Italien unter anderem mit erleichterten Rechnungslegungsvorschriften. Mit der Befreiung von der Mitteilungspflicht „Spesometro“ beispielsweise. Sie verlangt üblicherweise die elektronische Meldung aller umsatzsteuerrelevanten Geschäfte. Auch Geschäfte mit Kunden, die in steuerlichen „Risikoländern“ leben, müssen nicht mehr gemeldet werden. Nicht zuletzt verspricht Italien eine schnellere Umsatzsteuererstattung.

 

Kreativ – aber wirksam?

Aus deutscher Sicht wirkt das ein wenig merkwürdig. Hierzulande setzt man ja prinzipiell eher auf Selbstverpflichtungen. Doch vielleicht kann man ja trotzdem von Italien lernen. Natürlich nur, wenn das Land mit den Maßnahmen erfolgreich ist. Apropos am Beispiel lernen: Im vergangenen Jahr führte Portugal eine Lotterie für Steuerzahler ein und machte aus jeder eingereichten Rechnungen mit Steuernummer ein Glückslos für die wöchentliche Verlosung. Der Preis: ein Luxus-Autos…

ORDAT-Anwenderkonferenz: Gemeinsam Zukunft gestalten

Rund 150 Teilnehmer Informierten Sie sich im Congresszentrum Marburg über aktuelle Trends und zukunftsweisende Innovationen. EASY Bestandskunden und solche, die es künftig werden wollen, bot sich im Rahmen der Fachausstellung Gelegenheit, die Archivierungs- und DMS-Funktionalitäten in Verbindung mit ORDAT FOSS ERP und Microsoft Dynamics AX kennen zu lernen.

 

Neue Lösung ab Sommer

Und: Passend zum Motto der diesjährigen Konferenz entwickelt EASY derzeit zusätzlich eine neue Lösung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in Verbindung mit ORDAT FOSS ERP. Diese Lösung vermarktet EASY ab Sommer in partnerschaftlicher Zusammenarbeit und stellt sie den Verantwortlichen für kaufmännische Software, insbesondere ORDAT FOSS-Kunden, vor. So viel sei hier vorab verraten: Innerhalb der ORDAT FOSS ERP-Anwendung ist ein direkter Zugriff auf das EASY ENTERPRISE Archiv möglich. Nutzer können sich also zum Beispiel ganz komfortabel die zugehörigen Belege zu einem Vorgang anzeigen lassen.

EASY Webcast: Verträge schnell und sicher bearbeiten und verwalten

Im Rahmen unserer EASY Webcast-Reihe zeigen wir Ihnen am 26. Juni 2015, 11:00 Uhr, wie Sie mit EASY CONTRACT Ihr Vertrags-Management schnell, effizient und zuverlässig verarbeiten und verwalten.

Informationen und Anlagen stehen allen berechtigten Mitarbeitern dank EASY CONTRACT einheitlich und lückenlos zur Verfügung. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen überwachen Sie mit unserer Software automatisch. Das Delegieren von Aufgaben und eine Vertreterregelung stellt die jederzeit ordnungsgemäße Vertragsbearbeitung sicher. Detaillierte Schreib- und Leserechte schützen Sie zudem vor unsachgemäßem Umgang mit Ihren vertraulichen Vertragsdokumenten.

Registrieren Sie Sich jetzt >hier< zur kostenfreien Teilnahme am Webcast zu EASY CONTRACT.

Einstellungs-Offensive: EASY wants you!

Mit mehr als 12.000 Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG zu den führenden Herstellern und Anbietern von Software-Lösungen für elektronische Akten, Archivierung und Vorgangsautomatisierung. Und wir haben in den nächsten Jahren noch so einiges vor – zum Beispiel entwickeln wir die nächste Generation des ECM.

Es reizt Sie, uns auf unserem spannenden und innovativen Weg zu begleiten? Hochqualifizierte und überdurchschnittlich engagierte Mitarbeiter sind uns stets willkommen. Auf Sie wartet ein offenes Arbeitsumfeld, die Möglichkeit, die Initiative zu ergreifen und gemeinsam Ideen im Team umzusetzen sowie ein professionelles und vielseitiges Arbeitsgebiet in einer zukunftsträchtigen Branche. Informieren Sie sich noch heute über unsere aktuellen Stellenausschreibungen.