Elektronische Rechnung auf dem Vormarsch

Etwas mehr als ein Jahr ist es her, dass Version 1.0 der Spezifikation für das Standardformat für elektronische Rechnungen, ZUGFeRD, veröffentlicht wurde. Das Forum Elektronische Rechnung (FeRD) zieht eine positive Zwischenbilanz: Mehr als 5.000-mal wurde das Format inzwischen heruntergeladen, von Softwareherstellern, Unternehmen und Behörden. 120 Lösungen auf ZUGFeRD-Basis seien inzwischen verfügbar.

 

EASY frühzeitig mit von der Partie

EASY war einer der ersten Lösungsanbieter im Umfeld der elektronischen Rechnung, der auf den Standard setzte. An seiner Entwicklung hat das Unternehmen maßgeblich mitgewirkt. Darauf kann man stolz sein — doch wichtiger ist, den Standard gemeinsam weiter voranzubringen. Umso erfreulicher ist es daher, dass kurz nach dem Jahrestag ein weiterer, wichtiger Akteur die elektronische Rechnung auf dem Vormarsch sieht und die Erfolgsmeldung mit handfesten Zahlen untermauern kann.

 

Im Juni deutlicher Anstieg der ZUGFeRD-Rechnungen

So gab die DATEV kürzlich bekannt, dass 200 ihrer Systemanwender seit der Einführung von ZUGFeRD Mitte vergangenen Jahres rund 4.200 Rechnungen in dem neuen Standard empfangen und verarbeitet haben. Dabei deutet allein das Aufkommen an ZUGFeRD-Rechnungen im Juni 2015 auf eine rapide steigende Beliebtheit des Formats hin: Allein in diesem Zeitraum registrierte die DATEV 1.400 Belege!

 

Weitere Aufklärung tut Not

Dennoch ist ZUGFeRD kein Selbstläufer. Denn wie jede Neuerung, so verunsichert auch eine Umstellung auf ein elektronisches Rechnungsformat insbesondere kleinere Unternehmen und den Mittelstand. Da gilt es, weiter aufzuklären und für das Format zu werben. Etwa, wie es der Bitkom Anfang Juli tat: 10 Merksätze zur elektronischen Rechnung hat der Arbeitskreis Compliance des Branchenverbands zusammengefasst. Basiswissen, über das man unbedingt verfügen sollte.

Spannend bleibt es in jedem Fall: Werden die ZUGFeRD-Anwendungen weiter so rasant zunehmen, wie im Juni? EASY wird die Entwicklung beobachten — und alles dafür geben, dass es genau so kommt.

Breitbandanschluss: Deutsche Unternehmen hinken hinterher

Kann das sein? Deutschland ist in puncto Breitbandanschluss in der Wirtschaft gerade einmal Mittelfeld? So zumindest suggerieren es die aktuellen Zahlen des Statistischen Bundesamtes. Dabei ist es doch für Unternehmen landauf landab von immer größerer Bedeutung, auch größere Datenmengen über das Internet versenden zu können oder das Netz als Informationsquelle zu nutzen.

 

Klassenprimus: Dänemark

Die Antwort ganz knapp: Ja, so ist es. Bislang, fand die oberste Statistikbehörde bei Ihren Nachforschungen für das Zahlenwerk für 2014 heraus, nutzt nur ein Viertel der Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern eine schnelle Internetverbindung. Als solches gilt ein Anschluss, der mehr als 30Mbit/s liefert.

 

Ein frustrierender Befund, denn der Musterknabe Deutschland rangiert damit weit abgeschlagen ein bisschen oberhalb des europäischen Durchschnitts. Genauer? Gerne! Dänemark macht es vor: Hier sind 53 Prozent der Unternehmen breitbandig unterwegs, also mehr als doppelt so viele wie hierzulande. Niederlande und Belgien: Hier sind es je 43 Prozent. Schweden: 41 Prozent!

 

Wer braucht 30 Mbit/s?

Nun könnte man sich fragen: Wie viel Internet braucht ein Unternehmen eigentlich? Sind mehr als 30 Mbit nicht ohnehin zu hoch gegriffen? Immerhin verfügen 92 Prozent aller Firmen über eine feste Breitbandverbindung unter dieser Grenze, ab der das Internet heutzutage als „schnell“ gilt.

 

Doch auch hier liegt die Antwort auf der Hand: Die zunehmende Vernetzung und Virtualisierung, Digitalisierung und Verlagerung von Daten in die Cloud lässt auch bei kleinen Unternehmen die Datenmengen anschwellen. 30 Mbit/s mögen im Privatbereich und für Freiberufler ausreichen – doch sobald sich mehrere Arbeitsplätze die Bandbreite für datenintensive Prozessen teilen, ist das Limit erreicht.

 

Was bleibt, ist die Erkenntnis: Es muss beherzt weitergehen mit dem Ausbau der digitalen Infrastruktur in Deutschland. Insbesondere auf dem Land, wo die Versorgung noch mau ist. Damit wir nicht dauerhaft von der europäischen Spitze abgehängt bleiben.

Ein Sommergruß und seine Folgen…

Die EASY SOFTWARE AG hat die Ferienzeit in diesem Jahr mit einem Sommergruß eingeleitet – in Form eines Anschreibens. Ferienzeit gleich Bade- und Planschzeit dachten wir uns bei dieser Aktion und schickten den passenden EASY Wasserball direkt mit – in der Hoffnung, dass Sie Ihren Urlaub, oder aber auch die Ferien zuhause, damit spaßig und sportlich gestalten.

 

EASY bleibt am Ball…

Und tatsächlich: Unser Urlaubsgruß kam prima an! Ein Beispiel gefällig? Als unschlagbare Kombination stellte sich, besonders für den Nachwuchs, der Einsatz unseres EASY Balles auf dem Gartentrampolin heraus. Aber er erfüllte auch seinen Zweck beim Planschen und Spielen.

 

…und ist immer in Bewegung

Ein schönes Beispiel, das sehr anschaulich verdeutlicht: EASY ist immer in Bewegung und sorgt, nicht nur in Ihrem Unternehmen, für Dynamik. Wir hoffen, Sie hatten oder haben einen schönen Sommer und erholsame Ferien.

Digitale Personalakte: Warum sie zu Recht im Trend liegt

Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorzüge der digitalen Personalakte. Das hat viele Gründe – insbesondere bessere Collaboration und mehr Prozesseffizienz. Und: mehr Rechtssicherheit und Datenschutz.

 

Viele gute Gründe – insbesondere in Konzernen

So stellen gerade große Firmen und Konzerne mit vielen Standorten fest, dass ihre Personalabteilungen mit digitalen Akten besser, vor allem aber schneller und effizienter zusammenarbeiten – niederlassungsübergreifend. Hinzu kommt: Viele konzerninterne IT-Dienstleister haben Umstrukturierungen hinter sich oder stecken mittendrin in Change-Prozessen, die mehr Effizienz und Transparenz ermöglichen sollen. Etwa mit entsprechenden IT-Lösungen, Outsourcing oder Offshoring – alles Triebfedern für die Digitalisierung im Personalwesen.


Datenschutz als Bremser? Von wegen!

Und dann gibt es ja noch und gerade in Deutschland stringente Datenschutz-Regeln, die Personalabteilungen zu befolgen haben – sonst droht Ungemach seitens der Behörden. Häufig wird gerade der Datenschutz als Hemmschuh für die Einführung einer digitalen Personalakte gesehen – Arbeitgebervertreter zeigen sich oftmals skeptisch und wollen überzeugt werden.

Dabei wird genau anders herum ein Schuh draus: Eine Papierakte ist bestenfalls im Aktenschrank verschlossen. Jeder mit dem passenden Schlüssel kann sie nach Belieben kopieren. Ob sie zum richtigen Zeitpunkt vernichtet wird oder nicht – nun ja, Papier ist geduldig.


Fristen einhalten leicht gemacht

Nicht so bei einer digitalen Personalakte, bei der die Einsicht per se auf einen berechtigten Personenkreis beschränkt bleibt und jeder Zugriff penibel dokumentiert wird. Wenn man nun noch bedenkt, dass die digitale Personalakte gleichzeitig dabei hilft, Fristen einzuhalten, beispielsweise Bewerberakten nach Ablauf der entsprechenden Fristen rechtzeitig zu löschen und so ein unverhältnismäßige Datenspeicherung zu verhindern, wird klar: die Vorteile überwiegen. Datenschutz ist kein Argument gegen die Digitalisierung. Das Gegenteil ist der Fall.

EASY mit neuem SAP Portfolio

Mit einem komplett neuen Geschäftsbereich ist EASY zukünftig gemeinsam mit Vertriebspartnern als Value added Reseller in der Lage, auf Basis vorkonfigurierter Templates unterschiedlichste Aktenlösungen direkt in SAP anzubieten.

Die EASY SOFTWARE AG hat einen Vertrag über den Erwerb des operativen Teilgeschäfts für integrierte SAP-Prozesslösungen der nextevolution AG unterzeichnet. Die modularen Software-Lösungen nextPCM steigern den Nutzen des SAP-Systems mittelständischer Unternehmen und Konzerne durch integrierte Geschäftsprozesse.

Sie unterstützen bei der Dokumentenerstellung und durch elektronische Aktenkonzepte. Mit diesem komplett neuen Geschäftsbereich ist EASY zukünftig gemeinsam mit Vertriebspartnern als Value added Reseller in der Lage, auf Basis vorkonfigurierter Templates unterschiedlichste Aktenlösungen direkt in SAP anzubieten und so neue Geschäftsfelder zu erschließen.

EASY ECM Suite: Integration als Schlüssel für mehr Einfachheit

Die neue EASY ECM Suite verfolgt ein klares Ziel: Einfachheit in allen Bereichen. Nutzer können mit der EASY ECM Suite jeden Tag leichter denn je Dokumente erfassen, klassifizieren, ablegen, an ihr ERP-System übergeben, Workflows konzipieren, archivieren und recherchieren. Aber auch die EASY Partner und ihre Consultants profitieren: sie können die komplette Suite schnell und reibungslos installieren, einrichten, erweitern und administrieren.

 

Module arbeiten Hand in Hand

Wie lässt sich das realisieren? Durch ein hohes Maß an Integration. Alle Module arbeiten wie ein Uhrwerk zusammen – synchronisiert und verlässlich. Das wird beispielsweise am neuen Client ersichtlich: Die zentrale Steuereinheit basiert auf HTML5 und ist mobilfähig. Das Viewing ist erstmals komplett nativ und kommt ohne Java-Applets aus. Vom Startbildschirm aus loggt man sich einfach ein und kann in einem übersichtlichen Dashboard auf Gadget-Basis arbeiten. Hier lassen sich Ordnerstrukturen für Aktenszenarien anlegen, neue Vorgänge generieren oder Indexeinträge in der Detailansicht mit Metadaten anschauen.

 

Workflows mit wenigen Klicks

Dateien werden hier einfach manuell hinzugefügt oder mit Hilfe von EASY Capture als Massen-Scan bearbeitet. Der EASY Capture Scan Client übernimmt automatisch die Index-Felder des EASY Clients. Leichter denn je ordnet der User zudem Dokumente einer hinterlegten Firma zu und übergibt den Vorgang nahtlos an den EASY Workflow. Direkt aus Capture heraus lässt sich der nächste Bearbeiter auswählen und ein Auftrag generrieren, der umgehend im EASY Client angezeigt wird. Mit wenigen Klicks ist der Vorgang anschließend im Archiv abgelegt.

 

Support leichter denn je

Soviel zur User-Seite. Doch es gibt noch mehr: Denn die Konzentration auf wenige Produkte ermöglicht Consultants und EASY Partnern, Projekte transparenter zu gestalten und den Support zu verbessern. Schließlich gilt: Je weniger Module, desto geringer die Systemkomplexität, desto weniger Schnittstellen, desto übersichtlicher, „durchschaubarer“ und somit „administrabler“ ist die Lösung. Zumal die EASY ECM Suite großes Gewicht auf Standards und Best Practices legt. So enthält das Installationspaket bereits bewährte Basiskonfigurationen, die sich ohne großen Aufwand auf den individuellen Kundenbedarf anpassen lassen. Und schließlich macht es die EASY ECM Suite mit ihren Business Packages besonders komfortabel, einzelne Funktionalitäten oder Kapazitäten „hinzu zu buchen“.

 

Die neue EASY ECM Suite verfolgt ein klares Ziel: Einfachheit in allen Bereichen – das gilt natürlich auch für die Version 15.1, die Partnern als Pre-Release bereits zur Verfügung steht.

Und Action: EASY SOFTWARE AG in Potsdam vor filmreifer Kulisse

Szenenwechsel in Potsdam: Das Potsdamer EASY-Team arbeitet ab sofort vor neuer Kulisse. Die Abteilung zog an den Traditionsstandort der deutschen Kinoindustrie, in den Filmpark Babelsberg.

 

Der Standort Potsdam hat für die EASY SOFTWARE AG strategische Bedeutung, denn dort ist ein Teil ihres Entwicklungsteams beheimatet. Sechs Kolleginnen und Kollegen arbeiten hier. Fünf von ihnen sind in erster Linie mit der Weiter- und Neuentwicklung befasst. So spielen sie eine maßgebliche Rolle für das Design der EBIS-Schnittstelle, eines integralen Bestandteils der neuen EASY ECM Suite. Sie treiben zudem die Entwicklung der auf der EASY World 2014 angekündigten, zukünftigen ECM-Generation unter dem Projektnamen SPIRIT voran und gestalten damit die Zukunft von EASY aktiv mit.

 

Location mit idealen Bedingungen

Seit Juli 2015 ist EASY in Potsdam an einer neuen und ganz besonderen Location anzutreffen: im fx.Center Babelsberg in der August-Bebel-Straße 26 – 53. Zwar ist die neue Niederlassung nur rund eineinhalb Kilometer vom bisherigen Standort Karl-Marx-Straße entfernt. Man zog im Grunde nur die Straße hinunter. Doch das futuristische Gebäude auf dem Gelände der Medienstadt Babelsberg, in dem das EASY-Team eine neue Wirkungsstätte gefunden hat, bietet ideale technische Voraussetzungen für Hightech-Firmen und nicht zuletzt jede Menge Platz für die Mitarbeiter.

 

„Wir verfügen nun über sechs Räume auf 186 Quadratmetern. Das bedeutet, dass wir bei Bedarf genug Platz für Wachstum haben. Und wir können jederzeit auf eine Vielzahl attraktiver Konferenzräume und Dienstleister im Haus zurückgreifen und Veranstaltungen organisieren“, erklärt EASY Consultant Willy Reuter. „So verfügt das fx.Center beispielsweise über ein Kino mit 155 Sitzplätzen und bietet die Möglichkeit, individuelle Studioführungen zu organisieren.“

 

So ist der nächste Szenenapplaus garantiert. Spätestens, wenn es für die von den Kolleginnen und Kollegen entwickelten Produkte heißt: Und Action!

Zugabe: Das neue Extranet der EASY SOFTWARE AG

Für alle, die am Webcast zum EASY Extranet im letzten Monat nicht teilnehmen konnten, bieten wir am 28. August eine weitere Vorstellung des neuen EASY Extranet an.

Es bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, sich rund um EASY und die einzelnen Produkte zu informieren. Wer effizient im Extranet arbeitet und recherchiert, wird schnell und einfach Inhalte finden, die den Arbeitsalltag im Vertrieb merklich erleichtern.

Entdecken Sie, wie Sie Informationen und Dokumente besonders schnell finden, lernen Sie die logische Struktur des Extranet kennen und erfahren Sie, mit welchen Tricks sich das Extranet an Ihre Bedürfnisse und Kernthemen anpassen lässt.

  • Wann: 28. August 2015, 10 Uhr
  • Wo: Live-Webcast im Extranet
  • Dauer: ca. 30 Minuten
  • Wer: alle interessierten Partnerinnen und Partner der EASY

Unter folgendem Link erhalten Sie alle Informationen zum Zugang zum Webcast: https://extranet.easy.de/pages/viewpage.action?pageId=23629480

Eine separate Anmeldung ist nicht notwendig.

 

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.

Rucksack-Posse beim HSV: Mit EASY wäre das nicht passiert, Herr Knäbel!

Schon der Volksmund weiß: Wer den Schaden hat, braucht für den Spott nicht zu sorgen. Und Schaden hat der Hamburger SV derzeit – jede Menge sogar. Zunächst mit Ach und Krach dem Abstieg entronnen, folgte das peinliche Pokal-Aus beim Viertligisten Carl Zeiss Jena.

 

Dino HSV – oder: zeitgemäßes Personalmanagement geht anders…

Doch nicht nur sportlich präsentiert sich der HSV, gerne auch mal als „Dino“ tituliert, alles andere als auf der Höhe der Zeit. Neben dem sportlichen Schlamassel sorgte jetzt Sportdirektor Peter Knäbel für negative Schlagzeilen – dem Mann wurde der Rucksack gestohlen, darin: Geheimdokumente zu Spielergehältern und detaillierten Vertragsklauseln des Profi-Kaders. Diese streng vertraulichen Dokumente fand eine Altenpflegerin – für jedermann zugänglich – wenig später im Hamburger Jenisch-Park verteilt. Peinlich, peinlich – und vor allem völlig unnötig. Gewiss: Vor Diebstahl ist niemand gefeit, vor dem Verlust brisanter Papierunterlagen hingegen sehr wohl.

 

Hätte, hätte, Fahrradkette

Hätte, hätte, Fahrradkette: Hätte Herr Knäbel auf die Digitale Personalakte von EASY vertraut, wäre ihm jede Menge Ärger erspart geblieben, der Spott – „Hamburger Sau Verein“ gehört noch zur harmloseren Verhohnepipelung – sowieso. Manche Dinge lassen sich tatsächlich einfach, sicher und professionell lösen. Wie halten Sie es mit Ihren Unterlagen? Wir beraten Sie gerne persönlich.

EASY Contract von EASY Software UK gewinnt den Storage Award 2015

EASY SOFTWARE UK, führender Anbieter von Document-Management-Lösungen, erhielt bei den jährlichen Storage Awards das 9. Jahr in Folge eine Auszeichnung und gewann in der „Value For Money“-Kategorie mit seiner Software EASY Contract.

 

EASY Contract verwaltet Verträge durch automatische Erinnerung an wichtige Termine, die mit den Verträgen in Zusammenhang stehen, und versendet E-Mail-Benachrichtigungen, damit nichts Wichtiges mehr versäumt wird. Auf diese Art wird der Cashflow gesichert und das Vertragsrisiko verringert.

 

„EASY Software UK ist begeistert, einen angesehenen ‘Storrie’ Award für das neunte Jahr in Folge gewonnen zu haben. Wir danken allen, die für uns gestimmt haben und natürlich allen, die unsere Software-Lösungen verwenden. Mit unserem Gewinnerprodukt EASY Contract haben die Tage ein Ende, an denen Sie vertragliche Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen im Kopf behalten müssen. Wir freuen uns, dass unsere Arbeit auf diese Art und Weise gewürdigt wurde,“ so Howard Frear, Direktor Verkauf und Marketing bei EASY UK.

 

„Mit diesem Preis steigt die Gesamtzahl der ‘Storries’, die EASY im Laufe der Jahre gewonnen hat, auf zehn. Das bedeutet aber keineswegs, dass wir uns nun auf unseren Lorbeeren ausruhen. Im nächsten Jahr werden wir noch härter arbeiten, um weiterhin hervorragende Arbeit zu liefern!“

 

Die Storage Awards, die bereits seit 13 Jahren stattfinden, umfassen 30 Kategorien, für die Tausende von Lesern des Storage Magazine abstimmen, um herausragende Produkte, Dienstleistungen und Menschen der Branche zu honorieren.

 

Weitere Informationen zu den Preisen finden Sie hier oder auf Twitter @STMagAndAwards #Storries