Beispiel Bau-Branche: Software muss nutzerfreundlich sein

„SAP ist nicht nutzerfreundlich. EASY wertet das System auf.“ Wenn der Leiter IT eines erfolgreichen Baukonzerns so etwas sagt; oder wenn er sagt: „Normalerweise will niemand im Bausektor Software einsetzen, aber mit EASY arbeiten alle gerne“, dann ist das ein großes Kompliment. Es war nicht das einzige Lob, das Mehmet Timuçin Erdoğu, Leiter IT bei der STFA Construction Group, während seines Vortrags auf der EASY WORLD übrig hatte.

Doch von vorne: Die türkische STFA ist einer der erfolgreichsten Baukonzerne in der MENA-Region (Mittlerer Osten und Nordafrika). In 24 Ländern realisiert das Unternehmen Projekte, baut Brücken, Häfen, Kraftwerke und vieles mehr. 700 Menschen arbeiten allein für die Construction Group.

 

Dokumentenintensives Bauwesen

Wie STFA zu EASY kam, erklärte Erdoğu so: „Wir sind bis 2009 stark gewachsen und haben zunächst in SAP investiert. Mit SAP managen wir die meisten Geschäftsprozesse – etwa im Einkauf, im Bau, im Import und Export. All diese Prozesse sind extrem papierlastig.“ Hinzu kam, dass Projekte an unterschiedlichen Standorten in mehreren Ländern durchgeführt werden. Es galt, die schiere Menge an anfallendem Papier in der Zentrale in Istanbul zu bündeln.

 

EASY besonders anwenderfreundlich und flexibel

Alle möglichen Lieferanten schaute sich STFA an, wählte EASY und wurde nicht enttäuscht. „Ich wollte eine Software, die so einfach ist, dass meine Tochter sie bedienen könnte. Damals war meine Tochter sieben Jahre alt“, erinnerte sich der Leiter IT auf der EASY WORLD. Gleichzeitig sollte die Lösung äußerst flexibel sein, denn im Bauwesen sind Prozessanpassungen von einem Tag auf den anderen keine Seltenheit, so Erdoğu.

„EASY erwies sich als eine Plattform, auf der man nahezu alles sogar in Eigenregie entwickeln kann. Wir starteten mit Pilotprojekten im Vertrags-Management und organisierten dann Gesundheits- und Sicherheitsberichte. Dann folgte der Bereich Import/Export und schließlich das Risikomanagement.“ Alle Dokumente, die hier anfallen, werden mit EASY gemanagt. Und auch im wichtigsten Bereich, den Bauprojekten, laufen derzeit erfolgreiche Pilotprojekte. Schon bald soll das EASY Dokumentenmanagement alle Bauvorhaben des Konzerns unterstützen.

 

Dominoeffekt – eine Folge der Nutzerfreundlichkeit

Erfreulich: Nicht nur STFA zeigt sich begeistert. Viele Partner des Unternehmens – Lieferanten, Sublieferanten, Designer, Berater – nutzten die Lösung inzwischen ebenfalls, so Erdoğu. Und bei den Mitarbeitern und dem Top-Management erfreut sich die Lösung großer Beliebtheit, weil sie über die gewohnte SAP-Oberfläche aufgerufen wird und extrem nutzerfreundlich ist.

Bereits heute steht fest: STFA wird den Einsatz von EASY ausbauen. Aktuell, ließ Erdoğu auf der EASY WORLD verlauten, prüfe man die Cloud-Lösungen. EASY, so der IT-Leiter, sei schlicht der neue Standard im Haus. Und dank der hohen Nutzerfreundlichkeit beliebt eben selbst bei denen, die eigentlich gar keine Software mögen.

World Paper Free Day 2015: Papierlos für einen Tag

WPFD – vier Buchstaben mit enormer Bedeutung. Das sagt John Mancini, Präsident der Association for Information and Image Management (AIIM), einer weltweiten Community für Informationsspezialisten anlässlich des World Paper Free Day am 6. November 2015.

 

WPFD?

Das „W“ steht für „World“: Die Welt, die wir schützen und für unsere Kinder und Enkel erhalten möchten.

Ein „P“ für „Paper“. Ein absolut nützliches Medium, um Informationen festzuhalten, ohne das sich die Zivilisation zweifellos nicht hätte entwickeln können. Heute gehört Papier aber neben Papyrus und aufgespannter Ziegenhaut ins Museum, denn im digitalen Zeitalter verlangsamt es Geschäftsabläufe und kostet wertvollen Bäumen das Leben.

„F“ wie „Free“: Geschäfts- und Arbeitsabläufe sollen frei sein, frei von Papierzwang im Sinne von digital, sicher, organisiert und effizient.

Das „D“ steht für „Day“, also den Zeitraum von 24 Stunden. Aber damit ist nicht irgendein Tag sondern ein besonderer Tag für uns alle gemeint, denn an diesem Tag wollen wir von 0 bis 24 Uhr das Verwenden von Papier vermeiden. Dabei ist Kreativität gefragt.

Ich spreche von dem Ereignis, das hinter diesen vier Buchstaben und dem kurzen Hashtag steckt: dem World Paper Free Day. Der World Paper Free Day ist eine absolut sinnvolle Aktion, die wir in den letzten Jahren unabhängig von AIIM durchgeführt haben, und an der wir uns auch in diesem Jahr beteiligen werden.

 

25 Blatt Papier-Abfall am Tag pro Mitarbeiter…

WIE VIEL Papier verschwenden wir täglich? Die Antwort wird Sie schockieren. Wir beteiligen uns an diesem Tag, da es uns – und sicherlich auch Ihnen – immer mehr Sorgen bereitet, wie abhängig die Welt von Papier ist.

Diese Abhängigkeit kann man geradezu in Dollar, Pfund und Euro messen. Forschungen im Rahmen des britischen Abfall- und Ressourcen-Aktionsprogramms WRAP haben gezeigt, dass täglich 25 Blätter Papier produziert werden, die reiner Abfall sind und sofort entsorgt werden. Und das von jedem Büroangestellten auf der Welt. Wir alle wissen, dass es elektronisch sehr viel bessere Möglichkeiten zum Teilen von Informationen gibt.

Aus irgendeinem Grund haben jedoch Behörden, große Konzerne, kleine und mittlere Unternehmen und sogar NGOs davon noch nichts gehört. Bitte unterstützen Sie alle daher #WPFD 2015 und leiten Sie diese Nachricht weiter. Das ist nicht nur für mich oder für AIIM wichtig. Das ist wichtig für die Welt, in der wir leben. Unterstützen wir sie ein wenig!

John Mancini AIIM

 

Papier-Frei-Tag – machen Sie mit!

Wir von EASY SOFTWARE stimmen John Mancini zu. Daher möchten wir Sie und Ihr Unternehmen ermutigen, am 6. November ganz bewusst einen papierlosen Tag einzulegen. Wir wünschen allen viel Erfolg, die den World Paper Free Day unterstützen.

Wenn schon Überstunden, dann bitte richtig!

Reden wir heute einmal über etwas, das wir alle tun, worauf aber kaum einer von uns wirklich Lust zu haben dürfte: Überstunden machen. Wieso? Nun, in kaum einem Land werden so viele Überstunden geleistet wie in Deutschland. Laut dem Statistik-Portal Statista fielen im Jahr 2014 rund eine Milliarde unbezahlte Überstunden an. Hinzu kamen 806 Millionen bezahlte. Fast 50 Millionen mehr, als im Vorjahr. Und im laufenden Jahr ist fast jeder fünfte Arbeitnehmer der Ansicht, es werde von ihm erwartet, auch über die vertraglich geregelte Arbeitszeit hinaus flexibel zur Verfügung zu stehen.

 

Schwere Aktentaschen? Ein Anachronismus

Die Dunkelziffer ist schwer zu schätzen – doch dies einmal beiseite gelassen: In einem solchen Arbeitsumfeld ist es an der Tagesordnung, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens Akten mit nach Hause nehmen, um am heimischen Arbeitsplatz aufzuarbeiten, wofür tagsüber keine Zeit blieb.

 

Datenschutz im Blick?

Was viele nicht wissen: Wer Unterlagen mit nach Hause nimmt, verstößt möglicherweise gegen die Datenschutz-Richtlinien des Unternehmens – und liefert damit ungewollt einen Kündigungsgrund. Unternehmen, die durch ihre Personalpolitik provozieren, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Büroakten in den Feierabend gehen, sollten ihre Datenschutz-Richtlinien entsprechend anpassen und ein sicheres Procedere festlegen. Ein Procedere, das mit dem Bundesdatenschutzgesetz konform ist und möglichst dem Verlust wichtiger oder vertraulicher Akten vorbeugt.

 

Es gibt bessere Lösungen

Wer es allerdings direkt richtig machen will, sollte in ein Enterprise Content Management investieren. Denn damit hat der Mitarbeiter zuhause Zugriff auf alle wichtigen Daten und Akten, ohne dass diese physisch die Firma verlassen oder auf der Festplatte des Dienstlaptops gespeichert werden müssen. Hinzu kommt: Die Arbeit zuhause ist mit einem ECM effizienter, die Belastung und der Zeitaufwand geringer. Wem das noch nicht ausreicht: Akten Schleppen ist schlecht für den Rücken – und allenfalls „gut“ für den Krankenstand.

Schulung: ITIL®-Foundation bei der EASY SOFTWARE AG

Die EASY SOFTWARE AG bietet ihren Partnern vom 30. November bis 3. Dezember 2015 umfangreiche und praxisnahe Einblicke in die Welt der IT-Prozesse. Dies ermöglichen wir mit einer akkreditierten ITIL-Foundation-Zertifizierung, deren Prüfung wir zum Ende des dritten Tages abnehmen.

 

Apollo-13-Workshop inklusive

Am vierten Tag erwartet Sie zum Abschluss der Schulung eine Apollo-13-Simulation. Dabei lernen Sie anhand eines Simulationsspiels die Vorteile der ITIL Best Practices kennen und vertiefen Ihr erlerntes Wissen, indem Sie unter anderem neue Einblicke erhalten, wie Sie Ihre täglichen Prozesse weiterentwickeln können.

Apollo 13 – eine so genannte ITSM case experience nach ITIL ist ein intensives Training. Sie übernehmen im Team die Arbeit des Mission Control Centers und Ihre Aufgabe ist es, das havarierte Raumschiff samt Besatzung sicher zur Erde zurückzubringen. Auf diese Weise lernen Sie spielerisch das Potential und die Notwendigkeit von ITIL-Prozessen kennen. Für dieses exklusive Intensiv-Training sind keine speziellen Voraussetzungen erforderlich.

 

Konkrete Anwendungsmöglichkeiten

Während der Ausbildungswoche möchten wir Ihnen gemeinsam mit unserem Kooperationspartner, der ITSM Consulting AG, möglichen Einsätze von ITIL-Prozessen in Ihrem Unternehmen aufzeigen. Erfahren Sie auch, wie Kunden die IT-Organisationen heute wahrnehmen und welche Kriterien diese zu deren Beurteilung anwenden. Techniken und Methoden zur Umsetzung von Service-Management-Prozessen sind zudem Inhalt der viertägigen Ausbildungsreihe.

Weitere Informationen zur Anmeldung, den Kosten und dem Kursablauf finden Sie hier:

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.

Einladung Digitale Personalakte 2015

Dokumente revisionssicher ablegen, die Arbeitseffizienz steigern und gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken reduzieren – aber wie? Das zeigen wir Ihnen im Rahmen der Digitalen Personalakte 2015 am 4. November, 9:30 – 14:00 Uhr, in Hamburg anhand von EASY HR. Auf der Veranstaltung der Rhenus Document Services GmbH können Sie die Vorteile der digitalen Personalakte von EASY live erleben.

 

Wissenswertes zum Personal-Management

Lassen Sie sich von den Referenten auf der eintägigen Veranstaltung über Themen rund um das digitale Personal-Management informieren. In seinem Fachvortrag stellt Dirk Hupperich, Leitung Sales Service bei der EASY SOFTWARE AG, die Möglichkeiten und Einsatzszenarien der HR-Akte vor. EASY HR ermöglicht ein transparentes Ausschreibungs- und Bewerber-Management sowie eine länderübergreifende Steuerung und Dokumentation von Personalprozessen. Die HR-Akte lässt sich darüber hinaus einfach und flexibel um weitere Funktionen und Prozesse aus dem Personal-Management erweitern.

 

Kostenlose Teilnahme

Erfahren Sie mehr dazu und wie die digitale Personalakte die abteilungs- und/oder standortübergreifende Arbeit optimiert. Weitere Inhalte der kostenlosen Veranstaltung beschäftigen sich mit den Themen Sicherheit, Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen.

Weitere Informationen zur Anmeldung und zur Agenda finden Sie hier:

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

EASY Webcast: So bequem kann E-Mail-Archivierung sein

Im Rahmen unserer EASY Webcast-Reihe zeigen wir Ihnen am 6. November 2015, 11:00 Uhr, wie Sie mit EASY for Exchange einfach und zuverlässig Ihren geschäftlichen E-Mail-Verkehr archivieren.

In Ihrem Unternehmen läuft ein großer Teil der Kommunikation über E-Mail? Auch Sie nutzen E-Mails intern zur Kommunikation zwischen Abteilungen und zur Abstimmung geschäftskritischer Vorgänge? Dann seien Sie gespannt auf unseren Webcast zu EASY for Exchange 1.0. Erfahren Sie zum Beispiel, wie sich alle E-Mails im Unternehmen automatisch rechtssicher ablegen lassen.

Registrieren Sie Sich jetzt hier zur kostenfreien Teilnahme am Webcast EASY for Exchange 1.0.

Neugierig geworden? Schon morgen zeigen wir Ihnen, wie Sie mit EASY RECORDS for HR 2.1 Ihre Personalakten einfach und sicher verwalten und Ihr Bewerber-Management schneller und effizienter gestalten. Der Webcast startet ebenfalls um 11 Uhr. Zur Anmeldung geht es hier.

Studie: Schlechte Noten für Collaboration Tools

Im Grunde ist es eine einfache Sache: Wenn immer mehr in Teams, auf mehrere Standorte verteilt, vielleicht noch über Ländergrenzen hinweg gearbeitet werden muss, und das immer schneller und immer effizienter, dann sind leistungsfähige Collaboration-Tools ohne Alternative. In einer aktuellen Studie für den angelsächsischen Raum zeigt sich jedoch: Die Mitarbeiter geben den dortigen Collaboration Tools schlechte Noten.

 

Vier Prozent sagen „no“

Genauer geht es bei der Umfrage „Collaboration Trends and Technology“ von Dimensional Research um Document-Sharing-Plattformen. Die Studienmacher befragten 753 Angestellte in Kanada, den USA und Großbritannien danach. Und sie fanden heraus: Nicht einmal jeder Zwanzigste nutzt am Arbeitsplatz vorhandenen Tools gerne.

 

Je jünger desto anspruchsvoller

Im Gegenteil: Fast 60 Prozent sind äußerst unzufrieden mit den Hilfsmitteln. Die jüngeren Kolleginnen und Kollegen, die mit mobilen Apps aufgewachsen sind oder schlicht einen technikaffineren Lebensstil pflegen, haben die Arbeit mit den ihrer Ansicht nach unproduktiven Tools noch deutlicher satt: 71 Prozent, so hoch ist hier der Anteil der besonders Unzufriedenen.

 

Schatten-IT begünstigt

Problematisch: Weil die Mitarbeiter die Tools des Arbeitgebers als unzureichend ansehen, weichen viele auf andere Lösungen aus – die Schatten-IT lässt grüßen. 16 Prozent der Befragten nutzen sogar vom Arbeitgeber nicht autorisierte Lösungen aus der Public Cloud.

 

Eine Lösung á la EASY

Ob eine ähnliche Studie in Deutschland wohl ähnliches zu Tage fördern würde? Vielleicht – Schatten-IT ist auch hierzulande ein großes Thema. Doch wenigstens gibt es hier eine Lösung für das Problem, und das in einem Umfang, der jeder Unternehmensgröße gerecht wird. Schließlich war Collaboration einer der wichtigsten Einträge im Lastenheft zur Entwicklung der EASY ECM Suite, die gerade ihren Markt-Launch feierte. Das merkt man – und zwar deutlich.

EASY Cloud Services gut gestartet

Auf dem Partnerinformationstag Anfang des Jahres hatte EASY die Roadmap für den Markteintritt der EASY Cloud Services bekanntgegeben. Die Roadmap für das erste EASY Produkt, das EASY gemeinsam mit Partnern aus der Cloud bereitgestellt und in der Datenwolke betreibt. Seit der EASY WORLD im September 2015 steht fest: Der Start der EASY Cloud Services ist gelungen.

 

Völlig neue Kundengruppen

EASY aus der Cloud – das ist neu. Nicht nur für EASY, sondern auch für unsere Partner und Kunden. Für die Endkunden hat das Produkt viele Vorzüge, ermöglicht es doch ein neues Bereitstellungs- und Lizenzmodell, schnellere Reaktion und bessere Skalierbarkeit, mehr Flexibilität und geringere Betriebskosten. Zudem macht es das ECM für völlig neue Kundengruppen attraktiv. So waren mit der Vorstellung auf der EASY WORLD naturgemäß hohe Erwartungen verknüpft. Was würde EASY zur Cloud-Strategie sagen? Wie ist der Status quo? Nimmt der Markt das Produkt an?

 

Bereits über 5 TB an Daten

Die Antwort lautet: Ja. Und die Zahlen bestätigen dies eindrucksvoll. Denn allein in der kurzen Zeitspanne zwischen Produktankündigung und EASY WORLD gelang es, fünf Business Partner für die EASY Cloud Services zu gewinnen. Sie sind nicht nur von dem Konzept überzeugt, sondern haben ihrerseits seither 14 Kunden gewonnen, meist für Archiv- und Workflow-Komponenten. 217 EASY Archive sind bereits in der EASY Cloud hinterlegt, mit einem Gesamtvolumen von 5,25 Terrabytes.

 

Große Unternehmen gehen voran

Ein solches Volumen mit nur 14 Kunden? Durchschnittlich 15 Archive je Kunde? Eine Schlussfolgerung liegt nahe: Die EASY Cloud Services erreichen tendenziell auch große Unternehmen, bestätigte Gerald Rüdiger, Leiter Cloud Business Services, dem Publikum auf der EASY WORLD. So sei beispielsweise Alfred Kärcher, ein führender Automobilzulieferer, allein mit 30 Archiven vertreten.

 

In Verhandlungen mit elf Partnern

Damit nicht genug: Elf weitere Partner stehen in den Startlöchern, hier befindet sich EASY ECM aus der Cloud derzeit in der Evaluation. Grund genug für Optimismus und ehrgeizige Ziele: So will EASY im Bereich Cloud Services im Jahr 2016 gegenüber dem Vorjahr um 250% wachsen. Bereits heute, so Rüdiger, sei der Umsatz mit Cloud Produkten „sichtbar“, in 2016 solle er dann auch „nennenswert“ sein. Langfristig sei angedacht, zusätzlich HR-Services oder eine komplette HR-Suite aus der Cloud anzubieten.

EASY ECM aus der Cloud ist also nicht nur gut gestartet, sondern darf mit optimalen Flugbedingungen rechnen, denn an Interesse und Akzeptanz bei Partnern und Kunden mangelt es nicht. So gesehen war der Titel der Präsentation auf der EASY WORLD durchaus mit Bedacht gewählt – er lautete: „Flugreife mit Bodenhaftung.“

EASY bietet neue Microsoft SQL-Server-Lizenzen an

Die EASY SOFTWARE AG bietet im Rahmen ihrer Lösungen seit vielen Jahren Microsoft SQL-Server-Lizenzen an. Mit dem Release der Microsoft Office 2016 Produkte sind einige ältere Versionen nicht mehr oder nur noch begrenzte Zeit verfügbar.

Konkret: die Microsoft Office 2010 Produkte sind ab sofort nicht mehr lieferbar. Außerdem stehen die Produkte der Versionen aus 2013 nur noch bis zum 30.09.2017 zur Verfügung.

Die Microsoft SQL-Server-Lizenzen, die angepassten Preislisten sowie viele weitere wertvolle Informationen finden Sie als EASY Partner wie immer im EASY Extranet.

Video zu EASY Archive for Salesforce jetzt auch online

Das auf der EASY WORLD 2015 präsentierte Video zur Lösung EASY Archive for Salesforce ist jetzt auch auf unserer Webseite zu finden. In dem Video zeigen wir Ihnen, welche Geschäftsszenarien Ihr Unternehmen mit dem EASY Ablagesystem abbilden kann.

Effizientere Dokumentenarchivierung

EASY Archive for Salesforce bietet eine Lösung zur zuverlässigen Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten. Die uneingeschränkte Flexibilität bezüglich der Anzahl der Nutzer und des Speichervolumens ermöglichen einen individuellen Einsatz, der auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Schauen Sie sich das Video zur Lösung EASY Archive for Salesforce in voller Länge hier an.

Hier geht es zur Broschüre.