EASY HR 3.0: Das richtige Produkt zur richtigen Zeit

Das Personalwesen digitalisiert sich zusehends und stellt eigene Anforderungen an das ECM. EASY hat das früh erkannt und eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt. Fred Klukas, HR Partner Consultant bei EASY, stellte sie auf der EASY WORLD vor: EASY HR 3.0.

Daten für den Personalbereich sammeln, aufbereiten und verfügbar machen – das ist schon lange möglich. Mit der digitalen Personalakte ist EASY seit vielen Jahren im Markt erfolgreich. Doch mittlerweile verlangt der Markt mehr: Kunden wünschen sich On-Premise-Lösungen für die hochkritischen Daten, eine einfache und intuitive Bedienung und eine IT-unterstützte Abbildung aller HR-Prozesse; im Grunde eine voll konfigurierbare HR Suite.

 

Mehr als eine digitale Akte

Es war also Zeit für etwas Neues: Deshalb ist EASY HR 3.0 keine digitale Akte mehr. Es ist ein Personalmanagement-System, eine komplette HR Suite, bestehend aus vier Modulen. Die Bausteine – HR-Akte, Firmenakte, Bewerbermanagement und Seminarmanagement – lassen sich einzeln und kombiniert einsetzen, in Unternehmen mit 100 oder 10.000 Mitarbeitern, in zentralisierten, dezentralen oder internationalen Organisationen. Sogar eine sequenzielle oder parallele Installation ist möglich: So kann die Produktion etwa das Seminarmanagement nutzen und die Verwaltung die HR-Akte. Entwickelt hat EASY das Konzept auf Basis von 150 Documents-Installationen im HR-Bereich und mit den Erkenntnissen aus unzähligen Gesprächen am Rande von Fachmessen, Roadshows und Ausschreibungen.

 

Standard-Prozesse integriert

Personalprozesse abzubilden heißt, eine Lösung für viele Aufgaben zu bieten: Personalplanung, -beschaffung, -integration, -entwicklung und -freisetzung sind nur einige wenige davon. Hierzu verfügt HR 3.0 über eine Vielzahl generischer, intuitiv bedienbarer Workflows.

 

Alles für die optimale Organisation

Typische onboaring- und offboarding-Prozesse sind bereits enthalten, ebenso exemplarische Rollen und Berechtigungen für Geschäftsführer, Abteilungsleiter und Mitarbeiter. Das Bewerbermanagement erleichtert im Zusammenspiel mit Online-Bewerbungen das Recruiting und die Firmenakte eröffnet Personalern völlig neue Möglichkeiten: Hier lassen sich nicht mitarbeiterbezogene Dokumente hinterlegen, etwa Formulare, Handbücher oder Arbeitshilfen. Das Seminarmanagement schließlich hilft dabei, die Zertifizierung und Weiterbildung der Mitarbeiter in einmaligen oder wiederkehrenden Schulungen optimal zu organisieren, inklusive Terminüberwachung, Buchung, Auslastungsanalyse und Dokumentation.

Diese Bandbreite bietet im Markt derzeit kein anderes Unternehmen. Doch wichtiger ist: Mit EASY HR 3.0 kommt EASY exakt zum richtigen Zeitpunkt auf den Markt und bietet als erster im Markt die Lösung, auf die zahlreiche Personaler gewartet haben.

Schulungstermine für das erste Halbjahr 2016 veröffentlicht

Eine kürzlich veröffentlichte Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass die deutsche Wirtschaft einen großen Bedarf bei der Weiterbildung von Fachkräften zu Digitalthemen sieht. Die EASY SOFTWARE AG bietet mit ihren Produktschulungen ein umfangreiches Programm zur Aus- und Weiterbildung an, um unseren Partnern und Kunden ein hohes Maß an Effektivität und Wertschöpfung durch den Einsatz unserer Produkte und Lösungen zu ermöglichen. Die EASY Schulungstermine für das 1. und 2. Quartal des Jahres 2016 finden Sie auf unserer Web-Seite unter easy.de.

 

In 2016 starten wir am 18. Januar mit der neuen Basis-Schulung zur EASY ECM Suite. Die Schulung EASY ECM Suite Foundation bietet interessierten Consultants und Administratoren einen umfangreichen Einblick in mögliche Projektszenarien in ihrem Unternehmen.

Aufbauend auf die neue EASY ECM Suite Foundation Schulung erhalten Sie selbstverständlich die Möglichkeit einer Teilnahme an den vertiefenden, produktspezifischen Schulungen, wie z. B. EASY Archive, EASY Capture Plus und EASY DMS, sowie Schulungen zu Solution-Produkten, beispielsweise EASY HR, EASY Invoice und EASY Contract.

 

EASY bietet allen zertifizierten Consultants und Administratoren in monatlichen EASY ECM Suite Update-Workshops Gelegenheit, ihre Kenntnisse in einer dreitägigen Schulungsmaßnahme auf den neuesten Stand zu bringen. Dieser Update-Workshop umfasst im Wesentlichen die Neuerungen der EASY ECM Suite Module, EASY Archive, EASY DMS und EASY Capture Plus. Bei einer Teilnahme können alle langjährigen Partner ihre Zertifizierungen übrigens erneuern.

Neu im Repertoire des EASY Portfolios sind die Schulungen zu dem Bereich EASY nextPCM. Anfang April erhalten Sie erstmals die Möglichkeit, sich einen umfassenden Einblick in die EASY nextPCM Lösungen zu verschaffen.

 

Schauen Sie sich das komplette EASY Schulungsangebot für das erste Halbjahr 2016 hier an und sichern Sie sich schon heute einen Platz für Ihren gewünschten Kurs.

EASY weltweit: Jetzt auch bei der Karachi Stock Exchange in Pakistan

Die Karachi Stock Exchange arbeitet künftig mit Dokumentmanagement-Lösungen von EASY SOFTWARE. Die Karachi Stock Exchange Limited (KSE) ist Pakistans größte und liquideste Börse. Sie wurde 1949 gegründet, verwendet ein modernes Risikomanagement-System und listet aktuell 560 Unternehmen mit einem gemeinsamen Börsenwert von etwa 73,1 Milliarden US-Dollar. Die Technologien von EASY SOFTWARE zur Erfassung und Archivierung von Dokumenten bieten KSE die Möglichkeit zur besseren Compliance durch Aufbewahrung von Berichten und Unterlagen einzelner Bereiche und Mitglieder oder Sitzungsprotokolle.

 

Der EASY Partner Shirazi Trading setzte die Lösung bei KSE um. Shirazi Trading arbeitet bereits seit einigen Jahren mit unseren EASY Kollegen aus den USA, EASY SOFTWARE INC., zusammen und verfügt über eine weitreichende Erfahrung beim Einsatz von EASY Lösungen in Pakistan. Nach Prüfung verschiedener ECM-Anbieter entschied sich KSE für die EASY Lösungen ENTERPRISE.x und EASY Capture Plus.

 

„Wir freuen uns, dass KSE sich im Hinblick auf seinen ECM-Bedarf für EASY SOFTWARE entschieden hat“, sagt Marcus Rex von EASY SOFTWARE INC. „Unser Ziel ist es, hochqualitative ECM-Technologien mit Mehrwert zur Verfügung zu stellen, die eine große Bandbreite von Unternehmen und Organisationen, einschließlich Börsen, unterstützen. Um ein angemessenes Risikomanagement zu ermöglichen, müssen Institutionen sicherstellen, dass sie ihre internen Ziele in Bezug auf operationelle Risiken sowie auf das explosive Ansteigen von Vorschriften, die durch Aufsichtsbehörden auf der ganzen Welt vorgegeben werden, erreichen. Die Verwaltung unstrukturierter Daten in Dokumenten wird in Bezug auf die Einhaltung verschiedener Compliance-Vorschriften immer wichtiger.“

 

Die Einführung dieser Lösung bei KSE unterstreicht das ausgedehnte internationale Wachstum der EASY SOFTWARE AG. Ihre globale Reichweite erstreckt sich nun auf 55 Länder und umfasst Installationen bei mehr als 12.000 Kunden weltweit. Die EASY SOFTWARE AG hat ihren Hauptsitz in Mülheim an der Ruhr und verfügt derzeit über Landesgesellschaften in Großbritannien, den USA, Österreich, Singapur und der Türkei.

Neue Gesichter im EASY Vertrieb

Im Direktvertrieb ist die EASY SOFTWARE AG jetzt noch besser aufgestellt, dank zwei neuer, tatkräftiger Mitarbeiter. EASY heißt folgende Kollegen herzlich willkommen:

 

Florian Cordes – Key Account Manager

Als Key Account Manager ist Florian Cordes im Norden und Osten Deutschlands Ansprechpartner für Themen rund um digitale Aktenlösungen, zum Beispiel zu Vertrags-, Personal- oder Maschinenakten. Auch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung, z. B. in Verbindung mit SAP, Microsoft Dynamics NAV oder AX gehören zu seinen Beratungsthemen. Ganz im Sinne der EASY hat sich der Hannoveraner Cordes „Wir denken Sie voraus“ auf die Fahne geschrieben – natürlich für Bestands- wie auch Neukunden.

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Christian Rehse y Ruiz – Key Account Manager

Mit Christian Rehse y Ruiz verstärkt ein weiterer Key Account Manager den Bereich Business Unit Direct Sales. Hier ist er Ansprechpartner im Verkaufsgebiet Süd-West (Großraum Frankfurt bis Stuttgart und Karlsruhe). Seine Vertriebsthematik erstreckt sich über das gesamte Produktportfolio der EASY SOFTWARE AG. Die Kernbereiche digitaler Rechnungseingang, digitale Personalakte und digitales Vertragsmanagement möchte Rehse y Ruiz sowohl im Bestands- als auch im Neukundengeschäft im SAP-, Microsoft NAV- oder AX-Umfeld weiter ausbauen.

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Die neuen EASY Kollegen helfen Ihnen gerne weiter und freuen sich auf den persönlichen Austausch mit Ihnen.

ECM: Herausforderung externe Mitarbeiter

Die Arbeitswelt verändert sich: Unternehmen arbeiten – sei es in Projekten oder im Alltagsgeschäft – immer häufiger mit externen, meist freiberuflichen Fachkräften zusammen. Sie in heutige Unternehmensprozesse zu integrieren, ist eine Herausforderung, die mit einem ECM aus der „alten Arbeitswelt“ bestenfalls mit viel Aufwand zu meistern ist.

Es ist noch gar nicht lange her, da haben alle noch in einem Unternehmensnetz gearbeitet, waren von Firewall und Co. geschützt unterwegs. Daten tauschten wir via USB-Sticks und CDs aus, über FTP-Server oder per E-Mail. Auf dieser Basis arbeiteten Freie im Marketing und in der Werbung, im Vertrieb, im Kundendienst, in der Entwicklung und vielen anderen Unternehmensbereichen.

 

Zugriff von außen mit modernem ECM möglich

Heute ist das anders. Heute will das wachsende Heer der „Externen“ sowie eigentlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von überall und jederzeit auf ihre Daten zugreifen und gemeinsam daran arbeiten.

ECM-Systeme müssen dem Rechnung tragen. Lösungen, die es nicht schaffen, sich in diese neue Arbeitswelt zu integrieren, werden vom Markt verschwinden. Denn welcher Mitarbeiter möchte sich schon mit dem VPN-Zugang herumärgern? Welche IT-Abteilung möchte ständig aufwändig am System herumdoktern, damit Kolleginnen und Kollegen im Beruflichen tun können, was dank Cloud, Dropbox und Co. im Privaten schon längst Usus ist – die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, der jederzeitig mögliche Zugang zu Workflows? Es macht schlicht keinen Spaß, außen vor zu bleiben – und es verursacht mehr Aufwand.

 

Weniger Produktivität ohne Kollaboration

Wenig Freude dürfte ein solches ECM-System daher auch in der Chef-Etage verbreiten. Denn ein Blick auf die Zahlen genügt, um zu wissen, dass die Produktivität zu wünschen übrig lässt. Ein weiterer Blick über den Tellerrand zeigt, dass Konkurrenten, die auf moderne ECM-Systeme setzen, in puncto Kollaboration meist besser aufgestellt sind.

Die nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten und Prozessen durch das Stammpersonal, die Externen und die „Mobilen“ zu gewährleisten – und das völlig ortsunabhängig – ist einer der größten Aktivposten, die moderne ECM-Systeme wie die EASY ECM Suite anbieten. Mit weniger sollte sich ein modernes Unternehmen nicht zufrieden geben.

Mikrografija-Partnertag: Neue Lösungen und wichtige Rekorde

Der slowenische EASY Partner Mikrografija bringt einmal im Jahr die nationale Dokumentenmanagement-Branche an einem Ort zusammen und veranstaltet die Mikrografija-Konferenz. In diesem Jahr fand sie am Ende Oktober in Ljubljana statt und die Besuchern und eingeladenen Geschäftspartner beurteilten die Veranstaltung als sehr erfolgreich. Nach der gelungenen Konferenz im letzten Jahr steckte sich das Unternehmen dieses Jahr noch höhere Ziele. Diese erreichte Mikrografija durch hochprofessionelle und brandaktuelle Programmpunkte, zu denen neue Lösungen, Fallstudien und gesetzliche Bestimmungen zählten.

Die Veranstaltung, an der Fachkräfte aus den Bereichen Informationstechnologie, Finanzen und Buchhaltung sowie aus Archiven, Bibliotheken und Museen teilnahmen, zählte insgesamt mehr als 250 Teilnehmer mit Interesse an bewährten Praktiken, papierlosen Arbeitsabläufen und elektronischem Dokumentenmanagement. Großen Anklang fanden vorgestellte Cloud-Dienste und insbesondere zentralisierte Dienste für digitale Mailrooms.

Alle Teilnehmer stimmten darin überein, dass derartige Cloud-Dienste ihre Geschäftsabläufe vereinfachen und beschleunigen. Sie waren zudem einhellig der Meinung, dass die Einführung papierloser Arbeitsabläufe ökonomisch sinnvoll ist. Viele Fragen, die die Teilnehmer während der Veranstaltung stellten, zeigten, dass die praxisorientierte Präsentation von Scannern und den Lösungen von Mikrografija eine gute Wahl ist.

Den Abschluss der Konferenz bildete ein besonderer Gast: Jakov Fak, der slowenische Goldmedaillengewinner im Biathlon. Er erklärte, dass der einzige Weg zum Erfolg – im Sport wie auch im Geschäftsleben – darin liege, sich auf das Ziel zu konzentrieren und die richtigen Werkzeuge und Technologien auszuwählen.

EASY Webcast: Personalakten schnell und sicher verwalten

Im Rahmen unserer EASY Webcast-Reihe zeigen wir Ihnen am 4. Dezember 2015, 11:00 Uhr, wie Sie mit EASY RECORDS for HR Ihre Personalakten einfach und sicher verwalten und Ihr Bewerbermanagement schneller und effizienter gestalten.

Wie kann ich tägliche Personalprozesse einfacher und schneller erledigen und sogar Routinearbeiten automatisieren? Wie kann ich das Bewerbermanagement schneller und erfolgreicher gestalten?

Solche Fragen haben Sie sich auch schon einmal gestellt? Dann seien Sie gespannt auf unsere Antworten im Rahmen des Webcasts für EASY RECORDS for HR V2.1. Erfahren Sie, wie Sie die Digitale Personalakte als schlanke und effiziente Lösung für das elektronische Ausschreibungs- und Bewerbermanagement sowie andere elementarer HR-Abläufe optimal einsetzen.

Registrieren Sie Sich jetzt >hier< zur kostenfreien Teilnahme am Webcast EASY RECORDS for HR V2.1.

Neugierig geworden? Schon morgen informieren wir Sie darüber, wie Sie die Bearbeitungszeiten von Eingangsrechnungen mit EASY INVOICE 3.0 deutlich reduzieren und Mitarbeiter von fehlerträchtigen Routine-Eingaben entlasten. Der Webcast startet ebenfalls um 11 Uhr. Zur Anmeldung geht es >hier<.

Digitalisierung schafft neue Arbeitsfelder

Der Chief Technology Officer gehört zum Standard-Sprachgebrauch in der IT-Welt. Beim Social Media Manager können wir uns vorstellen, was er so tut, wie übrigens auch beim Big Data Scientist. Schwerer wird es beim Content Marketing Manager, Data Strategist, Mobile Developer, Netzplaner oder Feel Good Manager. All diese Berufsbilder wären nicht entstanden, gäbe es da nicht die Digitalisierung. Und das ist erst der Anfang.

 

Das Neue ist immer der Feind des Alten

Wenn über Digitalisierung geredet wird, malt so mancher den Untergang des Abendlandes an die Wand. Den Verlust von Arbeitsplätzen, die Spaltung der Gesellschaft in Digitalisierungsgewinner und Digitalisierungsverlierer. Dabei werden die Chancen allzu oft allzu wenig beleuchtet. Denn völlig neue Jobs entstehen, Jobs, die wir heute noch nicht einmal kennen. Etwa die Hälfte der Tätigkeiten, die heute existieren, war vor 25 Jahren noch unbekannt. Und die meisten Jobs, in denen die Menschen in weiteren 25 Jahren arbeiten werden, existieren heute noch nicht einmal. Dennoch fürchtet jeder dritte Arbeitnehmer hierzulande die Industrie 4.0.

 

Economist und Deloitte: Fortschritt schafft Jobs

Anlass zum Optimismus gibt eine Studie des Economist und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte. Sie belegt, dass der Fortschritt seit der Industrialisierung mehr Jobs geschaffen als vernichtet hat. Zwar sinke die Anzahl der körperlich anstrengenden Berufe. Doch Dienstleistung und Wissenschaft legten in den letzten 140 Jahren kontinuierlich zu – ebenso das Einkommen.

 

Digitale Kompetenz hoch bezahlt

Womit wir wieder bei den eingangs erwähnten Job-Bezeichnungen wären. Denn eines haben sie alle gemeinsam: Sie sind gut bis sehr gut bezahlt und die Bewerber sind selten – entsprechend hoch ist der Wettbewerb um die Talents.

 

Grund genug für Unternehmen, ihnen einiges zu bieten: aktuelle IT-Tools etwa; Apps, die bei der Arbeit unterstützen, statt zusätzliche Arbeit zu machen; Anwendungen, die mobiles Arbeiten ebenso ermöglichen wie Kollaboration über Grenzen hinweg; automatisierte Workflows statt langweilige Routinetätigkeiten. Ein Enterprise Content Management sollte bei Unternehmen daher ganz oben auf der Einkaufsliste stehe – dann klappt es auch mit den „Talents“.

Referenzbericht Stadtwerke München: Effiziente Personalprozesse in SAP

Der Unternehmensbereich Personal und Soziales der Stadtwerke München (SWM) betreut rund 8.100 Beschäftigten aller SWM-Gesellschaften. Seit April 2013 arbeitet SWM zentral mit EASY nextPCM Personnel File, der SAP-integrierten Personal-Management-Lösung der EASY SOFTWARE AG.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

Das Projekt SPIRIT: Mobile Contract geht 2016 an den Start

Auf der EASY WORLD 2014 stellte EASY erstmals das Projekt SPIRIT vor – ein Projekt das sich zum Ziel setzt, ein Cloud-first ECM zu entwickeln, mobiler und einfacher als alles bislang Dagewesene. Entsprechend hohe Erwartungen ruhten auf dem Vortrag von Projektleiter Marcel Rosenbaum auf der EASY World 2015. Das Publikum sollte nicht enttäuscht werden.

Rosenbaum berichtete von zwölf Monaten, in denen das Team die Idee gemeinsam mit Consultants, Vertrieb, Entwicklern und Partnern konkretisierte, in ein Konzept und eine Architektur überführte. Bereits nach wenigen Wochen Projektarbeit füllten die Ideen des Projekt-Teams sage und schreibe 380 WIKI-Seiten.

 

Die Auswahl der besten Ideen

Im Rahmen eines Bootcamps machte sich das Team daran, die richtigen Ideen auszuwählen. Es formulierte Konzepte zu Business-Objekten, Cloud-Fähigkeit und Mobility, es testete Technologien. Marcel Rosenbaum: „Wir haben uns Zeit genommen, und der Vorstand hat sie uns auch gegeben, damit wir alles prüfen konnten.“; beispielsweise vier verschiedene NoSQL-Datenbanken. Die Wahl fiel schließlich auf eine MongoDB – denn sie bietet entscheidende Vorteile beim Lösungsbetrieb in der Cloud.

 

SPIRIT setzt auf Microservices

Nun stellt die Cloud sehr konkrete Anforderungen: Skalierbarkeit, hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit sowie Agilität. Deshalb geht EASY mit dem Projekt SPIRIT neue Wege. „Wir haben uns für eine Microservice-orientierte Architektur entschieden. Wo es sinnvoll ist, teilen wir die Software und bilden Funktionsbausteine, die wir in einzelne Services auslagern“, so der Projektleiter.

 

Hohe Performanz und Ausfallsicherheit

Der Nutzen ist vielfältig. Funktionen, die häufig verwendet werden – etwa die Suche im Archiv – lassen sich mit mehreren Instanzen abbilden, während andere, seltener genutzte Services, mit wenigen Instanzen betrieben werden. Das System ist also performanter. Auch die gefühlte Ausfallsicherheit verbessert sich: Fällt eine Service aus, funktionieren alle anderen weiterhin einwandfrei. Ebenso entscheidend ist die „organisatorische Skalierbarkeit“. Rosenbaum: „Mit den Microservices sind wir in der Lage, in Paketen zu entwickeln. Wir können mehrere Entwickler-Teams nutzen, wir können Partner einbeziehen, und das Ganze können wir parallelisieren. Wir sind also viel schneller, wenn es darum geht, neue Services in den Markt zu bringen.“ Darunter wird bei EASY natürlich ein leistungsstarker Archiv-Service auf Basis von ENTERPRISE.x gehören, ein OCR-Service, ein Viewer-Service, ein Workflow-Service und vieles mehr.

 

Mobiler denn je

Bleibt die Frage: Wie passen EASY ECM Suite und EASY SPIRIT zusammen? Die Antwort: SPIRIT ergänzt die ECM Suite, wo es sinnvoll ist, insbesondere in puncto mobiles ECM. Einen ersten Vorgeschmack darauf gab Stephan Bitomsky in einer Live-Präsentation des Entwicklungsstandes von Mobile Contract auf der EASY WORLD 2015. Schnell, einfach und mobil auf bestehende EASY Contract Vertragsdaten und alle hinterlegten Dokumente zugreifen und sie editieren, verknüpfte Kontakte anschreiben oder direkt aus der App anrufen – all das erlaubt ein optimales Zusammenspiel von App, Middleware und Hardware. Konkrete Angebote hierzu kündigte Rosenbaum übrigens 2016 an. Es bleibt also spannend bei EASY, es bleibt spannend bei dem Projekt SPIRIT.