Der EASY TechTalk und seine Folgen: „Tapetenwechsel“ im Support

Im Flur der 3. Etage bei der EASY SOFTWARE AG in Mülheim hängen seit kurzem neue Tapeten. Wie kam es dazu? Am 17.02.2016 fand im Rahmen des TechTalk ein World Café zum Thema „Support der Zukunft“ statt. Wir (Chris Kierspel und ich) hatten im Vorfeld keinerlei Idee, auf was wir uns da einlassen und welchen Nutzen wir daraus ziehen könnten. Das lag natürlich vor allem an der fehlenden Erfahrung. Wir waren aber auch unsicher in wie weit eine offene Kommunikation zustande kommen könnte.

World Café lieferte Ideen

Was ist eigentlich ein World Café? Für jeweils 20 Minuten saßen abwechselnde Gruppen an einem langen Tisch mit Tapeten und jeder konnte seine Gedanken äußern und auf die Tapete bannen. Wie war es jetzt aus unserer Sicht? Ich bin immer noch beeindruckt von den Rückmeldungen, der Offenheit und den konstruktiven Vorschlägen. Es ergaben sich über die vier verschiedenen Gruppen auch Themenschwerpunkte, die alle bewegten.

Konkrete Optimierungsvorschläge

Ich möchte hier kurz auf einen Punkt eingehen, der ganz weit vorne lag: Es hat sich herauskristallisiert, dass der Wunsch nach einem Portal bei allen teilnehmenden Partnern gegeben ist. Zum einen für eine erhöhte Transparenz zum Stand der den Tickets, zum anderen, um eine qualifiziertere Aufgabe zu ermöglichen und so E-Mails und das damit zuweilen verbundene „Ping-Pong“ zu verringern. Die Teilnehmer entwickelten zudem die Idee, bereits beim Erfassen eines Tickets einen Fragenkatalog in Abhängigkeit des Produkts,  Lösungsvorschläge aus der Wissensdatenbank oder aber Informationen aus einer „Bekannte-Fehler“-Datenbank einzublenden. Dies führt im besten Fall dazu, dass kein Ticket angelegt werden muss, da schon einer der Vorschläge geholfen hat. Die Portal-Lösung darf auch gerne über eine Chat-Funktion verfügen um die Wege noch kürzer zu machen.

Lösungen jeden Tag vor Augen

Einiges davon hatten wir sicher auch schon im Fokus, allerdings hat sich durch die offene Diskussion auch gezeigt, dass manche Aspekte in unserer bisherigen internen Betrachtung zu wenig Berücksichtigung gefunden haben. Wir haben somit die Chance erhalten, unser Portal besser auf die Bedürfnisse der Partner abzustimmen.

Um die Inhalte besser zu den Kollegen aus dem Support transportieren zu können, haben wir die Tapeten in unserem Flur aufgehängt (s. Foto), damit alle die Eindrücke ungefiltert lesen können. Daraus ergibt sich natürlich auch abteilungsintern ein Dialog, da die Punkte teilweise erklärungsbedürftig sind.

All lights on green – EASY Microsoft Solutions positioned shipshape for the future

On February 17th and 18th the first EASY TECH TALK in 2016 took place in the elegant interior of the Stadthalle in Mülheim. Other than EASY WORLD, which is the annual Get-together for everybody who is to any extent involved into the world of EASY (e.g. partner executives, customer decision-makers and so on) the TECH TALK is a format especially targeted at EASY consultants, who gather in Mülheim twice a year seeking knowledge about the latest product releases and the technical roadmap of things to come.

On day two I had the honor to give my state-of-the-union speech and present the current status of my spawn, the EASY Microsoft Solutions. And a state that is – all current EASY Microsoft solutions had major releases within in the last two months and hence are in a very up-to-date shape, both regarding the technical platforms the products currently run on and are tested for and on the other hand also regarding their respective feature sets. They widely leverage the latest and greatest capabilities the base Microsoft products we integrate into provide, and also pay due respect to important change requests which are constantly signaled from the “front”, i.e. our EASY consulting and support colleagues and of course our partners and customers.

The full story is covered in the presentation which is available for download by now, but let me just pick out one or two main points of each EASY Microsoft Solutions portfolio member:

EASY for Dynamics NAV –available for Dynamics NAV 2016 according to our statement of direction only three months after general availability of the base product Dynamics NAV 2016, presentable in a NAV-enabled ESP-Demo VM (you know about the ESP-Demo, do you ?).

EASY for Dynamics AX – the drop zone has arrived in the product, enabling faster and more convenient adding of archived attachments to AX records. Feedback from large projects greatly improved the volume handling of documents. And the whole interface now runs in AX 2009, AX 2012 R2 and R3, covering around 90% of the installed AX customer base in DACH.

EASY for Exchange – more than 350 improvements have found their way into the latest release E4E 1.1, making it a great product again. We support Exchange and Outlook 2016, have included the support for all versions of Outlook Web Access and deliver a mobile server to allow road warriors to access their archived and reference e-mails on their smartphone.

EASY for SharePoint – some call it my pet product, but I just love SharePoint and every solution that supports and enhances it, just like the latest Release 5.1 of EASY for SharePoint does! EASY archives  are now fully searchable in the global SharePoint Search (via OData/BCS), EASY archives are presentable as document libraries and custom lists (BCS web parts) and we use standard icons for documents archived and referenced in SharePoint, what may seem like a small feature, but greatly improves adoptability and usability. The user can view and edit every document in SharePoint by a single click, regardless if it is still residing in the SharePoint database or if it is archived and referenced (and so taking load of the SharePoint content database). The product fully supports SharePoint Online from the Microsoft Office 365 plans, which enables customers to gain processual and regulatory compliance, leaving the immutable storage and versioning of documents and information to EASY as a specialized provider of revision-proof, long-term archive storage, while still being able to thoroughly utilize and work with tax-relevant documents and business-critical information on the Share-Point platform (on premise und online). Does my enthusiasm for the product shine through? You bet.

EASY for Dynamics AX Invoice – the only product whose latest release, Invoice Option Level 3, is still due, but will be fulfilled by the 31st of March 2016. Level 3 will allow for much more complex approval scenarios as it allows splitting of item lines in the workflow and assigning cost centers plus five other dimensions to each item line. All changes to the invoice header and lines throughout the approval workflow are instantly transferred to the EASY AX Invoice ledger, enabling AP people to monitor the approval status of each invoice in real time and taking action, if this is required by the current state of the invoice approval workflow. The default approval workflow template is now initially two-staged, still allowing the customer to change this and leverage the power of the Nintex engine by e.g. starting as many custom workflows directly from AX as the business process requires.

So much today about my protégés, to get the whole picture I recommend you review the presentation of my slot, and contact me in case a live demo is of interest. As all attendees of my session know by now, I can always do a live demo for you, as long as the WLAN doesn’t let me down – but hey, that’s Murphy on the loose…

All lights on green – EASY Microsoft Solutions positioned shipshape for the future

On February 17th and 18th the first EASY TECH TALK in 2016 took place in the elegant interior of the Stadthalle in Mülheim. Other than EASY WORLD, which is the annual Get-together for everybody who is to any extent involved into the world of EASY (e.g. partner executives, customer decision-makers and so on) the TECH TALK is a format especially targeted at EASY consultants, who gather in Mülheim twice a year seeking knowledge about the latest product releases and the technical roadmap of things to come.

On day two I had the honor to give my state-of-the-union speech and present the current status of my spawn, the EASY Microsoft Solutions. And a state that is – all current EASY Microsoft solutions had major releases within in the last two months and hence are in a very up-to-date shape, both regarding the technical platforms the products currently run on and are tested for and on the other hand also regarding their respective feature sets. They widely leverage the latest and greatest capabilities the base Microsoft products we integrate into provide, and also pay due respect to important change requests which are constantly signaled from the “front”, i.e. our EASY consulting and support colleagues and of course our partners and customers.

The full story is covered in the presentation which is available for download by now, but let me just pick out one or two main points of each EASY Microsoft Solutions portfolio member:

EASY for Dynamics NAV –available for Dynamics NAV 2016 according to our statement of direction only three months after general availability of the base product Dynamics NAV 2016, presentable in a NAV-enabled ESP-Demo VM (you know about the ESP-Demo, do you ?).

EASY for Dynamics AX – the drop zone has arrived in the product, enabling faster and more convenient adding of archived attachments to AX records. Feedback from large projects greatly improved the volume handling of documents. And the whole interface now runs in AX 2009, AX 2012 R2 and R3, covering around 90% of the installed AX customer base in DACH.

EASY for Exchange – more than 350 improvements have found their way into the latest release E4E 1.1, making it a great product again. We support Exchange and Outlook 2016, have included the support for all versions of Outlook Web Access and deliver a mobile server to allow road warriors to access their archived and reference e-mails on their smartphone.

EASY for SharePoint – some call it my pet product, but I just love SharePoint and every solution that supports and enhances it, just like the latest Release 5.1 of EASY for SharePoint does! EASY archives  are now fully searchable in the global SharePoint Search (via OData/BCS), EASY archives are presentable as document libraries and custom lists (BCS web parts) and we use standard icons for documents archived and referenced in SharePoint, what may seem like a small feature, but greatly improves adoptability and usability. The user can view and edit every document in SharePoint by a single click, regardless if it is still residing in the SharePoint database or if it is archived and referenced (and so taking load of the SharePoint content database). The product fully supports SharePoint Online from the Microsoft Office 365 plans, which enables customers to gain processual and regulatory compliance, leaving the immutable storage and versioning of documents and information to EASY as a specialized provider of revision-proof, long-term archive storage, while still being able to thoroughly utilize and work with tax-relevant documents and business-critical information on the Share-Point platform (on premise und online). Does my enthusiasm for the product shine through? You bet.

EASY for Dynamics AX Invoice – the only product whose latest release, Invoice Option Level 3, is still due, but will be fulfilled by the 31st of March 2016. Level 3 will allow for much more complex approval scenarios as it allows splitting of item lines in the workflow and assigning cost centers plus five other dimensions to each item line. All changes to the invoice header and lines throughout the approval workflow are instantly transferred to the EASY AX Invoice ledger, enabling AP people to monitor the approval status of each invoice in real time and taking action, if this is required by the current state of the invoice approval workflow. The default approval workflow template is now initially two-staged, still allowing the customer to change this and leverage the power of the Nintex engine by e.g. starting as many custom workflows directly from AX as the business process requires.

So much today about my protégés, to get the whole picture I recommend you review the presentation of my slot, and contact me in case a live demo is of interest. As all attendees of my session know by now, I can always do a live demo for you, as long as the WLAN doesn’t let me down – but hey, that’s Murphy on the loose…

Versicherungswirtschaft: Hoher Digitalisierungsbedarf

Die Versicherungswirtschaft beurteilt die Geschäftsaussichten für die kommenden Jahre schlechter als noch vor zwei Jahren, hat eine Umfrage der Forsa herausgefunden. Nicht nur, weil es zunehmend schwieriger wird, Produkte an den Markt zu bringen. Die Branche sucht nach Lösungen, um den steigenden Anforderungen an die Compliance gerecht zu werden.

 

EU zieht die Zügel an

Die neue EU-Vermittlerrichtlinie IDD und Solvency II, ein Projekt der EU-Kommission zur grundlegenden Reform des Versicherungsaufsichtsrechts, setzen die Versicherungswirtschaft unter Handlungsdruck. Die Versicherer selbst sind von den neuen Vorgaben bereits kurzfristig betroffen, mittelfristig beeinflussen sie auch den Vertrieb der Makler.

 

Denn: Die Ansprüche an das Compliance Management steigen, die Regulierungs- und Dokumentationsvorschriften werden strenger. 86 Prozent aller Versicherer und 77 Prozent aller Makler gaben Forsa zu Protokoll, dass sie darin in der nächsten Zeit nicht nur eine Herausforderung, sondern sogar die Herausforderung schlechthin für ihr Unternehmen sehen.

 

Hohe Akzeptanz digitaler Prozesse

Das Gute daran: Die Branche zeigt sich der Digitalisierung gegenüber höchst aufgeschlossen und setzt ihre Hoffnungen unter anderem in Automatisierung. Die Optimierung der IT sehen die Befragten als die zweitwichtigste Zukunftsaufgabe neben der Compliance an, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse empfinden 83 Prozent der Versicherer und 77 Prozent der Makler als wichtig.

 

Investitionsbedarf erkannt

Positiv für die Anbieter von Automatisierungs-Tools und Workflow-Systemen ist zudem: Ein Viertel aller Investitionen bis 2018 wollen Versicherer im Bereich IT tätigen. Selbst die befragten Makler schätzen den Investitionsbedarf auf 18 Prozent, größerer Maklerbüros sogar auf 20.

 

Das ist mehr als erfreulich, denn was will man mehr als Kunden, die ein Problem erkannt haben? Klar, Kunden die Budgets bereitstellen, um Probleme zu lösen. Fehlt nur noch die passende IT-Lösung. Stimmt nicht: Sie findet sich auf easys.de.

TechTalk 2016: World Café der EASY ECM Suite

Am 17. und 18.02.2016 fand der erste EASY TECH TALK 2016 in der Stadthalle in Mülheim an der Ruhr statt. Der erste Konferenztag stand im Fokus des Austausches zwischen den Partnern und EASY. Hierfür wurde als Format ein World Café gewählt. Der zweite Tag war gefüllt mit Vorträgen zu allen Themen, die uns derzeit bewegen.

 

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In vier Vorträgen mit jeweils 20 Minuten konnten Andreas Schneider und ich uns intensiv mit den 70 technisch orientierten Gästen zur Strategie der EASY ECM Suite austauschen.

Wir sprachen über die bisherige Umsetzung der EASY ECM Suite seit der EASY WORLD 2014 und darüber, wohin aktuell die Reise mit dem Release 16.1 geht. Auch diskutierten wir intensiv, warum sich EASY für „One function, one solution“ entschieden hat und welche Auswirkungen dies auf die Partnerstrategien und die kommenden Kundenprojekte hat.

 

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Nach den ersten zwei Software-Versionen wollten wir auch noch einmal eine Positionsbestimmung vornehmen, ob wir mit der EASY ECM Suite auf dem richtigen Weg: Auch stellte sich die Frage, welche weiteren Anforderungen die Consultants an die nächsten Versionen haben. Speziell die Vereinfachungen von EASY Archive Smart aus Sicht der Projektierung sind für die Entwicklung des Produkts sehr wichtig.

Die wichtigsten Erkenntnisse des World Cafés präsentierten wir noch einmal vor allen Teilnehmern. Nun werden alle gesammelten Anforderungen bewerten und für den agilen Entwicklungsprozess aufbereitet.

 

Viele Vorteile

Die World Cafés als Grundlage für den Austausch mit unseren Geschäftspartnern bietet viele Vorteile. Ich denke, die Anforderungen und Ergebnisse können so sehr schnell und transparent in die nächsten Sprints aufgenommen und umgesetzt werden.

Vielen Dank allen Teilnehmer für die hervorragenden Gespräche, den Erfahrungsaustausch und die Impulse für die EASY ECM Suite!

Social Media: Neue Anforderungen an das ECM

Mehr als drei Viertel der Unternehmen in Deutschland nutzen Social Media laut Bitkom für die interne und externe Kommunikation. Auch Endkunden lieben Facebook, Twitter und Co., um mit Firmen in Kontakt zu treten. Für das Content Management und die Archivierung bringt das völlig neue Anforderungen mit sich.

 

Die alte Welt war langsam…

Der Grund: Früher griff der Kunde zum Telefon, schrieb ein Fax oder einen Brief. Das erforderte vor allem eines: Zeit. Da nicht jeder gleichsam in der Warteschleife hängen oder sein Anliegen in Schriftform vorbringen wollte, überlegten sich Kunden zweimal, ob das Anliegen die Mühe rechtfertigte. Selbst mit Aufkommen der E-Mail war immer noch ein gewisser Aufwand nötig.

 

…die neue Welt kennt Echtzeit

Heute ist das anders. Kommunikation mit den Unternehmen ist zuweilen in Echtzeit möglich. Über die sozialen Medien, in denen ohnehin wenig formell kommuniziert wird, ist eine Anfrage schnell platziert – jederzeit und überall. Die Folge: In den entsprechenden Eingangskanälen der Firmen wächst das Datenvolumen, stapeln sich die Anfragen. Das ist nicht nur für diejenigen eine Herausforderung, die die Kundennachrichten bearbeiten müssen. Es stellt auch neue Anforderungen an das Enterprise Content Management (ECM).

 

Das ECM muss längst die sozialen Medien für Recherchen und die Archivierung erschließen. Zum einen, weil Mitarbeiter bei Rückfragen der Kunden auch hier einen Vorgang schnell finden müssen. Denn klar ist: Wer über die so genannten sozialen Medien kommuniziert, muss ihr hohes Tempo mitgehen können – sonst ist der Imageschaden vorprogrammiert. Zudem kann sich in den Unmengen von Daten die ein oder andere Compliance-relevante Information verstecken.

 

Vielfältige Risiken

Die wichtigsten Risiken mit Einfluss auf die Compliance sind der Verlust sensibler Informationen, der Verstoß gegen das Urheber- oder Telemediengesetz und der Datenschutz. Letzterer insbesondere, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und Informationen über diese gelöscht werden müssen.

 

Ein zeitgemäßes ECM hilft dabei, Inhalte aus sozialen Medien trotz ihrer immensen Fülle zu managen und nachzuverfolgen. Es hält das Unternehmen auskunfts- und handlungsfähig. Bedeutet im Umkehrschluss: Enterprise-Content-Management-Systeme und -Archive, die dies nicht beherzigen und die keine Schnittstellen zu sozialen Medien bieten, werden sich im Markt nicht lange behaupten können.

EASY Know how inklusive: Neuer GoBD-Leitfaden veröffentlicht

Die EASY SOFTWARE AG hat gemeinsam mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Peters, Schönberger und Partner sowie dem Beratungsunternehmen Zöller und Partner einen neuen GoBD-Leitfaden veröffentlicht. Er entstand unter Mithilfe des langjährigen EASY Service-Mitarbeiters Wolfgang Heinrich.

Dieser Leitfaden bietet eine Hilfestellung für Unternehmen, wenn es nach dem Bundesministerium der Finanzen um „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD)“ geht.

Die dynamischen Entwicklungen der Digitalisierung betreffen auch das Steuerrecht. Denn immer mehr Unternehmen setzen auf eine IT-gestützte Buchhaltung wie beispielsweise elektronische Archive. Diese neuen Prozesse machten eine Überarbeitung des GoBD-Leitfadens nötig. Um die Anforderungen des GoBD zu erfüllen, stellt der neu veröffentlichte Leitfaden die Änderungen dar und zeigt auf, wie sich diese innerhalb der IT-gestützten Geschäftsprozesse von Unternehmen abbilden lassen.

Unser Service für Sie: Hier können Sie den kompletten Leitfaden für die Unternehmenspraxis downloaden.

EASY for SharePoint 5.1 veredelt SharePoint – on premise und online

Wie können Microsoft SharePoint Anwender von EASY profitieren? Diese Frage hört EASY häufiger und seit SharePoint 2007 lautet unsere Antwort darauf: mit unserer SharePoint-Erweiterung EASY for SharePoint. In der vor wenigen Tagen freigegebenen Version 5.1 des Produktes unterstützt EASY for SharePoint natürlich die aktuellsten SharePoint-Versionen 2013 und 2016 sowie SharePoint Online aus den Office 365 Plänen der Microsoft. Außerdem liefert EASY for SharePoint 5.1 eine Reihe von neuen Features, die die Integration von EASY und SharePoint noch enger machen, um so die Synergiepotenziale der beiden Plattformen noch einfacher und effizienter zum Tragen zu bringen.

 

Systemübergreifende Informationszusammenhänge

Grundsätzlich ermöglicht EASY for SharePoint Unternehmen, die SharePoint als primäre Zusammenarbeitsplattform nutzen, aus den auf SharePoint abgebildeten Prozessen auf in EASY archivierte Informationen und Dokumente zuzugreifen. Dies gilt z. B. für andere Informationsquellen wie ERP-Systeme, Output Management-Lösungen oder Personal- und Vertragsverwaltungen. So lässt sich auch der komplette in EASY archivierte geschäftsrelevante Content ohne Programmwechsel auf SharePoint-Seite durchsuchen, einsehen und anzeigen. EASY for SharePoint ermöglicht so die Herstellung von systemübergreifenden Informationszusammenhängen und Kontexten mit SharePoint als führender Applikation.

 

Integration der Suchergebnisse

Die wichtigste Verbesserung dieses Anwendungsfalles mit EASY for SharePoint 5.1 ist die Integration der Suchergebnisse aus EASY in die native, SharePoint-eigene Suche. Für den Zugriff auf EASY Inhalte muss nicht mehr ausschließlich die EASY Suchseite in SharePoint benutzt werden, der Anwender kann stattdessen seine Suchbegriffe direkt in die bekannte globale Suchleiste von SharePoint eingeben. In den in SharePoint angezeigten Suchergebnissen sind auch die Inhalte aus EASY berücksichtigt und nach Relevanz sortiert.

So ist direkt aus der nativen SharePoint Suche heraus der Zugriff auf ein in EASY archiviertes Dokument mit einem Klick möglich. Es versteht sich von selbst, dass dabei die Windows-Berechtigungen des angemeldeten SharePoint-Benutzers beachtet werden, und jeder Anwender nur solche Inhalte aus SharePoint und aus dem Archiv anzeigen kann, für die er eine Zugangserlaubnis besitzt.

SharePoint Beitrag

Mit EASY for SharePoint 5.1 ist es auch möglich, mittels „Business Connectivity Services“ in EASY archivierte Daten unter Verwendung der SharePoint-WebParts „BCS Liste“ und „BCS Element“ wieder in Form einer SharePoint-Dokumentenbibliothek anzuzeigen. So lassen sich Archivinhalte, die nicht aus einer SharePoint-Bibliothek oder -Liste stammen, in einer dem SharePoint-Anwender vertrauten Bibliotheks- oder Listenform für die Nutzung in Geschäftsprozessen darbieten.

 

Archivierung automatisch möglich

EASY for SharePoint ermöglicht es selbstverständlich, Content aus SharePoint (Dokumente aus Dokumentbibliotheken und Anhänge an Listenelementen) inklusive der Metadaten (beschreibende Feldwerte von Dokumentbibliotheks- und Listeneinträgen) revisionssicher in einem oder mehreren EASY Archiven abzulegen. Die Archivierung kann automatisch in regelmäßigen Abständen, Event-gesteuert (z. B. bei Veränderungen in SharePoint) oder manuell erfolgen.

Heutzutage erreichen Sie so insbesondere in Office 365 Szenarien mit SharePoint Online einen Zuwachs an regulativer Compliance, indem steuerrelevante Dokumente und geschäftskritische Informationen zwar auf SharePoint (on premise oder online) uneingeschränkt genutzt und bearbeitet werden können. Die unveränderbare Ablage von Arbeits- und finalen Dokument- und Informations-Versionen überlässt das System aber dem Spezialisten für revisionssichere Aufbewahrung, dem EASY Archive.

 

Vollkommen transparent

EASY for SharePoint ist dabei für den Anwender seit dem Release 5.1 vollkommen transparent. So werden nun z. B. die Original-Icons von archivierten Dokumenten und Dateianhängen in SharePoint beibehalten. Durch Nutzung von aspx-Links erfolgt der Zugriff auf die archivierten Dokumente ohne jede weitere Nachfrage direkt aus dem Browser. Aus dem Archiv aufgerufene Dokumente können bearbeitet und nach Abschluss der Bearbeitung ohne weiteren Benutzereingriff sofort als neue Version in EASY archiviert werden.

Dies ist auch bei Referenzierung möglich. Referenzierte Microsoft Office Dokumente können direkt bearbeitet werden, für andere Dateiformate ist eine Möglichkeit gegeben, über SharePoint die abgelegte Datei durch eine bearbeitete Version zu aktualisieren. Aus der Referenzierung, d. h. der Auslagerung von SharePoint-Content ergeben sich auch weiterhin die bekannten Entlastungseffekte für die SharePoint-SQL-Datenbank.

Die EASY SOFWARE AG ist mit dem Produkt EASY for SharePoint 5.1 im Bereich Microsoft SharePoint sowohl on premise als auch online technologisch up-to-date und für die Zukunft hervorragend aufgestellt. Im Zusammenspiel mit den weiteren ECM-Lösungen aus dem Hause EASY wird die EASY SOFTWARE AG damit auch im SharePoint-Umfeld dem Anspruch als Marktführer der ECM-Branche gerecht.

CeBIT 2016: EASY mit vielen Neuigkeiten im Gepäck

Die EASY SOFTWARE AG setzt in diesem Jahr auf der CeBIT – die vom 14. bis 18. März in Hannover stattfindet – auf das bewährte Konzept des Vorjahres: Gemeinsam mit anderen Unternehmen aus unterschiedlichen ECM-Bereichen finden Sie uns im Bitkom Solutions Park in Halle 3 am Messestand B17.

„Nachdem wir mit dem gemeinschaftlichen Auftritt im Bitkom Solutions Park in 2015 gute Erfahrungen gemacht haben, freuen wir uns auch in diesem Jahr auf einen tollen Austausch“, so Peter Rollepatz, Leiter Markenstrategie beim Mülheimer Software-Hersteller.

EASY hat in diesem Jahr einen bunten Blumenstrauß an innovativen Produkten und Lösungen im Gepäck. Neben der neuen Version der EASY ECM Suite – mit vielen Verbesserungen – erhalten Messebesucher exklusive Einblicke in die mobile EASY Online Suite. Zum ersten Mal hat EASY zudem auf der CeBIT sein SAP-Lösungsportfolio rund um die EASY PCM Produkte an Bord.

Sichern Sie sich hier eine der limitierten Freikarten für die CeBIT 2016.

Digitale Personalakte: Weg mit den Papierbergen

Auch im Jahr 2016 verwalten noch immer viele Unternehmen Korrespondenzen, Arbeitsverträge und Bescheinigungen ihrer Mitarbeiter mit Papier-Akten. In Büros und Kellern stapeln sich oftmals Unterlagen aus zig Jahren. Langsam aber stetig hält jedoch auch hier die Digitalisierung Einzug: Gerade im Personalmanagement hat sich auf SAP-Basis ein breites Portfolio entwickelt, das die HR-Mitarbeiter in ihrer täglich Arbeit effizient unterstützt – mit dem Herzstück digitale Personalakte.

 

Was ist eine Personalakte?

In einer digitalen Personalakte können Sie alle Unterlagen einem Mitarbeiter zuordnen und speichern. Häufig sind diese Management-Systeme direkt in die Unternehmenslösungen von SAP oder IBM integriert. Vorbei die Zeit der Aktenberge, vorbei das Abheften von Dokumenten, vorbei die umständliche

 

Auf einen Blick können Sie alle wichtigen Informationen Ihrer Mitarbeiter abrufen. Sie haben alle Informationen an einem zentralen Ort und greifen auf die aktuellsten Daten zu. Auch HR-Prozesse wie Gehaltserhöhungen oder die Erstellung von personalisierten Dokumenten können Sie direkt aus der digitalen Akte heraus anstoßen. Dank der innovativen Dokumentverwaltung bleibt Ihnen mehr Zeit für strategische Erfolge.

 

Wie sicher ist eine digitale Personalakte?

Ein besonders wichtiger Punkt ist die Sicherheit der sensiblen Personaldaten. Dank verschiedener Möglichkeiten lassen sich die Daten nachhaltig schützen, wie ein Beispiel der Stadtwerke München zeigt.

Das Thema Sicherheit beginnt mit der Definition der Zugriffsrechte. Bei SAP-Lösungen gibt es schon von Haus aus ein Berechtigungssystem, das sich auch gut für den Zugriff auf digitale Personalakten eignet. Dies verhindert, dass unberechtigte Personen Einsicht in die Personalakte nehmen.

 

Revisionssicher archiviert

Im Gegensatz zur Papierakte ist bei der digitalen Version über eine Protokollfunktion jederzeit ersichtlich, wer, was, wann mit der Personalakte gemacht hat. Alle Dokumente sind revisionssicher archiviert. Das bedeutet: sie sind wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher abgelegt. Außerdem garantiert die digitale Akte, dass Sie vom Gesetzgeber vorgegebene Löschfristen für Personaldokumente tatsächlich einhalten. Auch in puncto Datenschutz weist die digitale gegenüber der Papierakte deutliche Vorteile auf.

 

Sie möchten mehr erfahren? Schauen Sie sich doch mal hier die digitale Personalakte von EASY an.