Dokumentenintensive Prozesse: Digital ja, aber…

Das Print- und Dokumenten-Management treibt die digitale Transformation von Unternehmen voran – sagt eine aktuelle Studie. Rekordverdächtige 91% aller Unternehmen in Deutschland haben das Potenzial erkannt, das die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse für sie mit sich bringt. 53% aller Dokumente sind demnach bereits digital unterwegs.

 

Entwicklung langsamer als prognostiziert

Vielen Unternehmen fällt der Abschied vom Papier allerdings noch schwer. Nach den Gründen hierfür hat IDC für die betreffende Studie „Print & Document Management in Deutschland 2016“ ebenfalls gefragt. Grund 1: Die Kunden möchten das so. Grund 2: Um gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Grund 3: Die Arbeit mit Papierdokumenten geht besser von der Hand. Und last but not least Grund 4: Die Mitarbeiter wollen es so.

 

Das Gute an diesen Gründen ist, dass sie sich mit zunehmender Verjüngung der Belegschaften in Luft auflösen dürften. Bis auf einen: Wenn Unternehmer rechtliche Bedenken haben, auf elektronische Dokumente umzustellen, regelt die Politik entweder noch zu vieles zu kompliziert oder die Anbieter von ECM-Systemen müssen ihre Produkte besser erklären – oder beides.

 

Prozessoptimierung ist wichtigste Motivation

Zumal die Gründe, die für die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse sprechen, ziemlich überzeugend sind: 56% der Befragten sehen darin die Chance, ihre Prozesse zu optimieren. Damit setzt sich diese Ansicht an die Spitze – denn vor zwei Jahren sagten gleiches „nur“ 42%. 2014 noch hatte Betriebskostensenkung mit 54% Zustimmung Priorität – heute finden das nur noch 43%. Die Druckkosten zu senken ist nach wie vor für rund die Hälfe der Studienteilnehmer maßgeblich.

 

Zwar erwartete IDC 2014 noch, dass der Anteil der digitalen Dokumente in Unternehmen im Jahr 2016 bereits 13% über den Werten von 2014 liegen würde. Bislang beträgt das Plus schlappe 2%. Aber 2016 dauert ja auch noch ein wenig. Und wie IDC herausfand, haben die Unternehmen noch einiges vor: 51% bereiten Dokumenten-Workflows vor, 49% eine elektronische Archivierung, 48% die Automatisierung von dokumentenintensiven Prozessen. Bis Ende des Jahres dürften wesentlich mehr Dokumente digital vorliegen, als es heute der Fall ist. Wie sagte Victor Hugo noch so schön? Nichts auf der Welt ist so mächtig wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist. Mehr Informationen hier.

EASY HR 3.0: Die Lösung für effizientes Personalmanagement

Bereits die Vorgängerversionen der Personalmanagement-Lösung EASY HR 3.0 waren erfolgreich – doch im Jahr 2016 gilt: Das Thema Digitalisierung ist in den Personalabteilungen weitgehend angekommen. Abteilungsleiter und Mitarbeiter wünschen sich entsprechende Lösungen, Unternehmen können von effizienteren Personalprozessen profitieren. Und das umso mehr, als EASY mit HR 3.0 sowohl die technische als auch die funktionale Basis der eigenen HR-Lösung erheblich erweitert hat.

 

Standardprozesse inklusive

Schauen wir zunächst auf die technische Seite: EASY HR 3.0 bildet deutlich mehr Prozesse bereits im Auslieferungsstandard ab. Neben Stammdaten- und Aktenverwaltung sind unter anderem Bewerbungs-, Onboarding- und Offboaring-Prozesse integriert. Für EASY Partner besonders interessant: EASY liefert gleich einen Konfigurator dazu, mit dem zusätzliche Prozesse im Handumdrehen definiert sind. Ebenso ist eine leistungsfähige Workflow engine an Bord, die die Integration kundenspezifischer Reportings deutlich vereinfacht. Dank dieser Tools lässt sich EASY HR 3.0 schnell selbst an komplexe Kundenprozesse anpassen.

 

Leichter zur Compliance

Hinzu kommt: EASY HR 3.0 ist eine wirkungsvolle Unterstützung in Sachen Compliance. Ob ein Unternehmen alle Vorgaben einhält, liegt zwar auch mit EASY HR 3.0 in den Händen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Personalabteilung. Doch EASY HR 3.0 macht ihnen das Leben leichter. Gilt es etwa aufgrund gesetzlicher Vorhaben beispielsweise Zeugnisse, Gesundheitsatteste oder Führerscheine zu prüfen oder sind sonstige Qualifikationen erforderlich, fordert das System diese automatisch ein.

 

Deutlich schlanker & performanter

Auf funktionaler Ebene hat sich mit EASY HR 3.0 ebenfalls eine Menge verbessert. Nach wie vor kann man Web-basiert auf die HR-Lösung von überall her zugreifen kann. Neu dagegen ist das Berechtigungs- und Zugriffsmanagement. Dies hat EASY für die aktuelle Version erheblich ausgebaut. Es gibt kaum noch eine Rolle im Personalmanagement, die sich mit ihm nicht mit wenigen Klicks abbilden ließe. Hinzu kommt: Wie bereits beim neuen EASY Archive ist es bei HR 3.0 möglich, die Installation auf die Funktionalität zu beschränken, die Kunden wirklich benötigen. Das macht die Installation und das System deutlich schlanker und performanter.

 

Optimiertes Interfacing

Nicht zuletzt entrümpelte und optimierte EASY das Interfacing. Das Ergebnis ist ein schlankes Schnittstellenangebot, mit dem sich alle gängigen Portale wie etwa die Bundesanstalt für Arbeit, Stepstone oder Monster problemlos anbinden lassen. Alles in allem gilt also: Mit Version 3.0 ist EASY HR flexibler, schlanker und besser als je zuvor.

Digitalisierung im Mittelstand: EASY eine Top-Adresse

Mobiles Arbeiten gewinnt auch im Mittelstand immer stärker an Bedeutung. Denn die Digitalisierung erhält in mehr und mehr Unternehmen Einzug. Doch das Arbeiten in unterschiedlichen Systemen und Software-Lösungen soll nicht nur in den eigenen Büroräumen möglich sein, sondern auch von Zuhause aus oder von unterwegs. Die mobilen Lösungen machen alle benötigten Informationen von überall aus zugänglich und vereinfachen die Arbeitsprozesse der Unternehmen. Auch EASY bietet u. a. mit der EASY ECM Suite Lösungen an, die die Geschäftsprozesse vereinfachen, automatisieren und effizienter gestalten. Mobiles Arbeiten mit der EASY ECM Suite? Kein Problem.

Passenderweise erhielt das EASY Produkt HR in diesem Zusammenhang vor kurzem von der Initiative Mittelstand im Rahmen des Innovationspreises-IT 2016 eine ausgezeichnete Bewertung und landete unter den besten 20 IT-Lösungen im Bereich Human Resources. EASY HR bietet eine zukunftsorientierte digitale Personalverwaltung, mit der sich eine hohe Zeitersparnis für die Personalabteilung ergibt.

Mehr über das digitale Vertragsmanagement von EASY SOFTWARE erfahren Sie >hier<.

EASY für Talente: Stipendienverleihung an der HRW Mülheim

In diesem Jahr vergibt die EASY SOFTWARE AG bereits zum zweiten Mal ein Stipendium an ein junges Talent der Hochschule Ruhr West (HRW). Das mit 300 Euro im Monat dotierte Stipendium erhält Manuel Fessen, Student der Fachs „Mensch-Technik-Interaktion“. Feierlich überreichte Clarissa Dubiel, Leiterin des Personalwesens bei EASY, dem talentierten Studenten im Rahmen der Stipendienverleihung seine Urkunde.

Die EASY SOFTWARE AG gehört zu den Unternehmen, die sich an der HRW aktiv in der Talentförderung engagieren und Studierende unterstützen, die sowohl mit guten Noten wie auch gelebtem sozialem Engagement positiv auf sich aufmerksam machen.

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Bild (v. l.): Clarissa Dubiel (EASY Personalabteilung), Heinz Lison (Vorsitzender des HRW-Fördervereins) und EASY Stipendiat Manuel Fessen (Foto: Andreas Köhring)

Mittelstand & Cloud: Vorsichtige Annäherung

Die Cloud hebt ab: Der Mittelstand steht ihr in Teilen zwar nach wie vor kritisch gegenüber – doch die Vorzüge scheinen zu überzeugen und lassen Probleme in puncto Datenschutz und Datensicherheit beherrschbar erscheinen. Das hat eine aktuelle Studie herausgefunden. Was darin nicht steht: Die EASY ECM Suite unterstützt Mittelständler bei dem Weg in die Cloud, auch in puncto Datensicherheit und Datenschutz.

 

20 Prozent glauben: Die Cloud wird sicherer

85 Prozent der Mittelständler sind bereits in der Cloud unterwegs oder setzen sich mit dem Thema intensiv auseinander. Flexibilität und Agilität sind ihnen dabei wichtiger als Kostenreduktion, belegt die Untersuchung von Crisp-Research. Das ist schon mal gut zu wissen.

Zwar bestehen nach wie vor Bedenken – 49 von 100 Befragten sehen im mangelnden Datenschutz ein Problem. 63 Prozent sorgen sich um die Sicherheit. Doch umgekehrt glaubt immerhin jeder Fünfte, das die Cloud sicherer wird.

 

Schlüssel Vertrauen

Kein Wunder, denn gerade in puncto Sicherheit und Datenschutz hat sich im vergangenen Jahren viel getan – die Enthüllungen von Edward Snowden und nicht zuletzt das gekippte Safe-Harbor-Abkommen haben diesen Trend noch verstärkt, während die EU dabei ist, einen digitalen Binnenmarkt mit gleichen Spielregeln für Infrastrukturen und Dienste aufzubauen.

Auch für EASY ein relevanter Punkt: Bei der Entwicklung der EASY ECM Suite aus der Cloud war von vornherein klar: Bei allen Vorzügen von On-Demand-Lösungen muss eine überzeugende Lösung auch die Sicherheitsbedenken potenzieller Kunden entkräftet können.

 

Datenschutz made in Germany

Zumal die Lösung auf der Hand liegt: Man darf die Daten, die der mittelständische Kunde aus der Hand gibt, ausschließlich in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren speichern. Eine vertrauensbildende Maßnahme, weil der deutsche Datenschutz nach wie vor einer der strengsten der Welt ist. Vor allem muss man diese Daten auf Verlangen aber auch wieder „herausrücken“. Beides bietet EASY selbstverständlich an.

Webcast: EASY nextPCM Personnel File – die Digitale Personalakte in SAP

Am 3. Mai 2016, 14 Uhr, zeigen wir Ihnen im Rahmen unserer Webcast-Reihe wie Sie mit unserer Digitalen Personalakte alle Informationen und Dokumenten zu Ihren Mitarbeitern an einem Ort bündeln.

EASY nextPCM Personnel File bietet eine effiziente Alternative zu zeitfressenden, papiergebundene Verwaltungsprozessen. Egal, ob Verträge, wichtige E-Mails, Rundschreiben in Word oder SAP-Daten – in der digitalen Personalakte kommt zusammen, was zusammengehört. Daten aus SAP-Systemen übernimmt die Lösung direkt, verschiedene Dokumentarten gelangen flexibel in die Akte. So lassen sich etwa Papiere durch einen vorher aufgebrachten Barcode zu einem beliebigen Zeitpunkt im Prozess scannen und automatisiert in der richtigen Akte ablegen. Digitalisierte Schriftstücke gelangen wahlweise per Drag-and-Drop oder über eine Indizierungsmaske in die virtuelle Personalakte.

Wir zeigen Ihnen in einer Live-Demo die Vorteile unserer SAP-integrierten Lösung. Registrieren Sie sich jetzt >hier< zur kostenlosen Teilnahme am Webcast.

Neugierig geworden? Schon morgen informieren wir Sie darüber, wie Sie die Bearbeitungszeiten von Eingangsrechnungen mit EASY Invoice deutlich reduzieren und Mitarbeiter von fehlerträchtigen Routine-Eingaben entlasten. Der Webcast startet ebenfalls um 11 Uhr. Zur Anmeldung geht es >hier<.

Digitalisierung: Wirtschaft hat Luft nach oben

Die Autobranche fährt vorweg, die Akteure im Tourismussegment hingegen scheinen die Digitalisierung in der Hängematte zu verschlafen. Das mag ein wenig provokant formuliert sein, doch im Grunde ist genau dies das Ergebnis einer aktuellen Untersuchung von Arthur D. Little. Eine Zahl lässt hier besonders aufhorchen: Nur zwei von 103 Firmen sind bislang „digital zentriert“, so die Analysten.

 

„Digital Transformation – How to Become Digital Leader“, so lautet der Titel der Studie, in der die Unternehmensberatung den „Digital Transformation Index“ internationaler Konzerne ermittelt hat. Unter den mehr als 100 Firmengruppen befindet sich so manche, die in Deutschland beheimatet ist.

 

Heterogenes Gesamtbild

Auf den ersten Blick ist das Ergebnis erschreckend. Nur zwei Firmen erreichten auf einer Skala von 1 bis 10 vorzeigbare 7,5 Indexpunkte. In Zeiten, in denen überall von Digitalisierung die Rede ist, erreichen viele international aufgestellten Player gerade einmal einen durchschnittlichen Index von 3,92.

 

Sieht man sich einzelne Branchen an, so ist die Automobilbranche immerhin mit rund 5 Punkten gut unterwegs. Akzeptabel schneiden auch Medien und Telekommunikation ab, mit 4,2 bzw. 4,1 Punkten. Am schlechtesten auf die Digitalisierung eingestellt präsentieren sich dagegen die Segmente Reise und Transport. Sie kommen schaffen mit Ach und Krach 3,5 Punkte.

 

Immerhin: Raum für Entwicklung

Skepsis ist dennoch unangebracht. Im Gegenteil. Wer in komplexen Transformationsprozessen steckt, tut gut daran, das Potenzial zu sehen. Es ist definitiv Luft nach oben – und bloß, weil die Werte aktuell schlecht sind, heißt das nicht, dass Unternehmen nichts tun oder nicht investieren.

 

Schließlich ergab die Untersuchung gleichzeitig: Digitalisierte Automatisierung stellt, so die Planung, in den kommenden drei Jahren einen Schwerpunkt der Anstrengungen dar. Firmen können hier inzwischen auf eine Vielzahl an Lösungen zurückgreifen. Know-how über digitale Prozessgestaltung ist ebenfalls im Markt vorhanden. Für die IT-Branche gilt es, die Chance zu nutzen und die Vorteile der Digitalisierung deutlich zu machen. Dann wird der nächste Index mit Sicherheit besser ausfallen.

Berechtigungsmanagement: Daten zugänglich machen und gleichzeitig schützen

Immer mehr Arbeitnehmer sind mit ihrem Arbeitsplatz unzufrieden. Aktuelle Erhebungen gehen davon aus, dass bis zu 34 Prozent Arbeitnehmer in den kommenden zwei Jahren den Job wechseln wollen. Die Fluktuation in Unternehmen steigt. Nie war Enterprise Content Management wichtiger als heute.

 

Generation Y besonders wechselwillig

Überforderung mit Zielvorgaben, mangelnde Förderung, wenig Sinnhaftigkeit – die Gründe für den Wechselwunsch sind insbesondere bei den jungen High Potentials der Generation Y vielfältig und nicht immer mit Geld aus dem Weg zu räumen. Vor diesem Hintergrund müssen sich Unternehmen nicht nur fragen, wie sie den Nachwuchs halten. Sie müssen sich insbesondere Gedanken über die Funktionsfähigkeit ihrer Prozesse und die Sicherheit ihrer Daten machen.

 

Immer mehr Daten – zugänglich für jeden Frischling?

Denn: Nicht nur die Fluktuation steigt. Mit jedem Jahr wächst auch das Datenvolumen. Wichtige Informationen verstecken sich an den unterschiedlichsten Orten im Unternehmen – auf den Fileservern, in den E-Mail-Eingängen, im Archiv. Neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten, sie in die Lage zu versetzen, ohne große Vorkenntnisse einfach mit dem vorhandenen Wissen zu operieren, ist ebenso wichtig, wie sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff durch Neulinge oder Kollegen, die die Firma verlassen, zu schützen. Ein Berechtigungssystem ist nötig, das sich schnell und unproblematisch anpassen lässt.

 

Neuer Schwung für ein bekanntes Thema

Die Problematik ist nicht neu. Bereits mit der Generation Praktikum, mit der zunehmenden Zahl freier Mitarbeiter und Externer im Markt, mit der Einbindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Home-Office trat sie auf den Plan. Doch sie erlangt mit den neuesten Zahlen zur Abwanderungswahrscheinlichkeit der Nachwuchskräfte eine neue Qualität. Unternehmen tun gut daran, darüber nachzudenken, wie sie ihrer Daten zugänglich machen und gleichzeitig schützen. Am Enterprise Content Management führt dabei kein Weg vorbei.

Digitale Transformation: Chefs in der Verantwortung

Die Bedeutung der Prozess-Digitalisierung haben die meisten Unternehmen wohl verstanden. Dennoch hapert es meist an der Umsetzung, hat eine Studie herausgefunden. Das Problem: Die Chefs übertragen die Verantwortung, statt sie selbst zu tragen.

 

Von Größe und Komplexität

Zumindest legt eine Befragung im Auftrag einer digitalen Beratungsfirma diesen Schluss nahe. Daran nahmen immerhin 2.000 Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 250 Millionen Euro teil. Firmen, deren Größe allein den Rückschluss auf eine komplexe Prozesslandschaft zulässt. Eigentlich sollte es Optimierungsbedarf geben – denn wer seine Prozesse heute nicht digitalisiert, muss vielleicht schon morgen das Feld für seine besser aufgestellten Mitwettbewerber räumen.

 

Digitalisierung nicht delegieren

Trotzdem treten viele Unternehmen auf der Stelle – und das hat einen Grund. Weniger als die Hälfte aller Chefs nimmt die Digitalisierung auch als Chefsache wahr. Der Rest delegiert sie. In 24 Prozent der Unternehmen kümmern sich CEO oder Geschäftsführung um die Digitalisierung. In weiteren 24 Prozent nimmt sich der Vorstand der Sache an. Dreißig Prozent der Unternehmen dagegen legen die Federführung in die Hand der IT-Abteilung, zehn Prozent richten eine Stabsstelle ein. Der Rest verteilt sich auf mehrere kleinere Unternehmenseinheiten, denen die Digitalisierung anvertraut wird.

 

Wer hält das große Ganze im Auge?

Nun ist nichts dagegen einzuwenden, wenn sich die IT-Abteilung federführend um die Umsetzung der Digitalisierung kümmert und an der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie mitarbeitet. Das ist sogar zwingend erforderlich. Aber: Die Vision, wie ein Unternehmen seine Prozesse zukünftig aufstellen will, muss oben kommen. Jemand muss den Kurs vorgeben, die Fäden zusammenhalten und dafür sorgen, dass ein unternehmensübergreifendes, digitales Prozessmodell entsteht. Das kann keine einzelne Abteilung leisten – hier ist das Top-Management in der Pflicht. Es muss das Ganze voranbringen, statt einzelne Einheiten zu beauftragen – zumal es damit innerbetrieblichen Rivalitäten und Obstruktion Tür und Tor öffnet.

Herausforderung Big Data: Wissen, was wichtig ist

Das Thema Big Data erfährt seit geraumer Zeit gesteigertes Interesse in Presse, Wirtschaft und Forschung. Doch unumstritten ist es nicht: Immer wieder werden ethische sowie moralische Bedenken diskutiert. Es besteht beispielswiese die Sorge, dass das massenhafte Sammeln von Daten nicht mit einem fundierten Datenschutz vereinbar sein könnte. Als Beispiel sei an dieser Stelle die Personalarbeit genannt: Entscheidungen über Beförderungen oder auch Entlassungen auf Basis von hauptsächlich quantitativen Daten, resultierend aus der Dokumentation jeder einzelnen Arbeitsstunde eines Mitarbeiters, würde wohl kaum jemand unterstützen.

 

Big, smart oder predictive?

So ist Big Data auch nicht gedacht. Es mehren sich jene Stimmen, die anstelle von Big Data nach Smart Data rufen und neue Begriffe wie Advanced Analytics oder Predictive Analytics scheinen nur so aus dem Boden zu sprießen. Emsiges Datensammeln bringt niemanden an die Sonne, wenn die Analyse und Anwendung der Daten nicht funktioniert. Was könnte langweiliger sein, als ein riesiger Datenwust, dessen Aussage oder Sinngehalt nicht zu Tage tritt?

 

Antwort auf Komplexität: Relevanz

Um das zu vermeiden, müssen Unternehmen sich darüber klar werden, dass nicht jede einzelne Information an und für sich wertvoll ist. Es gilt, nur relevante Informationen zu extrahieren und auf deren Basis Entscheidungshilfen oder Argumente zu finden. Dann lassen sich spannende, zukunftsweisende und sinnvolle Einsatzszenarien entwickeln, wie Beispiele aus der Genforschung, Automobilindustrie und dem Versicherungssektor zeigen.


Neue Berufsbilder, neue Lösungen

Die Komplexität von Big oder Smart Data lässt sich auch daran ablesen, dass das Themavöllig neue Berufsbilder erfordert. So bietet die Fraunhofer Academy neuerdings ein Zertifizierungsprogramm für den Data Scientist an. Auch die EASY SOFTWARE AG geht den Weg in eine smarte Zukunft und hilft ihren Kunden dabei, Herr über alle Unternehmensinformationen zu werden. So lassen sich mit EASY Discovery Informationen aus diversen Quellen auf einmal abrufen und integriert bewerten.


Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit

Eine aktuelle Studie von BARC aus dem Jahr 2016 bietet umfangreiche Erkenntnisse rund um das Thema Big Data. 40% der befragten Anwender halten fortgeschrittene Analyseverfahren für wichtig und 94% glauben an eine zukünftige Relevanz. Die größten Schwierigkeiten scheinen mangelnde Erfahrung und fehlende IT-Ressourcen zu bereiten. Immerhin: In der IT-, Finanz- und Telekommunikationsbranche wird bislang die größte Expertise verortet.