Referenzbericht Wiltmann: Frische Zutat für effiziente Abläufe

Für das mittelständische Unternehmen Wiltmann sollte die Einführung der digitalen Personalakte für eine Vereinfachung und Optimierung der Arbeitsabläufe sorgen. Und genau dies ist mit der Lösung EASY nextPCM Personel File auch gelungen.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

 

EASY hebt ab – Die EASY WORLD 2016 ist erfolgreich gestartet

Sein rotes Cape liegt eng am Körper an, der Blick geht gen Firmament und seine Hand ist zu einer Faust geballt. Temporeich lässt unser Superheld den Erdboden hinter sich und steigt in atemberaubenden Tempo gen Himmel empor. Was wie eine Szene aus einem Hollywood-Blockbuster anmutet, ist in Wahrheit ein außergewöhnliches Element der EASY WORLD 2016.

 

Starke Bilder, klare Botschaft

Dieses Event-Highlight der EASY SOFTWARE AG feierte gestern Mittag seine Eröffnung und verblüffte die zahlreichen Gäste direkt mit einem ganz besonderen Intro: Unsere kleine Superhelden-Figur, u. a. bekannt von unserer Webpräsenz easy.de und diversen Broschüren, startet von der Mülheimer Stadthalle aus zu einem Stratosphärenflug. Starke Bilder, klare Botschaft: Hinterm Horizont geht’s weiter – Digitalisierung kennt mit EASY keine Grenzen.

 

Ganzheitliche Lösungskompetenz in vier Suiten

Eine Botschaft, die Vorstandssprecher Willy Cremers in seiner Keynote unterstrich: “Wir haben Kundenbedarf und Markt ganzheitlich betrachtet und unsere Lösungskompetenz in die ECM Suite „open system“, in die PCM Suite „SAP“, in die SPIRIT Suite „anywhere“ sowie die SERVICE Suite „at your service“ aufgeteilt,“ so Cremers. Diese Lösungsarchitektur stellt sicher, dass EASY sowohl den Markt in der Breite als auch zahlreiche Branchen in der Tiefe bedienen kann. Wichtig zu wissen zudem: Die vier Suiten ersetzen nicht einander, sondern stehen für sich und sind in Teilen kombinierbar.

 

Lösungen zum Anfassen

Am Nachmittag konnten sich die Besucher unter dem Motto „Zum Anfassen: Lösungen hautnah“ in vier Studios ausgiebig über die vier Suiten informieren. In der SPIRIT Suite „anywhere“ staunten die Gäste über die ganze Bandbreite an neuen Möglichkeiten, die mit der Konzeption von SPIRIT einhergehen, während die PCM Suite „SAP“ ganz im Zeichen der Lösung EASY nextPCM stand. Die Vorträge zur SERVICE Suite „at your service“ brachten den Besuchern die Vorzüge der vielseitigen Serviceleistungen von EASY näher und in der ECM Suite „open system“ informierten sich die Gäste unter anderem über die neue ECM-Lösung EASY Discovery.

 

Unser Alltag in 2030?

Parallel dazu zeigte die Vorausdenker-Lounge neue Wege der kreativen Ideenfindung auf: Wie sieht unser Alltag im Jahr 2030 aus? Wie laufen Geschäftsprozesse im Jahr 2030 ab? Und wie sieht das Familienleben in der Zukunft eigentlich aus? Über diese und viele weitere Fragen tauschten sich unsere Gäste angeregt und engagiert aus und gestalteten mögliche Zukunftsszenarien. Am heutigen Donnerstag, dem zweiten Tag der EASY WORLD, werden diese Zukunftsszenarien von Dr. Andreas Siebe, Gründungsinitiator und Mitglied des Vorstands der ScMI Scenario Management International AG, präsentiert und in den Gesamtkontext der EASY WORLD 2016 eingebettet.

 

Feiern zwischen internationalen Marktständen

Der ebenso spannende wie ereignisreiche erste Tag der EASY WORLD 2016 setzte sich dann am Abend im gemütlichen aber auch schwungvollen Rahmen im Ruhrfoyer der Stadthalle Mülheim fort. An internationalen Marktständen ließen sich die Besucher nicht nur kulinarisch verwöhnen, sondern erlebten dank einer feinen Auswahl an Kleinkünstlern auch ein äußerst unterhaltsames Rahmenprogramm. Die EASY WORLD 2016 dauert noch bis zum heutigen Nachmittag an.

Einen ausführlichen Rückblick zu den zahlreichen Fachinformationen der EASY WORLD 2016 finden Sie in den kommenden Wochen in unserem Newsletter.

E-Mail-Archivierung: Compliance immer wichtiger

Wann ist eine E-Mail mehr als eine E-Mail? Sich diese Frage zu stellen, ist lohnend. Denn: Geschäftliche E-Mails können die gesetzliche Schriftform ersetzen, Urkundenqualität besitzen und im Zweifel steuerrelevant sein. Daraus erwachsen besondere Aufbewahrungspflichten. Eine sichere Archivierung ist unumgänglich und entlastet gleichzeitig die Firmenserver.

 

Mindestens zehn Jahre – sicher ist sicher

Mindestens sechs Jahre sollten normale geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden, solche mit Steuerrelevanz mindestens zehn Jahre. Wobei im Zweifel gilt: Jede geschäftliche E-Mail kann steuerrelevant sein. Mit einer Aufbewahrung über mindestens zehn Jahre ist man also auf der sicheren Seite, vorausgesetzt, die Archivierung erfolgt unter Einhaltung der GoBD. Dann kann einem Ausbremsen der E-Mail-Server durch überbordende Postfächer infolge von immer mehr Nachrichten mit immer größeren Anhängen wirkungsvoll entgegengetreten werden.

 

Achtung: Datenschutz!

Ein Problem können dabei private E-Mails auf Firmen-Servern darstellen. Denn sobald ein E-Mail-Inhalt privat ist, gelten besondere Datenschutz- und Herausgabepflichten. Das kann im Extremfall dazu führen, dass diese dem Steuerprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung die Einsicht erheblich erschweren. Das macht keinen guten Eindruck.

 

Allein aus diesem Grund tun Unternehmen gut daran, gemeinsam mit dem Sozialpartner eine Policy für die E-Mail-Archivierung aufzustellen und die private Nutzung des beruflichen Accounts zu untersagen. Das sollte keinen Mitarbeiter stören. Schließlich haben Handy und Instand-Messaging in der privaten Kommunikation längst das Ruder übernommen.

 

Cloud-Anwendungen verlangen neue Lösungen

Eine vergleichsweise neue Herausforderung stellt übrigens die Bereitstellung von Diensten aus der Cloud dar. Schließlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass auch E-Mails, die sie beispielsweise mit Outlook 365 versenden rechtssicher archiviert werden. Wobei sich Postfächer und Anhänge in der Microsoft Cloud One Drive befinden. Ein weiterer guter Grund, sich nicht auf „selbstgestrickte“ Lösungen zu verlassen, sondern das Thema E-Mail-Archivierung in professionelle Hände zu legen. Mit EASY for Office 365 findet sich in der EASY ECM Suite jedenfalls genau das passende Produkt, um selbst dem jüngsten Trend zu begegnen. Mehr dazu finden Sie hier.

Referenzbericht Wiltmann: Frische Zutat für effiziente Abläufe

Für das mittelständische Unternehmen Wiltmann sollte die Einführung der digitalen Personalakte für eine Vereinfachung und Optimierung der Arbeitsabläufe sorgen. Und genau dies ist mit der Lösung EASY nextPCM Personel File auch gelungen.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

EASY Archive Smart: Schlanker und einfacher denn je

Das Warten hat sich gelohnt: Im Rahmen der EASY WORLD und des EASY TechTalk 2016 gibt es viele spannende Informationen, unvergessliche Erfahrungen und ein attraktives Rahmenprogramm. Und das alles im Zeichen der Cloud.

Pünktlich zur EASY WORLD stellen wir Ihnen derzeit das neue EASY Archive Smart vor, die nächste Stufe der Archivierungslösungen von EASY. Wir wollen an dieser Stelle noch nicht zu viel verraten. Nur so viel: EASY Archive Smart ist das schlankeste und einfachste Archiv, das EASY je gebaut hat.

Mehr dazu in den kommenden Ausgaben von EASY Compact/Insight.

Neue Kollegen willkommen: OnBoarding mit nextPCM Personnel File 4.0

Der erste Eindruck zählt – das gilt gerade in der heutigen Zeit des Employer Brandings auch für den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters, denn die Art der Begrüßung und der Einarbeitung – eben das Onboarding – bestimmen, ob er sich wohlfühlt und gerne für das Unternehmen arbeitet.

Unter dem Onboarding-Prozess versteht man die systematische Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Mit der fachlichen Einarbeitung ist es aber noch nicht getan. Vielmehr umfasst das Onboarding die komplette Eingliederung auf allen Ebenen: Die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und der benötigten Systemzugänge, Definition von Aufgaben sowie die Integration ins Team sind ebenfalls relevante Bestandteile.

 

Umfänglicher Prozess

Neue Kolleginnen und Kollegen durchlaufen den gesamten Prozess, beginnend mit der Vertragsunterzeichnung und – zumindest formal –frühestens abschließend am Ende der Probezeit. Für die Durchführung dieser wiederkehrenden Aufgaben ist typischerweise die Personalabteilung verantwortlich und verwendet häufig Check-Listen auf Basis von Microsoft Excel.

Eine Checkliste ist die Auflistung von Arbeitsschritten, die wiederkehrende Aufgaben mit mehreren Teilaufgaben und ggf. mit Bezug zu einem Stammdatenobjekt zusammenfasst. Eine vorgefertigte Liste bei der Durchführung dieser Aufgaben hilft enorm. Oftmals nämlich bearbeiten unterschiedlichen Personen eine solche Liste. Zudem erfolgt die Durchführung der Tätigkeit oftmals auch außerhalb von SAP und sie soll einem bestimmten Termin gewährleistet sein.

Um den ersten Eindruck unserer Kunden bei ihren neuen Mitarbeitern so professionell wie möglich zu gestalten, bietet EASY mit nextPCM Personnel File diese Checklisten-Funktion nun auch in SAP an.

 

Onboarding als Standard

Mit dem neuen Release vom August 2016 wurde die Check-Listen-Funktion in den Produktstandard aufgenommen und der Onboarding-Prozess wird als Standard-Check-Liste ausgeliefert. Hier sind typische Standardaufgaben, Verantwortlichkeiten und Endtermine vordefiniert. Der Benutzer in der Personalabteilung kann so eine Check-Liste nach der Vertragsunterzeichnung mit einem Klick anlegen, die Liste und die verantwortlichen Personen an den individuellen Einstellungsvorgang anpassen und mit einem weiteren Klick in den Umlauf bringen. Das System informiert Aufgabenverantwortlichen darüber, dass sie eine neue Aufgabe haben. Hierbei kann es sich z. B. um die Einrichtung eines PC-Arbeitsplatzes sowie die Benutzerberechtigungen in den relevanten Systemen oder die Bereitstellung eines Mitarbeiterausweises handeln. Insgesamt stellt die vorkonfigurierte Onboarding-Check-Liste etwa 30 Aktivitäten bereit. Alle Beteiligten haben die Möglichkeit, den Bearbeitungsstand und den Abschluss der Tätigkeit zurückzumelden.

So hat der Initiator der Check-Liste immer einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und kann ggf. einzelne Aktivitäten eskalieren. Natürlich hat er nicht nur Überblick über die einzelnen Aufgaben innerhalb einer Einstellungsmaßnahme, sondern ebenso komfortabel über alle weiteren Check-Listen, die sich im Umlauf befinden (z. B. Versetzungen, Offboarding, etc.).

Neben der ausgelieferten Standard-Check-Liste für den Onboarding-Prozess lassen sich durch den Fachanwender beliebige weitere Check-Listen anlegen.

 

Sprechen Sie uns an, wie Sie als Neu- oder Bestandskunde von den Funktionen profitieren können. Wir freuen uns über Ihr Interesse.

EASY inside: Kinderaugen sehen anders

Der Volksmund weiß: „Kindermund tut Wahrheit kund“. Und Kinderaugen? Die sehen mehr – oder anders. Und das hat Gründe: Das Blickfeld von Kindern ist zirka ein Drittel kleiner als das von Erwachsenen. Die Fähigkeit, Formen, Farben, Höhen, Tiefen und Bewegung vollständig wahrzunehmen, entwickelt sich noch. Außerdem orientiert sich der Nachwuchs viel stärker an Details als am Gesamtbild einer „Szenerie“.

 

Plakativ und schön

Ein ebenso plakatives wie schönes Beispiel dafür lieferte uns unlängst die sechsjährige Franzi Schöttler. Sie begleitete ihre Mama ganz pragmatisch zur Arbeit in unserer Unternehmenszentrale in Mülheim an der Ruhr. Der banale Grund: Der Kindergarten hatte schon Sommerferien.

Und unsere junge Besucherin ließ sich nicht lumpen, griff zu Papier und Buntstiften und stellte ihr kreatives Potenzial ganz in den Dienst von EASY. Herausgekommen ist das hier zusehende Kunstwerk –  das uns im wahrsten Sinne des Wortes vor Augen führt: Kinderaugen sehen anders.

 

Gute Gründe

Und wer jetzt glaubt, Franzi sei von der blanken Langeweile getrieben worden, der irrt gewaltig. Ebenso logisch wie selbstverständlich begründete die kleine Künstlerin ihr Schaffen damit, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die EASY Zentrale in der Regel nur von innen sähen. Franzi wollte uns daher zeigen, wie EASY von außen aussieht. Und damit wir es nicht vergessen, hat Franzi das Gemälde auch gleich im Büro aufgehängt. Danke, Franzi!

EASY Webcast: So bequem kann E-Mail-Archivierung sein

Im Rahmen unserer EASY Webcast-Reihe zeigen wir Ihnen am 07. Oktober 2016, 11:00 Uhr, wie Sie mit EASY for Exchange einfach und zuverlässig Ihren geschäftlichen E-Mail-Verkehr archivieren.

In Ihrem Unternehmen läuft ein großer Teil der Kommunikation über E-Mail? Auch Sie nutzen E-Mails intern zur Kommunikation zwischen Abteilungen und zur Abstimmung geschäftskritischer Vorgänge? Dann seien Sie gespannt auf unseren Webcast zu EASY for Exchange. Erfahren Sie zum Beispiel, wie sich alle E-Mails im Unternehmen automatisch rechtssicher ablegen lassen.

Registrieren Sie Sich jetzt hier zur kostenfreien Teilnahme am Webcast EASY for Exchange.

Neugierig geworden? Schon morgen informieren wir Sie darüber, wie Sie mit EASY Contract Ihr Vertragsmanagement schnell, effizient und zuverlässig verarbeiten und verwalten. Der Webcast startet ebenfalls um 11 Uhr. Zur Anmeldung geht es hier.

Vom Stammtisch zur Insel: EASY TechTalk 2016

Die Urlaubszeit geht langsam zu Ende und wie jedes Jahr im September steht der EASY TechTalk kurz bevor. Wie der Name schon sagt, sprechen wir auf dieser Veranstaltung über „EASY Technik“. Längst hat sich der TechTalk als die Plattform etabliert, auf welcher EASY Consultants und Supportmitarbeiter, also die technische „Fraktion“ unserer Partner, mit den Experten des Herstellers auf tiefer technischer Basis in Kontakt treten können.

 

Vom Stammtisch zum EASY TechTalk

Die alten Hasen unter Ihnen erinnern sich gewiss noch an den EASY Stammtisch. Dies war ein attraktives Format, was seinerzeit nicht nur wegen des Veranstaltungsortes Berlin, sondern insbesondere wegen dem interaktiven Austausch auf Augenhöhe zwischen Hersteller und Partner sehr gut ankam. Wenn Sie so wollen ist der EASY TechTalk der legitime Nachfolger des Stammtischs.

 

Interaktion zwischen Hersteller und Partner

Beide Formate – sowohl der alte EASY Stammtisch, als auch der EASY TechTalk – leben vom gegenseitigen Austausch und der Interaktion zwischen den Experten unserer Partner und uns als Hersteller. Auf dem jetzt anstehenden EASY TechTalk – übrigens der erste in welchem der EASY PartnerPort 2.0 in seiner neuen Rolle als zentrale Schnittstelle vom Hersteller zum Partner als Gastgeber verantwortlich zeichnet – werden wir vor allen Dingen den interaktiven Austausch zu allen technischen Themen rund um die EASY ECM Suite in den Vordergrund stellen.

 

Acht Themeninseln und Raum für Gespräche

An insgesamt acht Themeninseln, die wir nacheinander in drei Slots à 50 Minuten anbieten, kann jeder Partner aktiv mit uns „talken“. Kommen Sie mit den Ansprechpartnern des PartnerPort 2.0 und ihren Pendants aus dem Produkt-Management zu allen wichtigen Lösungen der EASY ECM Suite ins Gespräch und informieren sich nebenbei über aktuelle Entwicklungsstände und neue Features.

 

Alte und neue Bekannte

Als ganz besonderes Highlight freuen wir uns schon heute darauf, Ihnen anlässlich des TechTalk einen alten und einen neuen Bekannten im Umfeld von EASY & Microsoft vorzustellen. Auch mit diesen Experten können Sie sich im Anschluss dann an der entsprechenden Themeninsel aktiv austauschen. Lassen Sie sich überraschen! Wir freuen uns auf Sie.

Anmeldung und Agenda

Gesetzgebung: Elektronische Rechnung nimmt Fahrt auf

Das Gesetz zur elektronischen Rechnung hat die nächste Hürde genommen. Das Bundesinnenministerium hat bekannt gegeben, dass das „E-Rechnungs-Gesetz“ am 13. Juli 2016 vom Bundeskabinett beschlossen wurde Damit steht der Fahrplan. Und zwar verbindlich. Der Zug nimmt Fahrt auf.

Das E-Rechnungs-Gesetz erlaubt die zukünftige elektronische Rechnungstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen und ist Teil des E-Government-Gesetzes. Zum 27.11.2018 tritt es für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Ein Jahr später gilt es dann auch für die übrigen Behörden.

 

Elektronisch bestellt, elektronisch abgerechnet

Dabei besitzt das Gesetz auch Signalcharakter: Die Bundesverwaltung verpflichtet sich, Rechnungen an Bürger und Firmen elektronisch zu überstellen, sofern der zugrundeliegende Antrag, beziehungsweise die Bestellung, ebenfalls auf elektronischem Wege erfolgt ist.

Weniger bürokratisch und schneller sollen die Prozesse dadurch werden – insbesondere zwischen Behörden und staatlichen Dienstleistern. Nicht zuletzt sollen so die Portokosten sinken. Das Sparpotenzial der Umstellung auf elektronische Rechnung beziffert das Bundesinnenministerium auf elf Milliarden Euro pro Kalenderjahr. Elf Millionen Euro: Was man damit alles machen kann…

 

Ein Meilenstein, fürwahr!

Ist es nicht trotzdem ein wenig übertrieben, von einem „weiteren Meilenstein in der E-Government-Strategie der Bundesregierung“ zu sprechen, wie von offizieller Seite verlautet? Nein, die Euphorie ist berechtigt. Natürlich wird nicht alles reibungslos laufen. Natürlich wird es an der einen oder anderen Stelle Reibungspunkte geben. Vielleicht fallen die Einsparungen geringer aus, vielleicht liegen sie höher. Doch in jedem Fall darf erwartet werden, dass die Entwicklung auf staatlicher Seite einen enormen Schub für die Akzeptanz der digitalen Rechnung mit sich bringt – und das auch außerhalb staatlicher Institutionen.