Vertragsfristen: Von der Last zur Lust…

Kennen Sie das auch? Vertragsmanagement ist hilfreich und notwendig, birgt aber auch jede Menge Herausforderungen und Risiken. Das macht es – auch mir – zuweilen eher lästig.

 

Aus den Augen…um die Ohren…

Ein typisches Beispiel: Oft verschwinden Verträge im Aktenordner der jeweiligen Abteilungen und die dazugehörigen Risiken wie z. B. Laufzeiten, Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten geraten aus dem Blick. Das nächste Déjà-vu: Um sich einen Überblick zu verschaffen, greifen Unternehmen häufig zur vermeintlichen Allzweckwaffe Excel und schaffen sich dadurch Insellösungen für unterschiedliche Bereiche. Veraltete Daten und verpasset Kündigungsfristen fliegen einem dann mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann unangenehm um die Ohren. Denn wir wissen alle: Überschrittene Fristen bedeuten meist höhere Kosten als nötig.

Es gibt also genügend Gründe, dem entgegenzuwirken. Daher haben wir uns bei EASY Gedanken über eine Lösung gemacht, die im Geschäftsalltag Anwendern aktiv Informationen bereitstellt. Ein Gedanke dahinter wie gesagt: Arbeitserleichterung für Dinge, die wir – auch aus eigener Erfahrung – als lästig, träge oder unangenehm empfinden.

 

Unsere Antwort: EASY Contract

Das Ergebnis unserer Arbeit: EASY Contract. Das ist eine Web-basierte Applikation zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Sie stellt Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen einheitlich zur Verfügung und gewährleistet so einen stets aktuellen Informationsstand. Was uns besonders wichtig war: EASY Contract überwacht Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen automatisch. Ein globaler Fristenkalender visualisiert zudem alle anfallenden Fristen – so viel zum Thema Entlastung und Erleichterung für Anwender. Dazu zählt sicher auch: Frühzeitige Informationen und Warnungen garantierten die sichere sowie effiziente Einhaltung aller Bedingungen und Fristen.

 

Positive Erfahrungswerte

Ebenfalls wichtig – sicher nicht nur bei EASY – abteilungsübergreifende Team-Arbeit: Durch das digitale Versenden von Dokumenten, Delegieren von Aufgaben oder Wiedervorlagen ist sie problemlos möglich. Und: Eine Vertreterregelung gewährleistet die jederzeit zeitgerechte Bearbeitung aller Vorgänge. Kurze Durchlaufzeiten, effiziente Arbeit und schnelle Erlernbarkeit sichern Kostenvorteile, etwa die Einhaltung von Fristen oder das Einsparen von Papier, Platz und Bürobedarf. In Summe – und da spreche ich wiederum aus eigener Erfahrung – ist das eine Arbeitsweise, die Spaß machen kann. In diesem Sinne: Lust statt Last beim Vertragsmanagement.

Referenzbericht Commerzbank AG: Bessere Argumente für den strategischen Einkauf

Alle Daten an zentraler Stelle und voll integriert in SAP – mit EASY nextPCM Contract Management.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

EASY Vorstand Willy Cremers im Interview: „Automatisierung sichert die Zukunft.“

Willy Cremers, EASY Vorstandssprecher, berichtet im Interview über das veränderte Selbstverständnis von EASY, die neue Lösungsarchitektur und die damit verbundenen Mehrwerte für Kunden.

 

Welche relevanten Zukunftstrends sehen Sie für die EASY SOFTWARE AG bis 2030?

Wir sehen mehrere für uns relevante Trends. Wenn man die Wirtschaftsnachrichten anschaut, dann hat man das Gefühl, dass unter den Stichworten Industrie 4.0, Internet der Dinge, E-Government, oder Cloud die ganze Welt in einer digitalen Euphorie ist. Das ist alles ganz nah dran, an unseren Kernkompetenzen. Ein Riesentrend ist das steigende Bedürfnis nach Mobilität und Zusammenarbeit. Wir wissen, dass die hybride Cloud-Welt die Zukunft darstellt. Heute haben wir ein Datenaufkommen von 6,2 Mio. Terrabyte. Durch fortschreitende Mobilität steigt diese Größenordnung bis 2020 vermutlich auf 30 bis 35 Mio. Terrabyte an. Eine schier beeindruckende Zahl, die es zu verarbeiten gilt. Dies können nach unserem Verständnis nur noch automatisierte Systeme bewältigen. Hinzu kommt der Trend zu wesentlich flexibleren Arbeitszeitmodellen. Neben dem ECM-basierten Arbeitsplatz brauchen wir also mobile Lösungen auf mobilen Endgeräten, die uns räumlich und zeitlich unabhängig machen. Im Rahmen der Vorausdenker-Lounge auf der EASY WORLD haben unsere Kunden uns „ihre“ Themen gespiegelt. Dafür an dieser Stelle noch einmal ein herzliches Dankeschön. Besonders erfreulich: Es hat sich gezeigt, dass die Bedürfnisse unserer Kunden stimmig mit unseren Lösungs-Angeboten korrespondieren – auch mittel- und langfristig, soweit das heute absehbar ist.

Was bedeute das für EASY?

Aus unserer Sicht ist die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse letztendlich das, was die Zukunft unserer Kunden sichert. Dafür verlangt der Markt differenzierte Lösungen. Unsere Aufgabe ist es, solche Lösungen aufeinander abzustimmen und diese in Teilen kombinierbar unseren Kunden verfügbar zu machen. Das geschieht in Zusammenarbeit mit unseren Partnern. Das heißt: Den Kunden interessiert der Nutzen. Unser Ansatz dazu ist: Wir geben unseren Lösungsangeboten Eigenschaften mit, die sie wertvoll und einzigartig für unser Kunden machen. Anders formuliert: Wir bieten unseren Kunden Mehrwerte.

Welche Mehrwerte sind das?

Die Lösungen zur Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse, die wir gemeinsam mit den Partner entwickeln, bieten unseren Kunden eine Vereinfachung der Unternehmensabläufe. Sie bieten zugleich Prozesssicherheit, Transparenz in den Abläufen und hohe Effektivität in dem Sinne, das Richtige wiederholt zu tun. Am Ende geht es darum, die Qualität der Prozesse bei unseren Kunden zu verbessern und sie damit dabei zu unterstützen, den Umsatz zu steigern. Dies umfasst für EASY zugleich die Chance, Innovationen zu entwickeln und an den Markt zu bringen.

Das ist eine Menge. Wie sehen die differenzierten Lösungsangebote von EASY aus?

Die EASY WORLD 2016 Ende September hat den Auftakt für unsere neuen Lösungsangebote markiert. Darauf haben wir die letzten drei Jahre hingearbeitet. Wir verfügen nun über vier Suiten mit vier Verantwortlichen, aus denen sich gute Lösungen für unsere Kunden bauen lassen. Und ganz wichtig: Damit ist es uns möglich, den Markt- und Kundenbedarf ganzheitlich zu bedienen. Die vier Suiten sind die PCM Suite „SAP“ mit Bereichsleiter Jens-Peter Hess, die SPIRIT Suit „anywhere“, die Marcel Rosenbaum verantwortet, die SERVICE Suite „at your service“ unter der Leitung von Stefan Schmidt und unsere bewährte ECM Suite „open system“, von der wir uns durch die Führung von Andreas Schneider weiterhin einen sehr guten Erfolg versprechen. Dabei ist es mir wichtig zu betonen, dass die vier Suiten sich im Reifegrad und ihren marktgerechten Eigenschaften unterscheiden, jedoch gleichberechtigt und ergänzend nebeneinander stehen. Sie alle sind wichtig für eine erfolgreiche Zukunft unserer Kunden und Partner. Das ist unser Verständnis als EASY: Wir sehen uns als Problemlöser.

Sie haben das Ergebnis Ihres Zukunftsprozesses genannt, die neue EASY in den vier Suiten. Warum haben Sie den Prozess überhaupt in Gang gesetzt? Stand EASY schlecht da?

Nein, überhaupt nicht. EASY ist nach wie vor Marktführer für ECM-Lösungen in Deutschland. Wir wollen, dass das so bleibt. Deshalb haben wir die Voraussetzungen geschaffen, um weiterhin erfolgreich zu sein. Wir bieten mit unseren vier neuen Suiten eine breite Palette von Lösungsideen an. Wir haben die Bedeutung von technologischen Veränderungen, von unternehmerischen Zukünften, verstanden und setzen sie um – jetzt und künftig.

Sehen denn nur Sie diese Zukünfte so?

Nein, diese Trends zeigen sich vielmehr an zahlreichen Punkten. Der ECM-Radar des Research-Unternehmens Pentadoc bestätigt uns hier genauso, wie die Analysen des Digitalverbands Bitkom Eine Umfrage des Unternehmens-Portals Impulse aus 2015 zeigt zudem recht deutlich, was der deutsche Mittelstand zum Thema Digitalisierung erwartet: Eine hohe Flexibilität in den Abläufen anstelle starrer Workflows, Qualität und Sicherheit der Workflows stehen dabei im Vordergrund. Zudem sprechen wir permanent mit unseren Kunden, die uns wissen lassen, auf was es für sie im in ihrem Tagesgeschäft ankommt.

Daher wissen wir auch: Es gibt Risiken, etwa in puncto Datensicherheit, bei Rechtsfragen oder unzureichenden technischen Voraussetzungen. Wir alle kennen die Diskussion um schnellere Internetzugänge beispielsweise, die Firmen immer noch beschäftigen.

Wie bleibt EASY Marktführer?

Wir setzen auf drei Maßnahmen: Eine wichtige Aufgabe besteht darin, sich eine immer stärkere Branchensicht anzueignen. Weshalb? Geschäftsprozesse brauchen noch mehr Verständnis. Wir brauchen mehr Verständnis von Prozessen, Teilprozessen und Prozessschritten in den Branchen unserer Kunden, die dokumentenintensiv sind. Content-Management-Systeme bieten eben die Chance, die dokumentenintensiven Prozesse integriert nach vorne zu bringen. Auch hier profitieren wir ganz zweifelsohne vom direkten Austausch mit unseren Kunden und Interessenten, der uns wertvollen Input bei unserer Lösungen liefert – das war in der Vergangenheit so und wird auch künftig so sein.

Gibt es weitere Aspekte?

Neben der Branchensicht gehören die Zukunftsthemen mobiles Arbeiten, Integration von Prozessen in die Kundenumgebung, private cloud, public cloud und hybride Varianten, integriert in unterschiedliche Technologieplattformen, zu unserem set-up. Auch die Betriebsführung durch managed services zählt dazu. Denn: Nur wenn wir die Prozesse unserer Kunden verstehen, wenn wir ihre Anforderungen kennen, können wir mit dem EASY Portfolio diejenigen Elemente liefern, die unsere Kunden in ihren Prozessen optimal unterstützen.

Daher die vier Suiten?

Richtig. Damit haben wir einerseits die Chance, die Branchen in der Breite zu bedienen und andererseits den Markt in der Tiefe. Das ist ein zentrales Element der vier Suiten. Wir haben die ECM Suite „open system“, unser bewährtes offenes EASY Lösungsangebot. Dieses bietet ein hohes Maß an Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Infrastrukturen. Unsere Archive nutzen bis zu 40.000 User. Wir sind da sehr gut aufgestellt. Die ECM Suite hat einen hohen Reifegrad, ist gut entwickelt und seit Jahren erfolgreich am Markt. Ich gehe davon aus, dass sie eine erfolgreiche Zukunft vor sich hat. Die PCM Suite „SAP“ ist seit letztem Jahr im Portfolio, EASY Lösungen als integraler Bestandteil der Sachlösungen beim Kunden, als Ergänzung und Erweiterung der Lösungen zur Datenverarbeitung in SAP. Als drittes und neues Kind ist die SPIRIT Suite „anywhere“ hinzugekommen.

Wie lange haben Sie für deren Entwicklung gebraucht?

Daran haben vor allem Marcel Rosenbaum und sein Team zweieinhalb Jahre intensiv gearbeitet, auf der Basis modernster IT und unter der Prämisse mobile und cloud first. Sie befähigt unsere Kunden und Interessenten zur Mobilität und bietet Flexibilität. Es entstehen Lösungen mit Plug&Play-Charakter.

Und die SERVICE Suite „at your service“?

Wir definieren Service als Produkt. Es entstehen Software-as-a-Service-Angebote für den Betrieb und für die Entwicklung von ECM-, PCM- und SPIRIT-Lösungen. Wir bieten unseren Kunden marktgerechte Service-Agreements im Sinne des managed services.

Sie sprachen noch von einem dritten Aspekt bei der Verteidigung der Marktführerschaft EASY. Welcher ist das?

Das ist die Tatsache, dass sich alle vier Suiten nach der gleichen Architektur zusammensetzen.

Nämlich?

Einem Basiselement, das sich an den Erfordernissen des Marktes orientiert. Einem 2Design-Elemente, das eine schnelle und flexible Gestaltung lauffähiger Geschäftsprozesse ermöglicht.
Mit wenigen Handgriffen lassen sich beliebige automatisierte Prozesse erstellen sowie Aufgaben verteilen und verwalten. Der dritte Baustein sind unsere 2go-Elemente. Sie bieten vorgefertigte Produkte für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Diese vorkonfigurierten Produkte sind aus langjähriger Projektpraxis entstanden und lassen sich mit geringem Aufwand an spezielle Anforderungen anpassen.

Das klingt nach einer ausgeklügelten Architektur. Warum der ganze Aufwand?

Warum? Wir wollen, dass alle Kunden und Interessenten unsere Angebote schnell verstehen. Wir wollen, dass unsere Kunden und User unsere Angebote schnell anwenden und kostengünstig nutzen können.

Dann blicken Sie gestärkt in die Zukunft?

Absolut. Ich bin überzeugt, dass wir mir den vier Suiten zeigen, dass wir den Markt und damit die Anforderungen unserer Kunden verstanden haben. Die neuen Produkte werden wir sukzessive weiterentwickeln. Wir stehen bei einigen Dingen am Anfang, andere Dinge sind fertig. In jedem Fall gehen wir diesen Weg konsequent weiter. Das ist die Zukunft von EASY. Wir haben drei Jahre hart gearbeitet, um da zu stehen, wo wir heute sind. Und Sie können sicher sein: Wir bleiben in Bewegung – und im Dialog mit unseren Kunden.

EASY Vorstand Willy Cremers im Interview, Teil 2: „Wir wissen, worauf es unseren Kunden ankommt.“

Im ersten Teil unseres Interviews hat Willy Cremers die Entwicklung von EASY seit 2013 mit dem Dreiklang „aufgestanden, losgelaufen, Fahrt aufgenommen umrissen. Eine Entwicklung, die auf der EASY WORLD für Kunden von EASY ganz konkret sichtbar wurde – in Form einer neuen Lösungsarchitektur: der ECM Suite „open system“, der PCM Suite „SAP“, der SERVICE Suite „at your service“ und der SPIRIT Suite „anywhere“.

 

Herr Cremers, Sie haben das Ergebnis Ihres Zukunftsprozesses genannt, die neue EASY in den vier Suiten. Warum haben Sie den Prozess überhaupt in Gang gesetzt? Stand EASY schlecht da?

Nein, überhaupt nicht. EASY ist nach wie vor Marktführer für ECM-Lösungen in Deutschland. Wir wollen, dass das so bleibt. Deshalb haben wir die Voraussetzungen geschaffen, um weiterhin erfolgreich zu sein. Wir bieten mit unseren vier neuen Suiten eine breite Palette von Lösungsideen an. Wir haben die Bedeutung von technologischen Veränderungen, von unternehmerischen Zukünften, verstanden und setzen sie um – jetzt und künftig.

 

Sehen denn nur Sie diese Zukünfte so?

Nein, diese Trends zeigen sich vielmehr an zahlreichen Punkten. Der ECM-Radar des Research-Unternehmens Pentadoc bestätigt uns hier genauso, wie die Analysen des Digitalverbands Bitkom Eine Umfrage des Unternehmens-Portals Impulse aus 2015 zeigt zudem recht deutlich, was der deutsche Mittelstand zum Thema Digitalisierung erwartet: Eine hohe Flexibilität in den Abläufen anstelle starrer Workflows, Qualität und Sicherheit der Workflows stehen dabei im Vordergrund. Zudem sprechen wir permanent mit unseren Kunden, die uns wissen lassen, auf was es für sie im in ihrem Tagesgeschäft ankommt.

 

Daher wissen wir auch: Es gibt Risiken, etwa in puncto Datensicherheit, bei Rechtsfragen oder unzureichenden technischen Voraussetzungen. Wir alle kennen die Diskussion um schnellere Internetzugänge beispielsweise, die Firmen immer noch beschäftigen.

 

Wie bleibt EASY Marktführer?

Wir setzen auf drei Maßnahmen: Eine wichtige Aufgabe besteht darin, sich eine immer stärkere Branchensicht anzueignen. Weshalb? Geschäftsprozesse brauchen noch mehr Verständnis. Wir brauchen mehr Verständnis von Prozessen, Teilprozessen und Prozessschritten in den Branchen unserer Kunden, die dokumentenintensiv sind. Content-Management-Systeme bieten eben die Chance, die dokumentenintensiven Prozesse integriert nach vorne zu bringen. Auch hier profitieren wir ganz zweifelsohne vom direkten Austausch mit unseren Kunden und Interessenten, der uns wertvollen Input bei unserer Lösungen liefert – das war in der Vergangenheit so und wird auch künftig so sein.

 

Gibt es weitere Aspekte?

Neben der Branchensicht gehören die Zukunftsthemen mobiles Arbeiten, Integration von Prozessen in die Kundenumgebung, private cloud, public cloud und hybride Varianten, integriert in unterschiedliche Technologieplattformen, zu unserem set-up. Auch die Betriebsführung durch managed services zählt dazu. Denn: Nur wenn wir die Prozesse unserer Kunden verstehen, wenn wir ihre Anforderungen kennen, können wir mit dem EASY Portfolio diejenigen Elemente liefern, die unsere Kunden in ihren Prozessen optimal unterstützen.

 

Daher die vier Suiten?

Richtig. Damit haben wir einerseits die Chance, die Branchen in der Breite zu bedienen und andererseits den Markt in der Tiefe. Das ist ein zentrales Element der vier Suiten. Wir haben die ECM Suite „open system“, unser bewährtes offenes EASY Lösungsangebot. Dieses bietet ein hohes Maß an Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Infrastrukturen. Unsere Archive nutzen bis zu 40.000 User. Wir sind da sehr gut aufgestellt. Die ECM Suite hat einen hohen Reifegrad, ist gut entwickelt und seit Jahren erfolgreich am Markt. Ich gehe davon aus, dass sie eine erfolgreiche Zukunft vor sich hat. Die PCM Suite „SAP“ ist seit letztem Jahr im Portfolio, EASY Lösungen als integraler Bestandteil der Sachlösungen beim Kunden, als Ergänzung und Erweiterung der Lösungen zur Datenverarbeitung in SAP. Als drittes und neues Kind ist die SPIRIT Suite „anywhere“ hinzugekommen.

 

Wie lange haben Sie für deren Entwicklung gebraucht?

Daran haben vor allem Marcel Rosenbaum und sein Team zweieinhalb Jahre intensiv gearbeitet, auf der Basis modernster IT und unter der Prämisse mobile und cloud first. Sie befähigt unsere Kunden und Interessenten zur Mobilität und bietet Flexibilität. Es entstehen Lösungen mit Plug&Play-Charakter.

 

Und die SERVICE Suite „at your service“?

Wir definieren Service als Produkt. Es entstehen Software-as-a-Service-Angebote für den Betrieb und für die Entwicklung von ECM-, PCM- und SPIRIT-Lösungen. Wir bieten unseren Kunden marktgerechte Service-Agreements im Sinne des managed services.

 

Sie sprachen noch von einem dritten Aspekt bei der Verteidigung der Marktführerschaft EASY. Welcher ist das?

Das ist die Tatsache, dass sich alle vier Suiten nach der gleichen Architektur zusammensetzen.

 

Nämlich?

Einem Basiselement, das sich an den Erfordernissen des Marktes orientiert. Einem 2Design-Elemente, das eine schnelle und flexible Gestaltung lauffähiger Geschäftsprozesse ermöglicht.

Mit wenigen Handgriffen lassen sich beliebige automatisierte Prozesse erstellen sowie Aufgaben verteilen und verwalten. Der dritte Baustein sind unsere 2go-Elemente. Sie bieten vorgefertigte Produkte für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Diese vorkonfigurierten Produkte sind aus langjähriger Projektpraxis entstanden und lassen sich mit geringem Aufwand an spezielle Anforderungen anpassen.

 

Das klingt nach einer ausgeklügelten Architektur. Warum der ganze Aufwand?

Warum? Wir wollen, dass alle Kunden und Interessenten unsere Angebote schnell verstehen. Wir wollen, dass unsere Kunden und User unsere Angebote schnell anwenden und kostengünstig nutzen können.

 

Dann blicken Sie gestärkt in die Zukunft?

Absolut. Ich bin überzeugt, dass wir mir den vier Suiten zeigen, dass wir den Markt und damit die Anforderungen unserer Kunden verstanden haben. Die neuen Produkte werden wir sukzessive weiterentwickeln. Wir stehen bei einigen Dingen am Anfang, andere Dinge sind fertig. In jedem Fall gehen wir diesen Weg konsequent weiter. Das ist die Zukunft von EASY. Wir haben drei Jahre hart gearbeitet, um da zu stehen, wo wir heute sind. Und Sie können sicher sein: Wir bleiben in Bewegung – und im Dialog mit unseren Kunden.

EASY Vorstand Willy Cremers im Interview, Teil 2: „Unsere Partner spielen eine wesentliche Rolle.“

Im ersten Teil unseres Interviews hat Willy Cremers die Entwicklung von EASY seit 2013 mit dem Dreiklang „aufgestanden, losgelaufen, Fahrt aufgenommen umrissen. Eine Entwicklung, die auf der EASY WORLD für die Partner von EASY ganz konkret sichtbar wurde – in Form einer neuen Lösungsarchitektur: der ECM Suite „open system“, der PCM Suite „SAP“, der SERVICE Suite „at your service“ und der SPIRIT Suite „anywhere“.

 

Herr Cremers, Sie haben das Ergebnis Ihres Zukunftsprozesses genannt, die neue EASY in den vier Suiten. Warum haben Sie den Prozess überhaupt in Gang gesetzt? Stand EASY schlecht da?

Nein, überhaupt nicht. EASY ist nach wie vor Marktführer für ECM-Lösungen in Deutschland. Wir wollen, dass das so bleibt. Deshalb haben wir die Voraussetzungen geschaffen, um weiterhin erfolgreich zu sein. Wir bieten mit unseren vier neuen Suiten eine breite Palette von Lösungsideen an. Wir haben die Bedeutung von technologischen Veränderungen, von unternehmerischen Zukünften, verstanden und setzen sie um – jetzt und künftig.

 

Sehen denn nur Sie diese Zukünfte so?

Nein, diese Trends zeigen sich vielmehr an zahlreichen Punkten. Der ECM-Radar des Research-Unternehmens Pentadoc bestätigt uns hier genauso, wie die Analysen des Digitalverbands Bitkom Eine Umfrage des Unternehmens-Portals Impulse aus 2015 zeigt zudem recht deutlich, was der deutsche Mittelstand zum Thema Digitalisierung erwartet: Eine hohe Flexibilität in den Abläufen anstelle starrer Workflows, Qualität und Sicherheit der Workflows stehen dabei im Vordergrund. Zudem sprechen wir kontinuierlich mit unseren Partner, die in ihrem Tagesgeschäft permanent mit den Erwartungen und Wünschen unserer und ihrer Kunden beschäftigen.

 

Daher wissen wir auch: Es gibt Risiken, etwa in puncto Datensicherheit, bei Rechtsfragen oder unzureichenden technischen Voraussetzungen. Wir alle kennen die Diskussion um schnellere Internetzugänge beispielsweise, die Firmen immer noch beschäftigen.

 

Wie bleibt EASY Marktführer?

Wir setzen auf drei Maßnahmen: Eine wichtige Aufgabe besteht darin, sich eine immer stärkere Branchensicht anzueignen. Weshalb? Geschäftsprozesse brauchen Verständnis. Wir brauchen mehr Verständnis von Prozessen, Teilprozessen und Prozessschritten in den Branchen, die dokumentenintensiv sind. Content-Management-Systeme bieten eben die Chance, die dokumentenintensiven Prozesse integriert nach vorne zu bringen. Auch hier profitieren wir ganz zweifelsohne von unseren starken Partner, die so etwas wie zusätzliche „Augen und Ohren“ im Markt für uns sind und deshalb wertvollen Input für unsere gemeinsamen Lösungen liefern – das war in der Vergangenheit so und wird auch künftig so sein.

 

Gibt es weitere Aspekte?

Neben der Branchensicht gehören die Zukunftsthemen mobiles Arbeiten, Integration von Prozessen in die Kundenumgebung, private cloud, public cloud und hybride Varianten, integriert in unterschiedliche Technologieplattformen, zu unserem set-up. Auch die Betriebsführung durch managed services zählt dazu. Denn: Nur wenn wir die Prozesse unserer Kunden verstehen, wenn wir ihre Anforderungen kennen, können wir mit dem EASY Portfolio diejenigen Elemente liefern, die unsere Partnern und Kunden optimal unterstützen.

 

Daher die vier Suiten?

Richtig. Damit haben wir einerseits die Chance, die Branchen in der Breite zu bedienen und andererseits den Markt in der Tiefe. Das ist ein zentrales Element der vier Suiten. Wir haben die ECM Suite „open system“, unser bewährtes offenes EASY Lösungsangebot. Dieses bietet ein hohes Maß an Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Infrastrukturen. Unsere Archive nutzen bis zu 40.000 User. Wir sind da sehr gut aufgestellt. Die ECM Suite hat einen hohen Reifegrad, ist gut entwickelt und seit Jahren erfolgreich am Markt. Ich gehe davon aus, dass sie eine erfolgreiche Zukunft vor sich hat. Die PCM Suite „SAP“ ist seit letztem Jahr im Portfolio, EASY Lösungen als integraler Bestandteil der Sachlösungen beim Kunden, als Ergänzung und Erweiterung der Lösungen zur Datenverarbeitung in SAP. Als drittes und neues Kind ist die SPIRIT Suite „anywhere“ hinzugekommen.

 

Wie lange haben Sie für deren Entwicklung gebraucht?

Daran haben vor allem Marcel Rosenbaum und sein Team zweieinhalb Jahre intensiv gearbeitet, auf der Basis modernster IT und unter der Prämisse mobile und cloud first. Sie befähigt zur Mobilität und bietet Flexibilität. Es entstehen Lösungen mit Plug&Play-Charakter.

 

Und die SERVICE Suite „at your service“?

Wir definieren Service als Produkt. Es entstehen Software-as-a-Service-Angebote für den Betrieb und für die Entwicklung von ECM-, PCM- und SPIRIT-Lösungen. Wir bieten dem Kunden marktgerechte Service-Agreements im Sinne des managed services.

 

Sie sprachen noch von einem dritten Aspekt bei der Verteidigung der Marktführerschaft EASY. Welcher ist das?

Eine wesentliche Rolle spielen unsere Partner. Dank ihnen verfügen wir über einen breiten Marktzugang. Hilfreich, auch für unsere Partner, wie wir denken, ist die Tatsache, dass sich alle vier Suiten nach der gleichen Architektur zusammensetzen.

 

Nämlich?

Einem Basiselement, das sich an den Erfordernissen des Marktes orientiert. Einem 2Design-Elemente, das eine schnelle und flexible Gestaltung lauffähiger Geschäftsprozesse ermöglicht.

Mit wenigen Handgriffen lassen sich beliebige automatisierte Prozesse erstellen sowie Aufgaben verteilen und verwalten. Der dritte Baustein sind unsere 2go-Elemente. Sie bieten vorgefertigte Produkte für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Diese vorkonfigurierten Produkte sind aus langjähriger Projektpraxis entstanden und lassen sich mit geringem Aufwand an spezielle Anforderungen anpassen.

 

Das klingt nach einer ausgeklügelten Architektur. Warum der ganze Aufwand?

Warum? Wir wollen, dass alle Interessierten unsere Angebote schnell verstehen. Wir wollen, dass unsere Partner, unsere Kunden und unsere User unsere Angebote schnell anwenden und kostengünstig nutzen können.

 

Dann blicken Sie gestärkt in die Zukunft?

Absolut. Ich bin überzeugt, dass wir mir den vier Suiten zeigen, dass wir den Markt und damit die Anforderungen unserer Partner und Kunden verstanden haben. Von einer starken EASY profitieren auch unsere Partner. Die neuen Produkte werden wir sukzessive weiterentwickeln. Wir stehen bei einigen Dingen am Anfang, andere Dinge sind fertig. In jedem Fall gehen wir diesen Weg konsequent weiter. Das ist die Zukunft von EASY. Wir haben drei Jahre hart gearbeitet, um da zu stehen, wo wir heute sind. Und Sie können sicher sein: Wir bleiben in Bewegung – zusammen mit unseren starken Partnern.

PCM Contract Management Cloud Edition mit EASY WORLD-Premiere

Den Besuchern der EASY WORLD präsentierte EASY im September erstmals PCM Contract Management Cloud Edition. Nur wenige Stunden zuvor war die Lösung auf Basis von SAP HANA Cloud Platform im SAP-Store online gegangen.

 

Unvermeidliche Lücken,…

SAP-Anwender wissen: In vielen Modulen von SAP finden sich bereits vertragsnahe Inhalte. Was fehlt, ist der einheitliche Blick auf ausnahmslos alle Verträge und die entsprechenden Dokumente und Prozesse. Schließlich unterhält ein Unternehmen nicht nur Einkaufsverträge. Es geht Beteiligungs- und Mietverträge ein, unterschreibt Geheimhaltungs- oder Verkaufsvereinbarungen und vieles mehr. Eine Übersicht über all dies kann SAP im Standard nicht bieten. Selbst, wer sich die Arbeit macht, alle Module zu durchforsten, wird auf Lücken stoßen.

 

…die EASY schließt und völlig neue Möglichkeiten bietet

Lücken, die EASY schon lange mit PCM Contract Management schließt. EASY PCM Contract Management bietet eine einheitliche Lösung in SAP zur Erfassung aller Verträge, Speicherung der zugehörigen Dokumente sowie Durchführung aller Prozesse im Lebenszyklus eines Vertrags. Die direkte Integration relevanter SAP-Belege (MM-Belege, Rechnungen, etc.) ist nur ein Vorteil einer SAP-basierten Lösung. Völlig neue Möglichkeiten im Vertragsmanagement auf Basis von SAP beschert die Auswertungsfunktion. Umfangreiche Analysen sind im Handumdrehen möglich und sorgen für mehr Transparenz – etwa in Gewährleistungsangelegenheiten. Denn gerade hier kommt es darauf an, die Verträge auf Einkaufs- und Verkaufsseite miteinander abzustimmen, sonst droht das Unternehmen auf hohen Kosten sitzenzubleiben.

Daher hat EASY in den letzten Monaten viel in die Mobilisierung seiner Geschäftsanwendungen in SAP investiert. Mit der Vorstellung von „EASY PCM Contract Management Cloud Edition“ zur EASY World 2016 wurde der erste Baustein dieser Gesamtstrategie den Kunden vorgestellt und im SAP App Center gelauncht.

EASY PCM Contract Management ergänzt das vorhandene On-Premises-Produkt um einen HTML5- bzw. SAP Fiori-basierten Zugriff auf das Vertragsmanagement und arbeitet somit mobil, endgeräte- und plattformübergreifend mit einheitlicher, intuitiver Nutzeroberfläche. Es erlaubt die strukturierte Abbildung, Erfassung, Verwaltung und Überwachung aller vertragsrelevanten Daten und Fristen.

Somit können Kunden sich aussuchen, ob Ihre Vertragsdaten und die zugehörigen Dokumente im unternehmenseigenen SAP-System und Archiv, in einer cloud-basierten oder gemischten (hybriden) Umgebung – ggf. auch nur für Teildatenbestände – betrieben werden soll.

 

Rollendefinitionen für mehr Sicherheit

Hinzu kommt: PCM Contract Management Cloud Edition erlaubt die rollengerechte Verteilung von Aufgaben. Während der eine Nutzer nur recherchieren darf – sei es über die Schnellsuche mit Autovervollständigungsfunktion oder über die umfassende Suchmaske – darf der andere etwa Verträge editieren, Daten erfassen, Dokumente ablegen und Analysen fahren. Höchste Sicherheit ist bei all dem stets gewährleistet, denn SAP betreibt seine Cloud in Deutschland und auch die Datenströme sind „safe“.

 

Mit dem System kommunizieren: warum eigentlich nicht?

Und was bringt die Zukunft? EASY und SAP arbeiten bereits an Lösungen für die User von morgen. Man darf auf vieles gespannt sein – beispielsweise auf die Kommunikation mit dem persönlichen Assistenten, der einen WhatsApp-ähnlichen Dialog mit dem SAP-System ermöglicht und die Integration künstlicher Intelligenz zur Unterstützung von Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es bleibt spannend – und nutzerorientiert.

EASY Vorausdenker-Lounge: Der Zukunftsgeschichte zweiter Teil

Auf der EASY WORLD 2016 sind wir gemeinsam mit allen Gästen und Freunden von EASY fiktiv durch die Zeit gereist. Wir haben einen Tag im Leben von Nadine, alleinerziehende Mutter im Jahr 2030, verfolgt. Die Ideen für diese fantastische Geschichte hatten unsere Gäste selbst geliefert: in der Vorausdenker-Lounge. Der Input war so reichlich, dass wir es zu schade finden, die bislang unterwähnten tollen Ideen unerwähnt zu lassen. Daher folgt hier die Fortsetzung unserer Zukunftsgeschichte.

 

Zurück in 2030

Wir befinden uns wieder im Jahr 2030. Lernen Sie Peter kennen, der mit 56 Jahren kurz vor der Rente steht (die Hoffnung stirbt bekanntlich zuletzt…). Er ist Prokurist in leitender Position bei einem mittelständischen Spediteur, glücklich verheiratet, seine zwei Kinder haben das Familien-Nest bereits verlassen.

 

Old habits die hard…

Peter beginnt pünktlich um neun Uhr seine Arbeit. Seit knapp 40 Jahren hält er sich an fixe Arbeitszeiten, obwohl ihm mittlerweile flexiblere Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Im Home-Office arbeitet er zwar gerne, dennoch zieht er weiterhin jeden Morgen einen ordentlichen Anzug an und bindet sich eine Krawatte um.

Über seinen Fernseher verbindet er sich mit dem Firmennetzwerk. Zum klassischen Fernsehen wird der Großbildschirm kaum noch genutzt. Spannende Live-Sendungen wie Fußballspiele oder Konzerte sind die letzte Festung des traditionellen Fernsehens. Streaming-Dienste haben die altbekannten Fernsehsender abgelöst und lassen den Rezipienten selbst entscheiden, wann er was wie lange schauen möchte.

Peter hat eine dringende Nachricht von einem seiner Abteilungsleiter erhalten. „Wir brauchen eine Lösung für die Erfassung der Nutzungsstunden der Lieferdrohnen. Ich glaube, wir bezahlen zu viel für unser Abo!“, meldet Mario. „Dann bestell eine. Schau doch mal im EASY Shop. Die haben doch für fast jeden Fall einen Workflow.“, antwortet Peter per Sprachnachricht.

 

Social-Media-Verweigerer machen sich verdächtig…

Wie jeden Morgen loggt Peter sich bei Twitter ein. Eigentlich hat er nicht viel übrig für Social Media, aber wer sich gar nicht an der öffentlichen Kommunikation beteiligt, macht sich verdächtig. Zumindest hört man das immer wieder am Stammtisch. Peter geht lieber auf Nummer sicher und postet hier und da ein paar belanglose Dinge. „Seminar über Holo-Meetings in einer Stunde. Kommt mir wie gestern vor, als VR-Brillen der letzte Schrei waren…“, twittert Peter. Anschließend scrollt er durch seine News-Timeline. „Nobelpreis der Physik geht an Erfinder des 365-Tage Akkus. Vielleicht setzen sich Elektroautos ja doch noch durch“, denkt er bei sich.

 

Der Albtraum geht weiter: Leggins in Neonfarben

Plötzlich hört er ein schallendes Lachen aus der Küche. „Was ist denn da los? Ich will mitlachen“, ruft Peter. Seine Frau kommt ins Wohnzimmer herüber: „Ach, ich lese gerade Nachrichten. Es ist schon der Wahnsinn. Wir sind so fortschrittlich. Das Leben ändert sich rasend schnell. Wir lösen die komplexesten Probleme und verbessern die Welt Stück für Stück. Aber gegen Eines sind wir nach wie vor machtlos: Leggins! Lies mal: Modetrend des kommenden Frühlings sind Leggins in Neonfarben.“ Manche Dinge kommen eben immer wieder – ob wir wollen oder nicht.

 

Meetings via Hologramm

Um genau zehn Uhr setzt Peter seine VR-Brille auf. Den restlichen Vormittag verbringt er in einer Schulung, in der die aufstrebende Hologramm-Technologie vorgestellt wird. Peter soll lernen, Meetings via Hologramm zu organisieren und durchzuführen. „Überlegen Sie nur, welche Kostenersparnis Ihnen Hologramme liefern. Die Holo-Technologie macht Geschäftsreisen vollends überflüssig“, erklärt der Trainer euphorisch. „Schade eigentlich.“, denkt Peter und schwelgt vergnügt in nostalgischen Erinnerungen an dienstliche Reisen nach Asien und Amerika.

 

Vorsicht, Cyber-Attack

Den Nachmittag verbringt Peter in Gesprächen mit seinen Kollegen aus dem Leitungskreis. Das wichtigste Thema an diesem Tag: Ein neuer Virus, der Workflows angreift und durcheinanderbringt, sodass erst möglichst spät auffällt, dass etwas schief läuft. Cyber-Angriffe können Unternehmen für Tage und Wochen lahmlegen. Nicht wenige globale Player sind daran mittlerweile zugrunde gegangen.

 

Wenn der Kühlschrank Tofu empfiehlt…

Als Peter am Abend nach Hause kommt öffnet er erwartungsvoll den Kühlschrank. „Wie wäre es heute Abend mit Dorade auf mediterranem Gemüse oder Salat mit Tofu?“, fragt eine Stimme ruhig. Die benötigten Zutaten sind im mittleren Fach zu sehen. „Nein. Heute habe ich Lust auf Steak und Salat.“ „Nach deinem letzten Bluttest ist rotes Fleisch nicht die richtige Wahl. Ich müsste das an deine Krankenkasse melden“, antwortet die Stimme aus dem Kühlschrank. „Ja ja“, antwortet Peter gleichgültig und wartet, bis ein großes, saftiges Steak in dem rotierenden Innenleben des Kühlschrankes erscheint. „Man muss sich schließlich auch mal was gönnen“, denkt er sich und geniesst.

Referenzbericht Commerzbank AG: Bessere Argumente für den strategischen Einkauf

Alle Daten an zentraler Stelle und voll integriert in SAP – mit EASY nextPCM Contract Management.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

Digitalisierung und Unternehmenskommunikation: Widerspruch oder Symbiose?

Die digitale Transformation verändert gewiss nicht alles, aber sie verändert ungemein viel in Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Eine Entwicklung, die auch vor der Kommunikation und vor Kommunikatoren nicht Halt macht, denn die Rahmenbedingungen von und für Kommunikation haben sich grundlegend geändert. Zwei gravierende Beispiele: Dank digitaler Kanäle und Mobile Devices wie Smartphones war es noch nie so einfach wie heute als Kommunikator in Erscheinung zu treten – einerseits. Andererseits war die schiere Masse an Aussagen, Informationen und ja – auch Behauptungen – wohl noch nie so groß und damit schwer zu durch- und überschauen, wie im digitalen Zeitalter

 

Top-down war gestern

Was bedeutet diese Entwicklung für die Unternehmenskommunikation? Nun, ich denke Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass die Zeiten komplett „steuerbarer“ also gelenkter und kontrollierter Unternehmenskommunikation passé sind. Kommunikation ist (zum Glück) nicht mehr top-down und sie ist auch keine Einbahnstraße. Damit wachsen die Anforderungen an die Unternehmenskommunikation, denn heute ist jeder Mitarbeiter eines Unternehmens potenzieller Kommunikator, sei es beispielsweise durch das Teilen von Beiträgen in Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn oder auch durch das Bewerten seines Arbeitgebers auf einschlägigen Portalen. Sprich: Es gibt zahlreiche Kanäle und Motive, wie und warum Menschen sich zum oder über ein Unternehmen äußern. Und das gilt ja nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Kunden, Partner, Interessenten und andere Stakeholder. Die Zahl der Multiplikatoren ist demnach höher denn je – im Guten wie im Schlechten.

 

Meinungsvielfalt als Chance

Hieraus erwächst eine potenzielle Vielfalt an Meinungen und Eindrücken zu einem Unternehmen. Kluge Unternehmen wissen dies zu schätzen, bietet sich doch die Chance in den Dialog zu treten und das Ohr nah am Markt zu haben und zu halten. Dann lassen sich beispielsweise wertvolle Informationen zum eigenen Unternehmen und zu dessen Produkten sammeln. Denn: Es gibt Menschen, die freiwillig und unentgeltlich bereit sind, ihre Erfahrungen mit dem Unternehmen zu teilen. Das setzt jedoch voraus, dass Unternehmen in der Lage sind, sich sachlicher Kritik offen zu stellen und den Willen mitbringen, ihre Produkte permanent zu verbessern.

 

Risiko Flickenteppich

Andererseits kann eine Vielzahl an Informationen von unterschiedlichen Menschen in unterschiedlichen Kanälen schnell zu Unübersichtlichkeit, ja schlimmstenfalls zu einem Informations-Overkill führen. Und mal ehrlich: Ein Informations-Flickenteppich ist so ziemlich das Letzte, was sich ein Unternehmen wünscht. Spätestens jetzt schlägt die Stunde der Unternehmenskommunikation.

 

Einheit in der Vielfalt

Ganz sicher besteht eine Herausforderung der Unternehmenskommunikation im Zeitalter der Digitalisierung darin, die vielen Stimmen in Einklang zu bringen, also ein stimmiges und authentisches Bild des Unternehmens zu vermitteln. Dazu gehört aus meiner Sicht die Fähigkeit, andere Blickwinkel und Meinungen über das Unternehmen zu akzeptieren und gelten zu lassen, zugleich jedoch auch im Sinne des Unternehmens Themen zu erkennen, zu setzen und miteinander zu verknüpfen. Eine moderierende Tätigkeit – auch und gerade nach innen – ist dafür ebenso unablässig, wie die Fähigkeit, Themen zu erklären und einzuordnen. Zugegeben: Dies ist nicht immer ganz einfach und zuweilen ein echter Spagat. Gelingt dieser jedoch, entsteht anstelle eines wilden Flickenteppichs ein – sagen wir mal – individuelles Mosaik, dessen Einzelteile sich durchaus voneinander unterscheiden können und dürfen. Zusammen jedoch stellen sie ein stimmiges und facettenreiches Gesamtbild vom Unternehmen dar. Im Hinblick auf die Fähigkeiten und Kompetenzen der Verantwortlichen bedeutet dies: Klassische journalistische Skills sind in der Unternehmenskommunikation nach wie vor gefragt –  vielleicht sogar nötiger denn je.

 

Widerspruch oder Symbiose? Weder noch…

Kommen wir zurück auf meine Ausgangsfrage in der Überschrift dieses Blog-Beitrags: Stehen die Rahmenbedingungen der Digitalisierung im Widerspruch zur Unternehmenskommunikation oder führen sie eher zu einer Symbiose? Meine Antwort darauf lautet: weder noch. Vielmehr erfordert die Unternehmenskommunikation in Zeiten der Digitalisierung eine angepasste Handhabe und Haltung im Umgang mit der gestiegenen Anzahl an Kanälen, Kommunikatoren, Formaten und Themen. Patentrezepte dafür gibt es nicht. Vielmehr gilt es für jedes Unternehmen individuell zu prüfen, wo und wie es wem welche Inhalte wann kommuniziert. Unternehmenskommunikation in Zeiten des digitalen Wandels ist nicht besser oder schlechter als vor der Digitalisierung. Sie erfordert schlicht eine Modifikation bewährter Skills und ist als dynamischer, fortlaufender Prozess zu verstehen – eben genau so, wie die Digitalisierung selbst.

Dokumentenmanagement-Lösungen in der Cloud: EASY kooperiert mit Pironet

EASY bietet seine Lösungen künftig auch im Cloud-Modell an. Bestandteil des Angebotes ist eine Partnerschaft mit der Cancom-Tochter Pironet. Sukzessiv ergänzt EASY in den folgenden Monaten alle Produkte um jeweils eine Software-as-a-Service-Variante (SaaS). Die Cloud-Umgebung stellt EASY aus den deutschen, nach ISO 27001 zertifizierten Datacentern von Cancom/Pironet bereit. Dies gewährleistet die Einhaltung sämtlicher Anforderungen hinsichtlich Informationssicherheit und Datenschutz. Die bewährte Vertragsmanagement-Lösung EASY Contract macht den Anfang und steht ab sofort als Cloud-Version zur Verfügung.

 

Sicherer Zugriff auf Dokumente

Die Dokumentenmanagement-Lösungen im SaaS-Modell betreibt Cancom/Pironet – einschließlich Administration, Überwachung und Wartung der IT-Infrastruktur. Die Rechenzentren befinden sich ausnahmslos in Deutschland. Vor allem für EASY Software-Kunden, die den Aufwand für die eigene Hardware reduzieren, in kurzer Zeit eine Lösung einführen sowie flexibel mit Lizenzen und Anwendungen umgehen möchten, sind die Cloud-basierten Lösungen interessant. Nutzer sind außerdem in der Lage, von jedem beliebigen Endgerät sicher auf sämtliche Dokumente zuzugreifen – unabhängig von Ort und Tageszeit.

 

Maßgeschneiderte Cloud-Lösungen 

Mit dieser Partnerschaft unterstreicht die EASY SOFTWARE AG ihre Ausrichtung auf ein zukunftsorientiertes und Cloud-basiertes Portfolio. „Leistungsfähige Cloud-Lösungen nach deutschem Datenschutz sind für uns Vertrauenssache. Mit Pironet haben wir einen Partner mit langjähriger Cloud-Erfahrung gefunden, der die Software unseren Anforderungen entsprechend in die Cloud bringt. Als Anbieter von geschäftskritischen Dokumentenlösungen sind für uns neben Sicherheit und Datenschutz auch Flexibilität, Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit von besonders großer Bedeutung“, so Wolfgang Mertens, Leiter Operation Services bei EASY SOFTWARE.

 

Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen

„Wir freuen uns, mit EASY SOFTWARE einen starken Partner gewonnen zu haben, mit dem wir unsere gemeinsamen Kunden bei der digitalen Transformation unterstützen können“, so Klaus Nowitzky, Director Partner Sales bei Pironet. „Cloud-basierte Lösungen bieten Unternehmen große Vorteile: Die Firmen sparen Ressourcen sowie die Investition in eine sonst notwendige IT-Infrastruktur. IT-Mitarbeiter können sich auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse fokussieren.“ EASY Cloud Services, wie z. B. EASY Contract, lassen sich kurzfristig auch im BusinessCloud Marketplace von Cancom/Pironet buchen.