Das Papierarchiv: Was für ein Aufwand

Für alles gibt es Vorgaben – oder Erfahrungswerte, auch für Papierarchive. So darf als gesichert angesehen werden, dass sich die meisten Papierarchive von kleinen bis mittleren Unternehmen in normalen Kellern befinden, wo Aktenschränke mit unzähligen Ordnern geduldig – zumindest in Deutschland – mindestens eine Dekade lang ausharren, bis der Schredder sie in die ewigen Jagdgründe befördert. Doch ideal ist eine andere Aufbewahrung – und die ist vor allem eines: kostenintensiv.

 

Zehn lange Jahre…

Papier ist anfällig. Das gilt bereits für normales Papier, Thermopapier ist noch anfälliger. Wenn man dieses zum Verstauben und Zerfallen neigende Medium über eine Dekade aufbewahrt, sollte man sein Umfeld entsprechend anpassen, um Ausbleichen, Schimmel oder anderer Unbill mehr den Riegel vorzuschieben.

 

…erfordern verdammt viel Pflege

Ideal sind Temperaturen zwischen 14 und 18 Grad. Die maximale Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 35 und 50 Prozent liegen. Tageslicht und sonstige Lichteinstrahlung sollte 50 bis 80 Lux nicht überschreiten. Und natürlich sollte die Raumluft möglichst frei von Gasen und Staub sein. Damit nicht genug: Aktendeckel und Kartons, zwischen bzw. in denen Papier aufbewahrt wird, sind säurefrei zu halten und Plastikhüllen dokumentenecht. – um nur einmal die wichtigsten Regeln zu benennen….

 

Erhebliche Kosten für Archivierung

Wer all das beherzigen will, dem entstehen neben den Raumkosten erhebliche Technikkosten – etwa für Klimatisierung und Kontrolle des Raumklimas – sowie Personalkosten. Dabei ist noch nicht einmal an außerordentliche Ereignisse wie einen Wassereinbruch oder einen Brand gedacht. Wer all das nicht mehr beherzigen und lieber auf die zukunftsfeste Nummer Sicher gehen will: Schon einmal über ein elektronisches Archiv nachgedacht? Die Zeit (über)reif…