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Eine weitere Idee zum Exportieren von Archivdokumenten: kopieren…

An dieser Stelle hatte ich bereits über meine Erfahrungen berichtet, wann man ein Archiv teilweise oder ganz exportieren sollte. Nach diesem Blog-Artikel hatte ich den Eindruck, alles Wesentliche dazu gesagt zu haben, aber dann vielen mir doch noch einige Punkte ein, über die ich gerne heute berichten möchte.


Was ist das Ziel?
So stellt sich beim Exportieren die Frage, warum man exportieren möchte? Daten aus dem Archiv zu extrahieren ist zunächst sehr naheliegend. Wenn dann aber die Dokumente wieder importiert werden sollen, drängt sich ein gewisser Kopiervorgang in den Vordergrund.

 

Warum Dokumente kopieren?
Beim Kopieren kommt es im Wesentlichen darauf an, dass eine neue Zusammenstellung von Dokumenten am Ende herauskommt. Beispiele gefällig? Jahresarchive lassen sich physikalisch zusammenlegen, große Archive in kleinere Archive aufteilen. Das kann thematisch sein oder auch aufgrund von Firmenabspaltungen sowie auch Zusammenlegungen von Arbeitsbereichen. Alt-Archive empfehle ich nach einem Update weiter zu nutzen und auszugsweise physikalisch und dokumentweise neu zu kopieren. Vorzugsweise finden dabei auch neue Feldzuordnungen statt.

 

Kopieren hat eigene Regeln
Zu beachten dabei: Das Kopieren von Dokumenten unterliegt anderen Regeln als das reine Exportieren. Beim Kopieren möchte man vielleicht das eine Feld in ein anderes Feld umsetzen. Eine Zuordnung der Quellfelder zu den Zielfeldern könnte ein Mapping ermöglichen. Man könnte auch bestimmte Felder zusammenlegen und oder neu formatieren wollen. Vielleicht möchten Sie die angehängten Dateien z. B. in das PDF-/A-Format konvertieren? Bestimmte Felder wollen Sie auslassen oder Sie benötigen Felder mit konstanten Werten. Sicherlich sollte man auch die alten Systemfelder – wer hat wann das kopierte Dokument erstellt – übernehmen. Gut möglich, dass je nach Ziel viele weitere Anforderungen hinzukommen.

 

Tipps…
Die erfolgreich sowie die fehlerhaften kopierten Dokumente sollten Sie in Dateien auflisten. So behalten Sie den Überblick, ob und wie gut der Kopiervorgang verlaufen ist. Bei fehlerhaften Dokumenten kommt es auf eine weitere Analyse an:

  • Gibt es ähnliche Fehlermeldungen?
    • Dann lohnt sich eventuell der Einsatz von Scripting.
  • Ist die Zahl der Fehlerdokumente sehr hoch?
    • Könnte das Zielarchiv ungünstig konfiguriert sein?
  • Lassen sich die Quelldokumente nicht lesen?
    • Lassen sich die Fehler mit Tools beheben?
    • Sortieren Sie die nicht behebbaren Fehlerquellen aus.


Automatisierung hilft

Soweit die technische Sicht der Dinge. Kunden hilft es erfahrungsgemäß erheblich, wenn sich solche Kopiervorgänge möglichst stark automatisieren lassen. Um hierbei optimal zu unterstützen, benötigen wir unsererseits die Hilfe unserer Kunden, denn: Zur Lösung von Problemen gehört zunächst das Verständnis für diese.