Digitalisierung im Schnee - dem digitalen Wandel entspannt begegnen

Digitalisierung im Schnee – wie man der digitalen Transformation entspannt begegnet

„Wir haben das doch schon immer so gemacht“, so raunen die Mitarbeiter dieser Tage aus manch einem Unternehmen, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Digitalisierung bedeutet nämlich Veränderung – dabei sind wir Menschen doch Gewohnheitstiere. Passend zur Weihnachtszeit bricht dann ein mächtiger Schneefall die Macht der Gewohnheit auf. Aber was hat Schnee eigentlich mit Digitalisierung zu tun?

Eine kleine Geschichte der Technik

Leise rieselt der Schnee – und ich stehe mitten im bergischen Land an einer Bahnstation und warte auf den Zug in Richtung Köln. So langsam verwandelt sich das Städtchen in ein „Winter Wonderland“ und der Zug hat schon zehn Minuten Verspätung, sagt mir meine Bahn-App auf dem Smartphone. An der Anzeige am Bahnsteig ist allerdings noch nichts zu sehen. Ich bin nicht alleine auf dem Bahnsteig. Die meisten der anderen Wartenden starren auf ihr Smartphone und sind noch entspannt – sie haben die Verspätung in der Bahn-App schon wahrgenommen. Andere, ohne Smartphone, schauen verwirrt und hoffnungsvoll zur Anzeige herauf, bis auch dort die Verspätung angezeigt wird. Neue Technik löst die alte nämlich selten einfach so ab. Medien und Techniken nehmen sich hier und da Nutzer weg, aber existieren oftmals nebeneinander. Die Schrift hat zum Beispiel nicht unser Gedächtnis obsolet werden lassen, wie einst Platon befürchtete und dies wohlgemerkt niederschrieb – mit dem Widerspruch konnte er offensichtlich gut leben. Die Schreibmaschine hat uns nicht die Fähigkeit genommen, mit der Hand zu schreiben. Und trotz Computer und Internet, welche letztendlich viele Medien zusammenführen, Informationen zugänglich machen und miteinander vernetzen , schreiben wir hier und da noch auf Papier, lesen noch Bücher, gehen ins Kino und treffen uns immer noch mit „echten“ Menschen. Wir benutzen Technik also in der Regel dort, wo es sinnvoll für uns ist und wo sie unseren Alltag erleichtert.

Die Züge werden digital – die Gleise auch?

Ich benutze meine Bahn-App so gerne, weil sie mir den Alltag als Pendlerin erleichtert. Sie ist mittleiweile genauer als jede Anzeige am Bahnsteig und schneller als jede Ansage aus dem Lautsprecher. Wechselt ein Zug das Gleis, bin ich die erste vor Ort, hat ein Zug Verspätung, bin ich die erste im Café. Die Bahn-App ist ein Produkt der jahrelangen Digitalisierungsbestrebungen der Deutschen Bahn. Einerseits möchte die Deutsche Bahn mit ihrer digitalen Agenda interne Prozesse optimieren, um Informationen schneller zu übermitteln, andererseits feilt sie am Service: Kommt ein Zug schon zu spät, sollen es die Fahrgäste so genau wie möglich wissen. Ich habe mich an die Zuverlässigkeit gewöhnt und daran, zu wissen, ob der Zug pünktlich kommt – oder eben nicht.
Mittlerweile ist das bergische Städtchen komplett zugeschneit und der Zug: fallt aus! Der nächste: auch! Die Bahn-App sagt: „In ganz NRW kommt es zu starken Beeinträchtigungen im Bahnverkehr“, keine konkreten Infos, keine konkreten Zeiten, keine konkrete Aussage darüber, ob überhaupt noch ein Zug fahren wird. Ich schaue verzweifelt auf die Anzeige am Bahnsteig und plötzlich sind wir Wartenden gefühlt in die analoge Welt zurückgefallen. Konkret: Wir müssen uns damit abfinden im bergischen Land festzusitzen. Plötzlich sind wir nicht mehr schnell, plötzlich ist nichts mehr verfügbar: weder Zug, noch Information. Mit der Natur als Gegner scheinen Technologien den Kürzeren zu ziehen. Für manch einen schwer zu begreifen, meine ich den schüttelnden Köpfen und ungläubigen Blicken meiner Bahnsteig-Genossen ablesen zu können. Die Natur als größter „Feind“ von Digitalisierungsprozessen?

Digitalisierung ist ein Kulturwandel

Nicht unbedingt. Als große Hürde für die digitale Transformation hat die WirtschaftsWoche die innere Einstellung der Führungskräfte und Mitarbeiter identifiziert. Für eine Studie hat das Marktforschungsinstitut GfK aus Nürnberg 2.000 Führungskräfte und Vorstände von Großunternehmen befragt. 65 Prozent der Befragten geben als Hauptgrund für eine verhinderte Digitalisierung demnach die „Verteidigung bestehender Strukturen“ an. Was so viel heißt wie: Was wir nicht kennen, wollen wir auch nicht. Und daraus spricht auch die Angst vor Veränderungen.
Wie können Unternehmen diese Ängste abbauen? Indem die Menschen sich klar machen: Digitalisierung überfällt uns nicht schlagartig. Das Beispiel des ausfallenden Zuges zeigt: Technik ist fast nie bahnbrechend, sondern sie umgibt uns in einem fortwährenden Wandel. Die Menschen gewöhnen sich an Prozesse, so wie sie sich an fahrende Bahnen und Informationen aus der Bahn-App gewöhnen. Zudem gilt: Digitalisierung ist zuallererst ein Kulturwandel. Eine gut durchdachte und sinnvoll eingesetzte digitale Agenda etwa schafft mehr Kundennähe, Transparenz im Informationsfluss und flachere Hierarchien und sie motiviert die Mitarbeiter zu mehr Eigenverantwortung.
Wer dennoch denkt, früher sei Alles besser gewesen, der warte doch auf den nächsten heftigen Schneefall und versuche dann von A nach B zu kommen. So lassen sich analoge Zustände wieder hautnah erleben! Ich empfehle aber lieber ein heißes Getränk auf dem Sofa und ein wenig mehr Gelassenheit im Umgang mit der Digitalisierung.

Digitalisierung 4.0 - Roboter bei der Lagerarbeit

Digitalisierung 4.0 – Unternehmen und Arbeitswelten im Wandel

Das Wort der Digitalisierung ist in aller Munde. Grund genug, um sich im Rahmen der Veranstaltungsreihe MEETING FRIENDS  von unserer Tochterfirma friendWorks auf nach Straubing zu machen. Zusammen mit meiner Kollegin Petra Fröhlich hatte ich Ende November das Vergnügen, einem fachkundig Vortragenden, Florian Kunze, zum Thema „Digitalisierung 4.0“ zuzuhören. Dies war ein weiterer Anstoß, mich erneut mit dem Thema auseinanderzusetzen. Denn: Die durch die Digitalisierung anstehenden Veränderungen in Unternehmen und Arbeitswelten werden enorm sein und sind es schon. Die folgenden Zeilen sind das Ergebnis der sich an den Vortrag anschließenden Diskussionen mit Kolleginnen und Kollegen sowie eigener Gedanken.

Doch vorerst will ich einen Überblick geben, was unter dem Namen „Digitalisierung 4.0“ überhaupt zu verstehen ist – zunächst ganz allgemein, später dann auf die Situation von Unternehmen, Kunden und Mitarbeitern bezogen.

Was bedeutet Digitalisierung 4.0?

Zugegeben, der Begriff ist in seiner Bedeutung nicht eindeutig und schon gar nicht klar definiert. Aus zahlreichen Gesprächen mit Menschen aus der Fachwelt lässt sich allerdings festhalten, dass man unter Digitalisierung 4.0 einen Veränderungsprozess versteht, der sich auf Unternehmen und Arbeitswelten bezieht und dort Folgendes bedeutet:

  • eine zunehmende Vernetzung und stärkere Integration von Geschäftsprozessen, Maschinen, Anlagen und IT-Systemen,
  • eine stärkere Automatisierung und Arbeitsunterstützung
  • sowie eine steigende, datengetriebene Dienstleistungsorientierung und
  • neue Kommunikationsarten und Medien, die das Verhalten der Kunden, Führungskräfte und Mitarbeiter beeinflussen

Damit überschneidet sich „Digitalisierung 4.0“ mit der sich ebenso in aller Munde befindlichen „Industrialisierung 4.0“ – könnte man meinen. Meiner Meinung macht der technologische Fortschritt der letzten Jahre, mündend in der Digitalisierung 4.0, eben erst eine Industrialisierung 4.0 möglich.

Am konkreten Beispiel gefasst: Digitalisierung 4.0

Sportartikel galten die längste Zeit als typisches Beispiel für die Massenproduktion aus Fernost und damit als Paradebeispiel für die Industrien der alten Schule – von tatsächlich existierenden Ausnahmen bitte ich abzusehen.

Der bekannte Sportartikelhersteller Adidas eröffnete in jüngster Zeit eine Produktionsstätte in Ansbach im heimischen Franken – zunächst als Pilotprojekt. Zielstellung: Die Produktion von Laufschuhen, die der deutsche Käufer kurz zuvor in Auftrag gegeben hat; mit einer für individuell gefertigten Sohle, mit einem, seinen Wünschen entsprechenden Obermaterial – und einem individuellen, vom Kunden gewünschten Design. Nur nebenbei: Ich bin ja bekennender Läufer, aber privat setze ich bei Laufschuhen auf einen anderen Hersteller. Ich kann mir aber gut vorstellen, dass individuelle Anpassungen des Laufschuhs, bezogen auf Sohle und Zuschnitt des Schuhs, für einen Läufer nur zum Vorteil sein können.

Allein anhand dieser Zielbeschreibung sehen wir alle oben erwähnten Merkmale der Digitalisierung 4.0. Um es mit einem Satz zu formulieren: Statt wie zuvor gut 45 Tage auf einen Massenartikel – hier die neueste Kollektion an Sportschuhen – zu warten, so lange dauert nämlich das Verschiffen von Fernost nach Deutschland, bekommt der Kunde einen höchst individuellen Sportschuh. Morgens bestellt und abends im Sportgeschäft abgeholt. So ein Wandel setzt natürlich auch massive Veränderungen unternehmensseitiger Prozesse voraus.

Was bedeutet Digitalisierung 4.0 für jedermann im Alltag?

Nun ist ja nicht jedermann Adidas. Dennoch: Ins Auge springende Beispiele für den Einzug der Digitalisierung 4.0 in die Lebenswelten durchschnittlicher Bürger hiesiger Breitengrade lassen sich sofort finden. Die Erfindung des iPhones 2007 wie auch der Android Platform im Jahr 2008 sowie deren massenhafte Verbreitung und Akzeptanz in nahezu allen Bevölkerungsschichten stellt meiner Meinung nach eine wichtige Entwicklung dar. Einen Einschnitt im Verhältnis von Unternehmen und Kunden zum einen, eine Zäsur für die tagtägliche Arbeit eines Arbeitnehmers zum anderen und letztlich einen Einschnitt in der Gestaltung von Prozessen in Unternehmen. Aber eins nach dem anderen.

Kunde und Unternehmen rücken näher zusammen

Kein Unternehmen ohne App – so könnte in ich’s in aller Kürze zusammenfassen. Und um ehrlich zu sein: Kundenseitig stellt der Einzug der Applikationen auf Smartphones einen deutlichen Vorteil dar. Bestellungen werden heutzutage dann eben doch am schnellsten und leichtesten per App aufgegeben. Die großen Händler aus dem E-Commerce machen es vor, z.B. Amazon und Zalando – eine App gehört hier zum Pflichtprogramm; mittlerweile gilt dies auch für KMUs. Aber auch in Sachen Erreichbarkeit hat der Einzug der Apps und damit der Digitalisierung 4.0 seine Folgen: In vielen Fällen ist eine bidirektionale Kommunikation Teil der App-Funktionalität. Wichtig: Die Unternehmensseite muss natürlich angeben, zu welchen Uhrzeiten der Kundenservice erreichbar ist; ggf. ergibt eine Warteschlange sehr viel Sinn. Unter dem Strich bleibt festzuhalten: Kunden und Unternehmen rücken näher zusammen und die durch Apps ermöglichte „Nähe“ zählt zu den Elementen des unternehmerischen Erfolgs. Doch mehr dazu im zweiten Teil dieses Artikels.

Ein Team bei der Arbeit - mit der Hilfe von Tablet, Apps und Content Services

Die nächste Phase der ECM-Evolution: Content Services und Information Management

Mehr denn je wirkt die digitale Transformation in allen gesellschaftlichen Feldern. Gerade in Unternehmen, die zeitgemäße Lösungen für die derzeitigen Herausforderungen suchen: zunehmender Konkurrenzdruck, verteilte Organisationsstrukturen mit autonom arbeitenden Teams, zunehmender Blick auf horizontale Prozesse etc. Auf der anderen Seite steht die seit 2007 sprunghaft einsetzende, massenhafte Verbreitung und Akzeptanz von Smartphones und Tablets.

Hintergrund – der Beginn der Content Services

Auf diese beiden Entwicklungen reagieren Teile der ECM-Branche – und so auch die EASY SOFTWARE AG –  mit einem weiteren Schritt in Entwurf und Zuschnitt ihrer Software-Produkte: weg vom zentralistischen ECM hin zu mehr Flexibilität und Mobilität. Mit den Produkten EASY SPIRIT und EASY CLOUD PLATFORM nehmen wir uns dieser Herausforderung an. Content Services wie auch Information Management sind die neuen Namen der Evolution des Enterprise Content Management. Diese Konzepte helfen, die sich verändernde Situation von Menschen, Unternehmen, Prozessen und eingesetzten Technologien erfolgreich zu bewältigen.

Auch renommierte Marktforschungsinstitute beobachten diese Entwicklung. So zum Beispiel zu lesen in einem ein Blog-Beitrag von Michael Woodbridge, Research Director bei Gartner, Inc.: „The Death of ECM and Birth of Content Services“. Oder in einer von ASG Technologies bei Forrester Consulting in Auftrag gegebenen Studie: „The monolithic ECM suites that have been pervasive in enterprises for decades are giving way to modern – often cloud-based – content platforms„.

Content Services ermöglichen mobiles, verteiltes Arbeiten im Team

Um es zu verdeutlichen: So war es selbst bis 2007 noch gängige Praxis, den Content am Desktop-Computer oder Laptop per E-Mail oder USB-Sticks zu teilen – und im Hintergrund arbeitete das ECM, ein Sharepoint zum Beispiel. Sicher ist, dass das den Punkt Revisionssicherheit erschwert hat. Klar ist auch, dass man heutzutage gerne auch mobil arbeiten möchte oder sogar zwingend darauf angewiesen ist. Nicht jeder Service-Mitarbeiter muss dazu notwendigerweise mit einem Laptop ausgestattet werden, wenn doch ein Smartphone oder Tablet, mit der entsprechenden App ausgerüstet, reicht. Enterprise Content Management, so wie wir es betreiben, ermöglicht es seit XX Jahren, unabhängig von Zeit und Ort mit den gespeicherten Informationen arbeiten zu können.

 

Content Services und Information Management gehören zu den zukunftsweisenden Konzepten: Der von Gartner gefundenen Idee des Content Service als eine Weiterentwicklung von ECM ist zuzustimmen.  Natürlich lässt es sich aber auch mit dem Begriff des Information Managements leben. Möglicherweise sind das auch mehr terminologische Auseinandersetzungen. In irgendeine Schublade lässt sich die EASY SOFTWARE AG aber nicht zwängen. Die EASY SOFTWARE AG wird daher zukünftig nicht mehr ausschließlich den Begriff ‚ECM’ verwenden. Auch wird heute schon oft der Begriff Dokumentenmanagement und Workflowmanagement benutzt.

 

Information Management/Content Services – weg vom monolithischen Pfad des ECM

Gerade der Blick auf unsere Produkte EASY SPIRIT und EASY CLOUD PLATFORM verdeutlicht dies. Unsere Produkte unterstützen einen Ansatz neuer, kollaborativer Arbeitsformen; das Bereitstellen von Informationen zur Wissensaufbereitung sind als flexible, in die Unternehmensinfrastruktur eingebettete Dienste gedacht. Sie sind durch Apps auf verschiedenen mobilen Devices nutzbar, natürlich auch über die Grenzen des Unternehmens hinaus. Dazu passen die Stichworte „horizontale Prozesse: Kunden/Geschäftspartner/Lieferanten“. Nur ein Beispiel: Für den externen Servicetechniker eines Unternehmens stellt es einen Vorteil dar, wenn er seinen Auftrag bei einem Kunden via App auf einem Smartphone erledigen kann. Sind die Ergebnisse erst einmal über die App erfasst, stehen diese Daten sogleich allen anderen beteiligten Personen zur Verfügung.

 

Welche Dienste im Einzelfall auch immer benötigt werden: Content Services flexibilisieren wir in Kooperation mit Unternehmen – je nachdem, was der Kunde als richtige Lösung der unternehmensseitigen Herausforderungen sieht. Durch die Produkte EASY SPIRIT und der EASY CLOUD PLATFORM stehen Software Development Kits, wohldefinierte und leistungsfähige APIs und die Anbindung an verbreitete Business-Lösungen im Backend bereit und tragen hier zur Agilität bei. Ganz gleich, ob als Kunde oder Servicetechniker eines Unternehmens: Mit der passenden App auf dem Smartphone/Tablet lassen sich Aufgaben und Ziele leichter erreichen – ganz egal, wo, wann und zur Not auch erst einmal mit wackeligem Mobilfunknetz.

Change Management: EASY FIT erfolgreich beendet

2014 hat EASY das Transformationsprogramm EASY FIT gestartet, mit dem Ziel, Kunden und Partner optimal zu unterstützen, mit besseren Produkten und effizienteren Prozessen und Strukturen. Das Programm umfasst neben der Verbesserung von Arbeitsprozessen vor allem eine zukunftsorientierte und langfristige Veränderung der Denk- und Unternehmenskultur in der EASY Gruppe. Drei Jahre nach dem Start fällt die Bilanz eindeutig aus: EASY FIT ist nicht nur planmäßig sondern vor allem erfolgreich ausgelaufen.

In Summe hat EASY ein umfangreiches Maßnahmenpaket mit Change Management-Maßnahmen für die Bereiche Vertrieb, Neuprodukte, Partner-Portfolio sowie Prozessverbesserungen geschnürt. Die für Kunden wohl sichtbarste Maßnahme war die Neuausrichtung der Produktlandschaft. So ging EASY mit der Entwicklung der heute bestens etablierten, modular aufgebauten Produkt- und Service-Suiten neue Wege und nahm sich mit dem Thema Cloud-Integration eines weiteren Business-Enablers erster Güte an.

 

Strukturen und Prozesse optimiert

Gleichzeitig stellte sich EASY organisatorisch neu auf, verbesserte Strukturen und sorgte für klare Zuständigkeiten. Die EASY SOFTWARE AG konzentriert sich nun auf die Bereitstellung von Produkten, standardisierten Lösungen und Services – und damit auf alles, was Partner und die EASY Landesgesellschaften benötigen, um Kunden optimal und zukunftssicher zu betreuen. Für die Kundenangebote von EASY gilt: „ergänzen statt ersetzen“. EASY stellt für Partner und Landesgesellschaften entsprechende Produkte und Services zur Automatisierung von Content-orientierten Prozessen bereit.

Die EASY SOFTWARE Deutschland GmbH und die EASY Töchter in England, Österreich und der Türkei sind für die Beratung und Bereitstellung von Lösungen vor Ort verantwortlich. Die EASY Enterprise Services GmbH als Tochter der AG hat sich wie vorgesehen zum erfolgreichen Motor für Produkte der SPIRIT Suite entwickelt.

 

Auf dem Weg zum Lösungsanbieter

Zudem löst EASY im eigenen Haus nach und nach eine Vielzahl alter IT-Systeme ab und ersetzt eine heterogene Applikationslandschaft durch eine agile IT-Architektur, die auf die eigenen Cloud-Lösungen ebenso setzt, wie auch auf SAP und MS Office aus der Cloud. Kurzum: EASY vereinfacht innerbetriebliche Prozesse mit dem Ziel, noch stärker die Transformation vom Technologiezulieferer oder Infrastrukturanbieter zum Lösungsanbieter zu vollziehen. EASY geht also mit gutem Beispiel voran in die Cloud – und Kunden und Partner profitieren.

 

Gestärkte Netzwerke, qualifizierte Mitarbeiter

Auch die gezielte Akquisition von Know-how und Markt-Power war Bestandteil von EASY FIT: Die Übernahme des Geschäftsbereiches Enterprise Content der Schleupen AG etwa stärkte das Partnernetzwerk und die Betreuung von Kunden vor Ort: Mehr als 60 Partner konnte EASY an sich binden.

Bei all diesen Veränderungen galt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besonderes Augenmerk. Sie auf dem Weg des Wandels mitzunehmen, war eine der bedeutendsten Aufgaben. EASY hat sie gemeistert – nicht zuletzt mit Hilfe einer attraktiven Firmenkultur und gezielter Qualifizierung. Keine Frage, EASY hat als Arbeitgeber an Attraktivität gewonnen. In Zeiten, in denen Fachkräfte gerade im IT-Bereich mit allen Mittel umworben werden, konnte das Unternehmen viele hochqualifizierte Menschen für sich gewinnen. Allein im Jahr 2017 stießen knapp 20 neue Kolleginnen und Kollegen für die Lösungsbereitstellung zum Team hinzu.

 

Agiles Content Marketing

Schließlicht schlägt EASY auch im Marketing neue Wege ein. Zu den wesentlichen Zielen gehört es, die Markenidentität zu schärfen und insbesondere in den digitalen Kanälen konsequent und agil Präsenz zu zeigen. Bei der neuen Content-Marketing-Strategie geht es aber auch darum, zusätzliche Kundengruppen von EASY zu überzeugen. Angesichts des veränderten Kundenverhaltens – Angebote sollen jederzeit auffindbar und verfügbar sein, die Aufmerksamkeitsspanne ist hingegen hart umkämpft – gilt es individuelle, relevante und prägnante Inhalte an den Stellen anzubieten, an denen sich Kunden informieren. Denn wie für viele andere Unternehmen auch gilt für EASY: Diese Form der Kunden- und Interessentenansprache bietet große Chancen weiterhin am Markt erfolgreich zu sein.

EASY Vorstand Willy Cremers im Interview: „Auch wir leben die Digitalisierung.“

Im Interview mit dem Fachmagazin it management spricht Willy Cremers, Vorstandssprecher der EASY SOFTWARE AG, über die Anforderungen an Sanierungsprogramme, Sicherheit in der Cloud und die Notwendigkeit einer digitalen Agenda.

Lesen Sie hier das ganze Interview.

Informationstag Digitale Rechnungen: Klartext in Hamburg

Mit der 14. Auflage des Informationstags Digitale Rechnungen informierte EASY in Hamburg am 22. November rund um elektronische Rechnungen im unternehmerischen Zahlungsverkehr. In bewährter Zusammenarbeit mit dem Verpackungsspezialisten Infania, der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PWC sowie dem Bundeszentralamt für Steuern in Bonn erfuhren die Teilnehmer im Hotel Empire Riverside, was bei juristischen Formulierungen im Kontext der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu beachten ist.

Das umfangreiche Informationsangebot, darunter Fachvorträge zur Verfahrensdokumentation, Expertenrunden und konkrete Anwendungsbeispiele aus der Praxis, kam bei den Teilnehmern von Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen gut an. Dies zeigte sich auch im Anschluss an die Fachvorträge, als es zu intensiven Diskussionen und zahlreichen persönlichen Gesprächen kam. Die positiven Einschätzungen unserer Gäste reichten von „eine kompakte Fachübersicht“ bis hin zu „eine sehr interessante und informative Veranstaltung.“

Die Veranstaltung in Hamburg markierte zugleich das Ende der EASY Reihe Informationstag Digitale Rechnungen in 2017. Aufgrund der konstant hohen Nachfrage setzt EASY die Reihe in 2018 selbstverständlich fort.

Sie hatten in der Vergangenheit keine Möglichkeit an einem der Informationstage teilzunehmen?

Klicken Sie bitte hier um sich sofort über die Termine für 2018 informieren zu lassen:

 

EASY PartnerForum in Berlin: Fit für 2018

Wir laden Sie ein, zum EASY PartnerForum am 23. und 24. Januar in Berlin. 2018 ist Fußball-WM-Jahr – aber nicht nur deshalb lautet unser Motto: „Fit für 2018“. Welche Strategien sind die richtigen für ein erfolgreiches Geschäftsjahr 2018 und wie gelingt es uns, gemeinsam unsere Geschäftschancen zu nutzen und so viele „Fans“ wie möglich zu gewinnen? Antworten auf diese Fragen sowie ein gezieltes Training aller Mannschaftsteile – vom Marketing, über den Vertrieb bis hin zum Consulting – bieten wir Ihnen in der Kalkscheune Berlin. Informationen zur digitalen Agenda von EASY vervollständigen das Programm und zielen auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit, auch in den nächsten Jahren, ab.

Hier geht es zur Anmeldung.

EASY Cloud Platform – flexible Content Services via Apps sicher „in the cloud“ nutzen

Cloud Services, Cloud, Big Data. Seit geraumer Zeit sind diese Worte in aller Munde. Was das für das ECM-Business bedeutet und welche Vorteile Unternehmen aus Cloud Services ziehen können, zeigt das folgende Beispiel auf.  

Eine kleine Vorgeschichte

Ein namhafter Hersteller von Schokolade musste auf die dringend erwartete Haselnussernte verzichten. Man schrieb das Jahr 1986: Tschernobyl war geschehen; die Haselnussernte lag verstrahlt in der Türkei.

Als Ableger des Schokoladen-Herstellers entstand aus dieser Erfahrung ein ökologisches Heizungsunternehmen. Ziel war es, auf Atomenergie zu verzichten und stattdessen auf erneuerbare Energien zu setzen. Lessons learned. Dieses Unternehmen gewann EASY im Jahr 2015 als Kunden, eine Beziehung, die bis heute aktuell ist. Zum Einsatz kamen im Unternehmen die Standard-ECM-Komponenten. Ein gutes ECM-System.

Ohne App und Cloud Service – zurück in die Vergangenheit

Noch in den 90er Jahren – von Cloud-Services und digitaler Transformation war in der Öffentlichkeit noch nicht die Rede – sah die Arbeit anders aus als heutzutage. Zur Verdeutlichung: Der Kunde wünscht technischen Support; der Techniker rückt aus. Und jetzt kommt’s: Stets dabei hatte er Klemmbrett, Notizblock, technische Anleitungen über den zu begutachtenden Gegenstand; dessen Fallhistorie; Checklisten zur Durchführung jeweiliger Arbeiten und vieles andere mehr. All dies gehörte zum Standardumfang, den ein Techniker für eine Inspektion/Wartung am Ort des Geschehens dabei zu haben hatte. Klingt merkwürdig, war aber in den 80er/90er Jahren so und hat bis zum heutigen Tag vielerorts Bestand. Wie fehlerträchtig das war und ist, kann man sich auch vorstellen. Vielleicht hatte der Techniker etwas Wesentliches vergessen; vielleicht war die Historie des Gegenstandes nicht vollständig lesbar und so weiter und so fort. Ein derartiger Fehler führte in der Regel nicht nur zu einem längeren Einsatz des Technikers. Darüber hinaus konnten sich auf diesem Wege auch Folgefehler in die Datenerfassung einschleichen. Der finanzielle Nachteil liegt auf der Hand.

Zurück in die Gegenwart: Mit der Service-App im Feld – und der EASY CLOUD PLATFORM im Hintergrund

Szenenwechsel: Wir schreiben das Jahr 2016 – und befinden uns beim Heizungsunternehmen. Hier war man sich auch der skizzierten Problematik bewusst und suchte nach einer Lösung. So bekam die EASY SOFTWARE AG mit der EASY CLOUD PLATFORM den Auftrag, das bestehende System um eine mobile Wartungs- und Service-App zu erweitern. Das war ein Schritt in Richtung Content Services. Zur Realisierung der App kam es dann innerhalb weniger Monate, was in der besonderen Machart der EASY CLOUD PLATFORM begründet liegt.

Cloud Services als fester Bestandteil des ECM

Was macht die EASY CLOUD PLATFORM so interessant in diesem Kontext? Flexibilität und Mobilität sind schon fester Bestandteil des Konzepts. Die Cloud Platform besteht dabei aus drei Bestandteilen: App -> Cloud-Platform -> Business-Schnittstellen, wie zum Beispiel SAP oder Microsoft. Diese drei Bestandteile gewähren maximale Flexibilität für Content Services.

Fangen wir beim sichtbarsten Part an, der Applikation für den Techniker – also den Apps. Lauffähig sind die gewünschten Apps auf gängigen Betriebssystemen, iOS und Android. Um diese Apps zu realisieren, verfügen wir über ein Software Development Toolkit (SDK), das den Entwicklern die Arbeit ungemein erleichtert. Die Umsetzung des CI/CDs eines Unternehmens ist damit mühelos zu realisieren. Darüber hinaus – und besonders wichtig an dieser Stelle – verläuft die Anbindung der App an diverse Backend-Systeme durch wohl definierte Programmierschnittstellen (APIs) über die Cloud Platform. Die Entwicklung einer solchen App ist natürlich mit dem Inhouse-Entwickler-Team möglich. Im Bedarfsfall entwickeln wir die App mit unserem eigenen Entwickler-Team. Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Anpassung zusätzlicher Services über das API in der EASY Cloud. Denn: Falls der Wunsch nach noch nicht vorhandenen Schnittstellen vorliegt, ist es ein Leichtes, diese zu implementieren.

Maximale Flexibilität in der Anbindung durch Cloud Services

Im Fall des ökologischen Heizungsherstellers, der heute auch in Sachen Solarenergie tätig ist, bedeutete die Entwicklung der Service- und Wartungs-App das Schaffen einer modernen Kommunikationszentrale. Die App verwaltet nun Wartungsaufträge, protokolliert alle Arbeiten und sorgt dafür, dass alle Daten in den hauseigenen Systemen abgelegt werden. Vorbei sind die Zeiten papierbasierter Prozesse. Eine wahre Freude für das Back-Office und den Außendienst. Jeder verfügt durch die Service-App über den Zugriff die aktuellsten Informationen – jederzeit und unabhängig vom Standort.  So funktionieren Cloud Services und Mobility.

EU-DSGVO und Digitalisierung: es gibt viel zu lernen

Sind Sie fit für die EU-DSGVO?

Wo landen meine Daten eigentlich? Und wie kann ich sie wieder löschen, wenn ich möchte? Die wirtschaftliche Bedeutung von Daten steigt konstant. Das spüren wir an vielen Stellen im täglichen Leben – selbst wenn ich meine Daten sparsam herausgebe – und ganz vermeiden lässt sich das nun mal nicht – es bleibt ein Gefühl des partiellen Kontrollverlustes. Es ist Zeit für einen weiteren Schritt: ein europäisch harmonisierter  Datenschutz.

Was ist die EU-DSGVO?

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) müssen Unternehmen spätestens bis zum 25. Mai 2018 umsetzen. Sie regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, also alles, was eine Person identifizierbar macht: Name, Adresse, Arbeitsplatz, aber auch die IP-Adresse. Unternehmen, die mit diesen Dateien arbeiten und diese automatisch in IT-Systeme speichern, sind von der neuen Verordnung betroffen. Keine Regel ohne Ausnahme: Mein Kollege und EASY Rechtsexperte Rainer Berndt berichtete darüber schon auf easy.de.

Auch wenn allgemeine Grundsätze im Datenschutzrecht  gleich geblieben sind, werden sie jetzt doch in (viel) strengeren Vorschriften konkret umgesetzt.

Was sind die Ziele der EU-DSGVO?

In erster Linie soll sie Personen schützen. Das sind Ihre Kunden, Verbraucher, Arbeitnehmer oder Lieferanten. Wünschen diese Auskunft über ihre Daten, muss Ihr Unternehmen jetzt in der Lage sein, innerhalb von kürzester Zeit Auskunft zu geben. Zu den auskunftspflichtigen Informationen zählen Verarbeitungszweck, Kategorie, Datenempfänger, geplante Speicherdauer und Herkunft der Daten. Außerdem haben Ihre Kunden ein Recht auf Löschung und Berichtigung der Daten sowie ein Widerspruchsrecht, das sie jederzeit in Anspruch nehmen können.

Checkliste für die Umsetzung der EU-DSGVO

Wie EU-DSGVO-konform ist Ihr Unternehmen eigentlich? Hier ein paar Tipps:

Dokumentieren und Anpassen

Dokumentieren Sie alle Prozesse in einem Verarbeitungsverzeichnis, wo und in welcher Form Sie personenbezogene Daten erheben, speichern oder löschen. Passen Sie diese Prozesse an. Ein Beispiel: Kennen Sie das Double Opt-in-Verfahren für Ihren Newsletter? Dieses regelt einen Datenschutz-konformen Einwilligungsprozess.

Implementieren und Schützen

Implementieren Sie in Ihren IT-Systemen ein Datenschutz-Management, das außerdem auch ein Verfahren zur Löschung der Daten beinhaltet, falls der Verwendungszweck entfällt oder die Betroffenen ihr Widerspruchsrecht ausüben.

Kontrollieren und Berichten

Kontrollieren Sie die Vorgaben der EU-DSGVO fortlaufend und sorgfältig. Verantwortliche haften nämlich gegebenenfalls auch persönlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Betroffenen Auskunft darüber geben können, wie und welche Daten Ihr Unternehmen speichert. Auch hier müssen Sie Fristen einhalten.

Sie können diese Punkte abhaken? Dann sind Sie bereits auf gutem Wege, die Datenschutzgrundverordnung in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu implementieren. Eine ausführliche Darstellung bietet übrigens der Digitalverband Bitkom. Falls Sie von diesen Dingen bislang nichts gehört haben, rate ich dringend, sich damit eingehend zu befassen. Ist ihr Unternehmen bis Ende Mai 2018 nämlich nicht EU-DSGVO-konform, drohen Strafen in einer Höhe, die man schon als existenziell bezeichnen kann. Sie riskieren es außerdem, Kunden zu verlieren, die dann möglicherweise zu einem Ihrer Wettbewerber wechseln.

Die Vorteile der EU-DSGVO für Ihr Unternehmen

Die EU-DSGVO vereinheitlicht zum einen den europäischen Flickenteppich des Datenschutzes und minimiert Datenmengen. Durch die Regelungen wird die EU-DSGVO einen gar nicht so kleinen Beitrag leisten, Hemmnisse für ein Cloud basiertes Arbeiten weiter abzubauen. Womöglich erschließen Sie dadurch für Ihr Unternehmen neue Geschäftsfelder.

Thomas Cziesla ist Leiter der Corporate Strategic Consulting und berät Ihr Unternehmen gerne auf Ihrem Weg zur Digitalisierung.

EASY Hackathon Vol. 3: Kompetenz trifft auf Spaß

Drei Tage Coding-Spaß und Kompetenzaustausch standen im Zentrum des diesjährigen Hackathon vom 7. bis 9. November in der Zentrale der EASY SOFTWARE AG in Mülheim an der Ruhr. Ein Schwerpunktthema war die Entwicklung mobiler Apps unter der Verwendung von Java und Javascript. Gerade der Einbezug der EASY Cloud Platform stellte daher eines der spannenden Themen da, denn: sie ermöglicht das Erstellen fertiger Business-Lösungen in wenigen Tagen.

 

Mehr Praxis als Theorie: application2design

In lockerer Atmosphäre eigneten sich die Teilnehmer Kenntnisse dazu an, wie sie mit der EASY Cloud Platform Datenmodelle erstellen, EASY DMS-Applikationen anbinden und sich moderne Apps entwickeln lassen. Die praktische Erfahrung und die sich darauf ergebenden Learnings standen im Vordergrund. Den hohen Praxisbezug spiegelten auch die Breakout-Sessions wider, die das Thema Front- und Backend vollumfänglich behandelten: „Einführung in die Entwicklungsumgebung mit der Cloud Platform“; „Verwendung und Einbindung von Client SDKs“; „Client Framework“. Gedacht waren diese Sessions zur Inspiration und Auflockerung.

 

Von der ECM-Integration bis zur User Experience

Mit Erfolg: Am Ende der drei Tagen stand ein kreativer „Ritt“ durch hochinteressantes technisches Geläuf: von der ECM-Integration über Use Cases und IOT-Integration bis hin zu User Experience. Und so verwundert es wenig, dass das Fazit aller Beteiligten recht positiv ausfiel. Kommentare a lá „viel gelernt und guter erster Eindruck“, „kompetente Ansprechpartner“ oder „viel Praxis, wenig Theorie“ sprechen für sich – und den nächsten Hackathon powered by EASY Cloud Platform. Mehr Eindrücke zur Veranstaltung gibt es auf dem EASY youtube-Kanal.