Materialstammdaten in SAP anlegen

Materialstammdaten in SAP anlegen: einfach und effizient

Die Materialstammdatenpflege in SAP ist umfangreich und kompliziert – und für SAP-Gelegenheitsnutzer oftmals eine Herausforderung. Die Materialstammdaten übernehmen wie die roten Blutkörperchen im menschlichen Körper, im Unternehmen eine wichtige Funktion. Sind diese unsauber, stocken beispielsweise der Beschaffungsprozess, die Produktion oder die Auslieferung an den Kunden. Gute Gründe, um Ihr Stammdatenmanagement zu optimieren.

Probleme beim Materialstammdatenmanagement in SAP

Ein Beispiel: Ein international agierendes Industrieunternehmen stellt Hochöfen her. Damit die Anlagenbauer vor Ort arbeiten können, brauchen sie sehr viele Materialien – von riesigen Stahlteilen bis zur einzelnen Schraube – die rechtzeitig auf der Baustelle sein müssen. Die Ingenieure konzipieren nicht nur die gigantischen Industrieanlagen, sondern legen auch das benötigte Material in SAP MM an. Viele achten aber nicht darauf, dass werksübergreifende Materialdaten dabei helfen, redundante Stammdaten in SAP zu vermeiden, damit das Unternehmen von günstigen Einkaufskonditionen profitiert. Sie interessieren sich auch nicht für die werksspezifischen Materialsichten wie Einkauf und Disposition. Dabei liefern diese Sichten wichtige Steuerungsparameter für eine pünktliche Materiallieferung zu den Baustellen. Die Haltung der Ingenieure ist jedoch nachvollziehbar, weil sie mitunter Tausende neuer Materialien benötigen.

Die drei häufigsten Stolpersteine:

  • Ein Materialstamm wird mehrmals angelegt, was zu falschen Kalkulationswerten führt.
  • Der Materialstamm-Anlageprozess ist intransparent.
  • Die Produktion verzögert sich.

Allein die Koordination der involvierten Abteilungen, die ihre Materialsicht pflegen, bedeutet einen extremen Aufwand. Aufwändig ist es außerdem, die Eingabefehler zu reduzieren. Das alles treibt die Kosten für das Unternehmen in die Höhe. Im schlimmsten Fall wird das falsche Material angeliefert, was nicht nur den Fertigstellungstermin verzögert, sondern das Unternehmen auch Millionen kosten kann, wenn es sich beispielsweise um eine Spezialanfertigung handelt.

Die Lösung: Materialstammdatenpflege mit SAP-Integration

Was muss eine sinnvolle Materialstammdaten-Pflege erfüllen und wer im Unternehmen profitiert davon? Die Fachabteilungen, die ihr benötigtes Material anlegen, sind an einem schnellen, reibungslosen Ablauf interessiert, der möglichst einfach ist. Der IT-Verantwortliche möchte eine volle Integration in SAP, um weitere Schulungen zu vermeiden. Und die Geschäftsführung möchte einen ganzheitlichen Überblick, um Durchlaufzeiten und Ressourcenaufwand zu minimieren und die Data Governance zu erhöhen.

Individuelle und intuitive Oberfläche

Unsere Software-Lösung EASY PCM Material Management läuft direkt in SAP und nutzt den SAP Business Workflow, um den manuellen Koordinationsaufwand zu beseitigen. Die Anlagenbauer nutzen den Prozess bequem per Weboberfläche, die auf SAP Web Dynpro basiert. Sie können so problemlos von überall Material beantragen und die Grunddaten eintragen. Anschließend pflegen die Abteilungen wie Einkauf, Disposition, Verkauf und Buchhaltung ihre Sichten. Der Clou dabei: Die Oberfläche lässt sich individuell auf die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung anpassen, ohne dafür Web Dynpro programmieren zu müssen. Auch der Prozessablauf lässt sich einfach im jeweiligen Projekt an die Kundenwünsche anpassen.

Dublettencheck

EASY PCM Material Management hilft den Anlagenbauern dabei, redundante Daten zu vermeiden. Die Mitarbeiter überprüfen so, ob ein beantragtes Material schon in SAP existiert. Der Dublettencheck greift bei der Prüfung auf die Materialbeschreibung und die Zeichnungsnummer zurück und lässt sich im Projekt um zusätzliche Parameter erweitern

Validierung der Materialstammdaten

Dadurch, dass EASY PCM Material Management direkt in SAP stattfindet, können alle SAP-Suchhilfen und Prüftabellen direkt genutzt werden. Die Benutzer können im Materialstammdaten-Anlageprozess also nur Werte auswählen, die auch im SAP-System vorgesehen sind.

Werkskopien

Die Materialstämme werden meistens nicht nur in einem Werk verwendet. Die Daten müssen also für alle Werke gepflegt werden. Dieser manuelle Pflegeaufwand lässt sich in vielen Fällen automatisieren, wenn die Eingabedaten identisch sind.

Fazit 

Mit SAP-Integrationen wie dem EASY PCM Material Management haben Fachabteilungen einfache und individuelle Oberflächen an der Hand und koordinieren so den Prozessablauf. Die knappen Personalressourcen sind für andere Aufgaben frei und die Fehlerquote sinkt. Da keine zusätzliche Hardware vonnöten ist und die Software-Lösung in SAP läuft, entlastet das die IT. Schließlich bekommt die Geschäftsführung eine 360°-Prozesstransparenz, um Durchlaufzeiten zu reduzieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Zudem fallen die Aufwände für die bisherige manuelle Prozesskoordination weitgehend weg.

Gerade die Prozesstransparenz lässt sich im Vertrieb wunderbar nutzen, um Kunden zu zeigen, dass das Unternehmen seine Auftragsabwicklung beherrscht.

Schauen Sie für mehr Infos und Kontaktmöglichkeiten auf unserer Seite vorbei. Wir bieten Ihnen vieles mehr zum Thema SAP Logistik – sei es die Automatisierung von Prozessen für Stücklisten, Kunden- oder Materialstammdaten.

Jetzt entdecken!

B2B Apps im Einsatz - Erleichterung fuer den Fahrer

B2B Apps – Chancen und Vorteile neuer Technologien

Die ECM-Branche bleibt im Wandel. Neuerdings kombinieren wir Cloud-Technologien und B2B-Applikationen, sogenannte Apps, auf Smartphones/Tablets und ähnlichen Geräten. Für den B2B-Bereich resultieren daraus deutliche Chancen und Wettbewerbsvorteile. Kurzum: Noch nie war es einfacher, maximale Kontrolle über Prozesse und deren Optimierung zu erlangen.

Chancen der B2B Apps: ein Plus an Kontrolle

Endlich bewegen wir uns einen Schritt weiter aus der Ära der papierbasierten Prozesse heraus. Dank der B2B-Apps gewinnen Sie die Kontrolle zu einem gewissen Grad zurück. Und noch mehr als das. Denn: Prozesse lassen sich nun mit Voraussicht gestalten und optimieren. Erst danach überführen wir den Prozess ins Digitale.  „Lebt“ der Prozess erst einmal in der B2B App, behält dieser seine Kontur und weist den Mitarbeiter für alles Weitere an. Sämtliche Arbeitsschritte bleiben klar definiert.

Möglichkeiten der B2B Service Apps in puncto Devices

Geräte zur Nutzung einer B2B App existieren fast wie Sand am Meer. Das reicht von vergleichsweise teuren iPhones über die verschiedenen Hardware-Hersteller, die sich der Android-Platform bedienen, bis hin zu preisgünstigeren Handheld-Systemen diverser Hersteller.

Der große Vorteil dieser Devices besteht vor allen Dingen darin, dass diese hardwareseitig in den meisten Fällen sowohl über eine Kamera nebst Barcode-Leser verfügen.  Ferner verfügen diese Geräte in den meisten Fällen über eine ausgefeilte Technik in Sachen Konnektivität. Sei es Bluetooth, Wi-Fi oder 3G/4G. Dem Empfangen oder Übermitteln von Informationen sind hier keine Grenzen gesetzt. Für eine B2B App bieten sie die ideale Basis zum Anzeigen, Verarbeiten und Verbreiten von Formularen und Dokumenten. Auch das Empfangen von Sensor-Daten mittels Bluetooth funktioniert problemlos.

Wer jetzt an Schwierigkeiten mit dem je nach Region noch immer nicht optimal ausgebauten Mobilfunknetz denkt, dem sei beruhigend gesagt: Ist die B2B App erst einmal mit dem Auftrag bestückt, lässt dieser auch ohne Mobilfunknetz bearbeiten und speichern. Sobald die Konnektivität wieder steht, gelangen die bearbeiteten Daten zurück in die Prozesskette.

 

Vorteil: Bidirektional von der B2B App über die CLOUD PLATFORM zum ERP-System

Mit der EASY CLOUD PLATFORM verfügen wir über das zentrale Bindeglied – den Adapter sozusagen – zwischen B2B App und Backend-Business-Systemen, wie zum Beispiel SAP oder Microsoft-Business-Produkten (Office, Dynamics etc.). Durch klar definierte APIs, die in der EASY CLOUD PLATFORM „leben“, gelingt uns die Ansprache von Backend-Business-Systemen rasch und mit vergleichsweise geringem Aufwand. Sicherheit, Flexibilität und Skalierbarkeit im laufenden Betrieb sind dabei stets gegeben.

B2B Apps aus der Praxis – die Spediteur- und Logistiker-App

Unser Kunde, ein Logistik-Unternehmen im Bereich Gastronomie, wünscht die Abbildung und Implementierung der gesamten Prozesskette im Kontext der Warenbelieferung von Kantinen in einer B2B App. Die B2B App wird von einem Fahrer zur Abwicklung des ganzen Vorgangs der Warenlieferung benötigt.

Also ein typisches Beispiel für eine B2B Applikation mit einem Bündel an Anforderungen. Die Anforderungen sehen wie folgt aus: Am Tag der Warenlieferung sollen im Vorfeld alle Details zur Lieferung vom Backend-Business-System auf das Smartphone überspielt werden: Kundenname und Kundennummer, Anschrift und Auftragsnummer. Ferner sollen alle Bestellinformationen vorhanden sein: Artikelnummer, Artikel, Anzahl, Gewicht, Telefonnummern des Kunden; weitere Lieferinformationen für diesen Kunden, wie zum Beispiel „Kunde wünscht eine Stunde vor Anlieferungen einen Anruf unter folgender Telefonnummer“ und „Kunde wünscht einen Temperaturausdruck“ etc.

In der Hand des Fahrers: die B2B App im Einsatz

Für den Fahrer gestaltet sich das folgendermaßen: Früh morgens, zu Beginn der Arbeit, steigt er in den bereits gepackten Lkw. Dort sieht er schon auf der B2B App die anstehenden Aufträge. Die Aufträge erscheinen in der Service App genau in der Reihenfolge vorsortiert, wie er die verschiedenen Kunden später auch beliefern wird.  Bevor er losfährt, nimmt er den ersten Auftrag in der B2B App an, sieht die Lieferinfos und bestätigt den Auftrag. Gleichzeitig ermittelt die Navigation den besten Weg für diese Strecke und die voraussichtliche Ankunftszeit. Diese Informationen erhalten auch der Vertrieb und die Kunden.  Alle an der Lieferung beteiligten Personen sind also stets im Bilde. Beim Kunden angekommen, wählt der Fahrer in der Applikation den nächsten Schritt „Entladen“.  So eine App bietet den einfachen Weg zur umfassenden Dienstleitung und damit zur Kundenbindung.

Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist und der Fahrer entladen hat, erinnert die B2B App an einen „Leergut-Bericht“. Zum Beispiel: Drei Kisten XY entladen; zwei Kisten XY leer zurück – all dies komfortabel per Touch eingetragen und automatisch an das ERP-System übermittelt. Weiter geht die Tour zum nächsten Kunden.

Es liegt auf Hand, dass eine solche Service App die Arbeit nicht nur ungemein erleichtert, sondern auch Kosten spart und Fehler vermeidet. Weitere Schritte in der Optimierung dieses Warenlieferungsprozesses sind in Arbeit – und dank der EASY CLOUD PLATFORM in Kombination mit dieser B2B App und dem Backend-Business-System schnell umgesetzt.

Fazit

Mit unseren Produkten EASY SPIRIT/EASY CLOUD PLATFORM sind wir in der Lage, mobile B2B Service Apps in kurzer Zeit zu realisieren. Wollen Sie mehr über diese  Service Apps und den einfachen Weg zur Kundenbindung erfahren, nehmen Sie Kontakt zu uns auf:

Eine Frage der Definition - Archiv, DMS, ECM

Archiv, DMS, ECM etc. – wie bitte, MfG?

Um ehrlich zu sein, gerade die Wortwelt der IT-Branche gehört für branchenfremde Personen zu einem schwer durchdringbaren Dschungel. Schillernde, häufig auch synonym benutze Abkürzungen und Worte, die sich dazu noch im Wechsel der Trends und Moden ändern: Man fühlt sich ans Jahr 1999 erinnert – MfG. Das gilt auch für unsere Branche, weshalb wir heute einen kleinen Versuch in Sachen Begriffsdefinitionen unternehmen – jedenfalls für den ECM-Bereich und so wie wir diese Worte heute verstehen.

Sehr schnell werden wir dabei feststellen, dass Begriffsdefinitionen zwar schön sind, soweit diese Begriffe es uns erleichtern, bestimmte Dinge zu erfassen.  Trotzdem wird man am Ende des Tages allerdings feststellen, dass vorhandene Systeme nicht den Begriffen entsprechen und zumeist Mischformen sind.

Was ist ein Archiv?

Unter einem Archiv versteht man allgemein einen Ort zur Aufbewahrung von Informationsträgern für die Zukunft. Bezogen auf elektronische Archive bedeutet dies, ein System bereitzustellen, dass drei zentrale Punkte sicherstellt:

  • Schriftgutverwaltung: Die Informationsträger müssen nachvollziehbar, unveränderbar, wiederauffindbar sein und Vollständigkeit gewährleisten. In der Fachsprache bezeichnet man diese Vorgänge als „Records Management“. Im Fall von EASY Archiv legen wir hier dann alle Arten von Belegen in den Archivsystemen ab, z.B. Belege aus den kaufmännischen Abteilungen.
  • Ablage:  Dieser Bereich des Archivs dient nur temporären Speicherung von Informationen; alle hier abgelegten Informationen gelten als nicht archivierungwürdig/archivierungspflichtig. In der Fachsprache nennt man diesen Bereich „Storage“.   Häufig wird eine solche Ablage auch für im Umlauf befindliche Dokumente verwendet. Beispiel: Eine Eingangsrechnung kommt an und wird mit einem elektronischen System im Haus verteilt. Erst nach Abschluss dieses Vorgangs soll der Beleg an das ERP-System übergeben und rechtssicher archiviert werden.
  • Erhalten/Bewahren: Dieser Bereich des Archivs dient der langzeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. In der Fachsprache benennt man diese Komponente als „Preservation“. Wichtig an dieser Stelle: Unterscheiden muss man hier zwischen Archiv und Langzeitarchiv. Letzteres bewahrt Daten für die Ewigkeit auf, meistens in externen Storage-Systemen. Diese Daten werden für den operativen Betrieb in der Gegenwart nicht benötigt.

Was ist ein DMS, ein Dokumentenmanagementsystem?

Die mit dem Kürzel DMS beschriebenen Dokumentenmanagementsysteme sind zumeist datenbankgestützte Software-Systeme und kümmern sich um die Organisation von elektronischen Dokumenten – gleich welchen Formats und Inhalts.  Die Hauptaufgabe eines DMS besteht darin, Schriftstücke aufzunehmen, aufzubewahren und organisationsweit bereitzustellen. Ein DMS ist damit als Erweiterung zum Archiv zu sehen. Da es viele unterschiedliche Systeme am Markt gibt, ist der Übergang aber fließend.

  • für Dokumente: Alles in diesem System ist ein Dokument; gleich in welchem Format das Eingangsmaterial vorliegt; es wird ggf. digitalisiert und als ein Dokument aufgenommen
  • MS für Management System: Diese Dokumente werden vom System aufbewahrt und organisationsweit bereitgestellt

Randnotiz: DMS war der hierzulande zuerst eingeführte Begriff. Wie im IT-Sektor üblich, hat sich im Laufe der Zeit der international akzeptierte Begriff ECM etabliert. Eine klare Trennung ist nur anhand der verwendeten Systeme möglich. Denn: Ein DMS kümmert sich auch um den „Transport der Dokumente“, also die manuelle oder automatisierte Steuerung von Dokumenten durch das Unternehmen. Die rechtssichere Ablage wird dann meistens im DMS von der Archiv-Komponente übernommen.

Was bedeutet ECM – Enterprise Content Management?

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management Hier sehen wir eine Weiterentwicklung und Internationalisierung: Sprach man bei den oben beschriebenen Systemen noch von Dokumenten, ist nun nur noch von Content die Rede; häufig haben wir hier kein Dokument mehr vorliegen, sondern einen Datensatz ohne physische Datei. Diese in Software abgebildeten Systeme umfassen die Methoden, Techniken sowie Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung wie auch Bereitstellung von Inhalten. All dies dient der Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. ECM führt strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. Nochmals anhand des Kürzels ECM aufgelöst:

  • für Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Software-Lösung
  • für Content steht für alle digitalisierten, also elektronischen Inhalte in diesem System
  • für Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle dieses Systems und dessen Inhalte

Sensible Daten allesamt – rechtliche Aspekte wie die GoBD

Es liegt auf der Hand: Gerade im unternehmerischen Umfeld eingesetzt, unterliegen sowohl ECM, DMS wie auch ein Archiv vergleichsweise strengen Vorgaben. In diesem Fall wären dies die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – besser bekannt als GoBD. Letztere fordert auch die Revisionssicherheit sowie die Verfahrensdokumentation ein. Was dies wiederum bedeutet, sprengt den Rahmen des Artikels und bietet Inhalt für einen weiteren Blog-Artikel.

Fazit

Natürlich lassen sich mit den Begriffen Archiv, DMS und ECM längst nicht alle Systeme beschreiben, die zur Erfassung, Speicherung, Bereitstellung, Verwaltung und Kontrolle von Inhalten innerhalb von Organisationen dienen. Neue Begrifflichkeiten sind längst aufgetaucht. Information Management und Content Services gehören zu den in letzter Zeit häufig diskutierten Namen in der ECM-Branche. Es bleibt also spannend.

Ein Mitarbeiter nutzt mobiles Arbeiten und tippt auf eine Laptop Tastatur

Mobiles Arbeiten im Unternehmen: So verschaffen Sie sich Nutzen

Die fortschreitende Digitalisierung bringt Herausforderungen in puncto des mobilen Arbeitens mit sich. Wie können Sie sich diesen Herausforderungen stellen? Erfahren Sie, wie Sie den mobilen Arbeitsplatz gewinnbringend in Ihrem Unternehmen etablieren.

Die Zukunft der mobilen Arbeit

Wie wäre es, wenn Sie heute mal zu Hause bleiben und im Homeoffice arbeiten? Oder sind Sie gerade auf Dienstreise und wollen dennoch per Smartphone einen Urlaubsantrag eines Mitarbeiters genehmigen? Was für einige Unternehmer und Abteilungsleiter schon gelebte Realität ist, klingt für viele andere noch weit entfernt.
Laut einer Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales empfinden 2017 nur die wenigsten Beschäftigten ihre mobile Arbeitsumgebung als ideal. Zwei Dinge sind den Mitarbeitern besonders wichtig: einerseits die Anerkennung vom Chef, andererseits eine optimale IT-Ausstattung in ihrem Büro. Genau diese hat von circa 60 Prozent eine schlechte Note bekommen. Schlechter Datenzugriff und wenig Flexibilität im Hinblick auf neue digitale Anforderungen sind einige der Mängel.
Dabei werden doch gleichzeitig Märkte und Menschen immer dynamischer. Ihre Mitarbeiter wollen sich den neuen Bedingungen anpassen, sie wollen schneller agieren können und effizienter arbeiten. Im Kontext Ihres Unternehmens ist Enterprise Mobility der kommende Trend.

Was ist Enterprise Mobility?

Die Basis von Enterprise Mobility ist ein digitaler Arbeitsplatz, der alle benötigten Informationen und Tools für die Arbeitsaufgabe am aktuellen Arbeitsort zur Verfügung stellt. Möglich wird das durch Business-Apps, die über herkömmliche Darreichungsformen wie Webclient hinaus den Zugriff auf Informationen und die Teilnahme an Geschäftsprozessen ermöglichen.
Schnittstellen zu diversen Legacy-Anwendungen und Backend-Systemen werden genutzt und die Daten live verarbeitet oder synchronisiert. Auf diese Weise lassen sich geräteübergreifend Daten zeit- und ortsunabhängig austauschen und bearbeiten. Konkret können zum Beispiel Service-Techniker nun auf zentrale Daten von Maschinen, Anlagen oder Kunden zugreifen.

Mobiles Arbeiten als Wettbewerbsvorteil

Viele Firmen bieten bereits mobile Basisanwendungen wie Email-Service und Kalenderfunktionen an. Diejenigen, die allerdings die Mobilisierung ihrer gesamten Geschäftsprozesse vorantreiben sind um 15 Prozent produktiver und arbeiten knapp 30 Prozent profitabler. Warum?

• Aufgaben werden sofort verfügbar und können direkt erledigt werden.

• Relevante Informationen für optimale Services für Mitarbeiter und Kunden sind da, wenn man sie braucht und dort, wo man sie braucht.

• Durchlaufzeiten werden auf ein Minimum reduziert und Effizienz gesteigert

• Die Qualität steigt: Manuelle Fehler bei der Übergabe von Informationen zwischen Menschen und Abteilungen werden reduziert und der Ablauf ist transparent.

• Die Mitarbeiter werden in ihrer Arbeitszeit produktiver oder können diese reduzieren.

• Die Kosten im Unternehmen können gesenkt werden.

Erster Schritt in die Digitalisierung

Investitionen in das mobile Arbeiten ermöglichen nicht nur einen enormen Produktivitätsschub in Ihrem Unternehmen, sondern stellen auch den Grundbaustein für weitere Digitalisierungsprojekte. Ist die Plattform erst einmal eingerichtet, dann können weitere Services und Lösungen ergänzt werden, um beispielsweise auch Ihre Kunden mit einzubinden.

Dabei ist wichtig, dass Sie bereits früh eine digitale Agenda erarbeiten und über die punktuelle Lösungen hinausgehen – dann können Sie Ihrem Wettbewerb immer einen Schritt voraus sein.

Nicht weniger wichtig sind Ihre zufriedenen Mitarbeiter, denen Sie die Freiheit geben, ihre Arbeit flexibel zu gestalten. Denn, wenn es an der IT im Unternehmen hapert, hilft auch die Anerkennung vom Chef nicht.

Erfahren Sie mehr über Enterprise Mobility mit EASY SPIRIT SUITE und laden Sie sich die Produkt-Broschüre herunter.

Digitalisierung aus unternehmensinter Perspektive

Digitalisierung 4.0 aus unternehmensinterner Perspektive

Fokussierte der erste Teil des Artikels die horizontalen Prozesse in Unternehmen, folgt nun ein Schwenk auf die vertikalen Prozesse im Kontext der Digitalisierung 4.0. Zudem will ich noch einen Moment auf den potentiell disruptiven Charakter der Digitalisierung eingehen – beispielhaft anhand einer Branche. Darüber hinaus wage ich einen Ausblick, was Digitalisierung für die ECM-Branche bedeuten könnte. 

Typische vertikale Prozesse im Kontext neuer Technologien

Schon heute können viele Fachabteilungen in Unternehmen vom konsequenten Einsatz digitaler Produkte profitieren. Nur um ein Beispiel zu nennen: die digitale Personalakte. Althergebrachte, papierbasierte Prozesse erfordern unter dem Strich mehr Zeiteinsatz. Das fängt beim Suchen von Akten an und endet in einer großen Menge an digital unterstützten Prozessen – und man stelle sich diese Situation mal bei einem großen Unternehmen vor, das an verschiedenen Orten seinen Sitz hat.

Ganz klar zu erkennen, eine digitale Personalakte umgeht diese Probleme und vereinfacht den tagtäglichen Umgang aller autorisierten Mitarbeiter im Zugriff auf diese Dokumente – dies umso mehr, wenn das benutzte ECM-System über eine App-Anbindung verfügt, wie zum Beispiel die VacationApp auf Basis von EASY SPIRITDarüber hinaus ist allerdings noch mehr vorstellbar. Die Implementierung folgender Dienste an eine Personalakte ist ohne weiteres machbar:

  • Stand der Fortbildungen einzelner Mitarbeiter und automatisiertes Einordnen zu und informieren über Fortbildungsmöglichkeiten; damit ist für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten und die HR-Abteilung jeweils eine transparente Darstellung möglich
  • Gratifikationsprogramme nach individuellem Bewertungsschema und Mitarbeiterprofil; zum Beispiel: Zielvereinbarungen im Consulting die sich an zu erbringenden Leistungen in Kundenprojekten oder individuellen Zielen orientieren
  • Schnelle und erste Krankmeldung via App durch den Mitarbeiter – und damit automatische Verteilung an alle relevanten Personen im Unternehmen, z.B. Vorgesetzte, HR oder an die Assistenz für ggf. Verschiebung von Terminen

Hier sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Wichtig an dieser Stelle sind natürlich die Compliance-Anforderungen. In Sachen Datenschutz gilt es dabei vieles zu berücksichtigen. Und es ist klar, dass der HR-Bereich nur ein Fachbereich von vielen anderen ist, aber auch den Fachbereich mit den sensibelsten Daten darstellt. Digitalisierung ist überall dort möglich, wo sich Informationen digitalisieren lassen. Diese Informationen werden dann in einer App oder einem Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt. Idealerweise steigert die „Digitalisierung 4.0“ die Effektivität bestimmter Unternehmensprozesse genauso wie es den Mitarbeiter und dessen Einbindung ins Unternehmen fokussiert. Durch Employee Self Service kann auch jeder Mitarbeiter ohne weiteres zutun von anderen Personen seine gewünschten Aktivitäten/Prozesse eigenverantwortlich durchführen.

Exkurs: klassische Geschäftsmodelle und der potentiell disruptive Charakter der Digitalisierung

Betrachtet man die Veränderungen der letzten 10 Jahre, stellt man schnell den disruptiven Charakter der Digitalisierung fest. Um es an einem Beispiel zu benennen: Längste Zeit galt es als vornehmste Leistung und Eigenschaft von Verlagshäusern, die Produktion von Zeitungen und den Betrieb von Redaktionen zu ermöglichen. Das Resultat: Printprodukte. Das hat sich in den letzten 15 Jahren grundlegend gewandelt. Seit mehr als einer Dekade sehen sich die Verlagshäuser durch die Abwanderung der Leserschaft ins Digitale herausgefordert, ihr Angebot auch über das Web zu publizieren. Und mehr als das:  Leser wollen ihre News nicht nur im Browser lesen, sondern auch automatisiert auf die neuesten Neuigkeiten hingewiesen werden – sei es im Feed-Reader oder in einer App. Damit entstehen natürlich wieder andere Phänomene. Stichwort „sinkende Werbeeinnahmen.“

Aber auch in den Redaktionen verändert die Digitalisierung 4.0 einiges. So betreibt die Nachrichten- und Presseagentur Associated Press (AP) seit einiger Zeit Robo-Journalismus durch die Software Wordsmith des us-amerikanischen Unternehmens Automated Insights.  Natürlich gilt dies zurzeit nur für bestimmte Textsorten. Was dies allerdings am Ende des Tages für die Redaktionen bedeutet, bleibt abzuwarten.

Natürlich existieren viele dieser Beispiele dieses disruptiven Charakters der Digitalisierung. Stichwort „iTunes“: Einerseits konnte iTunes dem Musikfan die Option bieten, Lieblingssongs jederzeit und von überall aus zu erhalten, auf der anderen Seite ermöglichte es iTunes den Künstlern, auf ein Plattenlabel zu verzichten und auch ohne Label erfolgreich zu sein. Infolgedessen gerieten Händler und Presswerke unter Druck. Man könnte diese Beispiele nun noch mit den Namen der Unternehmen „Uber/Airbnb“ weiterführen etc.  Festzuhalten bleibt an dieser Stelle: Hier entstehen für das ECM-Business viele Chancen, wenn auch nicht mit der klassischen, monolithischen Architektur.

ECM-Technologien der nahen Zukunft im Kontext der Digitalisierung

Was passiert als nächstes, was ist das „Next-big-thing“? Darüber will ich heute nicht spekulieren. Sinnvoller erscheint es mir, auf die ECM-Branche zu schauen. Und mal kurz innehalten, um zu schauen, welchen Einfluss die technologischen Veränderungen der letzten fünf Jahre auf das Enterprise Content Management haben und wohin in naher Zukunft die Reise gehen könnte.

Ab durch die Wolken – EASY Cloud Platform

Die EASY SOFTWARE AG ist am Puls der Zeit. Schon früh haben wir mit den Produkten EASY SPIRIT und der EASY CLOUD PLATFORM auf diesen Zug gesetzt. Nicht aus einem falsch verstandenen Trendbewusstsein heraus, sondern: Weil wir der festen Überzeugung sind, dass diese Software-Produkte Unternehmen einen deutlichen Vorteil bringen. Als Vorteile für Unternehmen können genannt werden:

  • leichtere Integration horizontaler und vertikaler Prozesse dank der Cloud Platform
  • leichtere Anbindung und Implementierung dieser Prozesse durch mobile Applikationen
  • schnellere Entwicklung und Implementierung neuer, unternehmenseigener Prozesse
  • ein starkes Plus an Transparenz über Plattform-Grenzen hinweg
  • ein deutliches Plus in der Möglichkeit, wirklich mobil zu arbeiten

Welche immensen Vorteile Unternehmen bereits jetzt aus den Produkt der EASY CLOUD PLATFORM ziehen können, zeigt folgendes Beispiel anhand der für einen Kunden entwickelten Field-Service-App. Und dies ist nur ein Beispiel von vielen. Mit diesen Technologien ist die EASY Software AG bereit für die Chancen und Herausforderungen der nächsten Jahre.

Grund der Vorteile: Voraussehendes Software-Design

Durch die Produkte EASY CLOUD Platform/EASY SPIRIT und SPIRIT2Design schaffen wir es, die Entwicklungs- und Implementierungszeiten so gering wie möglich zu halten. Vorbei sind die Zeiten, in denen in Abhängigkeit vom Mobilgerät und dessen Betriebssystem entwickelt werden musste. Zudem gehört die Anbindung von ERP-Systemen dank stabiler APIs in der CLOUD zur flexiblen und rasch zu implementierenden Lösung. Zuvor hatte man hier die Arbeit oft doppelt oder dreifach zu verrichten. EASY SPIRIT2Design abstrahiert diese Unterschiede und es gelingt jetzt, Applikationen in einer zentralen Plattform zu konfigurieren, zu betreiben, zu pflegen – und mit Hilfe von SDKs effizient und schnell für jedes mobile Endgerät einzubinden. Wir orientieren uns ganz an den Anforderungen der Kunden. Den letzten Teil der Artikelserie finden Sie übrigens hier.

Podcast EASY Contract : Digitale Verträge, schnelle Prozesse

Lassen Sie sich von EASY Key Account Manager Florian Cordes in die Welt von EASY Contract entführen: Wie funktioniert modernes, digitales Vertragsmanagement? Welche Probleme können auftauchen, welche Lösungen gibt es? Lernen Sie unser EASY Demo-System und das EASY Rechenzentrum in Hamburg kennen und erfahren Sie, wie Sie mit EASY Contract mobile immer und überall Zugriff auf Ihre Daten haben. Die rechtlichen Aspekte des digitalen Vertragsmanagement beleuchten wir ebenso wie verschiedene Sichtweisen auf das Thema. Selbst die kommende Generation redet ein Wörtchen mit. Wo? In unserem Podcast zu EASY Contract. Hier gibt es mehr.

EASY SOFTWARE AG: Erwerb der Systec GmbH

  • IT-Systemhaus mit direktem Endkundenbezug
  • Integration in das bestehende Geschäft
  • Regionale Stärkung des Beratungsgeschäfts

 

Mülheim an der Ruhr, 10. Januar 2018 – Die EASY SOFTWARE AG (ISIN: DE0005634000), ein führender Entwickler und Anbieter von plattformübergreifenden Lösungen in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und Enterprise Content Management, hat die Bielefelder Systec GmbH erworben. Das 1983 gegründete Bielefelder IT-Systemhaus für das Dokumentenmanagement, erwirtschaftete mit 9 Mitarbeitern zuletzt einen Außenumsatz von rund EUR 2 Mio., davon mehr als EUR 1 Mio. mit der EASY SOFTWARE AG. Die Transaktion erfolgt im Rahmen eines Share Deals und gilt rückwirkend zum 1. Januar 2018. Der Kaufpreis beläuft sich auf maximal EUR 1,5 Mio.

Nach dem Erwerb des ECM-Geschäfts der Schleupen AG im vergangen Jahr, stärkt EASY SOFTWARE damit erneut das anorganische Wachstum durch die Übernahme eines vorherigen Vertriebspartners. Anders als Schleupen, verfügt Systec aber im Wesentlichen über einen direkten Endkundenzugang zu vielen interessanten Unternehmen. Das bestehende Vertrauensverhältnis erleichtert zudem die Integration, ebenfalls gewinnt EASY qualifizierte Mitarbeiter und stärkt die regionale Position im Raum Niedersachsen / Nordrhein-Westfalen. „Durch den Zukauf stärken wir unsere Präsenz in der genannten Region. Wir gewinnen dadurch weitere kompetente Mitarbeiter und untermauern unser Wachstum“, erläutert EASY CFO Thorsten Eska die Hintergründe des strategischen Zukaufs.

Die Möglichkeit für den Erwerb ergab sich dadurch, dass Systec-Geschäftsführer Karl-Heinz Claes eine Nachfolgelösung gesucht hat, um sich in Zukunft anderen Projekten widmen zu können. Übergangsweise wird er der Gesellschaft aber auch nach der Akquisition beratend zur Seite stehen: „Mit der EASY SOFTWARE AG haben wir einen Käufer gefunden, der unseren Anspruch an Zuverlässigkeit, Kompetenz und Kundennähe teilt und hervorragend aufgestellt ist, um die zunehmende Nachfrage mittelständisch geprägter Unternehmen nach Lösungen zur Steigerung der Effizienz von dokumentengebundenen Geschäftsprozessen zu bedienen.“

 

EASY SOFTWARE AG

Der Vorstand

 

IR-Kontakt:

Martina Appold

ed.ys1529747011ae@ri1529747011

 

 

Über die EASY SOFTWARE AG:

Mit rund 13.000 Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG aus Mülheim an der Ruhr, Deutschland, zu den führenden Entwicklern und Anbietern von plattformübergreifenden Lösungen in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und Enterprise Content Management. EASY-Software erfasst jede Art von Massendaten, strukturiert den Dokumentenfluss über integrierte Workflow-Funktionalitäten und sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung.

 

Über die Systec GmbH:

Die Systec GmbH wurde 1983 als IT-Systemhaus gegründet. Seit mehr als 30 Jahren erbringt die Gesellschaft mit Sitz in Bielefeld für mittelständisch geprägte Kunden IT-Beratung auf höchstem Niveau entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

EASY SOFTWARE AG: Erwerb der Systec GmbH

Mülheim an der Ruhr, 10. Januar 2018 – Die EASY SOFTWARE AG (ISIN: DE0005634000) hat die Systec GmbH, ein Bielefelder IT-Systemhaus für das Dokumentenmanagement, erworben. Die Transaktion erfolgt im Rahmen eines Share Deals und gilt rückwirkend zum 1. Januar 2018. Der Kaufpreis beläuft sich auf maximal EUR 1,5 Mio.

Die 1983 gegründete Systec GmbH, ein langjähriger Partner der EASY SOFTWARE AG, erwirtschaftete mit neun Mitarbeitern zuletzt einen Außenumsatz von rund EUR 2 Mio., davon mehr als EUR 1 Mio. mit der EASY SOFTWARE AG. Mit der angestrebten Integration gewinnt die EASY SOFTWARE AG qualifizierte Mitarbeiter für Consulting und Vertrieb, stärkt die regionale Position im Raum Niedersachsen / Nordrhein-Westfalen und erwirbt direkten Zugang zu vielen interessanten Endkunden.

 

EASY SOFTWARE AG

Der Vorstand

 

IR-Kontakt:

Martina Appold

ed.ys1529747011ae@ri1529747011

 

Über die EASY SOFTWARE AG:

Mit rund 13.000 Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG aus Mülheim an der Ruhr, Deutschland, zu den führenden Entwicklern und Anbietern von plattformübergreifenden Lösungen in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und Enterprise Content Management. EASY-Software erfasst jede Art von Massendaten, strukturiert den Dokumentenfluss über integrierte Workflow-Funktionalitäten und sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung.

 

Über die Systec GmbH:

Die Systec GmbH wurde 1983 als IT-Systemhaus gegründet. Seit mehr als 30 Jahren erbringt die Gesellschaft mit Sitz in Bielefeld für mittelständisch geprägte Kunden IT-Beratung auf höchstem Niveau entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Potential of digital HR

HR und die Digitalisierung: das unentdeckte Potential

Was den Grad der Digitalisierung angeht, stellen sich Unternehmen in den einzelnen Branchen sehr unterschiedlich auf. Während die einen, zum Beispiel Versicherungen, schon recht weit sind in der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, holen Unternehmen in anderen Branchen noch auf. Allen gemeinsam ist: Sie kommen nicht vorbei am digitalen Wandel. Und: Sie vergessen oft ihre HR-Abteilungen beim Digitalisierungsprozess. Dabei birgt gerade die Personalabteilung riesiges Potenzial, um die gesamte digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben.

Human Ressource bildet Schlusslicht bei der Digitalisierung

Digitalisierungsprozesse im Unternehmen liegen auch in den Händen der HR-Abteilungen, da deren Mitarbeiter maßgeblich daran beteiligt sind, neue Talente zu suchen, Personal zu organisieren, zu fördern und weiterzubilden. Die Arbeit der Personaler fängt also beim Recruiting an und hört bei der Weiterbildung noch lange nicht auf. Doch während andere Abteilungen schon vernetzte Supply Chains nutzen und sich schon mit augmente reality und dem Internet of Things beschäftigen, verlieren Personalabteilungen noch viel Zeit in operativen Prozessen.
Hier liegt der Schmerzpunkt: Die HR-Abteilungen werden bei der Digitalisierung vergessen und nicht mit dem nötigen Handwerkszeug ausgestattet. Aber eine Personalabteilung, die noch in den Prozessen der Vergangenheit steckt, kann nur unzureichend dafür sorgen, das Unternehmen und bestehende Mitarbeiter fit zu machen für die Digitalisierung. Das gilt insbesondere bei der Akquise und Einbindung junger Mitarbeiter. Das ergab nun eine Studie der EBS Business School zusammen mit dem Digitalverband Bitkom. Unter 100 befragten Personalreferenten aus verschiedenen Branchen gaben die meisten an, dass in ihrem Unternehmen die Digitalisierung der Personalabteilung kein eigenständiges Projekt ist. Das Paradoxe daran: Die mangelnde Wandlungsfähigkeit liegt wohl am Personalmangel selber. Die HR-Mitarbeiter haben schlicht und ergreifend zu viel zu tun, um sich auch noch um neue Prozesse und Tools zu kümmern. Der Treiber muss daher von „Oben“ kommen. 90% der befragten Mitarbeiter sind schließlich der Meinung, dass die digitale Arbeitswelt nicht mit bestehenden Strukturen in ihrem Unternehmen vereinbar ist. Hierarchiedenken und das Festhalten an gewohnten Strukturen sorgen dafür, dass digitale Prozesse nicht durchgesetzt werden. Wie immer ist also auch die die digitale Transformation der HR ein Kulturwandel.

Wie eine digitale HR-Abteilung Ihre Probleme löst

Die Mitarbeiter der Personalabteilungen sind von der administrativen Tätigkeit und den sich immer ändernden rechtlichen Rahmen, wie z.B. der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die ab dem 26. Mai in Kraft tritt, und ineffizienten Prozessen so beschäftigt, dass sie gar keine Zeit haben, sich auf die strategischen Themen wie Gewinnung neuer Mitarbeiter oder die produktive Nutzung von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Generationen zu widmen. Deswegen ist die Digitalisierung, zum Beispiel die Einrichtung einer elektronischen Personalakte und die Automatisierung operativer Prozesse, eine Voraussetzung dafür, sich mit nachhaltigen Strategien zu beschäftigen.
Schauen wir in die Zukunft, sehen wir das wichtigste Problem: den Fachkräftemangel. Längst sind die Mitarbeiter zu einer der wichtigen Ressource geworden, wenn es um Wettbewerbsvorteile geht. Beim Stichwort Employer Branding möchten die Personalabteilungen dafür sorgen, dass ihr Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird, um die besten Talente für sich zu gewinnen.
Es liegt auf der Hand, dass Personalakten in Papierform, analoge und dezentralisierte Prozesse die Effizienz in einer HR-Abteilung behindern können.  Besonders, wenn Unternehmen wachsen, werden analoge, zeitaufwändige Prozesse schnell zum Problem. Während Sie noch Ihre Bewerbungen bearbeiten, haben die sich schon längst für ein anderes Unternehmen entschieden.

Fazit

In digitalisierten Prozessen haben Sie die Möglichkeit, alle Daten zentral an einem Speicherort, von überall aus einzusehen und zu bearbeiten. Recruiting Tools strukturieren die Talentsuche und darüber hinaus können sämtliche Prozesse, vom Onboarding bis zur automatischen Zeugniserstellung, einfach und schnell geregelt werden. Alle Daten sind jederzeit auffindbar und Compliance-Richtlinien werden eingehalten. Sie sparen Zeit und Kosten im Unternehmen. Außerdem bekommen Sie zufriedene Mitarbeiter, deren Routine-Anliegen – ob es die Urlaubsgenehmigung ist, die Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder die Reisekostenabrechnung – schnell bearbeitet werden können. Zu guter Letzt bleibt Ihnen die Zeit, strategische Aufgaben anzugehen.
Im Hinblick auf die digitale Transformation tun sie Gutes daran, wenn sie Ihre HR-Abteilung nicht vergessen, denn diese liefert Ihnen die neuen Talente und ist obligatorisch beim unternehmerischen Erfolg.