Potential of digital HR

HR und die Digitalisierung: das unentdeckte Potential

Was den Grad der Digitalisierung angeht, stellen sich Unternehmen in den einzelnen Branchen sehr unterschiedlich auf. Während die einen, zum Beispiel Versicherungen, schon recht weit sind in der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, holen Unternehmen in anderen Branchen noch auf. Allen gemeinsam ist: Sie kommen nicht vorbei am digitalen Wandel. Und: Sie vergessen oft ihre HR-Abteilungen beim Digitalisierungsprozess. Dabei birgt gerade die Personalabteilung riesiges Potenzial, um die gesamte digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben.

Human Ressource bildet Schlusslicht bei der Digitalisierung

Digitalisierungsprozesse im Unternehmen liegen auch in den Händen der HR-Abteilungen, da deren Mitarbeiter maßgeblich daran beteiligt sind, neue Talente zu suchen, Personal zu organisieren, zu fördern und weiterzubilden. Die Arbeit der Personaler fängt also beim Recruiting an und hört bei der Weiterbildung noch lange nicht auf. Doch während die Produktion sich schon cloudbasiert mit augmented reality, dem Internet of Things oder vernetzten Supply Chains beschäftigt, versinkt die Personalabteilung oftmals noch unter Papierbergen, oder hantiert mit Excel-Listen herum und pflegt unzählige Jobbörsen per Hand.
Hier liegt der Schmerzpunkt: Die HR-Abteilungen werden bei der Digitalisierung vergessen und nicht mit dem nötigen Handwerkszeug ausgestattet. Aber eine Personalabteilung, die noch in den Prozessen der Vergangenheit steckt, kann nur unzureichend dafür sorgen, das Unternehmen und bestehende Mitarbeiter fit zu machen für die Digitalisierung. Das gilt insbesondere bei der Akquise und Einbindung junger Mitarbeiter. Das ergab nun eine Studie der EBS Business School zusammen mit dem Digitalverband Bitkom. Unter 100 befragten Personalreferenten aus verschiedenen Branchen gaben die meisten an, dass in ihrem Unternehmen die Digitalisierung der Personalabteilung kein eigenständiges Projekt ist. Das Paradoxe daran: Die mangelnde Wandlungsfähigkeit liegt wohl am Personalmangel selber. Die HR-Mitarbeiter haben schlicht und ergreifend zu viel zu tun, um sich auch noch um neue Prozesse und Tools zu kümmern. Der Treiber muss daher von „Oben“ kommen. 90% der befragten Mitarbeiter sind schließlich der Meinung, dass die digitale Arbeitswelt nicht mit bestehenden Strukturen in ihrem Unternehmen vereinbar ist. Hierarchiedenken und das Festhalten an gewohnten Strukturen sorgen dafür, dass digitale Prozesse nicht durchgesetzt werden. Wie immer ist also auch die die digitale Transformation der HR ein Kulturwandel.

Wie eine digitale HR-Abteilung Ihre Probleme löst

Die Mitarbeiter der Personalabteilungen sind von der administrativen Tätigkeit und den sich immer ändernden rechtlichen Rahmen, wie z.B. der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die ab dem 26. Mai in Kraft tritt, und ineffizienten Prozessen so beschäftigt, dass sie gar keine Zeit haben, sich auf die strategischen Themen wie Gewinnung neuer Mitarbeiter oder die produktive Nutzung von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Generationen zu widmen. Deswegen ist die Digitalisierung, zum Beispiel die Einrichtung einer elektronischen Personalakte, eine Voraussetzung dafür, sich mit nachhaltigen Strategien zu beschäftigen.
Schauen wir in die Zukunft, sehen wir das wichtigste Problem: den Fachkräftemangel. Längst sind im „War for talents“ die Mitarbeiter zu einer der wichtigen Ressource geworden, wenn es um Wettbewerbsvorteile geht. Beim Stichwort Employer Branding möchten die Personalabteilungen dafür sorgen, dass ihr Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird, um die besten Talente für sich zu gewinnen.
Es liegt auf der Hand, dass Personalakten in Papierform, analoge und dezentralisierte Prozesse die Effizienz in einer HR-Abteilung behindern können. Plötzlich sind Daten nicht mehr auffindbar oder fehlerhaft. Besonders, wenn Unternehmen wachsen, werden analoge, zeitaufwändige Prozesse schnell zum Problem. Während Sie noch Ihre Bewerber in Excel-Listen eintippen, haben die sich schon längst für ein anderes Unternehmen entschieden. Weiterbildungen sind nicht mehr adäquat für die Generation der „digital natives“ oder sie verlieren einfach den Überblick über aktuelle Stellenausschreibungen auf den unzähligen Jobbörsen.

Fazit

In digitalisierten Prozessen haben Sie die Möglichkeit, alle Daten zentral an einem Speicherort, von überall aus einzusehen und zu bearbeiten. Recruiting Tools strukturieren die Talentsuche und darüber hinaus können sämtliche Prozesse, vom Onboarding bis zur automatischen Zeugniserstellung, einfach und schnell geregelt werden. Alle Daten sind jederzeit auffindbar und Compliance-Richtlinien werden eingehalten. Sie sparen Zeit und Kosten im Unternehmen. Außerdem bekommen Sie zufriedene Mitarbeiter, deren Routine-Anliegen – ob es die Urlaubsgenehmigung ist, die Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder die Reisekostenabrechnung – schnell bearbeitet werden können. Zu guter Letzt bleibt Ihnen die Zeit, strategische Aufgaben anzugehen.
Im Hinblick auf die digitale Transformation tun sie Gutes daran, wenn sie Ihre HR-Abteilung nicht vergessen, denn diese liefert Ihnen die neuen Talente und ist obligatorisch beim unternehmerischen Erfolg.