Export archive documents

Archivdokumente in Bewegung – Wann Sie exportieren sollten

Die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten gehört zu den wichtigsten Themen in der IT-Welt. Ein Archiv ist im EASY-Kontext keine reine Ablagehalde für Dokumente. Und das auch gutem Grund: Auch und gerade Archivdokumente müssen eine besondere Behandlung erfahren. Wann und warum Sie ihr Archiv exportieren sollten, erfahren Sie hier.

Gute Gründe für den Export

Es stellt sich die Frage, wann Sie Ihr Archiv teilweise oder ganz exportiert sollten. Nun, nach meiner Erfahrung sind folgende Anlässe relevant dafür:

  1. Sie wollen gemeinsame Daten Ihrer Firma separieren, z. B. weil das Unternehmen oder die Abteilung sich aufspaltet. Es verbleibt ein Teilarchiv und ein weiteres muss physikalisch umziehen und eventuell neu erstellt werden.
  2. Ein Projekt ist abgeschlossen und bereits veraltet. Das Archiv wird jedoch weiter für aktuelle Projekt verwendet. Die Dokumente aus dem alten Projekt sollen exportiert und danach aus dem Archiv entfernt werden.
  3. Es gibt aktuelle Projektdaten, die sich für den geplanten Einsatz nicht online anzeigen lassen. Also werden die benötigten Dokumente exportiert, damit sie später als Kopie vorliegen.
  4. Es gibt sehr viele veraltete Dokumente, die das Archiv sehr groß bzw. unübersichtlich machen. Ein Export der gewünschten Daten dient dann als Quelle für ein neues Archiv und das alte Archiv wird in der Folge komplett entfernt.
  5. Bestimmte Daten erfahren eine externe Validierung respektive Verifizierung. Hierfür erfolgt im Vorfeld der Export der betroffenen Dokumente. Im Nachgang werden die validierten Dokumente dann mit einem speziellen Validierungskennzeichen wieder importiert.
  6. Einige dieser Vorgänge müssen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, um bestimmte Fristen einzuhalten.
  7. Der Export von Dokumenten wird für ein selbst tragendes Teilarchiv verwendet. Je nach Anwendungsfall besteht die Möglichkeit, dass die bestehenden Daten entweder verbleiben oder entfernt werden.

Die Ziele des Exports von Archivdokumenten

Egal, welche Beweggründe es für einen Export von Archivdokumenten auch geben mag. Sie alle verfolgen grundsätzlich zwei unterschiedliche Ziele beim Export:

1. Es gilt, eine Kopie der betreffenden Dokumente zu erstellen

Die Dokumente als Datei lassen sich leicht öffnen und ohne großen Aufwand wieder auffinden. Die Dateien der Dokumente müssen so konvertiert und abgelegt werden, dass durch Ordnerstrukturen und Dateinamensgebung eine gute Orientierung gegeben ist. Das Ziel sollte sein, die Konvertierung der Anhänge eines Dokuments in eine Datei erfolgen zu lassen – vorzugsweise im PDF-Format. Die Indexbegriffe sollten auf einer Seite innerhalb der PDF-Datei erscheinen, falls gewünscht. Damit erreichen Sie, dass sich die Belege im Windows Explorer, als auch per Handy leicht betrachten lassen.

2. Sie möchten das Archiv teilen: Ein Teil verbleibt, den anderen können Sie exportieren und löschen

Das Ziel heißt in diesem Fall: Export der Daten in einem Format, das sich leicht in das Zielsystem importieren lässt. Hier ist also ein technisches Zielformat wünschenswert.

Dazu müssen Sie man im Vorhinein wissen, welche Formate Sie brauchen . Da dies nicht so leicht ist, sollten Sie ein Export-Tool mit Scripting realisieren. Die betreffenden Dokumente könnten zunächst in einer Referenzliste vorliegen. Beim Exportieren bzw. beim Durchlaufen der einzelnen Referenzzeilen könnten CSV oder XML-ähnliche Formate durch Parametrierung konfiguriert werden. Ist ein anderes Format notwendig, kann je Dokumentfeld ein Pre-/Post-Ereignis ein Script aktivieren, der die Formatierung geeignet durchführt.

Wie Sie sehen können die Gründe für einen Export von Archivdokumenten mannigfaltig sein. Höchste Zeit also, dass Sie sich von der Vorstellung eines Archivs als Ablagehalde endgültig zu verabschieden.