Projektverwaltung einmal anders - Projektanträge erstellen bei einem Hilfswerk

Projektverwaltung einmal anders – Besondere Anforderungen eines Hilfswerks

Welche Anforderungen hat ein Kunde mit über 2.000-jähriger Tradition und einem globalen Wirkungsgebiet? Roland Illigmann von Reindel & Puchta Systemhaus GmbH berichtete auf dem EASYtalk 2018 über uralte Archive, ungleiche Bedingungen und Priester ohne E-Mail Zugang. Die Projektverwaltung für ein internationales katholisches Hilfswerk war ebenso herausfordernd wie interessant.

Welche Aufgabe wurde uns gestellt?

Unser Kunde, ein international tätiges Hilfswerk, fördert und initiiert Projekte zur Verbesserung der Lebenslage in Krisengebieten, nach Naturkatastrophen oder in Folge von Krieg und Gewalt. Ob Hilfe in akuten Notsituationen oder langfristige Förderprojekte: Die einheimischen Projektpartner helfen dort, wo die Not am größten ist. Für die Umsetzung der Projekte werden Spenden gesammelt. Um die Gelder zu erhalten und Projekte umzusetzen, müssen die Projektpartner überall auf der Welt umfangreiche Projektanträge stellen.

Ein Hilfswerk auf dem Weg in die Digitalisierung

Zurzeit wird mit Worddokumenten und Papieranträgen gearbeitet. Einer der Wünsche an uns: eine Anwendung zur zentralen und einfachen digitalen Erstellung eines Projektantrages als PDF-Formular. Sprich: Die Projektsteller sollen einen Antrag auf Fördergelder erstellen können – „simple as hell“. Aus dieser Anforderung wurde dann sehr schnell eine eigene Anwendung, um die doch vielfältigen Antragsdaten sinnvoll zu erfassen und an EASY DMS zu übermitteln. Die Antragsteller, im Regelfall kirchliche Institutionen, sollen die Projektanträge automatisch versenden und archivieren können. Außerdem ist ein physikalisches Speichermedium gewünscht. Der Einsatz der geforderten Lösungen muss natürlich weltweit erfolgen, also mehrsprachig sein. Konkret werden wir die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Portugiesisch abbilden, wobei die Korrespondenzen ebenfalls auf den vier Sprachen erfolgen.

Die Herausforderungen:

Wie kommuniziere ich mit einem Bischof in Burkina Faso, der kein stabiles und schnelles Internet zur Verfügung hat? Neben sehr heterogenen Fähigkeiten der Projektbeteiligten, was IT-Fähigkeiten angeht, ist in Entwicklungsregionen eine funktionierende IT-Umgebung keine Selbstverständlichkeit. Es ist außerdem nicht immer zu erwarten, dass Sicherheitsstandards eingehalten werden: Häufig werden Passwörter gehackt, Dritte versuchen sogar, den Prozess aktiv zu stören. Ist irgendetwas auffällig oder antwortet jemand nicht adäquat, wird das ganze Projekt sofort gesperrt und der Geldfluss gestoppt.
Regierungen oder Regionen sind den katholischen Diensten nicht immer wohlgesonnen. Somit war eine besonders hohe Vertraulichkeit in der Kommunikation vonnöten, manche Prozesse mussten wir auf dem „diplomatischen“ Weg aufbauen. Diese persönlich überbrachte Kommunikation brachte entsprechenden Laufzeiten mit sich.

Die Umsetzung: ein Offline Client zur Antragserfassung verbunden mit DMS und Workflow

Wir haben zur gewünschten Projektverwaltung eine eigene Anwendung entwickelt, „EASYDor“, die auf dem EASY DMS System und EASY Workflow basiert. Daneben sind Capture Plus und EASY Archiv im Einsatz.
Für die Antragsteller wurde eine weitere Anwendung erstellt: „EASYDorClient“. Die Eingabe ist möglichst einfach und plattformunabhängig in JavaScript erstellt. Die Daten können offline erfasst werden und dann per Email oder Webservice an EASYDor übermittelt werden. Die interne Verarbeitung der Projektanträge ist sehr umfangreich mit Workflows unterstützt. Der gesamte Entscheidungsprozess muss nachvollziehbar sein und jederzeit muss der Projektstatus erkennbar sein. Die laufende Kommunikation mit den Projektteilnehmern wird ebenfalls in DMS abgebildet. Dabei sind aktuell mehrere hundert Dokumentenvorlagen im System hinterlegt. Für die finanzielle Abwicklung der Projekte haben wir eine Schnittstelle zu verschiedenen ERP-Systemen erstellt, die über Webservices eine synchrone Verarbeitung der Daten ermöglicht.

Zukunftsorientiert in die Digitalisierung

Auch wenn das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, kann jetzt schon gesagt werden, dass es den Umfang eines DMS bis an seine Grenzen treibt. Die tägliche Zusammenarbeit mit dem Kunden ist sehr positiv: In den Workshops wurden innovative Ideen erarbeitet und manche Anforderung hat uns gezwungen neuartige Lösungen zu suchen. Nur beim Begriff „Archiv“ werde ich bei der katholischen Kirche zukünftig sehr vorsichtig sein. Hier denkt man einfach in anderen Zeiträumen – man denke an das 2000-jährige Kirchenarchiv. Trotz der beträchtlichen Tradition ist die Kirche bei diesem Projekt zukunftsorientiert und schreitet voran in die Digitalisierung.

Roland Illigmann

Prokurist, Reindel & Puchta Systemhaus GmbH 

Reindel & Puchta Systemhaus GmbH ist ein qualifizierter Partner der EASY SOFTWARE AG. Die Kompetenzen liegen bei EASY DMS, Workflow, Capture Plus und Archive. Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie hier.