Organisch wie Seeanemonen - der digitale Rechnungseingangsprozess

6 Vorteile & gewinnbringende Aspekte des digitalen Rechnungseingangs

Unternehmen haben längst erkannt, die Chancen digitaler Prozesse zu nutzen. Bei Eingangsrechnungen kein Wunder: Denn das Rechnungsvolumen erhöht sich stetig. Jetzt im Klartext: Welche Vorteile bietet so eine Eingangsrechnungslösung? Welche Faktoren müssen Unternehmen bei der Einführung beachten? Lesen Sie mehr dazu aus der Praxis eines KMUs.

1. Welche Vorteile sind von einem digitalen Rechnungsworkflow, angepasst auf unternehmensseitige Bedürfnisse, zu erwarten?

Rechnungen treffen heutzutage auf die verschiedensten Arten in Unternehmen ein. Ob in Papierform oder als PDF in einer Mail. Diese Eingangsrechnungen in Handarbeit zu erfassen, bedeutet nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Beides wird durch eine Eingangsrechnungslösung auf ein Minimum reduziert.

2.Welche Rolle spielt die Einhaltung der gesetzlichen GoBD?

In der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist geregelt, dass jegliche Korrespondenz, die ein Unternehmen vorbereitet, abwickelt, abschließt oder rückgängig macht, auch archiviert wird. Der Workflow zur digitalen Eingangsrechnung muss diesen Punkt berücksichtigen und ebenfalls eine Schnittstelle zu einer rechtskonformen Archivierungslösung bereitstellen.  

3. In welcher Hinsicht kann ein Unternehmen durch die Digitalisierung des Eingangsrechnungs-Prozesses profitieren?

Durch die Steigerung der Effizienz in den Durchlauf- und Verarbeitungszeiten ist möglich, in allen beteiligten Abteilungen Ressourcen und Freiräume zu schaffen. Diese Zeit könnte genutzt werden, um neue Ideen zu verwirklichen und Prozesse zu optimieren. Die Agilität eines Unternehmens steigt dadurch deutlich.

4. Bei wiederkehrenden Prozessen lassen sich Kosten durch einen Eingangsrechnungs-Workflow deutlich senken. Welche weiteren Prozesse sind diesbezüglich in einem Unternehmen relevant?

Ein weiterer relevanter Prozess ist zum Beispiel die Intrastat-Meldung mit der Übertragung der Daten an eine FORMAT-Software. Eingehende Rechnungen könnten mit den Intrastat betreffenden Daten automatisch oder manuell angereichert und als Datensatz an die Software übergeben werden. Somit wäre eine manuelle Erfassung hinfällig. Das spart Zeit.

Stichwort „Bestellanforderungen“:  Auch dieser Prozess lässt sich als Workflow abbilden. Beschaffungsanträge für Waren oder auch Büromaterial werden im EASY Workflow erfasst und an die entsprechenden Abteilungsleiter bzw. Kostenstellenverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Nach erfolgter Freigabe wird dann eine Bestellung generiert und der Antragssteller hierüber informiert.

Die Digitalisierung dieses Vorgangs reduziert die Durchlaufzeiten wie auch die Verarbeitungszeit in der Kreditorenbuchhaltung insgesamt.

Die höhere Transparenz im Genehmigungs- und Freigabeprozess versetzt die beteiligten Abteilungen in die Lage, jederzeit nachzuvollziehen, bei welcher Person sich eine Rechnung aktuell befindet und welchen Bearbeitungsstatus diese gerade hat.

5. Welche Funktionalitäten soll eine Eingangsrechnungslösung idealerweise mitbringen?

Die Lösung soll alle Eingangsrechnungen erfassen und alle relevanten Daten extrahieren. Rechnungen, welche nicht dem §14 UStG entsprechen, müssen vom System ablehnt werden. Der Absender ist hierüber automatisch zu informieren.

Den Freigabe- und Genehmigungsprozess steuert das System transparent, jedoch muss ein Eingriff in den Workflow jederzeit möglich sein. Es muss auch immer ersichtlich sein, in welchem Prozess sich eine Rechnung gerade befindet; eiin Cockpit soll jederzeit Auskunft geben, welche Rechnungen sich gerade in welchem Prozessschritt befinden. Auch eine Auswertung von offenen Posten, tatsächlichen Skontotagen und Rechnungsdurchlaufzeiten ist notwendig.

Stichwort „DATEV“: Von Vorteil ist es auch, wenn die Invoice-Lösung in der Lage ist, die Kreditorenstammdaten aus einem DATEV-System abzurufen. Diese Daten müssen mit der Rechnung abgeglichen und dann mit den Informationen aus dem Workflow als Buchungssatz an das Buchhaltungssystem übergeben werden. Letztendlich muss all dies revisionssicher abgelegt werden können.

6. Da das Rechnungsvolumen sich stetig erhöht und auch weitere Informationen den Prozess ergänzen, ist es für ein Unternehmen sinnvoll, die Informationen digital vorzuhalten?

Eine Digitalisierung dieser Informationen ist aus mehreren Gründen durchaus sinnvoll. Zum einem wird die Suche nach Informationen in diesen Dokumenten wesentlich vereinfacht. Ein Gang in das Rechnungsarchiv entfällt, alle Informationen sind auf Knopfdruck verfügbar. Zum anderen spart dies deutlich Platz und Ressourcen – Mitarbeiter können sich produktiveren Dingen widmen, Aktenordner, -regale und -räume entfallen.

 

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