Referenzbericht Heinrich Schmid: Eine für alle

Die Unternehmensgruppe Heinrich Schmid zählt zu einem der größten Handwerksbetriebe in Europa. Dank EASY HR verfügen alle Standorte in Deutschland jederzeit über dieselben Informationen zu einer Personalakte.

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Das Papierarchiv: Was für ein Aufwand

Für alles gibt es Vorgaben – oder Erfahrungswerte, auch für Papierarchive. So darf als gesichert angesehen werden, dass sich die meisten Papierarchive von kleinen bis mittleren Unternehmen in normalen Kellern befinden, wo Aktenschränke mit unzähligen Ordnern geduldig – zumindest in Deutschland – mindestens eine Dekade lang ausharren, bis der Schredder sie in die ewigen Jagdgründe befördert. Doch ideal ist eine andere Aufbewahrung – und die ist vor allem eines: kostenintensiv.

 

Zehn lange Jahre…

Papier ist anfällig. Das gilt bereits für normales Papier, Thermopapier ist noch anfälliger. Wenn man dieses zum Verstauben und Zerfallen neigende Medium über eine Dekade aufbewahrt, sollte man sein Umfeld entsprechend anpassen, um Ausbleichen, Schimmel oder anderer Unbill mehr den Riegel vorzuschieben.

 

…erfordern verdammt viel Pflege

Ideal sind Temperaturen zwischen 14 und 18 Grad. Die maximale Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 35 und 50 Prozent liegen. Tageslicht und sonstige Lichteinstrahlung sollte 50 bis 80 Lux nicht überschreiten. Und natürlich sollte die Raumluft möglichst frei von Gasen und Staub sein. Damit nicht genug: Aktendeckel und Kartons, zwischen bzw. in denen Papier aufbewahrt wird, sind säurefrei zu halten und Plastikhüllen dokumentenecht. – um nur einmal die wichtigsten Regeln zu benennen….

 

Erhebliche Kosten für Archivierung

Wer all das beherzigen will, dem entstehen neben den Raumkosten erhebliche Technikkosten – etwa für Klimatisierung und Kontrolle des Raumklimas – sowie Personalkosten. Dabei ist noch nicht einmal an außerordentliche Ereignisse wie einen Wassereinbruch oder einen Brand gedacht. Wer all das nicht mehr beherzigen und lieber auf die zukunftsfeste Nummer Sicher gehen will: Schon einmal über ein elektronisches Archiv nachgedacht? Die Zeit (über)reif…

EASY SERVICE Suite: Neues Ticket-System gestartet

Heute Morgen hat die EASY SERVICE Suite ein neues Ticket-System in Betrieb genommen. Dieses ITIL-basierte Tool ist der Grundstein für weitere neue Service-Angebote von EASY. Nach und nach folgen weitere Features zur Automatisierung von Prozessen sowie die direkte Anbindung an eine Wissensdatenbank.

Die Entwicklung der neuen Web-Oberfläche für das System, die dann, wie bereits im Rahmen der EASY WORLD 2016 angekündigt, in MyEASY eingebunden sein wird, startet in Kürze. Sie bietet Anwendern spürbare Mehrwerte, beispielsweise einen deutlich komfortablerer Zugang und eine hochmoderne Service-Oberfläche.

Referenzbericht Commerzbank AG: Bessere Argumente für den strategischen Einkauf

Alle Daten an zentraler Stelle und voll integriert in SAP – mit EASY nextPCM Contract Management.

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Referenzbericht Buxbaum: Die Lösung vom Kunden her denken

Bei der Steuerberatungsfirma Buxbaum sorgt EASY Archive nicht nur für mehr Tempo und eine höhere Transparenz. Auch auf Kundenseite stößt die Lösung von EASY auf eine hohe Akzeptanz.

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TechTalk 2016: Dialog und interaktiver Charakter

Übermittelbar vor der EASY WORLD 2016 fand am 27. und 28.09.2016 der erste EASY TechTalk unter der Regie des EASY PartnerPort 2.0 statt. Mein Fazit: Die lange Vorbereitungszeit für die Veranstaltung von über vier Monaten hat sich ausgezahlt.

Mehr als 100 Teilnehmer trafen sich in der Mülheimer Stadthalle und fachsimpelten über die vielfältigsten technischen Fragen zum Portfolio von EASY. Darüber hinaus war aber insbesondere der interaktive Charakter der Veranstaltung bemerkenswert. Angetreten mit dem Anspruch, einen „echten“ TechTalk zu initiieren, haben wir alle Gäste aktiv in den Ablauf mit einbezogen. Das Abfragen der Erwartungshaltung an die Veranstaltung gehörte ebenso dazu wie viele Interviews, die immer wieder den Dialog-Charakter zeigten und auch dafür sorgten, dass sich unsere Gäste abgeholt fühlten.

 

Themeninseln mit dem Fokus auf die EASY ECM Suite

Inhaltlich stand auf dem TechTalk die EASY ECM Suite im Mittelpunkt. Im Rahmen von acht unterschiedlichen Themeninseln hatten unsere Gäste die Gelegenheit, mit den Experten aus PartnerPort 2.0, Produkt-Management und Software-Entwicklung auf Augenhöhe die verschiedensten Fragen und Aufgabenstellungen zu den einzelnen Lösungen und Produkten der ECM Suite zu diskutieren. Außerdem gab es die Möglichkeit, sich über neue Entwicklungen, Roadmaps und Strategien zu informieren.

 

EASY Archive Smart als Highlight und Magnet

Insbesondere die Themeninsel Nr. 7 mit EASY Archive Smart und dem Motto „First Look Inside“ erwies sich im Lauf der Veranstaltung als wahres Highlight. Die Partner erhielten hier im Vorgriff auf die EASY WORLD sozusagen einen exklusiven Blick auf die Entwicklung des neuesten Archivs. Agile Software-Entwicklung, ein konsequenter Dialog mit unseren Partnern und vor allen Dingen auch ein aufmerksames Zuhören haben mit EASY Archive Smart ein einfaches Archiv auf Basis von EASY ENTERPRISE.x geschaffen. Es erfüllt die Anforderungen an ein modernes, smartes sowie schnell und einfach einzurichtendes Archiv. Nicht nur, dass es sich hervorragend eignet, bestehende Kunden mit EASY ENTERPRISE.i in die ECM Suite zu bringen. Es bietet darüber hinaus auch eine uneingeschränkte Cloud-Fähigkeit und allen Partnern die Möglichkeit, ihre bestehenden Integrationen zu übernehmen und einfach neue zu entwickeln. In Kürze werden wir zu EASY Archive Smart spezielle Bootcamps anbieten, um das Wissen rund um das neue Archiv zu unseren Partner zu transportieren.

 

Kennenlernen und persönlicher Austausch auf der Abendveranstaltung

Während der ganzen Veranstaltung hatten alle Gäste zudem die Möglichkeit, das Team des PartnerPort 2.0 persönlich kennenzulernen. Gerade die Abendveranstaltung bot dazu in lockerer Atmosphäre bei gutem Essen die perfekte Gelegenheit. Viele Gespräche untermauerten den starken Zusammenhalt in der EASY Partner-Community.

 

Deutliche Service-Orientierung

In einem spannenden Dialog zum Thema Service-Orientierung war für alle Anwesenden klar erkennbar, dass EASY auch hier bisher ungenutzte Verbesserungspotenziale künftig konsequent hebt. Ein einheitlicher Service-Prozess nach ITL in Verbindung mit dem weiteren Ausbau der agilen Software-Entwicklung bildet die Basis, um beispielsweise auch Supporttickets künftig noch schneller, zielführender und effizienter zu managen. Schon jetzt ist die Service-Qualität durch ein vorgeschaltetes Dispatching, dem Vorläufer des geplanten ServiceDesks, spürbar verbessert worden.

 

Podiumsdiskussion als Abschluss

Bei der abschließenden Podiumsdiskussion bekamen alle Teilnehmer eine Zusammenfassung der vier meistfrequentierten Themeninseln und hatten noch einmal die Gelegenheit, mit EASY Experten in einen moderierten Dialog zu gehen. Erneut erwies sich hierbei, dass gerade das interaktive Format bei unseren Gästen sehr gut ankam. Dies zeigte sich dann auch beim abschließenden Abgleich der am Vortag aufgenommenen Erwartungshaltung, bei der Dialog, persönliches Kennenlernen, Produktstrategie, das Eingehen auf Kundenwünsche und der Erfahrungsaustausch im Vordergrund standen. Alle diese Punkte konnten wir zur Zufriedenheit unserer Gäste erfüllen. Dem Wunsch nach noch mehr technischen Tipps & Tricks kommen wir bei der nächsten Auflage unserer Veranstaltung sehr gerne nach.

 

Danke, dass Sie da waren!

Das ganze Team vom PartnerPort 2.0 bedankt sich bei allen Teilnehmern für den Besuch der Veranstaltung und das positive Feedback. Da wir den EASY TechTalk auch zukünftig weiter als persönliche Plattform für den technischen Austausch nutzen und ausbauen wollen, geben Sie uns bitte Ihr konstruktives Feedback. Möglich ist dies im EASY Extranet mit der Kommentarfunktion. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldungen.

Referenzbericht Wiltmann: Frische Zutat für effiziente Abläufe

Für das mittelständische Unternehmen Wiltmann sollte die Einführung der digitalen Personalakte für eine Vereinfachung und Optimierung der Arbeitsabläufe sorgen. Und genau dies ist mit der Lösung EASY nextPCM Personel File auch gelungen.

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Referenzbericht LIWEST: Leistung pur im Datendschungel

Die Verträge, die ein Kabelnetzbetreiber wie LIWEST eingeht, um seine Leistungen bereitstellen zu können, sind äußerst vielfältig. Die Stabstelle Recht des zweitgrößten Kabel-Anbieters im Land setzt dafür auf die Vertragsmanagement-Lösung EASY Contract.

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EASY mit neuem SAP-Portfolio

Die EASY SOFTWARE AG hat einen Vertrag über den Erwerb des operativen Teilgeschäfts für integrierte SAP-Prozesslösungen der nextevolution AG unterzeichnet. Der Erwerb dieses Teilgeschäfts steht unter aufschiebenden Bedingungen. Die modularen Software-Lösungen nextPCM steigern den Nutzen des SAP-Systems mittelständischer Unternehmen und Konzerne durch integrierte Geschäftsprozesse. Sie unterstützen bei der Dokumentenerstellung und durch elektronische Aktenkonzepte. Mit diesem komplett neuen Geschäftsbereich ist EASY zukünftig gemeinsam mit Vertriebspartnern als Value added Reseller in der Lage, auf Basis vorkonfigurierter Templates unterschiedlichste Aktenlösungen direkt in SAP anzubieten und so neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Neues Angebot für SAP-Anwender

„Enterprise Content Management beschäftigt sich heute im Wesentlichen mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen“ sagt Willy Cremers, Vorstand der EASY SOFTWARE AG. Ein Bereich, in dem EASY schon heute zu den marktführenden Unternehmen in Deutschland zählt. Die Komplettierung des Portfolios um eine noch tiefere, ausgewiesene Prozessexpertise im SAP-Bereich, folgt konsequent der Unternehmensstrategie: „Mit nextPCM platzieren wir neben unserer EASY ECM Suite ein zusätzliches Angebot, das gezielt den SAP-Markt adressiert und somit unser Bestreben unterstreicht, gemeinsam mit Partnern und Kunden national wie international weiter zu wachsen,“ ergänzt Cremers.

nextPCM, das neue SAP-Lösungsportfolio – modular, integriert und ganz einfach

Eine Plattform, unzählige Lösungen: Ob Rechnungs- und Personalmanagement oder Vertrags-, Logistik- und Immobilienmanagement, viele wichtige Prozesse sind als fertige nextPCM-Module für SAP verfügbar und somit schnell und leicht integrierbar. Die so automatisierten Geschäftsabläufe schaffen branchenübergreifend die Basis für mehr Produktivität, höhere Qualität und kürzere Reaktionszeiten – und das ganz einfach und ohne SAP-Programmierkenntnisse. Namhafte Unternehmen setzen schon heute auf nextPCM und das Know-how der 28 neuen Mitarbeiter der EASY, die als Teilbetrieb des Unternehmens von den Standorten Berlin, München, Hamburg und Wien aus agieren werden.


Die EASY SOFTWARE AG in Mülheim a. d. Ruhr entwickelt nachhaltige Lösungen für elektronische Akten und Archivierung sowie Vorgangsautomatisierung – effizient, leicht installierbar, einfach zu warten. Das gilt zum Beispiel für die digitale Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, das Personalwesen sowie für zahlreiche weitere Unternehmensbereiche und Abteilungen. Mit über 12.000 branchenübergreifenden Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG zu den führenden Herstellern für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow in Deutschland. Auslandsgesellschaften befinden sich in Europa, Asien und den USA.

Digitalisieren: Gut gescannt ist halb gewonnen

Immer mehr Unternehmen nehmen Abschied vom Papier, speisen Dokumente in digitale Workflows und Archive ein. Sofern die Dokumente ohnehin digital eingehen – perfekt. Wenn sie allerdings auf Papier eintrudeln, braucht es eine vernünftige Hard- und Software, um die enthaltenen Daten digitalen bereitzustellen. Das Wichtige: Bereits bei diesem Auftakt werden die Weichen für die Qualität des gesamten Workflows gestellt.

 

Datenqualität von Anfang an

Sichere Prozesse, saubere Datenübergabe über Schnittstellen, Effizienz – all das hängt an zwei Faktoren, die zu Beginn der Prozesskette zum Tragen kommen. Der Scan muss die erforderliche Qualität aufweisen und die Extraktionslösung muss die Daten verlässlich auslesen und anderen Anwendungen bereitstellen. Diese frühen Prozessschritte gilt es sauber zu implementieren.

 

Nacharbeiten reduzieren

Dabei gibt es einen ganz offensichtlichen Indikator für das Zusammenspiel der Hardware und Software: den Aufwand für Korrekturen. Ideal läuft es, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Scan-Arbeitsplätzen einen Blick auf das Ergebnis des Scans bzw. den resultierenden Datensatz werfen und feststellen: Alle Daten wurden richtig erkannt und übergeben, etwa an SAP. Der Korrekturaufwand sollte sich in eng gesteckten Grenzen halten.

 

Zentral oder dezentral?

Häufig stehen Unternehmen zudem vor der Frage, ob sie zentrale Scanner-Arbeitsplätze einrichten, die alle eingehenden Dokumente erfassen und in den Workflow einspeisen. Alternative Überlegung: Scanner auf Abteilungsebene oder am Rechner einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter installieren. Was ist besser? Die Antwort ist ganz simpel: Es hängt vom Unternehmen ab, von den Prozessen und Arbeitsweisen und von den örtlichen Gegebenheiten. Meist sind Mischformen nötig, mit zentralen Scan-Arbeitsplätzen für den allgemeinen Eingang und dezentralen Scannern, die bei Bedarf zum Einsatz kommen – sei es in der gleichen Niederlassung oder in Außenstellen. Wichtig ist bei alldem: An allen Arbeitsplätzen muss die Qualität stimmen und die Benutzer müssen ohne aufwändige Schulungen zu einheitlichen Ergebnissen kommen.

 

Zusammenhänge bedenken

Wer das Scannen und Übergeben an den Workflow aber als unwichtige oder gar lapidare Tätigkeit ansieht, sollte diese Haltung überdenken. Denn: Eine Kette ist immer nur so stark, wie das schwächste Glied – erst recht eine Prozesskette.