Purchase2Pay: EASY schließt Lücken im SAP-Umfeld

Der Beschaffungsprozess stellt sich in vielen Unternehmen, die SAP einsetzen, ähnlich komplex dar. EASY PCM Lösungen reduzieren hier den Komplexitätsgrad und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, mobiler, effizienter und schneller zu arbeiten. Und: Sie sorgen für mehr Transparenz. Je nach Installation bereits heute lückenlos, von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung, wie EASY auf der EASY WORLD berichtete.

 

Vielzahl an Prozessen

Viele Prozesse greifen ineinander, damit eine Bestellung getätigt, eine Lieferung entgegengenommen und eine Rechnung bezahlt werden kann. Die Mitarbeiter des Einkaufs, der Fachabteilungen und der Buchhaltung befassen sich mit der Meldung, Prüfung und Bewilligung von Bedarfen. Die Anforderung, Bearbeitung und Freigabe von Angeboten findet hier ebenso statt; wie die Auswahl der Lieferanten und die Erstellung der entsprechenden Verträge. Nicht zuletzt gehören auch die Rechnungsprüfung und Buchung dazu. Bei alldem gilt: Mehrere Systeme verarbeiten und erzeugen Daten. Die zentralen SAP-Anwendungen bilden vieles ab. Aber: So mancher vorgelagerter und nachgelagerter Prozess wird nicht ausreichend oder an verschiedensten Stellen dokumentiert und gespeichert.

 

Verträge und Eingangsrechnungen leichter managen

Hier kommt die gute Nachricht: EASY arbeitet daran, eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesse zu ermöglichen, Datensilos abzuschaffen und Informationslücken zu schließen. Auf Basis der Plattform Process2Design stehen zwei voll in SAP integrierte Process2Go-Produkte zur Verfügung: EASY PCM Invoice Management hält Workflows und eine Archivierung für die effiziente, orts- und endgeräteunabhängige Bearbeitung von Eingangsrechnungen bereit. EASY PCM Contract Management behält den Überblick über alle Verträge, erinnert an Fristen und holt bestehenden Verträge mittels Knopfdruck auf den Bildschirm. Extrem schnell zu implementieren, erweisen sich die beiden Lösungen als ein Turbo für die Organisation. Hinzu kommt: Schon bald werden sie mit der neuen SAP Fiori-Oberfläche bereitstehen.

 

Individuelle Ergänzungen für die ganzheitliche Sicht

Doch es geht noch mehr, zeigen Kundenprojekte. So implementierte EASY im Kundenauftrag bereits Templates für die BANF-Erstellung und -Bearbeitung sowie für die Purchase-Order und ein umfassendes Procurement Management. Sie erlauben im Zusammenspiel von SAP mit dem Invoice- sowie dem Contract Management, was auf der Wunschliste vieler Unternehmen steht: Eine ganzheitliche Sicht auf alle am Beschaffungsprozess beteiligten Prozesse, inklusive Dokumentation und Archivierung mit Hilfe einer zentralen Instanz.

 

Ein deutliches Plus an Transparenz und Schnelligkeit ist die Folge. Auch erlaubt die volle Purchase2Pay-Prozessunterstützung ein ganzheitliches Reporting. Weitere Informationen zum Thema  finden Sie hier.

„Schmerzpunkte sind die Treiber, Strategien die Medizin.“

Auf der EASY WORLD 2017 feierte die Innovation Lounge ihre Premiere als Forum für die digitale Transformation von Unternehmen. Wie geht das überhaupt? Worauf ist zu achten? Warum eine digitale Agenda? Über diese und andere Fragen sprachen Thomas Cziesla und Gottfried Oster von der EASY Strategieberatung beyond mit vielen Besuchern der Innovation Lounge. Worum ging es noch?

 

Hallo Thomas, hallo Gottfried. Wie fällt euer Fazit zur Innovation Lounge aus?

Thomas: Die Gespräche haben uns gespiegelt, wie wichtig das Thema ist. Es betrifft so gut wie jeden, und das nicht erst in einem Monat oder einem Jahr, sondern heute. Offenbar ist der Weg zur digitalen Transformation ein Thema, das viele Unternehmen bewegt. Insoweit hätten wir uns in der Lounge noch etwas mehr Resonanz gewünscht.

Gottfried (lachend): Die kam auf jeden Fall zu unseren ockerfarbenen Schuhen…

Was hatte es denn damit auf sich?

Thomas: Wir wurden schon lange nicht mehr so beneidet, von wegen bequemes Schuhwerk. Die Sneakers sind kein Protest gegen die Kleiderordnung der EASY WORLD oder gar ein Appell, zur Turnschuh-Administration zurückzukehren…

… sondern?

Thomas: Die Sneakers symbolisieren aktuelle Megatrends – hier, wenn man so will, die Möglichkeiten individualisierter Produkte innerhalb der Massenproduktion, etwa mittels 3D-Druck. Wir haben uns die Schuhe kurzentschlossen selbst designt und ganz bewusst die Farbe unseres beyond Auftritts dafür ausgesucht.

So wird natürlich ein Schuh daraus… Gab es zentrale Diskussionspunkte in der Innovation Lounge?

Thomas: Zunächst einmal war die Innovation Lounge ein Angebot, eine Einladung mit uns in den Dialog zu kommen und zu diskutieren. Zum Thema Digitalisierung existiert eine Unmenge an Studien. Wenn man die übereinanderlegt, haben Ende 2017 drei Viertel aller Unternehmen eine digitale Agenda.

Deckt sich das mit euren Eindrücken?

Thomas: Natürlich hatten unsere Gesprächspartner Strategien und Ideen für die Zukunft. Dort wurde der Wandel deutlich. Doch es geht um mehr. Es geht neben dem eigenen Produktportfolio um Veränderung in der Gesellschaft, im Verhalten von Mitarbeitern bei den Kunden. Es gibt weitere Hürden der digitalen Transformation, die mit Strukturen und dem daraus resultierenden Verhalten von Mitarbeitern zu tun haben. Und es geht darum, dass die Geschwindigkeit der Veränderung weiter zunimmt.
Daher braucht es nach unserem Verständnis für alle Mitarbeiter und alle Entscheidungen eine Basis und einen Handlungsrahmen. Das nennen wir eine digitale Agenda. Diese muss dann aber auch formuliert und allen Mitarbeitern bekannt sein.

Welche Frage stand zentral im Mittelpunkt?

Thomas: Ganz klar: Wie bekomme ich Projekte in eine Strategie eingebettet? Anders formuliert: Projekte finden natürlich weiterhin vor allem dort statt, wo der Handlungsbedarf am größten ist – aber eben oft nicht eingebettet in eine digitale Agenda. Ein konkretes Beispiel lässt sich so formulieren: Wie schaffe ich Voraussetzungen dafür, nicht nur den einzelnen HR-Prozess (z.B. einen Onboarding-Prozess) zu sehen? Wie stelle ich mich als Unternehmen so auf, dass es grundsätzlich leichter fällt, HR-Prozesse anzupassen und zu optimieren – indem ich Automatismen einbaue und für die Mitarbeiter leichter erreichbar mache?

Um den Prozess der digitalen Transformation zu verdeutlichen, arbeitet ihr mit einer Grafik?

Gottfried: Ja, die Verbildlichung der „digitalen Agenda“. Sie zeigt trotz des hohen Komplexitätsgrades sehr gut, wie ein traditionelles Unternehmen den Weg zu einem digital vernetzten Unternehmen meistert. Hierbei ist die Standortbestimmung – wo stehe ich gerade mit einem Unternehmen (Beginner, Explorer, …)? – eine wesentliche Voraussetzung. Sie dient dazu, unter Beachtung der Trends und dem Verhalten des Unternehmens genau festzulegen, wie die digitale Transformation gestaltet werden muss.

Ist es denn überhaupt möglich, hierauf eine eindeutige Antwort zu geben?

Gottfried: Wir denken ja. Die wichtigsten Treiber sind neben dem Tempo, mit dem neue Herausforderungen auf uns zu kommen, Flexibilität und Agilität, um diese umsetzen zu können. Unserer Einschätzung nach passt die EASY Cloud Platform genau in diese Anforderungen hinein. Sie hat das Potenzial, komplexe Unternehmensstrukturen zu verbinden und flexibel auf schnelle Prozessänderungen zu reagieren.

Warum habt ihr euren Auftritt eigentlich beyond genannt?

Gottfried: beyond lässt sich sinngemäß mit „darüber hinaus schauen“ übersetzen. Das bringt das Thema nach unserem Verständnis gut auf den Punkt. Thomas hat ja vorhin das Beispiel aus dem Bereich HR genannt. Es reicht für eine erfolgreiche digitale Transformation eben nicht, sich einen einzelnen Vorgang anzusehen. Vielmehr geht es um das große Ganze – sprich: Um darüber hinaus zu schauen, muss man oftmals einen Schritt zurücktreten. beyond setzt an der Unternehmensstrategie und deren Zielen an. Wir nutzen die digitale Agenda als Handlungsrahmen für die digitale Transformation. Und hier haben wir als EASY starke Antworten.

Was ist bei dir zur Innovation Lounge am stärksten haften geblieben?

Gottfried: Alle Besucher, die bei uns waren, hatte großes Interesse an dem Thema. Das hat uns darin bestätigt, dass das Thema eine immense Relevanz besitzt. Das war sehr erfreulich. Auch fühlen wir uns bestätigt, gemeinsam mit den Unternehmen zukunftssichere Ansätze zu entwickeln. Das bedeutet allerdings auch, flexibel zu bleiben, um mit der wachsenden Geschwindigkeit Schritt halten zu können. Unsere Einladung lautet daher: Nutzen Sie uns, damit Sie Digitalisierung nicht nur erleben, sondern aktiv für Ihr Unternehmen gestalten.

EASY Cloud Platform: So meistern Unternehmen die digitale Transformation

Die EASY SOFTWARE AG unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation ab sofort mit der EASY Cloud Platform. Sie integriert mit Hilfe nativer Cloud-Applikationen und Schnittstellen vorhandene Infrastrukturen und verbindet Menschen, Prozesse und Systeme. Der simple Gedanke dahinter: Bieten, was sich Menschen im Geschäftsleben wünschen: einfache, mobile Lösungen, überall und mit Hilfe von Cloud Services.

Marktanalysen zeigen: Der nächste Schritt der Digitalisierung bedeutet vor allem, dass Anwender Zugriff auf Daten, Ressourcen und Prozesse erwarten – immer und überall. „Schneller, effizienter und mobiler zusammenarbeiten sind klare Paradigmen moderner Zusammenarbeit“, weiß Marcel Rosenbaum. Er hat die EASY Cloud Platform zusammen mit seinem Team entwickelt.


„Die EASY Cloud Platform beschleunigt Innovationen.“

„Die EASY Cloud Platform beschleunigt Innovation mit Hilfe von Applikationen und integriert Business Software, Internet of Things (IoT) und soziale Netzwerke“, erklärt Rosenbaum weiter. „Sie vereinfacht Geschäftsprozesse, verbessert die User Experience, die Effektivität und die Produktivität. Dies gelingt ihr, ohne dass man sich bei der Integration über Abhängigkeiten von Legacy-Systemen Gedanken machen müsste“, so der EASY Experte.


Die Lösung: Geschäftsprozesse in der Cloud abbilden

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Unternehmensprozesse flexibler zu gestalten und zu vernetzen – etwa für Mitarbeitern im Außendienst oder in der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden. Mit der neuen EASY Cloud Platform steht dafür nun eine leistungsfähige Lösung zur Verfügung. Mit ihr ermöglicht EASY SOFTWARE dokumentenintensive Geschäftsprozesse in der Cloud abzubilden. Auch lassen sich mit der Lösung Prozesse aus der Cloud koordinieren, steuern und mobil verfügbar machen.


Große Integrationskraft

Hierfür stellt die Plattform Standard-Applikationen und Schnittstellen bereit, die unterschiedlichste Business-Anwendungen und Systeme integriert. Die EASY Cloud Platform setzt auf so genannte Software Development Kits (SDKs). Mit ihrer Hilfe lassen sich rasch individuelle, native Cloud-Applikationen für nahezu alle Endgeräte, Browser und Systeme bereitstellen. In Summe bilden die Cloud-Anwendungen Geschäftsprozesse so vollständig ab.


Platform-as-a-Service-Lösung

Ein weiteres Merkmal der EASY Cloud Platform: Sie ist als investitionsschonende Platform-as-a-Service-Lösung konzipiert. Mit dieser Architektur bietet sie Unternehmen optimale Voraussetzungen, die eigene IT-Infrastruktur agil, effizient und zukunftsfähig weiterzuentwickeln. Denn die EASY Cloud Platform erleichtert die Anbindung und Integration von Backend-Systemen massiv, ebenso wie die Einbindung vielfältiger Devices. Wie? Sie arbeitet endgeräte-, system- und browserübergreifend.


Höchste Daten- und Ausfallsicherheit

Doch die EASY Cloud Platform ist nicht nur Speicher für ein Archiv oder zentrale Entwicklungs- und Integrationsinstanz. Sie ist zugleich Bindeglied zwischen bislang getrennten Systemen. Dies gilt beispielsweise für die Verknüpfung von Enterprise-Resource-Planning- (ERP) oder Enterprise-Content-Management-Tools (ECM). Anwender können sich dabei auf höchste Daten- und Ausfallsicherheit verlassen. Die EASY Cloud Platform betreibt der Mülheimer Software-Hersteller in einem ISO-zertifizierten, deutschen Rechenzentrum.


„Ein erster Schritt…“

Ihre offizielle Premiere feierte die EASY Cloud Platform auf der EASY WORLD 2017 am 13. und 14. September in Mülheim. Willy Cremers, Vorstandssprecher EASY SOFTWARE AG, bezeichnete die EASY Cloud Platform als ersten Schritt in dieses Marktsegment und fügte hinzu: „EASY arbeitet bereits an weiteren Angeboten.“

Mehr zur EASY Cloud Platform

Überstunden: „Immer mehr“ – wirklich unvermeidlich?

Gefühlt klagen immer mehr Menschen über immer größere Belastungen am Arbeitsplatz. Häufige Folgen: Burnouts, hohe Fehlerquoten, Ineffizienzen. Die naheliegende Frage – gerade in Zeiten wachsender Digitalisierung und Automatisierung von Arbeit: Muss das sein?

Schauen wir uns einmal ein paar Zahlen an – die Überstunden zum Beispiel. Im Jahr 2016 schoben die Deutschen tatsächlich mehr Überstunden als im Vorjahr. Laut Nürnberger Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung stieg ihre Gesamtzahl bundesweit auf 820,9 Millionen Stunden. Das waren 56 Millionen mehr als 2015 und knapp 21 Stunden auf jeden Arbeitnehmer. Erschreckend? Es kommt noch dicker: Das waren nur die entlohnten Überstunden. Die unbezahlten schlagen mit zusätzlichen 941,2 Millionen zu Buche, 24 pro Arbeitgeber und 1,6 Millionen mehr als im Vorjahr.

 

Krankenstand auf Rekordniveau

Wenig überraschend vor diesem Hintergrund: Bereits das erste Halbjahr 2016 war ein Rekordjahr in Sachen Krankschreibungen, jedenfalls laut DAK. Die Kasse verzeichnete den höchsten Stand seit 20 Jahren. Annähernd 40 Prozent aller Arbeitnehmer waren mindestens einmal krankgeschrieben – und immer häufiger sind psychische Leiden der Grund. Auch wenn Zahlen für das gesamte Jahr noch fehlen – es gibt keine Anzeichen, dass sich die Situation in den beiden letzten Quartalen verbessert hat.

 

Chronischer Stress schwächt

Nein, es bleibt beim Altbekannten: chronischer Stress schwächt unser Immunsystem. Auch Überlastung oder das Gefühl, die Menge an Arbeit nicht schaffen zu können, leisten dem Burnout offensichtlich Vorschub. Bloß: Warum ändern wir nichts daran, obwohl wir das wissen?

 

Gegensteuern mit Collaboration Tools

Möglichkeiten gibt es einige. Das beginnt auf der individuellen Seite mit Programmen zum Stressabbau oder Seminaren für Führungskräfte, wie sich ein Team effizient und gut führen lässt. Aber es gibt auch die organisatorische Seite – Collaboration Tools erleichtern die Zusammenarbeit selbst bei weit verstreuten Teams. Enterprise Mobility hilft, Zeit besser auszunutzen. Digitale Akten, Dokumentenmanagement und Workflows übernehmen stupide und ineffiziente Prozesse und beschleunigen die Suche nach Dokumenten und Informationen. Dosiert und kombiniert man solche Tools richtig und individuell, lässt sich die Zahl der Überstunden zweifelsohne senken – und damit auch Stress und möglicherweise die Zahl der Krankheitstage.

Segelregatta TEAM-CUP.NRW: EASY SOFTWARE triumphiert erneut

Titelverteidigung gelungen: Auch beim 2. Team-Cup.NRW für Segler auf dem Essener Baldeneysee gewann die EASY SOFTWARE AG. Bereits bei der Wettbewerbspremiere im Vorjahr konnte das Team des Mülheimer Software-Herstellers Platz eins bejubeln und den Pokal mit nach Hause nehmen.


Einmal Spitzenreiter, einmal Jäger

In diesem Jahr nahmen zwei Teams der EASY SOFTWARE an der Regatta des Essener Turn- und Fechtklubs (ETUF, Fotos: Reiner Worm) teil. Dabei zeigte die Crew um Martin Schrof, Gregor Tenbrink und Abdullah Yildirim höchstes Geschick und segelte mit insgesamt vier Siegen in sechs Rennen souverän auf Platz eins. Weniger aussichtsreich ging das zweite EASY Team in die „Halbzeit“: Nach drei Rennen lagen Rainer Berndt, Joachim Brysch, Reinhold Opalka und Oliver Walhöfer auf dem letzten Rang. Doch offensichtlich wirkte das Mittagessen als „Stärkung“ Wunder. Im zweiten Durchgang nahmen die Vorjahressieger richtig Fahrt auf und ersegelten tatsächlich noch Platz zwei im Gesamtklassement. Damit war der doppelte Triumph für EASY beim 2. Team-Cup.NRW perfekt und die Freude im EASY Lager entsprechend groß.

Zusammenhalt und Gruppendynamik

„Beim Segeln geht es auch um Zusammenhalt, Gruppendynamik und das Vertrauen zueinander. Diese Eigenschaften haben wir heute, verbunden mit dem nötigen Quäntchen Glück, erfolgreich in die Waagschale geworfen. Aber der Team-Cup.NRW ist auch ein sportliches Event mit Wettbewerbscharakter. Daher freuen wir uns über die Plätze eins und zwei genauso wie über die erfolgreiche Titelverteidigung bei dieser erneut top organisierten Regatta“, so EASY Unternehmenssprecher Joachim Brysch.


Wertung nach dem Low-Point-System

Insgesamt kämpften fünf Teams verschiedener Unternehmen des Ruhrgebietes auf drei Booten der J/22-Klasse im sogenannten Fleetrace-Modus um Ruhm, Ehre und den begehrten Pokal. Nach dem Low-Point-Punkte System des Deutschen Segler-Verbandes galt es, pro Rennen eine möglichst gute Platzierung zu belegen und damit möglichst wenig Punkte zu erhalten.

 

Eine Regatta für Firmen

Bei den Teilnehmern handelte es sich nicht um Segel-Profis sondern um Mitarbeiter verschiedener Unternehmen. Sie segelten die Regatta auf knapp sieben Meter langen Kielbooten nach den internationalen Regeln für Segelwettkämpfe. Die Besegelung bestand beim Team-Cup aus Fock und Großsegel. Aufgrund des geringen Gewichts und des jollenartigen Unterwasserschiffes sind die Boote auch bei wenig Wind gut zu segeln. Damit blieb es nicht nur auf dem Wasser sondern auch für die Zuschauer an Land bis zum Schluss ein spannendes Event.

Referenzbericht Heinrich Schmid: Eine für alle

Die Unternehmensgruppe Heinrich Schmid zählt zu einem der größten Handwerksbetriebe in Europa. Dank EASY HR verfügen alle Standorte in Deutschland jederzeit über dieselben Informationen zu einer Personalakte.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

Das Papierarchiv: Was für ein Aufwand

Für alles gibt es Vorgaben – oder Erfahrungswerte, auch für Papierarchive. So darf als gesichert angesehen werden, dass sich die meisten Papierarchive von kleinen bis mittleren Unternehmen in normalen Kellern befinden, wo Aktenschränke mit unzähligen Ordnern geduldig – zumindest in Deutschland – mindestens eine Dekade lang ausharren, bis der Schredder sie in die ewigen Jagdgründe befördert. Doch ideal ist eine andere Aufbewahrung – und die ist vor allem eines: kostenintensiv.

 

Zehn lange Jahre…

Papier ist anfällig. Das gilt bereits für normales Papier, Thermopapier ist noch anfälliger. Wenn man dieses zum Verstauben und Zerfallen neigende Medium über eine Dekade aufbewahrt, sollte man sein Umfeld entsprechend anpassen, um Ausbleichen, Schimmel oder anderer Unbill mehr den Riegel vorzuschieben.

 

…erfordern verdammt viel Pflege

Ideal sind Temperaturen zwischen 14 und 18 Grad. Die maximale Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 35 und 50 Prozent liegen. Tageslicht und sonstige Lichteinstrahlung sollte 50 bis 80 Lux nicht überschreiten. Und natürlich sollte die Raumluft möglichst frei von Gasen und Staub sein. Damit nicht genug: Aktendeckel und Kartons, zwischen bzw. in denen Papier aufbewahrt wird, sind säurefrei zu halten und Plastikhüllen dokumentenecht. – um nur einmal die wichtigsten Regeln zu benennen….

 

Erhebliche Kosten für Archivierung

Wer all das beherzigen will, dem entstehen neben den Raumkosten erhebliche Technikkosten – etwa für Klimatisierung und Kontrolle des Raumklimas – sowie Personalkosten. Dabei ist noch nicht einmal an außerordentliche Ereignisse wie einen Wassereinbruch oder einen Brand gedacht. Wer all das nicht mehr beherzigen und lieber auf die zukunftsfeste Nummer Sicher gehen will: Schon einmal über ein elektronisches Archiv nachgedacht? Die Zeit (über)reif…

EASY SERVICE Suite: Neues Ticket-System gestartet

Heute Morgen hat die EASY SERVICE Suite ein neues Ticket-System in Betrieb genommen. Dieses ITIL-basierte Tool ist der Grundstein für weitere neue Service-Angebote von EASY. Nach und nach folgen weitere Features zur Automatisierung von Prozessen sowie die direkte Anbindung an eine Wissensdatenbank.

Die Entwicklung der neuen Web-Oberfläche für das System, die dann, wie bereits im Rahmen der EASY WORLD 2016 angekündigt, in MyEASY eingebunden sein wird, startet in Kürze. Sie bietet Anwendern spürbare Mehrwerte, beispielsweise einen deutlich komfortablerer Zugang und eine hochmoderne Service-Oberfläche.

Referenzbericht Commerzbank AG: Bessere Argumente für den strategischen Einkauf

Alle Daten an zentraler Stelle und voll integriert in SAP – mit EASY nextPCM Contract Management.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

Referenzbericht Buxbaum: Die Lösung vom Kunden her denken

Bei der Steuerberatungsfirma Buxbaum sorgt EASY Archive nicht nur für mehr Tempo und eine höhere Transparenz. Auch auf Kundenseite stößt die Lösung von EASY auf eine hohe Akzeptanz.

Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.