Eine Frage der Definition - Archiv, DMS, ECM

Archiv, DMS, ECM etc. – wie bitte, MfG?

Um ehrlich zu sein, gerade die Wortwelt der IT-Branche gehört für branchenfremde Personen zu einem schwer durchdringbaren Dschungel. Schillernde, häufig auch synonym benutze Abkürzungen und Worte, die sich dazu noch im Wechsel der Trends und Moden ändern: Man fühlt sich ans Jahr 1999 erinnert – MfG. Das gilt auch für unsere Branche, weshalb wir heute einen kleinen Versuch in Sachen Begriffsdefinitionen unternehmen – jedenfalls für den ECM-Bereich und so wie wir diese Worte heute verstehen.

Sehr schnell werden wir dabei feststellen, dass Begriffsdefinitionen zwar schön sind, soweit diese Begriffe es uns erleichtern, bestimmte Dinge zu erfassen.  Trotzdem wird man am Ende des Tages allerdings feststellen, dass vorhandene Systeme nicht den Begriffen entsprechen und zumeist Mischformen sind.

Was ist ein Archiv?

Unter einem Archiv versteht man allgemein einen Ort zur Aufbewahrung von Informationsträgern für die Zukunft. Bezogen auf elektronische Archive bedeutet dies, ein System bereitzustellen, dass drei zentrale Punkte sicherstellt:

  • Schriftgutverwaltung: Die Informationsträger müssen nachvollziehbar, unveränderbar, wiederauffindbar sein und Vollständigkeit gewährleisten. In der Fachsprache bezeichnet man diese Vorgänge als „Records Management“. Im Fall von EASY Archiv legen wir hier dann alle Arten von Belegen in den Archivsystemen ab, z.B. Belege aus den kaufmännischen Abteilungen.
  • Ablage:  Dieser Bereich des Archivs dient nur temporären Speicherung von Informationen; alle hier abgelegten Informationen gelten als nicht archivierungwürdig/archivierungspflichtig. In der Fachsprache nennt man diesen Bereich „Storage“.   Häufig wird eine solche Ablage auch für im Umlauf befindliche Dokumente verwendet. Beispiel: Eine Eingangsrechnung kommt an und wird mit einem elektronischen System im Haus verteilt. Erst nach Abschluss dieses Vorgangs soll der Beleg an das ERP-System übergeben und rechtssicher archiviert werden.
  • Erhalten/Bewahren: Dieser Bereich des Archivs dient der langzeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. In der Fachsprache benennt man diese Komponente als „Preservation“. Wichtig an dieser Stelle: Unterscheiden muss man hier zwischen Archiv und Langzeitarchiv. Letzteres bewahrt Daten für die Ewigkeit auf, meistens in externen Storage-Systemen. Diese Daten werden für den operativen Betrieb in der Gegenwart nicht benötigt.

Was ist ein DMS, ein Dokumentenmanagementsystem?

Die mit dem Kürzel DMS beschriebenen Dokumentenmanagementsysteme sind zumeist datenbankgestützte Software-Systeme und kümmern sich um die Organisation von elektronischen Dokumenten – gleich welchen Formats und Inhalts.  Die Hauptaufgabe eines DMS besteht darin, Schriftstücke aufzunehmen, aufzubewahren und organisationsweit bereitzustellen. Ein DMS ist damit als Erweiterung zum Archiv zu sehen. Da es viele unterschiedliche Systeme am Markt gibt, ist der Übergang aber fließend.

  • für Dokumente: Alles in diesem System ist ein Dokument; gleich in welchem Format das Eingangsmaterial vorliegt; es wird ggf. digitalisiert und als ein Dokument aufgenommen
  • MS für Management System: Diese Dokumente werden vom System aufbewahrt und organisationsweit bereitgestellt

Randnotiz: DMS war der hierzulande zuerst eingeführte Begriff. Wie im IT-Sektor üblich, hat sich im Laufe der Zeit der international akzeptierte Begriff ECM etabliert. Eine klare Trennung ist nur anhand der verwendeten Systeme möglich. Denn: Ein DMS kümmert sich auch um den „Transport der Dokumente“, also die manuelle oder automatisierte Steuerung von Dokumenten durch das Unternehmen. Die rechtssichere Ablage wird dann meistens im DMS von der Archiv-Komponente übernommen.

Was bedeutet ECM – Enterprise Content Management?

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management Hier sehen wir eine Weiterentwicklung und Internationalisierung: Sprach man bei den oben beschriebenen Systemen noch von Dokumenten, ist nun nur noch von Content die Rede; häufig haben wir hier kein Dokument mehr vorliegen, sondern einen Datensatz ohne physische Datei. Diese in Software abgebildeten Systeme umfassen die Methoden, Techniken sowie Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung wie auch Bereitstellung von Inhalten. All dies dient der Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. ECM führt strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. Nochmals anhand des Kürzels ECM aufgelöst:

  • für Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Software-Lösung
  • für Content steht für alle digitalisierten, also elektronischen Inhalte in diesem System
  • für Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle dieses Systems und dessen Inhalte

Sensible Daten allesamt – rechtliche Aspekte wie die GoBD

Es liegt auf der Hand: Gerade im unternehmerischen Umfeld eingesetzt, unterliegen sowohl ECM, DMS wie auch ein Archiv vergleichsweise strengen Vorgaben. In diesem Fall wären dies die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – besser bekannt als GoBD. Letztere fordert auch die Revisionssicherheit sowie die Verfahrensdokumentation ein. Was dies wiederum bedeutet, sprengt den Rahmen des Artikels und bietet Inhalt für einen weiteren Blog-Artikel.

Fazit

Natürlich lassen sich mit den Begriffen Archiv, DMS und ECM längst nicht alle Systeme beschreiben, die zur Erfassung, Speicherung, Bereitstellung, Verwaltung und Kontrolle von Inhalten innerhalb von Organisationen dienen. Neue Begrifflichkeiten sind längst aufgetaucht. Information Management und Content Services gehören zu den in letzter Zeit häufig diskutierten Namen in der ECM-Branche. Es bleibt also spannend.

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  • Die Megatrends von Morgen: Wie Internet of Things und Big Data Ihr Business verändern
  • Exklusive Strategieentwicklungen der EASY: Erfahren Sie, wohin die Reise geht
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Potential of digital HR

HR und die Digitalisierung: das unentdeckte Potential

Was den Grad der Digitalisierung angeht, stellen sich Unternehmen in den einzelnen Branchen sehr unterschiedlich auf. Während die einen, zum Beispiel Versicherungen, schon recht weit sind in der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, holen Unternehmen in anderen Branchen noch auf. Allen gemeinsam ist: Sie kommen nicht vorbei am digitalen Wandel. Und: Sie vergessen oft ihre HR-Abteilungen beim Digitalisierungsprozess. Dabei birgt gerade die Personalabteilung riesiges Potenzial, um die gesamte digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben.

Human Ressource bildet Schlusslicht bei der Digitalisierung

Digitalisierungsprozesse im Unternehmen liegen auch in den Händen der HR-Abteilungen, da deren Mitarbeiter maßgeblich daran beteiligt sind, neue Talente zu suchen, Personal zu organisieren, zu fördern und weiterzubilden. Die Arbeit der Personaler fängt also beim Recruiting an und hört bei der Weiterbildung noch lange nicht auf. Doch während die Produktion sich schon cloudbasiert mit augmented reality, dem Internet of Things oder vernetzten Supply Chains beschäftigt, versinkt die Personalabteilung oftmals noch unter Papierbergen, oder hantiert mit Excel-Listen herum und pflegt unzählige Jobbörsen per Hand.
Hier liegt der Schmerzpunkt: Die HR-Abteilungen werden bei der Digitalisierung vergessen und nicht mit dem nötigen Handwerkszeug ausgestattet. Aber eine Personalabteilung, die noch in den Prozessen der Vergangenheit steckt, kann nur unzureichend dafür sorgen, das Unternehmen und bestehende Mitarbeiter fit zu machen für die Digitalisierung. Das gilt insbesondere bei der Akquise und Einbindung junger Mitarbeiter. Das ergab nun eine Studie der EBS Business School zusammen mit dem Digitalverband Bitkom. Unter 100 befragten Personalreferenten aus verschiedenen Branchen gaben die meisten an, dass in ihrem Unternehmen die Digitalisierung der Personalabteilung kein eigenständiges Projekt ist. Das Paradoxe daran: Die mangelnde Wandlungsfähigkeit liegt wohl am Personalmangel selber. Die HR-Mitarbeiter haben schlicht und ergreifend zu viel zu tun, um sich auch noch um neue Prozesse und Tools zu kümmern. Der Treiber muss daher von „Oben“ kommen. 90% der befragten Mitarbeiter sind schließlich der Meinung, dass die digitale Arbeitswelt nicht mit bestehenden Strukturen in ihrem Unternehmen vereinbar ist. Hierarchiedenken und das Festhalten an gewohnten Strukturen sorgen dafür, dass digitale Prozesse nicht durchgesetzt werden. Wie immer ist also auch die die digitale Transformation der HR ein Kulturwandel.

Wie eine digitale HR-Abteilung Ihre Probleme löst

Die Mitarbeiter der Personalabteilungen sind von der administrativen Tätigkeit und den sich immer ändernden rechtlichen Rahmen, wie z.B. der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die ab dem 26. Mai in Kraft tritt, und ineffizienten Prozessen so beschäftigt, dass sie gar keine Zeit haben, sich auf die strategischen Themen wie Gewinnung neuer Mitarbeiter oder die produktive Nutzung von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Generationen zu widmen. Deswegen ist die Digitalisierung, zum Beispiel die Einrichtung einer elektronischen Personalakte, eine Voraussetzung dafür, sich mit nachhaltigen Strategien zu beschäftigen.
Schauen wir in die Zukunft, sehen wir das wichtigste Problem: den Fachkräftemangel. Längst sind im „War for talents“ die Mitarbeiter zu einer der wichtigen Ressource geworden, wenn es um Wettbewerbsvorteile geht. Beim Stichwort Employer Branding möchten die Personalabteilungen dafür sorgen, dass ihr Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird, um die besten Talente für sich zu gewinnen.
Es liegt auf der Hand, dass Personalakten in Papierform, analoge und dezentralisierte Prozesse die Effizienz in einer HR-Abteilung behindern können. Plötzlich sind Daten nicht mehr auffindbar oder fehlerhaft. Besonders, wenn Unternehmen wachsen, werden analoge, zeitaufwändige Prozesse schnell zum Problem. Während Sie noch Ihre Bewerber in Excel-Listen eintippen, haben die sich schon längst für ein anderes Unternehmen entschieden. Weiterbildungen sind nicht mehr adäquat für die Generation der „digital natives“ oder sie verlieren einfach den Überblick über aktuelle Stellenausschreibungen auf den unzähligen Jobbörsen.

Fazit

In digitalisierten Prozessen haben Sie die Möglichkeit, alle Daten zentral an einem Speicherort, von überall aus einzusehen und zu bearbeiten. Recruiting Tools strukturieren die Talentsuche und darüber hinaus können sämtliche Prozesse, vom Onboarding bis zur automatischen Zeugniserstellung, einfach und schnell geregelt werden. Alle Daten sind jederzeit auffindbar und Compliance-Richtlinien werden eingehalten. Sie sparen Zeit und Kosten im Unternehmen. Außerdem bekommen Sie zufriedene Mitarbeiter, deren Routine-Anliegen – ob es die Urlaubsgenehmigung ist, die Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder die Reisekostenabrechnung – schnell bearbeitet werden können. Zu guter Letzt bleibt Ihnen die Zeit, strategische Aufgaben anzugehen.
Im Hinblick auf die digitale Transformation tun sie Gutes daran, wenn sie Ihre HR-Abteilung nicht vergessen, denn diese liefert Ihnen die neuen Talente und ist obligatorisch beim unternehmerischen Erfolg.

Change Management: EASY FIT erfolgreich beendet

2014 hat EASY das Transformationsprogramm EASY FIT gestartet, mit dem Ziel, Kunden und Partner optimal zu unterstützen, mit besseren Produkten und effizienteren Prozessen und Strukturen. Das Programm umfasst neben der Verbesserung von Arbeitsprozessen vor allem eine zukunftsorientierte und langfristige Veränderung der Denk- und Unternehmenskultur in der EASY Gruppe. Drei Jahre nach dem Start fällt die Bilanz eindeutig aus: EASY FIT ist nicht nur planmäßig sondern vor allem erfolgreich ausgelaufen.

In Summe hat EASY ein umfangreiches Maßnahmenpaket mit Change Management-Maßnahmen für die Bereiche Vertrieb, Neuprodukte, Partner-Portfolio sowie Prozessverbesserungen geschnürt. Die für Kunden wohl sichtbarste Maßnahme war die Neuausrichtung der Produktlandschaft. So ging EASY mit der Entwicklung der heute bestens etablierten, modular aufgebauten Produkt- und Service-Suiten neue Wege und nahm sich mit dem Thema Cloud-Integration eines weiteren Business-Enablers erster Güte an.

 

Strukturen und Prozesse optimiert

Gleichzeitig stellte sich EASY organisatorisch neu auf, verbesserte Strukturen und sorgte für klare Zuständigkeiten. Die EASY SOFTWARE AG konzentriert sich nun auf die Bereitstellung von Produkten, standardisierten Lösungen und Services – und damit auf alles, was Partner und die EASY Landesgesellschaften benötigen, um Kunden optimal und zukunftssicher zu betreuen. Für die Kundenangebote von EASY gilt: „ergänzen statt ersetzen“. EASY stellt für Partner und Landesgesellschaften entsprechende Produkte und Services zur Automatisierung von Content-orientierten Prozessen bereit.

Die EASY SOFTWARE Deutschland GmbH und die EASY Töchter in England, Österreich und der Türkei sind für die Beratung und Bereitstellung von Lösungen vor Ort verantwortlich. Die EASY Enterprise Services GmbH als Tochter der AG hat sich wie vorgesehen zum erfolgreichen Motor für Produkte der SPIRIT Suite entwickelt.

 

Auf dem Weg zum Lösungsanbieter

Zudem löst EASY im eigenen Haus nach und nach eine Vielzahl alter IT-Systeme ab und ersetzt eine heterogene Applikationslandschaft durch eine agile IT-Architektur, die auf die eigenen Cloud-Lösungen ebenso setzt, wie auch auf SAP und MS Office aus der Cloud. Kurzum: EASY vereinfacht innerbetriebliche Prozesse mit dem Ziel, noch stärker die Transformation vom Technologiezulieferer oder Infrastrukturanbieter zum Lösungsanbieter zu vollziehen. EASY geht also mit gutem Beispiel voran in die Cloud – und Kunden und Partner profitieren.

 

Gestärkte Netzwerke, qualifizierte Mitarbeiter

Auch die gezielte Akquisition von Know-how und Markt-Power war Bestandteil von EASY FIT: Die Übernahme des Geschäftsbereiches Enterprise Content der Schleupen AG etwa stärkte das Partnernetzwerk und die Betreuung von Kunden vor Ort: Mehr als 60 Partner konnte EASY an sich binden.

Bei all diesen Veränderungen galt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besonderes Augenmerk. Sie auf dem Weg des Wandels mitzunehmen, war eine der bedeutendsten Aufgaben. EASY hat sie gemeistert – nicht zuletzt mit Hilfe einer attraktiven Firmenkultur und gezielter Qualifizierung. Keine Frage, EASY hat als Arbeitgeber an Attraktivität gewonnen. In Zeiten, in denen Fachkräfte gerade im IT-Bereich mit allen Mittel umworben werden, konnte das Unternehmen viele hochqualifizierte Menschen für sich gewinnen. Allein im Jahr 2017 stießen knapp 20 neue Kolleginnen und Kollegen für die Lösungsbereitstellung zum Team hinzu.

 

Agiles Content Marketing

Schließlicht schlägt EASY auch im Marketing neue Wege ein. Zu den wesentlichen Zielen gehört es, die Markenidentität zu schärfen und insbesondere in den digitalen Kanälen konsequent und agil Präsenz zu zeigen. Bei der neuen Content-Marketing-Strategie geht es aber auch darum, zusätzliche Kundengruppen von EASY zu überzeugen. Angesichts des veränderten Kundenverhaltens – Angebote sollen jederzeit auffindbar und verfügbar sein, die Aufmerksamkeitsspanne ist hingegen hart umkämpft – gilt es individuelle, relevante und prägnante Inhalte an den Stellen anzubieten, an denen sich Kunden informieren. Denn wie für viele andere Unternehmen auch gilt für EASY: Diese Form der Kunden- und Interessentenansprache bietet große Chancen weiterhin am Markt erfolgreich zu sein.

Mitarbeiter mit Tablett plus App - der Cloud Service arbeitet im Hintergrund

Die cloudbasierte Field-Service-App der EASY SOFTWARE AG

Die Digitale Transformation greift allerorten um sich. Chancen & Wettbewerbsvorteile entstehen gerade jetzt. Hat auch Ihr Unternehmen bereits die notwendigen Voraussetzungen geschaffen, um mobile Devices im Geschäftsalltag zu nutzen? Hier sind schnelle Innovationen gefragt. Ihre Wettbewerber sind vielleicht schon unterwegs.

 

Chancen & Vorteile der Apps und Cloud Services

Gerade im Bereich des Field Service, im Facility Management, im Kundendienst sowie bei der Wartung von Maschinen und Anlagen lassen sich schnell Mehrwerte durch den Einsatz mobiler Applikationen erzielen.

Durch die Integration von Arbeitsaufgaben in mobile Anwendungen lässt sich eine maximale Beschleunigung der Arbeitsprozesse erreichen. Ein klarer Pluspunkt. Ebenso behalten einmal formulierte Arbeitsvorgänge ihre Kontur. Das gilt natürlich branchenübergreifend. Digitale Services sind anschmiegsam und anpassbar.

 

Ausgangssituation: weg vom Papier

Benutzen Ihre Mitarbeiter auch noch Klemmbretter, Aktenmappen, Checklisten und dergleichen? Die daraus folgenden Probleme sind bekannt: Mitarbeiter im Außendienst haben nicht immer die richtigen Dokumente am richtigen Ort, zur richtigen Zeit verfügbar; ausgefüllte Dokumente gehen verloren oder sind durch Missgeschicke nicht mehr lesbar. Schlimmstenfalls könnte es hier zu Kundenbeschwerden kommen. Vermeidbar ist diese Situation dank mobiler Apps.

 

Die Field-Service-App auf Basis der EASY Cloud Platform für Techniker, Field Service Mitarbeiter und Monteure

Statten Sie Ihre Mitarbeiter doch lieber mit einer mobilen Applikation aus. Smartphones oder Tablets gibt es mittlerweile bei kleinen und großen Anbietern wie Sand am Meer. Für jeden Bedarf das richtige Device. Jetzt benötigen Ihre Mitarbeiter nur noch die passende Applikation für die Verrichtung der Tätigkeiten und Aufgaben – die Field-Service-App der EASY SOFTWARE AG.

 

Installation und/oder Wartung von Maschinen, Anlagen und Gegenständen

Durch die Integration von diversen Backend-Systemen wie ERP, Warenwirtschaft, CRM und Produktion stehen Ihnen in der Service-App alle Daten über den zu installierenden oder zu wartenden Gegenstand direkt am Ort des Einsatzes zur Verfügung.

  •  Seriennummern, technische Daten etc. sind dem Mitarbeiter direkt verfügbar
  •  Arbeitsaufträge können fernab der Arbeitszentrale angenommen werden
  •  Vordefinierte Checklisten via Service-App geben eine klare Leitlinie
  •  Die Historie des Gegenstandes stets im Blick: Wer hat wann was getan?

Die Daten stehen selbstverständlich durch Synchronisation auch offline zur Verfügung. So spielt die aktuelle Qualität des Funknetz keine Rolle. Nach erledigter Arbeit werden direkt alle Daten an die angebundenen Backend-Systeme zurückgespielt, aktualisiert und weitere Verarbeitungsprozesse für Produktion oder kaufmännische Abrechnung können direkt und ohne Zeitverlust gestartet werden.

 

Ihr Business Value

  •  Beschleunigung der Arbeitsprozesse in Erfassung, Verarbeitung und Übertragung
  •  Zusammenfassung aller Daten in einer App
  •  Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit
  •  Geräteunabhängige Verfügbarkeit (iOS/Android)
  •  Qualitätssteigerung durch Fehlerreduzierung
  •  Beschleunigung von „Work to Cash“
  •  Transparenz und Kostenreduktion bei mehr Umsatzpotential

 

Fazit

Klar ist, dass eine umfassende mobile Strategie selten „von der Stange“ kommt. So bleibt es für Unternehmen ratsam, mit einem fachwissenden Partner zusammenzuarbeiten, der eine umfassende mobile Platform-Strategie beraten und begleiten kann. So werden Hürden rechtzeitig erkannt und überschritten.

Die EASY SOFTWARE ist genau dieser Partner Ihrer Wahl. Auf Basis der EASY Cloud Platform haben wir vielfältige Erfahrungen zur Entwicklung von mobilen Applikationen und mobilen Strategien sammeln können. Große deutsche Unternehmen vertrauen uns und nutzen unsere mobile Applikationen zur Steigerung der Field Service Qualität.

 

 

Vertrauen auch Sie auf uns… Wir denken Sie voraus!

Purchase2Pay: EASY schließt Lücken im SAP-Umfeld

Der Beschaffungsprozess stellt sich in vielen Unternehmen, die SAP einsetzen, ähnlich komplex dar. EASY PCM Lösungen reduzieren hier den Komplexitätsgrad und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, mobiler, effizienter und schneller zu arbeiten. Und: Sie sorgen für mehr Transparenz. Je nach Installation bereits heute lückenlos, von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung, wie EASY auf der EASY WORLD berichtete.

 

Vielzahl an Prozessen

Viele Prozesse greifen ineinander, damit eine Bestellung getätigt, eine Lieferung entgegengenommen und eine Rechnung bezahlt werden kann. Die Mitarbeiter des Einkaufs, der Fachabteilungen und der Buchhaltung befassen sich mit der Meldung, Prüfung und Bewilligung von Bedarfen. Die Anforderung, Bearbeitung und Freigabe von Angeboten findet hier ebenso statt; wie die Auswahl der Lieferanten und die Erstellung der entsprechenden Verträge. Nicht zuletzt gehören auch die Rechnungsprüfung und Buchung dazu. Bei alldem gilt: Mehrere Systeme verarbeiten und erzeugen Daten. Die zentralen SAP-Anwendungen bilden vieles ab. Aber: So mancher vorgelagerter und nachgelagerter Prozess wird nicht ausreichend oder an verschiedensten Stellen dokumentiert und gespeichert.

 

Verträge und Eingangsrechnungen leichter managen

Hier kommt die gute Nachricht: EASY arbeitet daran, eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesse zu ermöglichen, Datensilos abzuschaffen und Informationslücken zu schließen. Auf Basis der Plattform Process2Design stehen zwei voll in SAP integrierte Process2Go-Produkte zur Verfügung: EASY PCM Invoice Management hält Workflows und eine Archivierung für die effiziente, orts- und endgeräteunabhängige Bearbeitung von Eingangsrechnungen bereit. EASY PCM Contract Management behält den Überblick über alle Verträge, erinnert an Fristen und holt bestehenden Verträge mittels Knopfdruck auf den Bildschirm. Extrem schnell zu implementieren, erweisen sich die beiden Lösungen als ein Turbo für die Organisation. Hinzu kommt: Schon bald werden sie mit der neuen SAP Fiori-Oberfläche bereitstehen.

 

Individuelle Ergänzungen für die ganzheitliche Sicht

Doch es geht noch mehr, zeigen Kundenprojekte. So implementierte EASY im Kundenauftrag bereits Templates für die BANF-Erstellung und -Bearbeitung sowie für die Purchase-Order und ein umfassendes Procurement Management. Sie erlauben im Zusammenspiel von SAP mit dem Invoice- sowie dem Contract Management, was auf der Wunschliste vieler Unternehmen steht: Eine ganzheitliche Sicht auf alle am Beschaffungsprozess beteiligten Prozesse, inklusive Dokumentation und Archivierung mit Hilfe einer zentralen Instanz.

 

Ein deutliches Plus an Transparenz und Schnelligkeit ist die Folge. Auch erlaubt die volle Purchase2Pay-Prozessunterstützung ein ganzheitliches Reporting. Weitere Informationen zum Thema  finden Sie hier.

„Schmerzpunkte sind die Treiber, Strategien die Medizin.“

Auf der EASY WORLD 2017 feierte die Innovation Lounge ihre Premiere als Forum für die digitale Transformation von Unternehmen. Wie geht das überhaupt? Worauf ist zu achten? Warum eine digitale Agenda? Über diese und andere Fragen sprachen Thomas Cziesla und Gottfried Oster von der EASY Strategieberatung beyond mit vielen Besuchern der Innovation Lounge. Worum ging es noch?

 

Hallo Thomas, hallo Gottfried. Wie fällt euer Fazit zur Innovation Lounge aus?

Thomas: Die Gespräche haben uns gespiegelt, wie wichtig das Thema ist. Es betrifft so gut wie jeden, und das nicht erst in einem Monat oder einem Jahr, sondern heute. Offenbar ist der Weg zur digitalen Transformation ein Thema, das viele Unternehmen bewegt. Insoweit hätten wir uns in der Lounge noch etwas mehr Resonanz gewünscht.

Gottfried (lachend): Die kam auf jeden Fall zu unseren ockerfarbenen Schuhen…

Was hatte es denn damit auf sich?

Thomas: Wir wurden schon lange nicht mehr so beneidet, von wegen bequemes Schuhwerk. Die Sneakers sind kein Protest gegen die Kleiderordnung der EASY WORLD oder gar ein Appell, zur Turnschuh-Administration zurückzukehren…

… sondern?

Thomas: Die Sneakers symbolisieren aktuelle Megatrends – hier, wenn man so will, die Möglichkeiten individualisierter Produkte innerhalb der Massenproduktion, etwa mittels 3D-Druck. Wir haben uns die Schuhe kurzentschlossen selbst designt und ganz bewusst die Farbe unseres beyond Auftritts dafür ausgesucht.

So wird natürlich ein Schuh daraus… Gab es zentrale Diskussionspunkte in der Innovation Lounge?

Thomas: Zunächst einmal war die Innovation Lounge ein Angebot, eine Einladung mit uns in den Dialog zu kommen und zu diskutieren. Zum Thema Digitalisierung existiert eine Unmenge an Studien. Wenn man die übereinanderlegt, haben Ende 2017 drei Viertel aller Unternehmen eine digitale Agenda.

Deckt sich das mit euren Eindrücken?

Thomas: Natürlich hatten unsere Gesprächspartner Strategien und Ideen für die Zukunft. Dort wurde der Wandel deutlich. Doch es geht um mehr. Es geht neben dem eigenen Produktportfolio um Veränderung in der Gesellschaft, im Verhalten von Mitarbeitern bei den Kunden. Es gibt weitere Hürden der digitalen Transformation, die mit Strukturen und dem daraus resultierenden Verhalten von Mitarbeitern zu tun haben. Und es geht darum, dass die Geschwindigkeit der Veränderung weiter zunimmt.
Daher braucht es nach unserem Verständnis für alle Mitarbeiter und alle Entscheidungen eine Basis und einen Handlungsrahmen. Das nennen wir eine digitale Agenda. Diese muss dann aber auch formuliert und allen Mitarbeitern bekannt sein.

Welche Frage stand zentral im Mittelpunkt?

Thomas: Ganz klar: Wie bekomme ich Projekte in eine Strategie eingebettet? Anders formuliert: Projekte finden natürlich weiterhin vor allem dort statt, wo der Handlungsbedarf am größten ist – aber eben oft nicht eingebettet in eine digitale Agenda. Ein konkretes Beispiel lässt sich so formulieren: Wie schaffe ich Voraussetzungen dafür, nicht nur den einzelnen HR-Prozess (z.B. einen Onboarding-Prozess) zu sehen? Wie stelle ich mich als Unternehmen so auf, dass es grundsätzlich leichter fällt, HR-Prozesse anzupassen und zu optimieren – indem ich Automatismen einbaue und für die Mitarbeiter leichter erreichbar mache?

Um den Prozess der digitalen Transformation zu verdeutlichen, arbeitet ihr mit einer Grafik?

Gottfried: Ja, die Verbildlichung der „digitalen Agenda“. Sie zeigt trotz des hohen Komplexitätsgrades sehr gut, wie ein traditionelles Unternehmen den Weg zu einem digital vernetzten Unternehmen meistert. Hierbei ist die Standortbestimmung – wo stehe ich gerade mit einem Unternehmen (Beginner, Explorer, …)? – eine wesentliche Voraussetzung. Sie dient dazu, unter Beachtung der Trends und dem Verhalten des Unternehmens genau festzulegen, wie die digitale Transformation gestaltet werden muss.

Ist es denn überhaupt möglich, hierauf eine eindeutige Antwort zu geben?

Gottfried: Wir denken ja. Die wichtigsten Treiber sind neben dem Tempo, mit dem neue Herausforderungen auf uns zu kommen, Flexibilität und Agilität, um diese umsetzen zu können. Unserer Einschätzung nach passt die EASY Cloud Platform genau in diese Anforderungen hinein. Sie hat das Potenzial, komplexe Unternehmensstrukturen zu verbinden und flexibel auf schnelle Prozessänderungen zu reagieren.

Warum habt ihr euren Auftritt eigentlich beyond genannt?

Gottfried: beyond lässt sich sinngemäß mit „darüber hinaus schauen“ übersetzen. Das bringt das Thema nach unserem Verständnis gut auf den Punkt. Thomas hat ja vorhin das Beispiel aus dem Bereich HR genannt. Es reicht für eine erfolgreiche digitale Transformation eben nicht, sich einen einzelnen Vorgang anzusehen. Vielmehr geht es um das große Ganze – sprich: Um darüber hinaus zu schauen, muss man oftmals einen Schritt zurücktreten. beyond setzt an der Unternehmensstrategie und deren Zielen an. Wir nutzen die digitale Agenda als Handlungsrahmen für die digitale Transformation. Und hier haben wir als EASY starke Antworten.

Was ist bei dir zur Innovation Lounge am stärksten haften geblieben?

Gottfried: Alle Besucher, die bei uns waren, hatte großes Interesse an dem Thema. Das hat uns darin bestätigt, dass das Thema eine immense Relevanz besitzt. Das war sehr erfreulich. Auch fühlen wir uns bestätigt, gemeinsam mit den Unternehmen zukunftssichere Ansätze zu entwickeln. Das bedeutet allerdings auch, flexibel zu bleiben, um mit der wachsenden Geschwindigkeit Schritt halten zu können. Unsere Einladung lautet daher: Nutzen Sie uns, damit Sie Digitalisierung nicht nur erleben, sondern aktiv für Ihr Unternehmen gestalten.

EASY Cloud Platform: So meistern Unternehmen die digitale Transformation

Die EASY SOFTWARE AG unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation ab sofort mit der EASY Cloud Platform. Sie integriert mit Hilfe nativer Cloud-Applikationen und Schnittstellen vorhandene Infrastrukturen und verbindet Menschen, Prozesse und Systeme. Der simple Gedanke dahinter: Bieten, was sich Menschen im Geschäftsleben wünschen: einfache, mobile Lösungen, überall und mit Hilfe von Cloud Services.

Marktanalysen zeigen: Der nächste Schritt der Digitalisierung bedeutet vor allem, dass Anwender Zugriff auf Daten, Ressourcen und Prozesse erwarten – immer und überall. „Schneller, effizienter und mobiler zusammenarbeiten sind klare Paradigmen moderner Zusammenarbeit“, weiß Marcel Rosenbaum. Er hat die EASY Cloud Platform zusammen mit seinem Team entwickelt.


„Die EASY Cloud Platform beschleunigt Innovationen.“

„Die EASY Cloud Platform beschleunigt Innovation mit Hilfe von Applikationen und integriert Business Software, Internet of Things (IoT) und soziale Netzwerke“, erklärt Rosenbaum weiter. „Sie vereinfacht Geschäftsprozesse, verbessert die User Experience, die Effektivität und die Produktivität. Dies gelingt ihr, ohne dass man sich bei der Integration über Abhängigkeiten von Legacy-Systemen Gedanken machen müsste“, so der EASY Experte.


Die Lösung: Geschäftsprozesse in der Cloud abbilden

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Unternehmensprozesse flexibler zu gestalten und zu vernetzen – etwa für Mitarbeitern im Außendienst oder in der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden. Mit der neuen EASY Cloud Platform steht dafür nun eine leistungsfähige Lösung zur Verfügung. Mit ihr ermöglicht EASY SOFTWARE dokumentenintensive Geschäftsprozesse in der Cloud abzubilden. Auch lassen sich mit der Lösung Prozesse aus der Cloud koordinieren, steuern und mobil verfügbar machen.


Große Integrationskraft

Hierfür stellt die Plattform Standard-Applikationen und Schnittstellen bereit, die unterschiedlichste Business-Anwendungen und Systeme integriert. Die EASY Cloud Platform setzt auf so genannte Software Development Kits (SDKs). Mit ihrer Hilfe lassen sich rasch individuelle, native Cloud-Applikationen für nahezu alle Endgeräte, Browser und Systeme bereitstellen. In Summe bilden die Cloud-Anwendungen Geschäftsprozesse so vollständig ab.


Platform-as-a-Service-Lösung

Ein weiteres Merkmal der EASY Cloud Platform: Sie ist als investitionsschonende Platform-as-a-Service-Lösung konzipiert. Mit dieser Architektur bietet sie Unternehmen optimale Voraussetzungen, die eigene IT-Infrastruktur agil, effizient und zukunftsfähig weiterzuentwickeln. Denn die EASY Cloud Platform erleichtert die Anbindung und Integration von Backend-Systemen massiv, ebenso wie die Einbindung vielfältiger Devices. Wie? Sie arbeitet endgeräte-, system- und browserübergreifend.


Höchste Daten- und Ausfallsicherheit

Doch die EASY Cloud Platform ist nicht nur Speicher für ein Archiv oder zentrale Entwicklungs- und Integrationsinstanz. Sie ist zugleich Bindeglied zwischen bislang getrennten Systemen. Dies gilt beispielsweise für die Verknüpfung von Enterprise-Resource-Planning- (ERP) oder Enterprise-Content-Management-Tools (ECM). Anwender können sich dabei auf höchste Daten- und Ausfallsicherheit verlassen. Die EASY Cloud Platform betreibt der Mülheimer Software-Hersteller in einem ISO-zertifizierten, deutschen Rechenzentrum.


„Ein erster Schritt…“

Ihre offizielle Premiere feierte die EASY Cloud Platform auf der EASY WORLD 2017 am 13. und 14. September in Mülheim. Willy Cremers, Vorstandssprecher EASY SOFTWARE AG, bezeichnete die EASY Cloud Platform als ersten Schritt in dieses Marktsegment und fügte hinzu: „EASY arbeitet bereits an weiteren Angeboten.“

Mehr zur EASY Cloud Platform

Überstunden: „Immer mehr“ – wirklich unvermeidlich?

Gefühlt klagen immer mehr Menschen über immer größere Belastungen am Arbeitsplatz. Häufige Folgen: Burnouts, hohe Fehlerquoten, Ineffizienzen. Die naheliegende Frage – gerade in Zeiten wachsender Digitalisierung und Automatisierung von Arbeit: Muss das sein?

Schauen wir uns einmal ein paar Zahlen an – die Überstunden zum Beispiel. Im Jahr 2016 schoben die Deutschen tatsächlich mehr Überstunden als im Vorjahr. Laut Nürnberger Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung stieg ihre Gesamtzahl bundesweit auf 820,9 Millionen Stunden. Das waren 56 Millionen mehr als 2015 und knapp 21 Stunden auf jeden Arbeitnehmer. Erschreckend? Es kommt noch dicker: Das waren nur die entlohnten Überstunden. Die unbezahlten schlagen mit zusätzlichen 941,2 Millionen zu Buche, 24 pro Arbeitgeber und 1,6 Millionen mehr als im Vorjahr.

 

Krankenstand auf Rekordniveau

Wenig überraschend vor diesem Hintergrund: Bereits das erste Halbjahr 2016 war ein Rekordjahr in Sachen Krankschreibungen, jedenfalls laut DAK. Die Kasse verzeichnete den höchsten Stand seit 20 Jahren. Annähernd 40 Prozent aller Arbeitnehmer waren mindestens einmal krankgeschrieben – und immer häufiger sind psychische Leiden der Grund. Auch wenn Zahlen für das gesamte Jahr noch fehlen – es gibt keine Anzeichen, dass sich die Situation in den beiden letzten Quartalen verbessert hat.

 

Chronischer Stress schwächt

Nein, es bleibt beim Altbekannten: chronischer Stress schwächt unser Immunsystem. Auch Überlastung oder das Gefühl, die Menge an Arbeit nicht schaffen zu können, leisten dem Burnout offensichtlich Vorschub. Bloß: Warum ändern wir nichts daran, obwohl wir das wissen?

 

Gegensteuern mit Collaboration Tools

Möglichkeiten gibt es einige. Das beginnt auf der individuellen Seite mit Programmen zum Stressabbau oder Seminaren für Führungskräfte, wie sich ein Team effizient und gut führen lässt. Aber es gibt auch die organisatorische Seite – Collaboration Tools erleichtern die Zusammenarbeit selbst bei weit verstreuten Teams. Enterprise Mobility hilft, Zeit besser auszunutzen. Digitale Akten, Dokumentenmanagement und Workflows übernehmen stupide und ineffiziente Prozesse und beschleunigen die Suche nach Dokumenten und Informationen. Dosiert und kombiniert man solche Tools richtig und individuell, lässt sich die Zahl der Überstunden zweifelsohne senken – und damit auch Stress und möglicherweise die Zahl der Krankheitstage.