EU-DSGVO und Digitalisierung: es gibt viel zu lernen

Sind Sie fit für die EU-DSGVO?

Wo landen meine Daten eigentlich? Und wie kann ich sie wieder löschen, wenn ich möchte? Die wirtschaftliche Bedeutung von Daten steigt konstant. Das spüren wir an vielen Stellen im täglichen Leben – Selbst wenn ich meine Daten sparsam herausgebe, ganz vermeiden lässt sich das nun mal nicht. Es ist Zeit für einen weiteren Schritt: ein europäisch harmonisierter  Datenschutz.

Was ist die EU-DSGVO?

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) müssen Unternehmen spätestens bis zum 25. Mai 2018 umsetzen. Sie regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, also alles, was eine Person identifizierbar macht: Name, Adresse, Arbeitsplatz, aber auch die IP-Adresse. Unternehmen, die mit diesen Dateien arbeiten und diese automatisch in IT-Systeme speichern, sind von der neuen Verordnung betroffen. Keine Regel ohne Ausnahme: Mein Kollege und EASY Rechtsexperte Rainer Berndt berichtete darüber schon auf easy.de. Auch wenn allgemeine Grundsätze im Datenschutzrecht  gleich geblieben sind, werden sie jetzt doch in (viel) strengeren Vorschriften konkret umgesetzt.

Was sind die Ziele der EU-DSGVO?

In erster Linie soll sie Personen schützen. Das sind Ihre Kunden, Verbraucher, Arbeitnehmer oder Lieferanten. Wünschen diese Auskunft über ihre Daten, muss Ihr Unternehmen jetzt in der Lage sein, innerhalb von kürzester Zeit Auskunft zu geben. Zu den auskunftspflichtigen Informationen zählen Verarbeitungszweck, Kategorie, Datenempfänger, geplante Speicherdauer und Herkunft der Daten. Außerdem haben Ihre Kunden ein Recht auf Löschung und Berichtigung der Daten sowie ein Widerspruchsrecht, das sie jederzeit in Anspruch nehmen können. Übrigens: Speichern dürfen Unternehmen nur personenbezogene Daten, die einen Zweck erfüllen. Die Datenspeicherung auf Vorrat und das Verschicken von Newslettern und Werbung  – ohne vorherige Einwilligung der Empfänger – ist nun Sanktionen unterworfen.

Checkliste für die Umsetzung der EU-DSGVO

Wie EU-DSGVO-konform ist Ihr Unternehmen eigentlich? Hier ein paar Tipps:

Dokumentieren und Anpassen

Dokumentieren Sie alle Prozesse in einem Verarbeitungsverzeichnis, wo und in welcher Form Sie personenbezogene Daten erheben, speichern oder löschen. Passen Sie diese Prozesse an. Ein Beispiel: Kennen Sie das Double Opt-in-Verfahren für Ihren Newsletter? Dieses regelt einen Datenschutz-konformen Einwilligungsprozess.

Implementieren und Schützen

Implementieren Sie in Ihren IT-Systemen ein Datenschutz-Management, das außerdem auch ein Verfahren zur Löschung der Daten beinhaltet, falls der Verwendungszweck entfällt oder die Betroffenen ihr Widerspruchsrecht ausüben.

Kontrollieren und Berichten

Kontrollieren Sie die Vorgaben der EU-DSGVO fortlaufend und sorgfältig. Verantwortliche haften nämlich gegebenenfalls auch persönlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Betroffenen Auskunft darüber geben können, wie und welche Daten Ihr Unternehmen speichert. Auch hier müssen Sie Fristen einhalten.

Sie können diese Punkte abhaken? Dann sind Sie bereits auf gutem Wege, die Datenschutzgrundverordnung in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu implementieren. Eine ausführliche Darstellung bietet übrigens der Digitalverband Bitkom. Falls Sie von diesen Dingen bislang nichts gehört haben, rate ich dringend, sich damit eingehend zu befassen. Ist ihr Unternehmen bis Ende Mai 2018 nämlich nicht EU-DSGVO-konform, drohen Strafen in einer Höhe, die man schon als existenziell bezeichnen kann. Sie riskieren es außerdem, Kunden zu verlieren, die dann möglicherweise zu einem Ihrer Wettbewerber wechseln.

Die Vorteile der EU-DSGVO für Ihr Unternehmen

Die EU-DSGVO vereinheitlicht zum einen den europäischen Flickenteppich des Datenschutzes und minimiert Datenmengen. Durch die Regelungen wird die EU-DSGVO einen gar nicht so kleinen Beitrag leisten, Hemmnisse für ein Cloud basiertes Arbeiten weiter abzubauen. Womöglich erschließen Sie dadurch für Ihr Unternehmen neue Geschäftsfelder.

Die EASY SOFTWARE AG sorgt übrigens dafür, dass das Unternehmen selbst und Ihre Produkte EU-DSGVO-konform sind.

Thomas Cziesla ist Leiter der Corporate Strategic Consulting und berät Ihr Unternehmen gerne auf Ihrem Weg zur Digitalisierung.

Überstunden: „Immer mehr“ – wirklich unvermeidlich?

Gefühlt klagen immer mehr Menschen über immer größere Belastungen am Arbeitsplatz. Häufige Folgen: Burnouts, hohe Fehlerquoten, Ineffizienzen. Die naheliegende Frage – gerade in Zeiten wachsender Digitalisierung und Automatisierung von Arbeit: Muss das sein?

Schauen wir uns einmal ein paar Zahlen an – die Überstunden zum Beispiel. Im Jahr 2016 schoben die Deutschen tatsächlich mehr Überstunden als im Vorjahr. Laut Nürnberger Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung stieg ihre Gesamtzahl bundesweit auf 820,9 Millionen Stunden. Das waren 56 Millionen mehr als 2015 und knapp 21 Stunden auf jeden Arbeitnehmer. Erschreckend? Es kommt noch dicker: Das waren nur die entlohnten Überstunden. Die unbezahlten schlagen mit zusätzlichen 941,2 Millionen zu Buche, 24 pro Arbeitgeber und 1,6 Millionen mehr als im Vorjahr.

 

Krankenstand auf Rekordniveau

Wenig überraschend vor diesem Hintergrund: Bereits das erste Halbjahr 2016 war ein Rekordjahr in Sachen Krankschreibungen, jedenfalls laut DAK. Die Kasse verzeichnete den höchsten Stand seit 20 Jahren. Annähernd 40 Prozent aller Arbeitnehmer waren mindestens einmal krankgeschrieben – und immer häufiger sind psychische Leiden der Grund. Auch wenn Zahlen für das gesamte Jahr noch fehlen – es gibt keine Anzeichen, dass sich die Situation in den beiden letzten Quartalen verbessert hat.

 

Chronischer Stress schwächt

Nein, es bleibt beim Altbekannten: chronischer Stress schwächt unser Immunsystem. Auch Überlastung oder das Gefühl, die Menge an Arbeit nicht schaffen zu können, leisten dem Burnout offensichtlich Vorschub. Bloß: Warum ändern wir nichts daran, obwohl wir das wissen?

 

Gegensteuern mit Collaboration Tools

Möglichkeiten gibt es einige. Das beginnt auf der individuellen Seite mit Programmen zum Stressabbau oder Seminaren für Führungskräfte, wie sich ein Team effizient und gut führen lässt. Aber es gibt auch die organisatorische Seite – Collaboration Tools erleichtern die Zusammenarbeit selbst bei weit verstreuten Teams. Enterprise Mobility hilft, Zeit besser auszunutzen. Digitale Akten, Dokumentenmanagement und Workflows übernehmen stupide und ineffiziente Prozesse und beschleunigen die Suche nach Dokumenten und Informationen. Dosiert und kombiniert man solche Tools richtig und individuell, lässt sich die Zahl der Überstunden zweifelsohne senken – und damit auch Stress und möglicherweise die Zahl der Krankheitstage.

Clever digitalisieren: Das nächste Projekt bezahlt das Land

Der deutschen Wirtschaft geht es ja grundsätzlich gut, oder? Laut einer aktuellen Einschätzung von KPMG betrug das Wachstum im vergangenen Jahr etwa 1,9% und damit so viel wie seit 2011 nicht mehr. Dazu sinkt die Arbeitslosenquote stetig und der Geschäftsklimaindex steigt kontinuierlich. Alles gut also?

Nicht ganz: Immer wieder höre und lese ich von Unsicherheiten in Bezug auf die Zukunft. Und da ist ja auch was dran: Die derzeit recht günstigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen – die Geschichte zeigt es immer wieder – sind nie von Dauer und schon gar nicht für die Ewigkeit. Gerade Unternehmen können dennoch in einer solch guten Phase in Versuchung geraten, Prozesse im Unternehmen vorübergehend zu vernachlässigen, bzw. deren Anpassung zu verschieben.


Keine Glaskugel aber…

Verständlich aber unvernünftig, denn auch wenn ich keinen Blick in die Glaskugel werfen kann, ist angesichts unserer globalisierten Welt zumindest klar, dass nicht nur die Rahmenbedingungen im Mikrokosmos eines Unternehmens sondern auch im globalen Markokosmos erheblichen Einfluss nehmen können. Und wer bitteschön kann diese Faktoren schon komplett steuern?


…Trump, Brexit, Türkei

Beispiel gefällig? Die Zinswende in den USA wurde durch die Federal Reserve eingeleitet. Und überhaupt: Wie geht die neue amerikanische Regierung in Ihrem Protektionismus weiter. Zudem brauchen wir nicht nur über den großen Teich schauen. Der Ärmelkanal reicht schon. Welche weiteren Auswirkungen wird der Brexit auf Europa, auf Deutschland und auf den Wettbewerb haben? Deutsche Exporte sind immerhin schon deutlich teurer geworden. Russland? Türkei? Was geschieht?


Unternehmen sollten reagieren

Eine naheliegende Schlussfolgerung: Mittelständische Unternehmen sollten sich in guten Zeiten besonders auf mögliche Krisen und immer härter werdenden Wettbewerb, national wie international, vorbereiten. Je effizienter und günstiger Unternehmen arbeiten können, desto besser sind sie auf Schwankungen vorbereitet und können Maßnahmen ergreifen um in schweren Zeiten stabil oder wachsend zu bleiben.


Wer soll das bezahlen, wer hat so viel Geld?

Das Land NRW und auch Bayern hat sich dazu etwas einfallen lassen. Sie unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) unter bestimmten Bedingungen bei der Digitalisierung. NRW etwa bietet eine Förderinitiative „Innovationsgutschein Digitalisierung“ an, die Firmen Zuschüsse in Höhe von bis zu 25.000 Euro zukommen lässt. Eine Innovationsförderung von bis zu 80% der Projektkosten ist möglich. Interessierten Firmen können einen Gutschein beim NRW Wissenschaftsministerium beantragen.

KMU können in Kooperation mit Forschungseinrichtungen und anderen Kompetenzträgern unternehmerische Potentiale durch die Digitalisierung identifizieren und realisieren. Eine ebenso sinnvolle wie konstruktive Aktion seitens der Politik, wie ich finde. Das ist im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Wirtschaft ja nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit.

Im Übrigen ahnen Sie sicherlich schon, wer Sie bei Ihrer Digitalisierung optimal unterstützen kann, oder? Melden Sie sich gerne bei mir: sascha.loewer@easy.de.

Digitalisierung überm Tellerrand: Bayern, BVB und Schalke vorne – Leipzig Letzter

Dass die Digitalisierung auch im Profisport dazu gehört, ist kein Geheimnis. Das trifft auch und gerade auf den Profifußball zu. Man denke nur an die Torlinientechnik hawk-eye oder die berühmt-berüchtigten Packing-Werte, also die digitale Analyse des Passspiels von einzelnen Kickern und ganzen Mannschaften.

Wie aber ist es eigentlich um den Digitalisierungsgrad der Vereine der ersten Fußball-Bundesliga bestellt? Antwort darauf gibt laut dem Fachmagazin kicker eine Auswertung der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) in Berlin. Sie hat das digitale Angebot der 18 Bundesligisten untersucht und eine Rangliste erstellt. Die Ergebnisse überraschen zuweilen und weichen in Teilen erheblichen von den sportlichen Ergebnissen der abgelaufenen Saison ab.

 

Die üblichen Verdächtigen… oder auch nicht

Okay, dass Bayern und Dortmund auch in Sachen Digitalisierung zu den Top-Teams zählen mag noch zu erwarten gewesen sein. Fans von Schalke und Wolfsburg hingegen dürften sich wünschen, dass die Profis aus Fleisch und Blut eine ähnlich gute Leistung gezeigt hätten wie die Digitalisierungsprofis in ihren Vereinen. Aber der Reihe nach und ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

 

top four in Sachen Digitalisierung…

Durch und durch professionell zeigt sich der FC Bayern in der digitalen Fan-Ansprache. „Die kontinuierlich vorangetriebene Internationalisierung der vergangenen Jahre zahlt sich aus“, urteilt Studienleiter Prof. Dr. Kawohl. So habe der Rekordmeister dank digitaler Tools bereits den chinesischen Markt erschlossen. Dortmund hingegen setzt einen anderen – für Fans sicher nicht minder attraktiven – Schwerpunkt: Der Klub ist Vorreiter in Sachen „Recruiting“. Er schreibt für Anhänger und Fans interessante Jobs online aus, Interessenten durchlaufen ein digitales Bewerbungssystem.

Schalke 04 bestätigt seinen Ruf als einzigartiger Verein auch in puncto Digitalisierung. Die Königsblauen punkten mit umfangreichen und ausgedehnten eSport-Aktivitäten und einem digitalen Bonusprogramm, mit dem sich der Klub im Herzen des Ruhrgebiets nach Ansicht der Wissenschaftler „vom Rest der Liga abhebt.“

Auch Wolfsburg zählt im Ranking der HTW Berlin zu den Top-Teams. Interaktionsmöglichkeiten, ein vorbildliches Klub-TV, Gewinnspiele, eSport-Aktivitäten, Angebote für Kinder, eine digitale Vereinschronik und die Möglichkeit, Vereinslieder im Internet herunterzuladen, machen den VfL zu einem „Top-Performer.“

 

…und ein breites Mittelfeld

In Lauerstellung dahinter: EASY Kunde Borussia Mönchengladbach. Die „Fohlen-Elf“ bespielt zahlreiche digitale Kanäle, erreicht die Angebote der vier besten Teams jedoch (noch) nicht. Dahinter folgt ein breites Mittelfeld, u. a. mit den Klubs aus Berlin, Bremen, Hamburg (nur hier gibt es das Vereinsmagazin kostenlos als E-Paper) oder Köln. Die Domstädter brachten kürzlich ein Virtual-Reality-Projekt auf den Weg: Fans sollen die Profis in der Kabine und auf dem Trainingsplatz aus einer 360-Grad-Perspektive begleiten können.

 

Der Tabellenkeller

Digitale Dunkelheit herrscht vor allem bei Leverkusen, Darmstadt, Augsburg, Freiburg und Leipzig. Wie die Analyse der HTW Berlin zeigt, fehlt es bei dem sportlichen „Überflieger“ RBL in der Ansprache von Fans an vielen Punkten. So gibt es bislang keinen Kids-Club, zudem existierte bis zum Februar 2017 nicht einmal eine Smartphone-App. Eher bieder und weitgehend innovationsfrei kommen auch die digitalen Auftritte vom SC Freiburg, dem FC Augsburg und dem mittlerweile abgestiegenen SV Darmstadt 98 daher. Sämtliche Klubs am Ende der Rangliste konnten die Wissenschaftler nicht überzeugen. Als „defensiv“ lasse sich das Angebot von Mainz 05 bezeichnen. Die Rheinhessen gehören nicht zu den digitalen Vorreitern und nehmen einen Platz im unteren Drittel der Bundesliga ein. Leverkusen spreche seine Anhänger „nur“ über die klassischen und bekannten Kanäle an. Damit landet die Werkself im digitalen Ranking gerade einmal im durchschnittlichen Mittelfeld.

 

WLAN wo bist du?

Grundsätzlichen Verbesserungsbedarf sehen die Forscher bei den WLAN-Angeboten im Stadion. Nur bei sieben Klubs gibt es einen Hotspot für den mobilen Datenverkehr. Die Nutzung von Instant Messengern sei gerade einmal bei zwei Klubs möglich.

 

Und die Moral von der Geschicht´?

Digitalisierung ist überall – auch im Fußball. Für die millionenschweren Vereine gehört die Digitalisierung eindeutig zur unternehmerischen Pflicht – gerade im Hinblick auf neue Zielgruppen und Vermarktungsmöglichkeiten im In- und Ausland. Man muss kein Prophet sein um vorherzusagen, dass sich hier in den nächsten Jahren noch einiges bewegen dürfte. Eines aber ändert sich für eingefleischte Fans auch mit der Digitalisierung nicht: Wichtig ist auf´m Platz…

HR 4.0: Wie sieht die Zukunft der Personalarbeit aus?

Schon seit einiger Zeit sind die Begriffe „HR 4.0“ oder „Personalarbeit der Zukunft“ in den Medien zu finden – sie drücken aus, dass sich die Personalabteilung vom reinen „Verwalter“ zum strategischen Partner für Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftsführung wandeln kann. Im selben Kontext fallen Begriffe wie Talent Management, (Social-) Recruiting, Employer Branding, Unterstützung bei Change-Prozessen und New Way of Work.

 

Vorhersagen gefällig?

Ich fasse die Möglichkeiten von „HR 4.0“ an einigen Stellen noch etwas weiter: Wie wäre es, wenn die Personalabteilung auf Grund statistischer Verfahren, die heute schon aus dem Bereich Predictive Maintenance – also der Vorhersage des nächsten Wartungsintervalls einer Maschine – bekannt sind, auch ihre Personal-, Weiterentwicklungs- und Nachfolgeplanung automatisieren könnten?

 

Proaktiv in drei Stufen

Über bekannte Muster und strukturiert vorliegende Informationen zum Mitarbeiter (z. B. Dauer der Firmenzugehörigkeit und Alter in Verbindung mit Änderungen am XING-Status) lässt sich z. B. maschinell voraussagen, dass ein Mitarbeiter ggf. über eine erhöhte Wechselbereitschaft verfügt.

Diesen Hinweis bekommt der zuständige Personalsachbearbeiter automatisch und kann mit der zuständigen Führungskraft die weiteren Schritte besprechen.

Voraussetzung für diese Form der strategischen und proaktiven Personalarbeit sind drei Stufen:

  • Digitalisierte administrative Personalprozesse – sie schaffen die notwendige Basis für die folgenden Stufen
  • Dashboards in Realtime – Kennzahlen aus den Systemen und Prozessen sowie weiterführende relevante HR-Kennzahlen stehen in Echtzeit zur Verfügung
  • Predictive HR (Vorausschauende Personalarbeit) – Auf Basis der oben ermittelten Kennzahlen werden Trends und Analysen automatisch ermittelt und vom System an die jeweiligen Stakeholder gemeldet.

 

Los geht´s mit der digitalen Personalakte

Der erste Schritt kann die Digitalisierung von administrativen Standardprozessen im Personalwesen sein. Diese geht meistens einher mit der Einführung einer digitalen Personalakte. Erst wenn alle Informationen rund um einen Mitarbeiter elektronisch vorliegen und kein Papier mehr verwendet wird, lassen sich administrative Personalprozesse digitalisieren.

Im nächsten Schritt handelt es sich dabei oftmals um die Bereitstellung von Employee Self Services: z. B. Zeiterfassung, Urlaubsantrag und Änderungswesen an Adresse, Familienstand oder Kontoverbindung. Nach und nach lassen sich weitere Prozesse wie z. B. die Durchführung jährlicher Beurteilungsgespräche, interne Versetzungen, Reisekostenabrechnungen und das Bescheinigungswesen umsetzen. Personal(einsatz-)planung, optimierte On- / und Offboarding-Prozesse sowie alle Formen des Recruitings sind ebenfalls relevante Prozesse, die sich gut digitalisieren lassen.

 

EASY PCM hilft…

Mit der Produkt-Suite von EASY PCM sind ein Großteil dieser Prozesse schon verfügbar, vor allem wenn es sich um die Digitalisierung der administrativen HR-Prozesse handelt. Die Personalakte, das Bescheinigungswesen und speziell die Erstellung von Zeugnissen und Checklisten für die Aufgaben im Rahmen des Onboarding-Prozesses sind seit Jahren elementare Bestandteile der Produkte. Mit unseren Partnern bieten wir übrigens auch integrierte Lösungen für die Folgestufen an.

Team Stammdaten-Management: Die ganze Vielfalt der Geschäftswelt

Kontaktdaten sind aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken. Doch woher stammen diese Daten und wer sorgt dafür, dass diese auch nach Jahren korrekt sind? Schließlich durchleben Unternehmen immer wieder Umstrukturierungen. Als passende Beispiele lassen sich in diesem Zusammenhang Umfirmierungen, Fusionen oder ein Wechsel der Standorte anführen.

An diesem Punkt kommen wir als „Team Stammdaten-Management“ ins Spiel. Unsere primäre Aufgabe besteht darin, Stammdaten zu aktualisieren und so aufzubereiten, dass wir in weiterführenden Geschäftsprozessen auf Basis verlässlicher Daten Interessenten, Kunden und Vertriebspartner kontaktieren, koordinieren, beraten und versorgen können.

 

Perfekte Kombination von Studium und Berufsalltag

Zwei besonders positive Aspekte, die unsere Arbeit im Stammdaten-Managements auszeichnen: das abteilungsübergreifende Arbeiten sowie eine aktive Beteiligung an den verschiedensten Geschäftsprozessen. Für die allgemeine Steuerung zeigt sich wiederum der PartnerPort 2.0 verantwortlich.

Wenn wir unsere spezifischen Aufgaben benennen müssten, dann wäre dies die Aufbereitung von Interessentenanfragen (Leadmanagement), Kontaktpflege für den Support sowie die Recherche und Erstellung von Firmen für Marketinglisten zum Akquirieren neuer Kunden und Partner.

Vor dem Hintergrund, dass das Management von Stammdaten die Grundlage für verschiedenste Bereiche und damit verknüpfte Geschäftsprozesse im Unternehmen bildet, bekommen wir durch die Arbeit im PartnerPort 2.0 einen Einblick in die Vielfalt der Geschäftswelt. Eine Welt, die wir bisher nur theoretisch aus Büchern und Vorlesungen im Studium kannten.

Da EASY eine flexible Einteilung der Arbeitszeit ermöglicht, kommt das Studium nicht zu kurz. Stattdessen erfolgt aufgrund der praktischen Arbeit eine bessere Verinnerlichung der Lehrinhalte. Was in den Lehrbüchern abstrakt und wenig greifbar erscheint, verwandelt durch die praktische Arbeit im Team in praxisnahes Wissen und konkrete Inhalte.

 

Mehrwerte „abseits“ des Arbeitsalltags

Um Rücken und Augen zuweilen schonen zu können, spricht nichts gegen einen beherzten Griff zur Star-Wars-Tasse und einen lockeren Plausch mit den Arbeitskollegen in der Mittagspause. Dort kann es dann wiederum schnell passieren, dass wir uns mit den Kollegen zu einem spaßig-kompetitiven Wettstreit an der Spielekonsole verabreden. „Abseits“ der täglichen Arbeit fand im vergangenen März der erste „EASY FIFA Cup“ in unserer hauseigenen „Arena“, dem Atrium, statt. Nach einem sehr lustigen Abend ist eine Neuauflage bereits beschlossene Sache…

Wer mehr zum EASY FIFA Cup wissen möchte, dem sei an dieser Stelle der sehr lesenswerte Bericht des Kollegen Torben Adelhardt empfohlen.

Künstliche Intelligenz und Rechnungsverarbeitung: Passt das zusammen?, Teil 2

Vor kurzem habe ich an dieser Stelle im ersten Teil meines Blog-Beitrags über meine Erfahrung zu Künstliche Intelligenz im Alltag berichtet. Heute betrachte ich das Thema näher im  Kontext der Rechnungsbearbeitung.


Intelligente Eingangspostbehandlung

Wird ein Eingangskanal nicht ausschließlich für den Rechnungseingang genutzt, sondern dient auch als Eingangstor für weitere Informationen, bewegen wir uns im Dunstkreis der so genannten Posteingangslösungen oder auch Digital-Mailroom-Lösungen. Auch hier kommen bereits seit langen KI-basierte Lösungen zum Einsatz. Dabei basiert eine Klassifizierung der Dokumente nicht mehr rein auf der Erkennung von Schlüsselbegriffen oder isolierten, formalen Kriterien. Eine semantische Analyseeinheit analysiert und „versteht“ den Inhalt eines Briefs oder einer E-Mail soweit, dass nicht nur die Art der Information zuverlässig erkannt wird, sondern auch alle relevanten Informationen für die Weiterverarbeitung strukturiert bereitstehen. Es liegt auf der Hand, dass durch die Reduzierung manueller Schritte die Prozessgeschwindigkeit steigt und Kosten eingespart werden können.


Stimmungslagen erkennen…

Die am weitesten entwickelten Systeme erfassen dabei nicht nur die enthaltenen Informationen, sondern können darüber hinaus auch die Stimmungslage des Absenders erkennen (mood analysis). Diese Informationen unterstützen gerade in Anwendungsbereichen wie dem Beschwerde­management und der Reklamationsbearbeitung massiv. Verwandte Techniken analysieren so beispielsweise bereits heute kontinuierlich bestimmte Kanäle in sozialen Medien und prognostizieren mit einer hohen Treffergenauigkeit und sehr frühzeitig den Erfolg oder Misserfolg von Produkten.


Sprachsteuerung hilft

Beobachten wir Lösungen für die Rechnungsbearbeitung in der Praxis, so stellen wir fest, dass die Prüfung und Freigabe von Rechnung, trotzt aller digitaler Unterstützung, oft noch ein Zeitfresser im Gesamtablauf darstellt. Häufig ist der Grund darin zu finden, dass die jeweiligen Verantwortlichen häufig und lange unterwegs sind. Die oben bereits erwähnten spezialisierten Apps für die Bearbeitung auf mobilen Endgeräten sorgen hier bereits für spürbare Entlastung.

Hier kommen weitere Lösungen aus dem Feld der KI zum Einsatz. Aus dem privaten Bereich kennen wir bereits seit einiger Zeit Assistenzsysteme wie beispielsweise Siri, Google Assistent oder Alexa. Nutzen wir nun die Fähigkeit solcher Systeme, Informationen sinnvoll und in natürlicher Sprache bereitzustellen und auf gesprochene Anweisungen zu reagieren, schließt sich eine weitere Lücke in den Finanz-Prozessen der Unternehmen. Was spricht also dagegen, unterwegs und zum Beispiel auf Autofahrten zwischen dem, sprachgesteuerten, Starten einer Playlist und dem Abruf von E-Mails auch noch eben einige Rechnungen freizugeben und so die Skontoeinsparungen sicher zu stellen?


Systeme lernen selbstständig

In naher Zukunft werden wir mit intelligenten IT-Systemen ebenso intuitiv zusammenarbeiten wie heute mit menschlichen Assistenten. Viele, heute noch manuelle oder halbmanuelle Schritte, werden uns intelligente Softwaresysteme abnehmen, die Kommunikation wird, wo sinnvoll, durch natürliche Sprache erfolgen. Die Systeme werden selbständig dazulernen und die Anwender aktiv unterstützen.

Durch die Analyse großer Datenmengen (Big Data) steigt die Transparenz über die vorhandenen Informationen und werden Trends frühzeitig erkennbar. Die intelligenten Assistenten nutzen diese Informationen, vernetzen sie in Echtzeit mit zahlreichen weiteren, internen wie externen, Informations­­quellen, kennen die Bedarfe ihrer Benutzer und unterstützen die Anwender aktiv bei ihren Tätigkeiten und ihren täglichen Entscheidungen.

Künstliche Intelligenz und Rechnungsverarbeitung: Passt das zusammen?, Teil 1

Künstliche Intelligenz – zweifelsohne eines der aktuellen Buzzwords. Mit diesem Schlagwort verbinden sich zuweilen gewaltige Erwartungen. Einige Marktpropheten sagen bereits eine Revolution voraus oder skizzieren übermächtige Bedrohungen á la Skynet. Wer jetzt an den Film „Terminator“ von 1984 denkt, denkt richtig.

Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff eigentlich? „Der Begriff künstliche Intelligenz, abgekürzt KI, steht für Computersysteme, die menschliche Intelligenz nachahmen. […]“Dabei dient der Begriff als Überbegriff einer Gruppe von Technologien, die die klassischen Grenzen der IT-Systeme erweitern. So definierte es jedenfalls der „Spiegel“ in seiner Ausgabe vom 4.1.2017.


Details im Fokus?

In meiner Wahrnehmung und gemessen an den Entwicklungen in der digitalen Rechnungsverarbeitung der letzten Jahre entsteht leicht der Eindruck von Lösungen, die zumeist über einen hohen Reifegrad verfügen. Die Entwicklung von Produkten für die Rechnungsverarbeitung scheint daher, quer über alle Anbieter, aktuell eher von Optimierungen in den Details als von sensationellen Entwicklungssprüngen getrieben.


KI im Alltag

Eine webbasierte Nutzung durch die Anwender darf inzwischen als Standard betrachtet werden und auch spezialisierte Apps, die mobile Endgeräte nahtlos in den Prüfungs- und Freigabeprozess einbinden, erfreuen sich inzwischen einer breiten Verfügbarkeit. Kein Konzernunternehmen kommt heute noch ohne eine entsprechende Lösung aus. Auch im Mittelstand hat die Mehrzahl der Unternehmen nachgezogen oder befindet sich gerade in der Einführung entsprechender Lösungen. Idealerweise sind diese Lösungen dynamisch in die IT-Welt des Unternehmens verbunden und arbeiten nahtlos mit den Backend-Systemen zusammen.

Doch haben sich, vielfach unbemerkt, längst KI-basierte Methoden in unseren Alltag eingeschlichen und sind zum selbstverständlichen Teil unserer Umgebung im Privatleben wie im Beruf geworden. Dies gilt natürlich auch, aber bei weitem nicht ausschließlich, für Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Am deutlichsten wird dies vielleicht, wenn wir uns einige Beispiele ansehen, wie sich diese Methoden bereits etabliert haben.


Intelligente Erfassung

Beginnen wir mit der elektronischen Erfassung von Papierbelegen und der Bereitstellung der Informationen für die weitere Bearbeitung. Bereits die heute weit verbreiteten Komponenten ermöglichen erstaunlich gute Erkennungsraten bei einer einfachen Bedienung. Dabei wurden die Grenzen der Technik in den Jahren kontinuierlich nach vorne verschoben. So stellten vor einigen Jahren schlechte Vorlagen noch ein großes Problem dar, weil beispielsweise dünnes und durch­scheinendes Papier verwendet wurde oder Knicke, Unterschriften oder Stempel die automatisierte Lesbarkeit der Dokumente erschweren.

Moderne Systeme erfassen heute einen sehr hohen Anteil dieser Dokumente treffsicher. Dies gelingt durch die Kombination von spezialisierten Algorithmen: Bilderkenner nutzen KI-Mechanismen zur Eliminierung von Störungen und zur Optimierung der Bildqualität. Fehlertolerante Systeme (Fuzzy-Logik) identifizieren Informationen auch bei nicht vollständigen Eingangswerten. Und mehr­dimensionale Vektor-Systeme lernen durch das Training mit Beispieldaten, beispielsweise bei unbekannten Adressformaten.

 

Vom Menschen lernen heißt… die Algorithmen optimieren

Im immer stärkeren Maße werden selbstlernende Systeme ihre Leistungsfähigkeit und ihre Erkennungsraten allein dadurch steigern, dass sie menschliche Benutzer bei ihrer Arbeit beobachten, das heißt die Algorithmen optimieren sich durch den kontinuierlichen Abgleich von Eingangs­informationen mit den von menschlichen Spezialisten für die Weiterverarbeitung erfassten Informationen.

Im zweiten Teil meines Beitrags werfe ich einen genaueren Blick auf das Thema Intelligenz, etwa im Kontext von Posteingangslösungen oder im Bereich von Assistenzsystemen.

CSR: Green IT und EASY – das passt

Vor einigen Wochen habe ich an dieser Stelle erstmals über Corporate Social Responsibilty (CSR) bei EASY berichtet und darüber, warum wir uns gesamtgesellschaftlich engagieren. Mein Fazit lautete seinerzeit, dass es für EASY keinen einzigen Grund gibt, sich nicht gesamtgesellschaftlich zu engagieren, dafür jede Menge Gründe, es zu tun.

Heute möchte ich gerne über ein konkretes Projekt berichten, nämlich unsere Kooperation mit der AfB gemeinnützige GmbH (AfB Green IT). Worum geht es dabei? In einem Satz: um die Weiterverwertung oder umweltgerechte Entsorgung gebrauchter IT-Hardware. Konkret übernimmt die AfB „alte“ Hardware der EASY Gruppe und „refurbished“ diese oder entsorgt sie nach internationalen IT-Sicherheitsstandards. AfB ist hierbei sogar in der Lage, eine zertifizierte Löschung von SSD-Festplatten vorzunehmen. Das ist heute noch nicht selbstverständlich.

 

Nachhaltigkeit hat viele Facetten

Der Nutzen liegt auf der Hand: Die Hardware gelangt zu erschwinglichen Preisen wieder in die Hände neuer Nutzer, defekte oder zu alte Geräte dienen der Ersatzteilgewinnung, die übrigen Rohstoffe gehen an zertifizierte Recycling-Betriebe. Dadurch lassen sich die Neuproduktion von Hardware und Elektroschrott mindern, Rohstoffverbrauch und Umweltbelastung senken sowie die C02-Bilanz verbessern. Kurzum: Hier „leben“ wir den nachhaltigen Einsatz von IT-Technologie in Prozessen, Produktivität, Energie- und Ressourceneffizienz.

Doch nicht nur das. Alle Arbeitsschritte bei der Arbeit für Menschen mit Behinderung (AfB) sind barrierefrei gestaltet, behinderte und nicht-behinderte Menschen arbeiten gemeinsam. Dieser soziale Aspekt – Menschen mit Behinderung eine Ausbildung bzw. einen Arbeitsplatz zu sichern und sie fest in die Berufswelt zu integrieren – stellt für uns ebenfalls eine wichtige Facette von gesamtgesellschaftlicher Nachhaltigkeit dar.

Zugegeben: Für einen Software-Hersteller wie EASY ist eine Partnerschaft im Bereich Green IT ein naheliegendes, wenn nicht das naheliegendste Engagement für Corporate Social Responsibilty. Doch das Konzept ist einfach überzeugend: Die Idee, Gutes mit gebrauchter Hardware zu tun, deckt sich mit unseren Vorstellungen, als Unternehmen ökologisch und nachhaltig zu handeln. Auch hier hält die Partnerschaft eine weitere Win-win-Situation bereit, da die AfB allen EASY Mitarbeitern beim Kauf von wiederaufbereiteten Geräten Sonderkonditionen offeriert.

Unser einziges Engagement ist es indes nicht: Wie ich in loser Folge an dieser Stelle berichten werde, sehen wir auch in anderen Themenfeldern sinnvolle und gute Projekte für CSR bei EASY.

AIIM-zertifizierte Trainer: Der Weitblick, den wir zum Vorausdenken brauchen

ECM ist in aller Munde. Definitionen gibt es zahlreiche. Den Fokus legt jeder ein bisschen anders aus. Es geht um Dokumente. Nein, es geht um Prozesse. Auch nicht, es geht um Informationen. Und was ist eigentlich mit Kollaboration?

 

Von AIIM und ECM

Laut der Association for Information and Image Management – kurz AIIM – geht es beim Enterprise Content Management (ECM) um das systematische Sammeln und Organisieren von Informationen. Die isolierte Betrachtung von Technologie, Methoden oder Prozessen führt demnach noch nicht weit genug. Es wird eine dynamische Kombination aus Strategien, Methoden und Werkzeugen gefordert. Das Ziel ist die fortlaufende Unterstützung von Geschäftsprozessen (vgl. http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management#).

Die AIIM besteht seit 1943 und beschäftigt sich seitdem mit der optimalen Zusammenarbeit zwischen Informationen, Menschen und Prozessen. Durch jahrzehntelange Marktforschung und Weiterentwicklung hat sich die Vereinigung als Experte rund um das Thema ECM positioniert. Die AIIM versteht sich als produktneutraler Partner für Konsumenten von Informationen.

 

Blick über den Tellerrand

Für unsere Partner im Vertrieb bieten wir nun auch Kurse unter der Leitung von zertifizierten AIIM-Trainern an. Warum? Weil diese hochqualifizierten Trainer einen weiten aber umfassenden Blick über die ECM-Landschaft bieten – über die EASY Produkte hinaus.

Natürlich reden wir gerne über unsere eigenen EASY Lösungen: Sie sind erstklassig und wir arbeiten im Angesicht unseres Schweißes mit Liebe und Hingabe jeden Tag an ihnen. Dennoch muss man manchmal den Blick vom eigenen Tellerrand lösen und in die Ferne schauen. So stellt man sicher, dass man auch morgen und übermorgen noch weiß, was auf dem ECM-Markt wichtig ist.

Und was wichtig ist, bestimmt der Kunde. Welche Themen bewegen Kunden und Interessenten? Welche Sorgen und Ängste haben Sie? Wo liegen messbare Nutzenargumente für ECM-Lösungen in jedem individuellen Fall? All diese Fragen wollen wir beantworten können – mehr als Berater, denn als Verkäufer. Der Rest regelt sich von allein.

Neugierig geworden? Hier finden Sie weitere Informationen zu unseren AIIM-zertifizierten ECM-Vertriebsschulungen.