Team Stammdaten-Management: Die ganze Vielfalt der Geschäftswelt

Kontaktdaten sind aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken. Doch woher stammen diese Daten und wer sorgt dafür, dass diese auch nach Jahren korrekt sind? Schließlich durchleben Unternehmen immer wieder Umstrukturierungen. Als passende Beispiele lassen sich in diesem Zusammenhang Umfirmierungen, Fusionen oder ein Wechsel der Standorte anführen.

An diesem Punkt kommen wir als „Team Stammdaten-Management“ ins Spiel. Unsere primäre Aufgabe besteht darin, Stammdaten zu aktualisieren und so aufzubereiten, dass wir in weiterführenden Geschäftsprozessen auf Basis verlässlicher Daten Interessenten, Kunden und Vertriebspartner kontaktieren, koordinieren, beraten und versorgen können.

 

Perfekte Kombination von Studium und Berufsalltag

Zwei besonders positive Aspekte, die unsere Arbeit im Stammdaten-Managements auszeichnen: das abteilungsübergreifende Arbeiten sowie eine aktive Beteiligung an den verschiedensten Geschäftsprozessen. Für die allgemeine Steuerung zeigt sich wiederum der PartnerPort 2.0 verantwortlich.

Wenn wir unsere spezifischen Aufgaben benennen müssten, dann wäre dies die Aufbereitung von Interessentenanfragen (Leadmanagement), Kontaktpflege für den Support sowie die Recherche und Erstellung von Firmen für Marketinglisten zum Akquirieren neuer Kunden und Partner.

Vor dem Hintergrund, dass das Management von Stammdaten die Grundlage für verschiedenste Bereiche und damit verknüpfte Geschäftsprozesse im Unternehmen bildet, bekommen wir durch die Arbeit im PartnerPort 2.0 einen Einblick in die Vielfalt der Geschäftswelt. Eine Welt, die wir bisher nur theoretisch aus Büchern und Vorlesungen im Studium kannten.

Da EASY eine flexible Einteilung der Arbeitszeit ermöglicht, kommt das Studium nicht zu kurz. Stattdessen erfolgt aufgrund der praktischen Arbeit eine bessere Verinnerlichung der Lehrinhalte. Was in den Lehrbüchern abstrakt und wenig greifbar erscheint, verwandelt durch die praktische Arbeit im Team in praxisnahes Wissen und konkrete Inhalte.

 

Mehrwerte „abseits“ des Arbeitsalltags

Um Rücken und Augen zuweilen schonen zu können, spricht nichts gegen einen beherzten Griff zur Star-Wars-Tasse und einen lockeren Plausch mit den Arbeitskollegen in der Mittagspause. Dort kann es dann wiederum schnell passieren, dass wir uns mit den Kollegen zu einem spaßig-kompetitiven Wettstreit an der Spielekonsole verabreden. „Abseits“ der täglichen Arbeit fand im vergangenen März der erste „EASY FIFA Cup“ in unserer hauseigenen „Arena“, dem Atrium, statt. Nach einem sehr lustigen Abend ist eine Neuauflage bereits beschlossene Sache…

Wer mehr zum EASY FIFA Cup wissen möchte, dem sei an dieser Stelle der sehr lesenswerte Bericht des Kollegen Torben Adelhardt empfohlen.

Künstliche Intelligenz und Rechnungsverarbeitung: Passt das zusammen?, Teil 2

Vor kurzem habe ich an dieser Stelle im ersten Teil meines Blog-Beitrags über meine Erfahrung zu Künstliche Intelligenz im Alltag berichtet. Heute betrachte ich das Thema näher im  Kontext der Rechnungsbearbeitung.


Intelligente Eingangspostbehandlung

Wird ein Eingangskanal nicht ausschließlich für den Rechnungseingang genutzt, sondern dient auch als Eingangstor für weitere Informationen, bewegen wir uns im Dunstkreis der so genannten Posteingangslösungen oder auch Digital-Mailroom-Lösungen. Auch hier kommen bereits seit langen KI-basierte Lösungen zum Einsatz. Dabei basiert eine Klassifizierung der Dokumente nicht mehr rein auf der Erkennung von Schlüsselbegriffen oder isolierten, formalen Kriterien. Eine semantische Analyseeinheit analysiert und „versteht“ den Inhalt eines Briefs oder einer E-Mail soweit, dass nicht nur die Art der Information zuverlässig erkannt wird, sondern auch alle relevanten Informationen für die Weiterverarbeitung strukturiert bereitstehen. Es liegt auf der Hand, dass durch die Reduzierung manueller Schritte die Prozessgeschwindigkeit steigt und Kosten eingespart werden können.


Stimmungslagen erkennen…

Die am weitesten entwickelten Systeme erfassen dabei nicht nur die enthaltenen Informationen, sondern können darüber hinaus auch die Stimmungslage des Absenders erkennen (mood analysis). Diese Informationen unterstützen gerade in Anwendungsbereichen wie dem Beschwerde­management und der Reklamationsbearbeitung massiv. Verwandte Techniken analysieren so beispielsweise bereits heute kontinuierlich bestimmte Kanäle in sozialen Medien und prognostizieren mit einer hohen Treffergenauigkeit und sehr frühzeitig den Erfolg oder Misserfolg von Produkten.


Sprachsteuerung hilft

Beobachten wir Lösungen für die Rechnungsbearbeitung in der Praxis, so stellen wir fest, dass die Prüfung und Freigabe von Rechnung, trotzt aller digitaler Unterstützung, oft noch ein Zeitfresser im Gesamtablauf darstellt. Häufig ist der Grund darin zu finden, dass die jeweiligen Verantwortlichen häufig und lange unterwegs sind. Die oben bereits erwähnten spezialisierten Apps für die Bearbeitung auf mobilen Endgeräten sorgen hier bereits für spürbare Entlastung.

Hier kommen weitere Lösungen aus dem Feld der KI zum Einsatz. Aus dem privaten Bereich kennen wir bereits seit einiger Zeit Assistenzsysteme wie beispielsweise Siri, Google Assistent oder Alexa. Nutzen wir nun die Fähigkeit solcher Systeme, Informationen sinnvoll und in natürlicher Sprache bereitzustellen und auf gesprochene Anweisungen zu reagieren, schließt sich eine weitere Lücke in den Finanz-Prozessen der Unternehmen. Was spricht also dagegen, unterwegs und zum Beispiel auf Autofahrten zwischen dem, sprachgesteuerten, Starten einer Playlist und dem Abruf von E-Mails auch noch eben einige Rechnungen freizugeben und so die Skontoeinsparungen sicher zu stellen?


Systeme lernen selbstständig

In naher Zukunft werden wir mit intelligenten IT-Systemen ebenso intuitiv zusammenarbeiten wie heute mit menschlichen Assistenten. Viele, heute noch manuelle oder halbmanuelle Schritte, werden uns intelligente Softwaresysteme abnehmen, die Kommunikation wird, wo sinnvoll, durch natürliche Sprache erfolgen. Die Systeme werden selbständig dazulernen und die Anwender aktiv unterstützen.

Durch die Analyse großer Datenmengen (Big Data) steigt die Transparenz über die vorhandenen Informationen und werden Trends frühzeitig erkennbar. Die intelligenten Assistenten nutzen diese Informationen, vernetzen sie in Echtzeit mit zahlreichen weiteren, internen wie externen, Informations­­quellen, kennen die Bedarfe ihrer Benutzer und unterstützen die Anwender aktiv bei ihren Tätigkeiten und ihren täglichen Entscheidungen.

Künstliche Intelligenz und Rechnungsverarbeitung: Passt das zusammen?, Teil 1

Künstliche Intelligenz – zweifelsohne eines der aktuellen Buzzwords. Mit diesem Schlagwort verbinden sich zuweilen gewaltige Erwartungen. Einige Marktpropheten sagen bereits eine Revolution voraus oder skizzieren übermächtige Bedrohungen á la Skynet. Wer jetzt an den Film „Terminator“ von 1984 denkt, denkt richtig.

Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff eigentlich? „Der Begriff künstliche Intelligenz, abgekürzt KI, steht für Computersysteme, die menschliche Intelligenz nachahmen. […]“Dabei dient der Begriff als Überbegriff einer Gruppe von Technologien, die die klassischen Grenzen der IT-Systeme erweitern. So definierte es jedenfalls der „Spiegel“ in seiner Ausgabe vom 4.1.2017.


Details im Fokus?

In meiner Wahrnehmung und gemessen an den Entwicklungen in der digitalen Rechnungsverarbeitung der letzten Jahre entsteht leicht der Eindruck von Lösungen, die zumeist über einen hohen Reifegrad verfügen. Die Entwicklung von Produkten für die Rechnungsverarbeitung scheint daher, quer über alle Anbieter, aktuell eher von Optimierungen in den Details als von sensationellen Entwicklungssprüngen getrieben.


KI im Alltag

Eine webbasierte Nutzung durch die Anwender darf inzwischen als Standard betrachtet werden und auch spezialisierte Apps, die mobile Endgeräte nahtlos in den Prüfungs- und Freigabeprozess einbinden, erfreuen sich inzwischen einer breiten Verfügbarkeit. Kein Konzernunternehmen kommt heute noch ohne eine entsprechende Lösung aus. Auch im Mittelstand hat die Mehrzahl der Unternehmen nachgezogen oder befindet sich gerade in der Einführung entsprechender Lösungen. Idealerweise sind diese Lösungen dynamisch in die IT-Welt des Unternehmens verbunden und arbeiten nahtlos mit den Backend-Systemen zusammen.

Doch haben sich, vielfach unbemerkt, längst KI-basierte Methoden in unseren Alltag eingeschlichen und sind zum selbstverständlichen Teil unserer Umgebung im Privatleben wie im Beruf geworden. Dies gilt natürlich auch, aber bei weitem nicht ausschließlich, für Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Am deutlichsten wird dies vielleicht, wenn wir uns einige Beispiele ansehen, wie sich diese Methoden bereits etabliert haben.


Intelligente Erfassung

Beginnen wir mit der elektronischen Erfassung von Papierbelegen und der Bereitstellung der Informationen für die weitere Bearbeitung. Bereits die heute weit verbreiteten Komponenten ermöglichen erstaunlich gute Erkennungsraten bei einer einfachen Bedienung. Dabei wurden die Grenzen der Technik in den Jahren kontinuierlich nach vorne verschoben. So stellten vor einigen Jahren schlechte Vorlagen noch ein großes Problem dar, weil beispielsweise dünnes und durch­scheinendes Papier verwendet wurde oder Knicke, Unterschriften oder Stempel die automatisierte Lesbarkeit der Dokumente erschweren.

Moderne Systeme erfassen heute einen sehr hohen Anteil dieser Dokumente treffsicher. Dies gelingt durch die Kombination von spezialisierten Algorithmen: Bilderkenner nutzen KI-Mechanismen zur Eliminierung von Störungen und zur Optimierung der Bildqualität. Fehlertolerante Systeme (Fuzzy-Logik) identifizieren Informationen auch bei nicht vollständigen Eingangswerten. Und mehr­dimensionale Vektor-Systeme lernen durch das Training mit Beispieldaten, beispielsweise bei unbekannten Adressformaten.

 

Vom Menschen lernen heißt… die Algorithmen optimieren

Im immer stärkeren Maße werden selbstlernende Systeme ihre Leistungsfähigkeit und ihre Erkennungsraten allein dadurch steigern, dass sie menschliche Benutzer bei ihrer Arbeit beobachten, das heißt die Algorithmen optimieren sich durch den kontinuierlichen Abgleich von Eingangs­informationen mit den von menschlichen Spezialisten für die Weiterverarbeitung erfassten Informationen.

Im zweiten Teil meines Beitrags werfe ich einen genaueren Blick auf das Thema Intelligenz, etwa im Kontext von Posteingangslösungen oder im Bereich von Assistenzsystemen.

CSR: Green IT und EASY – das passt

Vor einigen Wochen habe ich an dieser Stelle erstmals über Corporate Social Responsibilty (CSR) bei EASY berichtet und darüber, warum wir uns gesamtgesellschaftlich engagieren. Mein Fazit lautete seinerzeit, dass es für EASY keinen einzigen Grund gibt, sich nicht gesamtgesellschaftlich zu engagieren, dafür jede Menge Gründe, es zu tun.

Heute möchte ich gerne über ein konkretes Projekt berichten, nämlich unsere Kooperation mit der AfB gemeinnützige GmbH (AfB Green IT). Worum geht es dabei? In einem Satz: um die Weiterverwertung oder umweltgerechte Entsorgung gebrauchter IT-Hardware. Konkret übernimmt die AfB „alte“ Hardware der EASY Gruppe und „refurbished“ diese oder entsorgt sie nach internationalen IT-Sicherheitsstandards. AfB ist hierbei sogar in der Lage, eine zertifizierte Löschung von SSD-Festplatten vorzunehmen. Das ist heute noch nicht selbstverständlich.

 

Nachhaltigkeit hat viele Facetten

Der Nutzen liegt auf der Hand: Die Hardware gelangt zu erschwinglichen Preisen wieder in die Hände neuer Nutzer, defekte oder zu alte Geräte dienen der Ersatzteilgewinnung, die übrigen Rohstoffe gehen an zertifizierte Recycling-Betriebe. Dadurch lassen sich die Neuproduktion von Hardware und Elektroschrott mindern, Rohstoffverbrauch und Umweltbelastung senken sowie die C02-Bilanz verbessern. Kurzum: Hier „leben“ wir den nachhaltigen Einsatz von IT-Technologie in Prozessen, Produktivität, Energie- und Ressourceneffizienz.

Doch nicht nur das. Alle Arbeitsschritte bei der Arbeit für Menschen mit Behinderung (AfB) sind barrierefrei gestaltet, behinderte und nicht-behinderte Menschen arbeiten gemeinsam. Dieser soziale Aspekt – Menschen mit Behinderung eine Ausbildung bzw. einen Arbeitsplatz zu sichern und sie fest in die Berufswelt zu integrieren – stellt für uns ebenfalls eine wichtige Facette von gesamtgesellschaftlicher Nachhaltigkeit dar.

Zugegeben: Für einen Software-Hersteller wie EASY ist eine Partnerschaft im Bereich Green IT ein naheliegendes, wenn nicht das naheliegendste Engagement für Corporate Social Responsibilty. Doch das Konzept ist einfach überzeugend: Die Idee, Gutes mit gebrauchter Hardware zu tun, deckt sich mit unseren Vorstellungen, als Unternehmen ökologisch und nachhaltig zu handeln. Auch hier hält die Partnerschaft eine weitere Win-win-Situation bereit, da die AfB allen EASY Mitarbeitern beim Kauf von wiederaufbereiteten Geräten Sonderkonditionen offeriert.

Unser einziges Engagement ist es indes nicht: Wie ich in loser Folge an dieser Stelle berichten werde, sehen wir auch in anderen Themenfeldern sinnvolle und gute Projekte für CSR bei EASY.

AIIM-zertifizierte Trainer: Der Weitblick, den wir zum Vorausdenken brauchen

ECM ist in aller Munde. Definitionen gibt es zahlreiche. Den Fokus legt jeder ein bisschen anders aus. Es geht um Dokumente. Nein, es geht um Prozesse. Auch nicht, es geht um Informationen. Und was ist eigentlich mit Kollaboration?

 

Von AIIM und ECM

Laut der Association for Information and Image Management – kurz AIIM – geht es beim Enterprise Content Management (ECM) um das systematische Sammeln und Organisieren von Informationen. Die isolierte Betrachtung von Technologie, Methoden oder Prozessen führt demnach noch nicht weit genug. Es wird eine dynamische Kombination aus Strategien, Methoden und Werkzeugen gefordert. Das Ziel ist die fortlaufende Unterstützung von Geschäftsprozessen (vgl. http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management#).

Die AIIM besteht seit 1943 und beschäftigt sich seitdem mit der optimalen Zusammenarbeit zwischen Informationen, Menschen und Prozessen. Durch jahrzehntelange Marktforschung und Weiterentwicklung hat sich die Vereinigung als Experte rund um das Thema ECM positioniert. Die AIIM versteht sich als produktneutraler Partner für Konsumenten von Informationen.

 

Blick über den Tellerrand

Für unsere Partner im Vertrieb bieten wir nun auch Kurse unter der Leitung von zertifizierten AIIM-Trainern an. Warum? Weil diese hochqualifizierten Trainer einen weiten aber umfassenden Blick über die ECM-Landschaft bieten – über die EASY Produkte hinaus.

Natürlich reden wir gerne über unsere eigenen EASY Lösungen: Sie sind erstklassig und wir arbeiten im Angesicht unseres Schweißes mit Liebe und Hingabe jeden Tag an ihnen. Dennoch muss man manchmal den Blick vom eigenen Tellerrand lösen und in die Ferne schauen. So stellt man sicher, dass man auch morgen und übermorgen noch weiß, was auf dem ECM-Markt wichtig ist.

Und was wichtig ist, bestimmt der Kunde. Welche Themen bewegen Kunden und Interessenten? Welche Sorgen und Ängste haben Sie? Wo liegen messbare Nutzenargumente für ECM-Lösungen in jedem individuellen Fall? All diese Fragen wollen wir beantworten können – mehr als Berater, denn als Verkäufer. Der Rest regelt sich von allein.

Neugierig geworden? Hier finden Sie weitere Informationen zu unseren AIIM-zertifizierten ECM-Vertriebsschulungen.

Digitalisierung und die Frage nach der richtigen Strategie

„Das Internet ist für uns alle Neuland“. Ein Satz, den Bundeskanzlerin Angela Merkel auf einer Pressekonferenz zum Staatsbesuch des damaligen US-Präsidenten Barack Obama vor rund vier Jahren gesagt hat. Im Kontext von Datensicherheit und Digitalisierung schwirrt er bis heute als Kalauer durch das Internet. Ganz gleich, ob man nun eher Spott oder Verwunderung über diese Aussage einer Regierungschefin verspürt – ein Funken Wahrheit scheint auch im Jahr 2017 darin zu stecken. Dies jedenfalls legt einer Studien zu den Hamburger IT-Strategietagen 2017 nahe.

 

Marty McFly lässt grüßen

Fliegende Autos, Bezahlung per Fingerabdruck, VR-Brillen, Schuhe mit selbstschließendem Schürmechanismus, schwebende Hoverboards und Kleidung, die sich auf Knopfdruck den Körpermaßen anpasst – der Filmklassiker „Zurück in die Zukunft II“ offenbarte den Kinogänger vor 28 Jahren eine Zukunft, in der sich ein technologischer Wandel vollzogen hat. Auch wenn die Zukunftsvorstellungen der Drehbuchautoren nicht in der gesamten Bandbreite Realität geworden sind, so kamen sie den Auswüchsen des digitalen Wandels im 21. Jahrhundert in Teilen recht nahe. In diesem Kontext sei die ketzerische Frage gestattet: Wenn Hollywood bereits 1989 ein relativ präzises Bild der Digitalisierung im Jahr 2015 prophezeien konnte, wieso können sich dann Unternehmen von der Digitalisierung „überrumpeln“ lassen?

 

Spare nie an einer guten Strategie…

Aufgrund der digitalen Disruption laufen zahlreiche Marktführer Gefahr, ihre Spitzenposition einzubüßen. So lautet eine Aussage, die sich aus der qualitativen Forschungsstudie zu den Hamburger IT-Strategietagen 2017 ableitet. Lediglich ein Drittel aller Unternehmen, die zu der Grundgesamtheit der Studie zählen, setzen die digitale Transformation mit diversen Digitalisierungsprojekten um. Über eine explizite Digitalisierungsstrategie verfügen nur etwas mehr als die Hälfte aller befragten Firmen. Interessant hierbei: Während 41 Prozent der großen Unternehmen (ab 10.000 Mitarbeiter) das Thema Digitalisierung bereits mit einer detaillierten Strategie begegnen, verfügen insgesamt knapp 38 Prozent der befragten Unternehmen über keine Digitalisierungsstrategie.

 

Über diese „Wassergräben“ müssen Unternehmen springen

Wäre die digitale Transformationen in Unternehmen mit einem Hürdenlauf gleichzusetzen, dann ließen sich zwei besonders breite Wassergräben erkennen. Zum einen geben 50 Prozent der IT-Verantwortlichen zu Protokoll, dass bei einzelnen Mitarbeitern ein mangelndes Bewusstsein für den digitalen Wandel vorherrscht und zum anderen sagten rund 48 Prozent der Befragten, dass es an Know-how, respektive Digitalisierungs-Skills fehlt.

 

Der Schlüssel zum Erfolg

Wer sich die Ergebnisse der Studie zu den Hamburger IT-Strategietagen einmal zu Gemüte führt, der kommt um eine Erkenntnis nicht herum: Die Digitalisierung fordert Unternehmen jeder Branche und Größe heraus und nur die wenigsten halten sich selbst für die Digitalisierung rundherum aufgestellt. Die Aneignung digitaler Skills, die Einführung moderner Methoden der Digitalisierung und die Implementierung der passenden Technologien – die Palette an Herausforderungen ist umfangreich. Und der Schlüssel zum Erfolg? Laut den Befragten eine agile Entwicklung von Anwendungen sowie Jobrotation und Trendscouting.

 

Zwischen Neuland und „Zurück in die Zukunft“

Das Thema Digitalisierung ist nicht nur in der IT-Welt omnipräsent, sondern nimmt auf alle gesellschaftlichen Handlungsfelder Einfluss. Dabei stehen Unternehmen weder komplett am Anfang und erkunden voller Neugier die soeben entdeckte Welt, noch ist die Fahnenstange der Digitalisierung erreicht. Wir befinden uns vielmehr an einer Weggabelung. Unternehmen sind momentan in unterschiedlichen Stadien dabei, die Zeichen der digitalen Zeit zu erkennen und auf der Suche nach den passenden Methoden, um die Herausforderungen der Digitalisierung auf höchstem Niveau zu begegnen.

 

Chance und Arbeit zugleich: Individualität

Bedeutet im Umkehrschluss jedoch auch: Patentrezepte gibt es nicht. Jedes Unternehmen muss sich den Herausforderungen der Digitalisierung individuell stellen – in puncto Tempo, Maßnahmen und Intensität. Hinzu kommen wesentliche Parameter wie Unternehmensgröße oder Branche. Die gute Nachricht aber lautet: Es gibt auf fast alle Fragen zur Digitalisierung Antworten, Tools und Lösungen – aber eben nur auf Basis einer klaren und passenden digitalen Unterenhmensstrategie.

Enterprise Mobility: Mobilität macht produktiver

Eine aktuelle Studie richtet ihren Blick auf den Umsetzungsstatus und die Vorteile von Enterprise Mobility. Zwar befragten die Macher der Untersuchung nur Firmen in den Vereinigten Staaten und Großbritannien. Die Ergebnisse sind dennoch interessant – geben Sie doch Aufschluss darüber, in welchem Maße Unternehmen von Enterprise Mobility profitieren können.

Viele Dinge erhalten ja erst dann die gebührende Aufmerksamkeit, wenn man ihnen das „richtige“ Label anheftet. So ähnlich verhält es sich auch mit Enterprise Mobility: Die Idee, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Hilfe mobiler Apps bei ihren Kundenbesuchen, auf Reisen oder zuhause in die firmeneigenen Prozesse zu integrieren, ist schließlich nicht wirklich neu. Und doch dürfte sich mit diesem buzzword leichter ein Trend lostreten lassen also ohne.

 

Grundfunktionen dominieren…

Darauf deuten zumindest die Daten hin, die die Forscher von Sapio Research erhoben haben. Sie interviewten mehr als 500 Unternehmen in den USA und Großbritannien und fanden heraus: Bislang nutzen 38 Prozent der befragten Firmen mobile Lösungen lediglich für Basisanwendungen wie E-Mail oder Kalenderverwaltung. Auch verfügen sie meist über keine Sicherheitsstrategie, mit der sich mobile Geräte und die Firmendaten schützen lassen.

 

…noch…

Interessant jedoch, was die „Musterschüler“ unter den befragten Unternehmen so treiben: Bei rund 20 Prozent der Firmen nämlich ist die Mobilisierung von Geschäftsprozessen bereits wesentlich weiter fortgeschritten. Sie nutzen beispielsweise mobilen Datenaustausch jenseits der E-Mail, etwa mit Collaboration-Tools und einem Produktinformationsmanagement (PIM) auf Handy, Laptop oder Tablet. Diese Unternehmen sind im Schnitt 15 Prozent produktiver und arbeiten knapp 30 Prozent profitabler als die Firmen, die sich mobilen Firmenprozessen noch verschließen.

 

Ein Buzzword? Ja, aber eines mit Substanz.

Enterprise Mobility ist also augenscheinlich nicht nur ein weiteres Buzzword, mit dem man im Meeting vor den Kollegen oder auch vor Kunden glänzen kann. Hinter den Prozessen, für den dieser Begriff steht, verbirgt sich tatsächlich das Potenzial für erhebliche Wettbewerbsvorteile. Dazu zählen Vorteile in der Kundenwahrnehmung und in den internen Prozessen (durch gesteigerte Produktivität und Schnelligkeit) und letztlich in klingender Münze – Stichwort höherer Profibilität.

Mehr über Enterprise Mobility erfahren Sie hier. Sehen Sie selbst, was heute schon mit wenig Aufwand aber reichlich Nutzen möglich ist

Eine weitere Idee zum Exportieren von Archivdokumenten: kopieren…

An dieser Stelle hatte ich bereits über meine Erfahrungen berichtet, wann man ein Archiv teilweise oder ganz exportieren sollte. Nach diesem Blog-Artikel hatte ich den Eindruck, alles Wesentliche dazu gesagt zu haben, aber dann vielen mir doch noch einige Punkte ein, über die ich gerne heute berichten möchte.


Was ist das Ziel?
So stellt sich beim Exportieren die Frage, warum man exportieren möchte? Daten aus dem Archiv zu extrahieren ist zunächst sehr naheliegend. Wenn dann aber die Dokumente wieder importiert werden sollen, drängt sich ein gewisser Kopiervorgang in den Vordergrund.

 

Warum Dokumente kopieren?
Beim Kopieren kommt es im Wesentlichen darauf an, dass eine neue Zusammenstellung von Dokumenten am Ende herauskommt. Beispiele gefällig? Jahresarchive lassen sich physikalisch zusammenlegen, große Archive in kleinere Archive aufteilen. Das kann thematisch sein oder auch aufgrund von Firmenabspaltungen sowie auch Zusammenlegungen von Arbeitsbereichen. Alt-Archive empfehle ich nach einem Update weiter zu nutzen und auszugsweise physikalisch und dokumentweise neu zu kopieren. Vorzugsweise finden dabei auch neue Feldzuordnungen statt.

 

Kopieren hat eigene Regeln
Zu beachten dabei: Das Kopieren von Dokumenten unterliegt anderen Regeln als das reine Exportieren. Beim Kopieren möchte man vielleicht das eine Feld in ein anderes Feld umsetzen. Eine Zuordnung der Quellfelder zu den Zielfeldern könnte ein Mapping ermöglichen. Man könnte auch bestimmte Felder zusammenlegen und oder neu formatieren wollen. Vielleicht möchten Sie die angehängten Dateien z. B. in das PDF-/A-Format konvertieren? Bestimmte Felder wollen Sie auslassen oder Sie benötigen Felder mit konstanten Werten. Sicherlich sollte man auch die alten Systemfelder – wer hat wann das kopierte Dokument erstellt – übernehmen. Gut möglich, dass je nach Ziel viele weitere Anforderungen hinzukommen.

 

Tipps…
Die erfolgreich sowie die fehlerhaften kopierten Dokumente sollten Sie in Dateien auflisten. So behalten Sie den Überblick, ob und wie gut der Kopiervorgang verlaufen ist. Bei fehlerhaften Dokumenten kommt es auf eine weitere Analyse an:

  • Gibt es ähnliche Fehlermeldungen?
    • Dann lohnt sich eventuell der Einsatz von Scripting.
  • Ist die Zahl der Fehlerdokumente sehr hoch?
    • Könnte das Zielarchiv ungünstig konfiguriert sein?
  • Lassen sich die Quelldokumente nicht lesen?
    • Lassen sich die Fehler mit Tools beheben?
    • Sortieren Sie die nicht behebbaren Fehlerquellen aus.


Automatisierung hilft

Soweit die technische Sicht der Dinge. Kunden hilft es erfahrungsgemäß erheblich, wenn sich solche Kopiervorgänge möglichst stark automatisieren lassen. Um hierbei optimal zu unterstützen, benötigen wir unsererseits die Hilfe unserer Kunden, denn: Zur Lösung von Problemen gehört zunächst das Verständnis für diese.

Corporate Social Responsibility bei EASY: Viele gute Gründe…

Gesamtgesellschaftliche Verantwortung oder Corporate Social Responsibilty (CSR) ist auch bei und für EASY ein Thema. Und zwar ein wichtiges. Warum? Die einfachste Antwort darauf könnte – frei nach dem geflügelten Wort – lauten: „Tue Gutes und rede darüber.“ Aber so einfach ist es nicht, weder bei EASY, noch bei den meisten anderen Unternehmen, die ich kenne.

An dieser Stelle kann ich nur für EASY sprechen und mit Fug und Recht sagen: Für uns gibt es viele gute Gründe, uns gesellschaftlich zu engagieren –und zwar handfeste.

 

Menschen bleiben Menschen

Der Wichtigste sicherlich: Ein Unternehmen besteht nach wie vor aus Menschen und damit auch aus menschlichen Beziehungen, sowohl innerhalb der Unternehmens, als auch außerhalb, etwa durch die Beziehungen zu Kunden, Partnern, Dienstleistern oder auch Familienangehörigen unserer Mitarbeiterinnen und Mittarbeiter. Unser Engagement im Bereich CSR ruft uns genau das immer wieder in Erinnerung: Auch als Unternehmen haben wir Werte und wir wollen so handeln, wie wir es in erster Linie als Menschen gut heißen können.

Es lässt sich nicht bestreiten, dass die genannten Gruppen, die ich hier zusammenfassend als Stakeholder bezeichnen darf, heutzutage zweifelsohne an Unternehmen wie EASY bezüglich eines sozialen Engagements auch eine gewisse Erwartungen hegen – durchaus zu Recht, wie ich meine. Für uns ist das weniger eine Bürde als vielmehr eine Bestätigung unserer eigenen Wahrnehmung.

 

Mehr als „nur“ Image

Neben der „ideologischen“ Ebene sehe ich für uns bei EASY auch eine klare unternehmerische Motivation: Mit CSR lassen sich tatsächlich ökonomische Vorteile generieren. Ein konkretes Beispiel: In vielen Unternehmen gibt es mindestens zwei wesentliche Faktoren als Kostentreiber, nämlich den Energieverbrauch und den firmeneigenen Fuhrpark. Beide Bereiche bieten folglich einen nicht zu unterschätzenden Hebel, um Kosten zu sparen. Die Wege dorthin mögen unterschiedlich sein, das Ergebnis ist im Zweifelsfall eindeutig. Unternehmerisches Handeln entlang der gesamten Wertschöpfungskette nachhaltig auszurichten und sich zum Umweltschutz zu bekennen, liegt für EASY schlicht auf der Hand.

Im Übrigen bietet uns unser Engagement auch die Chance, uns von Wettbewerbern zu differenzieren und – überzeugende Produkte und überzeugender Service vorausgesetzt – damit auch Neukunden auf EASY aufmerksam zu machen und Bestandskunden langfristig an das Unternehmen zu binden. Auch dieser Aspekt stellt für mich einen ökonomischen Mehrwert für unser Unternehmen dar.

 

Mitarbeiter abholen

Nicht zu vergessen – und hier schließt sich der Kreis im Hinblick auf die Menschen im Unternehmen – stellt CSR für uns eine von mehreren Möglichkeiten dar, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „abzuholen“ und EASY als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Eine derartige Mitarbeitermotivation kann sicherlich auf unterschiedlichen Wegen funktionieren. Meiner Erfahrung nach lohnt es sich besonders, Aktivitäten im Bereich „Fitness und Gesundheit“ anzubieten – das sind Themen, die für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zunehmend an Bedeutung gewinnen und die richtigerweise als Wertschätzung von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden werden.

 

Eine einfache „Rechnung“

In Summe steht für EASY fest: Es gibt keinen einzigen Grund, sich nicht gesamtgesellschaftlich zu engagieren, aber es existieren jede Menge Gründe, es zu tun. Wichtig dabei ist und bleibt, dass wir dies mit einem hohen Maße an Ernsthaftigkeit und Professionalität tun – und mit einem klaren Fokus auf die Menschen – innerhalb und außerhalb unseres Unternehmens.

Was tut EASY denn? Darüber berichte ich künftig gerne in Form weiterer Blogs an dieser Stelle.

Die Stärkung des Datenschutzes – und die Folgen…

Im Mai 2018 ist es so weit: Die neue Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ersetzt das Bundesdatenschutzgesetz (Bundesdatenschutzgesetzes). Die Verordnung regelt einheitlich in der gesamten EU, wie Unternehmen und Behörden personenbezogene Daten verarbeiten können und müssen.

 

2018? Handlungsbedarf gibt es jetzt…

Laut einer Bitkom-Studie sind viele deutsche Firmen jedoch nicht ausreichend vorbereitet auf die neue EU-DSGVO: Fast die Hälfte aller befragten Unternehmen sindder Meinung, dass die neue Datenschutz-Grundverordnung „kein Problem“ für sie sei.

Da jedoch gilt, einige Anforderungen vor dem Ende der Anpassungsfrist im Mai 2018 umzusetzen und den Übergang rechtzeitig vorzubereiten, gibt es schon jetzt Handlungsbedarf. Für Unternehmen bedeutet die Umstellung zum Beispiel, dass sie ihren Kunden zu erläutern haben, welche Daten sie sammeln oder bereits haben. Herkunft und Empfänger der Daten müssen auf Wunsch zur Verfügung gestellt werden – in einem portablen Format.

 

Der frühe digitale Vogel…

Deshalb plädiere ich dafür, bereits jetzt die Umstellung zu starten. Es gilt zum Beispiel die bekannte datenschutzrechtliche ‚Vorabkontrolle‘ durch die komplexere ‚Risiko- und Wirkungsabschätzung‘ zu ersetzen. Auch kommen auf Unternehmen strengere Richtlinien bei den Meldepflichten zu. Auf der anderen Seite können Unternehmen auch neue Freiheiten beanspruchen, etwa, weil sich die Zweckbindung bei der Datenverarbeitung einfacher begründen lässt.

 

Da müssen Sie durch: Aufwand ist unvermeidlich…

Unschön aber wahr: Vielen Unternehmen werden die nun erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung, die neuen Rechenschafts- und Nachweispflichten sowie das künftig nötige Datenschutz-Management erheblichen Aufwand bereiten. Momentan scheuen sie noch die Aufwände dafür, denn das bindet Mitarbeiter und senkt temporär die Produktivität. Das Jahr 2018 ist aber schnell erreicht.

 

…er schützt jedoch vor empfindlichen Strafen

Aus Erfahrung rate ich daher: Ermitteln Sie alsbald die Unterschiede zwischen ihrer vorhandenen Datenschutz-Organisation, der dazugehörigen Dokumentation, der Gestaltung von Einwilligungen und den Vorgaben der neuen EU-DSGVO. Überprüfen Sie, welche Einwilligungen, Genehmigungen, Hinweise oder Vereinbarungen gemäß der neuen EU-DSGVO in ihrem Unternehmen nicht mehr konform sind. Und bewerten Sie rechtzeitig, in welchen Bereichen die Umstellung notwendig ist, bevor die EU-DSGVO in Kraft tritt.

Falls nötig, gibt es eine eindeutige Motivation: Ab Mai 2018 drohen Unternehmen bei Verstößen gegen den Datenschutz empfindliche Geldbußen, die ein Vielfaches über dem liegen können, was deutsche Unternehmen bislang aus dem Bundesdatenschutzgesetz kannten.