Prozesslücken intelligent füllen: EASY pilotiert Baukastensystem

In vielen Firmen bietet sich das gleiche Bild: Viele Geschäftsprozesse weisen Prozesslücken auf. Doch wie wäre es, wenn man die Möglichkeit hätte, unterschiedliche Systeme und Prozesse so zu vernetzen, dass der Prozessfluss nicht ins Stocken gerät? Was, wenn man bestehende Systeme durch intelligente Standardbausteine ergänzen könnte, die für optimalen Flow sorgen? Daran arbeitet EASY, unter anderem in dem strategischen Projekt Invictus.

Man muss sich nur anschauen, wie viele Systeme in der Regel allein bei der Abwicklung eines Auftrages beteiligt sind: Im Vorfeld sind Marketing und Vertrieb mit ihren Systemen tätig. Wird der Auftrag erteilt, erfasst man ihn im ERP. Hat er Projektanteile, kommt die Projektmanagement-Software dazu. Und so geht es munter weiter, bis die Rechnung gebucht ist. Oftmals kommt es irgendwo entlang dieser Kette zu einer Unterbrechung im Prozessfluss.

 

Systeme verbinden

Wie sich das verhindern lässt? Alles in einem System abbilden. Eine unrealistische Alternative. Die zweite: Alle Systeme mit technischen Schnittstellen verbinden und so dafür sorgen, dass der Prozess weniger „holpert“. Das wird praktiziert, ist allerdings häufig mit individuellem Scripting verbunden. Wenn man die Systeme dagegen mit Standardbausteinen koppeln könnte –dann wäre das zweifelsohne eine noch bessere Lösung.

 

Die Cloud als Basis

In einem Invictus-Pilotprojekt entwickelt EASY für eine US-amerikanische Unternehmensgruppe genau solche Standardbausteine für den Eingangsrechnungsprozess. Das Rechnungswesen der Gruppe ist aufgrund starken Wachstums sehr heterogen. Fast jede Tochterfirma besitzt eigenen Systeme und Prozesse. Einen über alle Systeme hinweg definierten Prozess zu erzeugen, war das Ziel – und das, ohne System zu ersetzen und ohne aufwändige ERP-Migration.

Das Projekt ist äußerst erfolgreich. Auf Basis der EASY Cloud Platform, die die Kommunikationsbasis für alle Systeme bereitstellt, verbinden von EASY entwickelte Fachbausteine – etwa für Kontierung, Buchung und Genehmigung – die unterschiedlichen Systeme miteinander. Dabei nutzen sie fachliche Datenmodelle für Kostenstellen, Konten und Organisationsstrukturen.

 

Einmal entwickelt, universell einsetzbar

Das Besondere: Solche Standardbausteine können immer wieder eingesetzt werden. Schließlich laufen viele Prozesse in vielen Unternehmen gleich ab. Genehmigungsbausteine, Bausteine zur Verknüpfung mit Drittanbieter-Online-Services, SAP-Connector, EASY Archive Connector, Vendoring – sind diese Bausteine erst einmal fertig, stehen sie für andere Projekte bereit. Dann ist es ganz einfach: Man will ein Sachkonto auf einem System dazu bringen, sich seine Daten aus SAP zu besorgen? Dann verknüpft man beide einfach mit dem SAP-Connector über die EASY Cloud Platform. Das Leben kann so einfach sein.

EASY Archiv in der Cloud: Wie Haufe-Lexware-Kunden profitieren

Haufe-Lexware und EASY SOFTWARE bündeln ihre Kräfte: Mitte dieses Jahres ging das erste Gemeinschaftsprojekt der beiden Partner an den Start: das Lexware Cloud-Archiv für Kleinunternehmer. Seit seinem Launch erfreut es sich in seiner Zielgruppe wachsender Beliebtheit und verzeichnet konstantes Wachstum.

EASY SOFTWARE ist Marktführer, wenn es um Software-Lösungen für die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenintensiver Prozesse geht – sei es ganz klassisch „on premise“ oder aus der Cloud. Haufe-Lexware ist Marktführer kaufmännischer Software-Lösungen. Beide Unternehmen eint der Anspruch, Anwendungen bereitzustellen, die mehr Effizienz ermöglichen, höchste Rechtssicherheit garantieren und gleichzeitig einfach zu bedienen sind.

Auf der EASY WORLD 2016 kündigten die Firmen an, eine gemeinsame Archiv-Lösung für kleine Unternehmen zu entwickeln. Gesagt, getan: Das Projekt erhielt Mitte 2017 die Vertriebsfreigabe. Seitdem stellt EASY SOFTWARE ein leistungsfähiges Cloud-Archiv für Small-Business-Klienten der Haufe-Gruppe bereit.

 

700 Kunden gewonnen – Tendenz steigend

Die Akzeptanz ist hoch: Allein in den ersten drei Monaten bestellten mehr als 350 Kunden den Cloud-Dienst. Inzwischen ist die Zahl auf rund 700 Kunden gewachsen. Und der Aufwärtstrend hält an. Der Grund: Kleinunternehmer profitieren mit der Lösung von der revisionssicheren Archivierung ihrer Belege und Dokumente im Sinne der GoBD auf hochverfügbaren EASY Servern in Deutschland. Hierzu müssen sie lediglich einen Client installieren und die zu überwachenden Ordner auswählen. Diese sind voreingestellt, zusätzlich lassen sich private Ordner hinzuwählen, die das System dann ebenfalls archiviert. Ist dies erfolgt, sorgt das Lexware Cloud-Archiv automatisch für die unveränderbare Archivierung der Dateien und die Dokumentation ihrer Bearbeitungshistorie. Dabei unterstützt es alle gängigen Dateiformate.

 

Weitere Projekte in Sicht…

Dieses Gemeinschaftsprojekt zeigt: Cloud-Lösungen erschließen neue Marktsegmente. Denn ohne die Bereitstellung von Speicherkapazitäten auf externen Servern wäre eine solche Anwendung „von der Stange“ für die meisten Kleinunternehmer wirtschaftlich nicht zu betreiben. Erst die Cloud ermöglicht Konditionen, von denen Anbieter und Kunde gleichermaßen profitieren. Kein Wunder also, dass Haufe-Lexware und EASY SOFTWARE bereits vereinbart haben, weitere Angebote folgen zu lassen.

EASY Service Level Agreements? Sie optimieren garantiert

Abgesicherte Betriebsabläufe sind die Basis für eine erfolgreiche Arbeit. Dabei unterstützen wir Sie gerne. Mit den Service Level Agreements (SLA) von EASY sichern Sie die Bearbeitung Ihrer Support-Fälle ab und das mit Reaktionszeiten, die zu ihrem Bedarf passen. Unsere Spezialisten kümmern sich innerhalb abgestimmter Reaktionszeiten um Ihre Anfragen. Wir für Sie – mit drei klaren Mehrwerten:

  1. Erweiterte Service-Zeiten: Auf Wunsch sind wir auch von 8 bis 18 Uhr für Sie da. Ein 24/7-Support ist bereits in Planung. Sprechen Sie uns gerne darauf an.
  2. Rasches Change Management: Als Managed-Service-Kunde setzen wir Ihre Änderungswünsche* innerhalb von zwei Tagen (Bronze), einem Tag (Silber) oder vier Stunden (Gold) um.
  3. Kurze Reaktionszeiten: Unser Incident Management nimmt sich Ihrem Anliegen innerhalb von vier Stunden (Plus-Paket) bzw. zwei Stunden (Premium-Paket) an.

Sie wünschen planbare und nachvollziehbare Leistungen? Bitte sehr: Definierte Leistungskennzahl (KPI) stellen sicher, dass unser Service für Sie messbar und transparent bleibt. „Service-Angebote werden immer produkthafter. Eine Standardisierung erlaubt, da, wo es möglich ist, aus Service-Produkten eine angepasste Lösung zu erstellen, die schnell und einfach auf Kundenbedürfnisse eingeht“, so Wolfgang Mertens von der EASY Service Suite. Sie sehen selbst: In Service-Leistungen investieren lohnt sich. Denn EASY bietet spürbare Gegenwerte und sichert Ihre Betriebsabläufe ab. Gerne beraten wir Sie individuell: wolfgang.mertens@easy.de.

* Die Umsetzungszeiten betreffen vordefinierte Änderungen (Standard Changes). Individuelle Änderungen sind in der Umsetzung immer Abhängig vom jeweiligen Aufwand.

Informationstag Digitale Rechnungen am 22.11. in Hamburg: Jetzt die letzten Plätze ergattern

Die 14. Auflage des Informationstags Digitale Rechnungen von EASY informiert am 22. November von 9:30 bis 15:30 Uhr über wichtige Aspekte rund um elektronische Rechnungen im unternehmerischen Zahlungsverkehr. Ort der Veranstaltung ist das Hotel Empire Riverside in Hamburg. Für die Veranstaltung gibt es noch wenige freie Plätze. Bei Interesse empfehlen wir, sich umgehend hier anzumelden.

 

Teilnahme kostenfrei

Der kostenfreie Informationstag Digitale Rechnungen findet in Zusammenarbeit mit dem Verpackungsspezialisten Infania, der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PWC sowie dem Bundeszentralamt für Steuern in Bonn statt. In zahlreichen Fachvorträgen und konkreten Anwenderbeispielen informieren Sie fachkundige Experten, was bei juristischen Formulierungen im Kontext der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu beachten ist.

 

Viele Fragen, viele Antworten

Teilnehmer erhalten Antworten auf Fragen wie: Welche Sicht haben und welche Anforderungen werden von Seiten der Prüfungsgesellschaften gestellt? Welchen Nutzen haben wir sowohl im Rechnungsversand als auch bei der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung davon? Was ist zu tun, um eine solche Lösung in unserem Haus zu implementieren? Natürlich bleibt im Rahmen der eintägigen Konferenz auch ausreichend Raum für einen individuellen Austausch mit unseren Experten und anderen Teilnehmern.

EASY und SugarCRM: Ein echter Prozessbeschleuniger

Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) unterstützen den Vertrieb und das Marketing bei zahlreichen täglichen Aufgaben. Aber: Neben den gewohnten Darstellungen von Kontaktdaten und -historien sowie kundenbezogenen Aufgaben fehlt CRM-Systemen oftmals die Anbindung an ein professionelles Dokumentenmanagement. Diese wichtige Brücke schlagen nun EASY SOFTWARE und SugarCRM. Mit dem SugarCRM Advanced-Partner ISC it&software consultants aus Nürnberg kooperierte die EASY SOFTWARE AG jüngst beim Kölner Grevens Adressbuchverlag.

 

Die Aufgabe:

Das von ISC erstellte SugarCRM-Kunden-Management-System sollte nahtlos mit dem EASY Dokumentenmanagement verknüpft werden.

 

Das Ergebnis:

Nach individueller Umsetzung können die Vertriebskräfte vom Grevens Adressbuchverlag nun schnell, einfach und User-freundlich auf alle relevanten Kundendokumente zugreifen.

Jörg Madloch von ISC über die Kooperation: „Die Schnittstelle zwischen SugarCRM und EASY ist ein echter Prozessbeschleuniger. In wenigen Momenten sind Dokumente nun in SugarCRM aufrufbar. Unser Kunde Grevens gewinnt damit Zeit und Transparenz in internen Projekten. Wir bedanken uns bei EASY für die reibungslose Zusammenarbeit.“

Mehr über das Schnittstellen-Portfolio von EASY finden Sie hier, mehr über die SugarCRM-Lösungen von ISC hier.

Purchase2Pay: EASY schließt Lücken im SAP-Umfeld

Der Beschaffungsprozess stellt sich in vielen Unternehmen, die SAP einsetzen, ähnlich komplex dar. EASY PCM Lösungen reduzieren hier den Komplexitätsgrad und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, mobiler, effizienter und schneller zu arbeiten. Und: Sie sorgen für mehr Transparenz. Je nach Installation bereits heute lückenlos, von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung, wie EASY auf der EASY WORLD berichtete.

 

Vielzahl an Prozessen

Viele Prozesse greifen ineinander, damit eine Bestellung getätigt, eine Lieferung entgegengenommen und eine Rechnung bezahlt werden kann. Die Mitarbeiter des Einkaufs, der Fachabteilungen und der Buchhaltung befassen sich mit der Meldung, Prüfung und Bewilligung von Bedarfen. Die Anforderung, Bearbeitung und Freigabe von Angeboten findet hier ebenso statt; wie die Auswahl der Lieferanten und die Erstellung der entsprechenden Verträge. Nicht zuletzt gehören auch die Rechnungsprüfung und Buchung dazu. Bei alldem gilt: Mehrere Systeme verarbeiten und erzeugen Daten. Die zentralen SAP-Anwendungen bilden vieles ab. Aber: So mancher vorgelagerter und nachgelagerter Prozess wird nicht ausreichend oder an verschiedensten Stellen dokumentiert und gespeichert.

 

Verträge und Eingangsrechnungen leichter managen

Hier kommt die gute Nachricht: EASY arbeitet daran, eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesse zu ermöglichen, Datensilos abzuschaffen und Informationslücken zu schließen. Auf Basis der Plattform Process2Design stehen zwei voll in SAP integrierte Process2Go-Produkte zur Verfügung: EASY PCM Invoice Management hält Workflows und eine Archivierung für die effiziente, orts- und endgeräteunabhängige Bearbeitung von Eingangsrechnungen bereit. EASY PCM Contract Management behält den Überblick über alle Verträge, erinnert an Fristen und holt bestehenden Verträge mittels Knopfdruck auf den Bildschirm. Extrem schnell zu implementieren, erweisen sich die beiden Lösungen als ein Turbo für die Organisation. Hinzu kommt: Schon bald werden sie mit der neuen SAP Fiori-Oberfläche bereitstehen.

 

Individuelle Ergänzungen für die ganzheitliche Sicht

Doch es geht noch mehr, zeigen Kundenprojekte. So implementierte EASY im Kundenauftrag bereits Templates für die BANF-Erstellung und -Bearbeitung sowie für die Purchase-Order und ein umfassendes Procurement Management. Sie erlauben im Zusammenspiel von SAP mit dem Invoice- sowie dem Contract Management, was auf der Wunschliste vieler Unternehmen steht: Eine ganzheitliche Sicht auf alle am Beschaffungsprozess beteiligten Prozesse, inklusive Dokumentation und Archivierung mit Hilfe einer zentralen Instanz.

 

Ein deutliches Plus an Transparenz und Schnelligkeit ist die Folge. Auch erlaubt die volle Purchase2Pay-Prozessunterstützung ein ganzheitliches Reporting. Weitere Informationen zum Thema  finden Sie hier.

EASY Cloud Platform und Gerätedaten: Der Beginn einer wunderbaren Freundschaft

Das Internet of Things ist längst Realität. 300.000 Desktop-Rechner gab es 1990 – wenn auch kaum mit Internetanschluss. 300 Millionen waren es bereits zum Millennium. Und zählt man heute allein die Smartphones, so kommt man auf eine „Population“ von weit über fünf Milliarden weltweit.

 

Explosives Wachstum

Wie viele Geräte heute über das Netz kommunizieren, lässt sich nicht seriös beziffern. Klar ist: Es werden immer mehr. Gartner schätzt die Zahl für das Jahr 2020 auf 20 Milliarden weltweit. Andere gehen für dieses Datum bereits von 600 Milliarden aus. Wir reden von Geräten, die Zustände melden und manchmal sogar Anweisungen empfangen und ausführen. Das Smart Home mit vernetzten Thermostaten, Leuchten und Alarmeinrichtungen ist allen ein Begriff, ebenso die „Wearables“. Doch auch im gewerblichen Bereich und in Produktion gibt es spannende Anwendungen. Sensoren an Maschinen oder an Haushaltsgeräten zum Beispiel, die von Fachpersonal gewartet werden müssen und die möglichst nicht ausfallen sollten. Ein weiterer Anwendungsbereich ist Predicitve Maintenance, also mittels zuverlässiger Prognose-Tools drohende Ausfälle und Wartungsbedarfe zu erkennen, bevor sie eintreten.

 

Pure Harmonie

Doch was hat das mit der EASY Cloud Platform zu tun? Die Antwort: Die Daten all dieser Maschinen und Geräte lassen sich in der EASY Cloud-Umgebung sicher und geschützt ablegen, führen und verarbeiten. Hierzu stellt die EASY Cloud Platform Dienste, Schnittstellen (APIs) und Software Development Kits bereit. Auch mit Webservices, die Daten einspielen, harmoniert sie bestens.

 

Unschlagbarer Mehrwert: Daten in der Cloud mit Business-Logik verbinden

Damit nicht genug: Auf der EASY Cloud Platform lassen sich diese Daten mit einer Business-Logik versehen. EASY ermöglicht, was nicht viele andere Anbieter derzeit können: Ohne großen Programmieraufwand mit Hilfe der Cloud Platform und Gerätedaten einen spezifischen Prozess auslösen. Ein Gerät meldet einen kritischen Status? Dann lässt sich das Service Personal mit einer SMS oder E-Mail oder Push-E-Mail informieren, damit ein Termin mit dem Kunden gemacht werden kann oder noch besser: die Störung schon vorher behoben wird. Eine solche, Cloud-basierte Lösung zu realisieren, ist mit dem Modulbaukasten der EASY Cloud Platform in kurzer Zeit möglich. Und: Es ist nur eine von vielen möglichen Business-Logiken. Hinzu kommt: Clients für zahlreiche Endgerät sind in beliebiger Sprache im Handumdrehen startbereit.

 

The missing link…

Die EASY Cloud Platform bietet damit immer genau das Stück Intelligenz, das man benötigt, um Systeme, Tools, Prozesse und natürlich auch Menschen miteinander zu vernetzen und über Apps zu steuern. Das können für sich alleine weder die Systeme, noch die Schnittstellen. Man darf also gespannt sein, welche IoT-Anwendungen zukünftig über die Plattform realisiert werden.

Hier erhalten Sie mehr Informationen.

Personalwesen in SAP: So geht HR 4.0

Wenn man fragt, haben die wenigsten mit Personalverwaltung beziehungsweise Human Resources zu tun. Dabei kommt letztlich nahezu jeder arbeitende Mensch mit HR-Prozessen in Berührung. Trotzdem ist der Digitalisierungsgrad in diesen Prozessen bei Unternehmen, die SAP einsetzen, noch gering. EASY tritt an, das zu ändern. Denn HR 4.0 geht schon heute.

In vielen Unternehmen bietet sich ein ähnliches Bild: Excel, Word, selbstgebaute Datenbanken und die beliebte strategische E-Mail sind die vorherrschenden Tools im HR-Bereich. Die Daten sind unstrukturiert über unterschiedliche Quellen verteilt.

 

Digitalisierung? Die Strategie entscheidet

Der Schlüssel liegt in der richtigen Digitalisierungsstrategie. Einer Strategie, die zu durchgängigen HR-Prozessen führt und auf Standards setzt. Wer dieser Marschroute folgt, digitale HR-Tools nutzt und vernetzt, hat klare Vorteile. Er kann beispielsweise Self-Services anbieten – für Mitarbeiter und für das Management. Das On- und Offboarding fällt genauso leicht, wie die Leistungsbeurteilung, Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Krankmeldung und vieles mehr. Das beschert der HR-Abteilung nicht nur mehr Tempo und Effizienz. Es entlastet gleichzeitig das Shared Service Center, das sich nun wichtigeren Themen wie HR Business Partnering und Center of Excellence zuwenden kann.

 

Dashboards in HR? Aber sicher.

Und es geht noch weiter – denn durchgehende Prozesse öffnen völlig neue Planungshorizonte. Wer über sie verfügt, kann Dashboards integrieren und KPIs erfassen. Er kann mit Zahlen belegen, ob die richtigen Leute am richtigen Platz sitzen. Er kann vorausschauend planen. Prognostiziert der Vertrieb beispielsweise einen Anstieg der Geschäftschancen im neuen Jahr, lässt sich schnell analysieren, ob genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen und sich mittels E-Recruiting bei Bedarf auf Talentsuche gehen.

 

Durchgängige Prozesse garantiert

Zu schön, um wahr zu sein? Nicht mit EASY Lösungen. Die EASY PCM-Produktfamilie integriert sich perfekt in SAP und SuccessFactors und sorgt für durchgängige Prozesse. Hierfür setzt sie auf einen Process2Design-Baukasten mit nur drei Elementen: Prozessgestaltung, Dokumentgestaltung und Aktenservice. Mit diesen drei Elementen, die auf unterschiedlichsten Systemen und Cloud-basiert laufen, lassen sich nahezu alle Prozesse abbilden. Wer es noch leichter haben möchte, kauft einfach die vorgefertigten Process2Go-Prozessbausteine und passt sie an – schon laufen sie auf jedem Endgerät, überall auf der Welt.

All das ist im Personalwesen mit SAP bereits heute mit EASY möglich. Aus der Cloud oder On Premise. Das einzige, was man tun muss: Abschied vom Papier und Datensilos nehmen.

Mehr Informationen finden Sie hier.

Spannende Herbstferien dank EASY

Seit Montag dieser Woche läuft – nach Teil eins im Sommer – der zweite Teil der von EASY unterstützten Naturerlebniswoche für Grundschulkinder in Mülheim-Eppinghofen. Nach den Leitthemen Natur und Umwelt im Juli dreht sich dieses Mal alles um die Naturelemente Feuer, Erde, Luft und Wasser.

Von Flugdrachen bis Feuerwehr

Bei einem Drachen-Workshop bauen die Kinder im Alter zwischen sechs und zehn Jahren – passend zur Jahreszeit – flugfähige Drachen und erfahren auch, warum diese fliegen können. Im Aquarius-Wassermuseum stehen hingegen spannende Wasserexperimente auf dem Programm. Auch hier erfahren die Kinder jede Menge Wissenswertes über das nasse Element. Die Waldschule liefert Interessantes über den Wald und seine Bewohner. Unter dem Motto „Jetzt wird`s heiß!“ steht am nächsten Tag ein spannender Besuch bei der Feuerwehr Mülheim an. Logisch, dass die Brandexperten ihre jungen Gäste auch über die Gefahren von Feuer und das richtige Verhalten im Ernstfall aufklären. Ein Besuch im Haus Ruhrnatur gibt zum Anschluss der Ferienwoche erstaunliche Einblicke in das Zusammenspiel der Naturelemente. Dabei werfen die kleinen Forscher auch einen Blick ins Erdreich. Liest sich attraktiv? Ist es auch. Wie schon im Sommer ist die Naturerlebniswoche auch dieses Mal restlos ausgebucht.

Kostenlose Teilnahme für alle Kinder

Hintergrund der Aktion: Die EASY SOFTWARE AG stellte in der Weihnachtszeit 2016 in ihrer Hauptzentrale in Mülheim an der Ruhr eine Spendenbox auf, die bei der Belegschaft auf positive Resonanz stieß. Die EASYaner sammelten insgesamt 2.100 Euro – die die EASY Vorstände Willy Cremers und Thorsten Eska Ende Januar in Form eines Schecks an die Mitarbeiterinnen des Stadtteilmanagements Eppinghofen überreichten. Dank der Spende können die Kinder kostenlos an den Naturerlebniswochen teilnehmen.

EASY Webcast: Rechnungseingangsprozesse in SAP – einfach und professionell

Wer kennt das nicht? Hier eine Papierrechnung, da eine elektronisch eingehende Rechnung. Da bleibt es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten. Hinzu kommt die sichere Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Zeichnungsberechtigungen. Auch verkürzte Durchlaufzeiten und erhöhte Produktivität sollten gewährleistet sein. Und wollen nicht aus Sie Skonti voll ausschöpfen und Verzugskosten vermeiden?

All das bietet Ihnen das EASY PCM Invoice Management. Unsere Lösung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket für die Verarbeitung von analogen und digitalen Eingangsrechnungen in SAP. Sie lässt sich durch seinen hohen Standardisierungsgrad schnell und einfach implementieren.

Wie Sie von der Automatisierung Ihrer Rechnungseingangsprozesse in SAP profitieren, erfahren Sie Sie in unserem Live-Webcast am 21.11.2017, 11:00 – 12:00 Uhr. Seien Sie live dabei und melden sich jetzt hier kostenlos an. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.