Digitalisierung benötigt einen Plan

Chance oder Risiko? Die digitale Transformation eröffnet neue Märkte und ermöglicht neue Geschäftsmodelle, sie sorgt aber auch für mehr Tempo, mehr Daten und mehr Wettbewerb. Wohl dem Unternehmen, das für seine Digitalisierung einen Plan hat.

 

Digitalisierung ist nicht aufzuhalten

„Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam fort und sie gestaltet immer mehr unseren Arbeitsalltag. Wir müssen uns heute den stetig neuen Herausforderungen stellen und dies in einer Weise, die ein Hohes Maße an Flexibilität und Mobilität verlangt“, weiß Gottfried Oster von der EASY Strategieberatung. Zu den Triebfedern dieser Entwicklung zählen neben Technologie auch das menschliche Verhalten und Umfeld, welches immer wieder neue Trends hervorbringt. Man denke nur die an die gewachsene Fülle so genannter sozialer Medien – von Facebook über Instagram bis hin zu Snapchat.

 

Trend zur Individualisierung

In der Industrie ist ein deutlicher Wandel weg von der Massenproduktion hin zur Individualisierung zu erkennen. „Plattformen reifen in Unternehmen zu der entscheidenden Schnittstelle für die erforderliche Flexibilität. Eine rasche und agile Anpassung der Kernprozesse im Unternehmen ist entscheidet für eine Steigerung der Wertschöpfung und der Anpassung von Geschäftsmodellen“, so Oster weiter. Wichtig in diesem Kontext: Um als Unternehmen den richtigen, also den für das jeweilige Unternehmen wirklich passenden Weg einzuschlagen, bedarf es einer genauen Analyse des Ist-Zustands. Nur so lässt sich der Reifegrad ermitteln, der verlässlich Auskunft darüber gibt, wo das Unternehmen in der digitalen Transformation steht. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt: So kann ein Ergebnis sein, dass Unternehmen sich um die Bedürfnisse ihrer Kunden herum neu positionieren müssen, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

 

Solide Basis schaffen

Aus der Ist-Analyse wiederum leiten sich die Herausforderungen auf Basis der eigenen Strategie und deren Ziele ab. Die Summe des Ganzen ist eine individuelle digitale Agenda. „Mit der passenden digitalen Agenda steht die digitale Transformation eines Unternehmens auf soliden Füßen. Mit ihr ist das Unternehmen für die Zukunft gerüstet“, weiß Oster.

 

Bewusst digitalisieren

Nun ist es nicht so, dass mit der Digitalisierung ein Mangel an Herausforderungen einhergeht – ganz im Gegenteil. So gilt es unter anderem, mit dem Tempo des digitalen Wandels Schritt zu halten, benötigte IT-Ressourcen aus dem laufenden Geschäft umzuverteilen, fehlendes Fachwissen im Unternehmen zu neuen Technologien zu beschaffen oder den richtigen Partner zur Umsetzung der digitalen Transformation zu finden.

Hier kommt die EASY Strategieberatung ins Spiel. Sie unterstützt Ihr Unternehmen in der Ist-Analyse zur Digitalisierung und erarbeitet gemeinsam mit Ihnen die für Ihr Unternehmen passende Digitalisierungsstrategie. Das Erstellen einer schlüssigen Roadmap ist dann weniger eine Herausforderung, als vielmehr ein konstruktiver Prozess zu Ihrer individuellen digitalen Agenda. Ihr Ansprechpartner: Gottfried.Oster@easy.de.

Die Zukunft vor Augen – mit einem Kosmos voller Kunden-Lösungen

Wir alle erleben es tagtäglich: Arbeits- und Geschäftsprozesse ändern sich, weg vom „klassischen“ ECM hin zum Informations-Management. Was bedeutet Digitalisierung für Sie? Wie können Sie die Digitalisierung optimal für Ihr Unternehmen nutzen? Wie sichern Sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile?

Die EASY WORLD ist das Kunden-Event 2017 der EASY SOFTWARE AG. Wir laden Sie herzlich ein, sich am 13. und 14. September 2017 mit uns über die aktuellen Themen und Trends der Digitalisierung in Unternehmen auszutauschen.

Gestalten Sie mit uns Ihre digitale Agenda, lernen Sie spannende use cases aus anderen Unternehmen kennen und erfahren Sie mehr über die aktuellen Entwicklungen der EASY SOFTWARE AG. Tauschen Sie sich mit anderen Anwendern und unseren EASY Experten aus und werfen Sie mit uns gemeinsam einen verblüffenden Blick in die Zukunft der digitalen Welt für Unternehmen – die Zukunft vor Augen.

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Mit EASY Discovery auf Entdeckungsreise

EASY Discovery sorgt für eine schnelle Integration von relevantem Wissens in den Arbeitsprozess.

EASY Discovery: Hier können Sie den Referenzbericht als PDF lesen.

 

Überstunden: „Immer mehr“ – wirklich unvermeidlich?

Gefühlt klagen immer mehr Menschen über immer größere Belastungen am Arbeitsplatz. Häufige Folgen: Burnouts, hohe Fehlerquoten, Ineffizienzen. Die naheliegende Frage – gerade in Zeiten wachsender Digitalisierung und Automatisierung von Arbeit: Muss das sein?

Schauen wir uns einmal ein paar Zahlen an – die Überstunden zum Beispiel. Im Jahr 2016 schoben die Deutschen tatsächlich mehr Überstunden als im Vorjahr. Laut Nürnberger Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung stieg ihre Gesamtzahl bundesweit auf 820,9 Millionen Stunden. Das waren 56 Millionen mehr als 2015 und knapp 21 Stunden auf jeden Arbeitnehmer. Erschreckend? Es kommt noch dicker: Das waren nur die entlohnten Überstunden. Die unbezahlten schlagen mit zusätzlichen 941,2 Millionen zu Buche, 24 pro Arbeitgeber und 1,6 Millionen mehr als im Vorjahr.

 

Krankenstand auf Rekordniveau

Wenig überraschend vor diesem Hintergrund: Bereits das erste Halbjahr 2016 war ein Rekordjahr in Sachen Krankschreibungen, jedenfalls laut DAK. Die Kasse verzeichnete den höchsten Stand seit 20 Jahren. Annähernd 40 Prozent aller Arbeitnehmer waren mindestens einmal krankgeschrieben – und immer häufiger sind psychische Leiden der Grund. Auch wenn Zahlen für das gesamte Jahr noch fehlen – es gibt keine Anzeichen, dass sich die Situation in den beiden letzten Quartalen verbessert hat.

 

Chronischer Stress schwächt

Nein, es bleibt beim Altbekannten: chronischer Stress schwächt unser Immunsystem. Auch Überlastung oder das Gefühl, die Menge an Arbeit nicht schaffen zu können, leisten dem Burnout offensichtlich Vorschub. Bloß: Warum ändern wir nichts daran, obwohl wir das wissen?

 

Gegensteuern mit Collaboration Tools

Möglichkeiten gibt es einige. Das beginnt auf der individuellen Seite mit Programmen zum Stressabbau oder Seminaren für Führungskräfte, wie sich ein Team effizient und gut führen lässt. Aber es gibt auch die organisatorische Seite – Collaboration Tools erleichtern die Zusammenarbeit selbst bei weit verstreuten Teams. Enterprise Mobility hilft, Zeit besser auszunutzen. Digitale Akten, Dokumentenmanagement und Workflows übernehmen stupide und ineffiziente Prozesse und beschleunigen die Suche nach Dokumenten und Informationen. Dosiert und kombiniert man solche Tools richtig und individuell, lässt sich die Zahl der Überstunden zweifelsohne senken – und damit auch Stress und möglicherweise die Zahl der Krankheitstage.

Infomationstag Digitale Rechnungen: Konkret und kurzweilig

Die 12. Auflage des Infomationstags Digitale Rechnungen von EASY informierte am 5. Juli in Zusammenarbeit mit dem Verpackungsspezialisten Infania, der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PWC sowie dem Bundeszentralamt für Steuern in Bonn über wichtige Aspekte rund um elektronische Rechnungen im unternehmerischen Zahlungsverkehr. In zahlreichen Fachvorträgen und konkreten Anwenderbeispielen erfuhren die Teilnehmer im Ruhrturm Essen, was bei juristischen Formulierungen im Kontext der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu beachten ist.

Die Besucher zeigten sich von dem Informationsangebot, darunter Fachvorträge, etwa zur Verfahrensdokumentation, Expertenrunden und konkrete Anwendungsbeispiele aus der Praxis begeistert. Zudem bot sich den Anwesenden im Anschluss an die Fachvorträge ausreichend Zeit für intensive Diskussionen und persönliche Gespräche. Damit lieferte der Tag ein Programm, das bei den knapp 50 Teilnehmern bestens ankam. Die positiven Einschätzungen unserer Gäste reichten von „sehr kurzweilig, eine sehr gute Mischung von Vorträgen“ bis hin zu „eine wichtige Veranstaltung, da sich durch die Veränderungen im Finanzrechtswesen auch die Anforderungen an Unternehmen ändern“.

Stadtradeln 2017: 155.000 Kilometer für den Klimaschutz

Nach der erfolgreichen Teilnahme am Stadtradeln in 2016 traten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von EASY erneut vom 20. Mai bis 9. Juni 2017 kräftig in die Pedale. Im Rahmen der Aktion „Stadtradeln – Gemeinsam radeln für Radverkehr, Klimaschutz und Lebensqualität!“ beteiligte sich EASY im wahrsten Sinne des Wortes aktiv daran, den Anteil an Radfahrern in der Metropole Ruhrgebiet zu erhöhen, damit faktisch Kohlendioxid-Emissionen zu vermeiden und zugleich der eigenen Gesundheit Gutes zu tun.

 

Die dreifache Länge des Äquators…

In dem dreiwöchigen Aktionszeitraum konnten Radfahrer Kilometer für den Klimaschutz sammeln. EASY kam hier auf knapp 1.500 Kilometer – dies entspricht etwa 210 Kilogramm an vermiedenem CO2-Austoß. Im Gesamtklassement landete EASY damit auf Platz 23 von 51. In Summe erradelten die 514 Mühlheimer Teilnehmer knapp 155.000 km und vermieden dabei 21.973 kg CO2. Diese Berechnung basiert auf 142 g CO2 pro Personen/Kilometer. Laut den Machern der Initiative, dem Klima-Bündnis, entspricht dies der 3,86-fachen Länge des Äquators.


Aktives Engagement für Nachhaltigkeit

Damit setzten alle Teilnehmer in Mülheim ein Zeichen für Klimaschutz und Radverkehrsförderung. Für EASY ist dies ein kleiner aber feiner Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit. „Das erneute Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstreicht das Bewusstsein für nachhaltiges Handeln wie auch für die eigene Gesundheit“, so Joachim Brysch, Manager Strategic Communications bei der EASY SOFTWARE AG. „Unsere erneut positive Bilanz ist zugleich Ansporn für das Stadtradeln 2018.“

Branchentreff vdav: Automatisierte Rechnungsverarbeitung á la EASY

Wenn sich die Mitglieder des Verbands Deutscher Auskunfts- und Verzeichnismedien (vdav) treffen, fehlt die EASY SOFTWARE AG nicht. In diesem Jahr präsentierte EASY Lösungen zum Thema automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung. Was kann man aktuell im Detail von automatisierten Systemen erwarten? Wie „rechnet“ sich eigentlich diese Investition? Inwieweit können Mitarbeiter einen echten Nutzen aus einer solchen Lösung ziehen? Antworten auf diese Fragen erhielten die zahlreichen Interessenten von EASY Mitarbeiter Olaf Westmeier.

 

Etwa 450 Geschäftsführer und Führungskräfte aus den rund 150 Mitgliedsunternehmen sowie zahlreiche Gäste nutzten Mitte Juni die Gelegenheit, sich in Berlin auszutauschen, in Workshops neue Entwicklungen kennenzulernen und die Erfolgsfaktoren für das eigene Geschäft zu diskutieren. Zur Wahl standen zahlreiche verschiedene Vorträge, Workshops, Praxisforen zu den wichtigsten Trends, Entwicklungen und Rahmenbedingungen für Geschäftsführung, Marketing und Vertrieb. Begleitend zum Branchentreff findet jährlich die vdav-Fachmesse statt. Hier präsentierten die Dienstleister und Zulieferer der Verzeichnismedien-Branche ihre Produkte, Services und Dienstleistungen.

 

„Es war deutlich zu spüren, dass es für Unternehmen immer wichtiger wird, Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten zu können. Entsprechend interessiert zeigten sich die Besucher an den Lösungen der EASY SOFTWARE. Zudem ist der Branchentreff des vdav immer wieder eine schöne Gelegenheit, bestehende Beziehungen zu pflegen und neue zu knüpfen“, so Olaf Westmeier resümierend.

EASY ECM Suite: In wenigen Schritten zur Digitalisierung – was Anwender beachten sollten

Der Weg zur Digitalisierung kann steinig sein – muss er aber nicht. Ratsam in jedem Fall: Etappen festlegen und Schritt für Schritt gehen. „Ein klassischer Stolperstein besteht darin, dass Projekte nicht im Budget eingepreist sind, oft aus einem Termin oder der Projektlaufzeit hinauslaufen oder die Qualität nicht passt. Ein weiterer Punkt, der Projekte gefährdet, ist schlechte Kommunikation“, weiß Reinhard Eidelsburger, bei der EASY SOFTWARE Deutschland GmbH für das Consulting verantwortlich.

 

Transparenz ist eine Qualität für sich

Zusammen mit seinem Team hat sich Eidelsburger intensiv mit der Frage beschäftigt, warum viele Digitalisierungs- und IT-Projekte scheitern. Gewiss, solche Projekte sind oftmals sehr komplex und anspruchsvoll – aber unlösbar sind sie nicht. Was aber ist zu tun? „Wichtig ist eine transparente Vorgehensweise und damit auch eine Erfassung in einem zentralen Projektsystem – damit ist zu jedem Zeitpunkt eine einheitliche Sicht gewährleistet. Der Projektprozess sollte für alle Beteiligten nachvollziehbar sein und idealerweise steht ein zentraler Service Desk für die Betreuung nach Projektende zur Verfügung.

 

Ein bisschen Kopfsache…

Welche Voraussetzungen aber sind für Digitalisierungsprojekte notwendig? Zunächst einmal hilft es, die Digitalisierung als Chance zu begreifen. Sie bietet zahlreiche Möglichkeiten, etwa unabhängig von Ort und Endgerät zu arbeiten, sich einer Innovationskultur zu öffnen, diese Offenheit zu leben und Ergebnisse – und damit Know-how – zu teilen.

 

…ein bisschen Planung

Und sonst? Ist es ein bisschen das Henne-Ei-Prinzip: Ist die Voraussetzung für den Projekterfolg eine klare Strategie oder die digitale Agenda? „Oftmals verfolgen Unternehmen den Ansatz, den aktuellen Prozess im neuen System eins zu eins umzusetzen. Das funktioniert in der Regel nicht. Im Idealfall ist die digitale Agenda bereits unabhängig vom Projekt entstanden“, berichtet Reinhard Eidelsburger aus seinem Erfahrungsschatz. Existiert eine Agenda ergeben sich daraus oftmals die notwendigen Werkzeuge, die es ermöglichen, einen agilen Prozess zu beginnen, Anforderungen des Marktes schneller umzusetzen, Transparenz ins Projekt zu bekommen und regelmäßige Abstimmungen sicherzustellen. Gerade agile Methoden können unterstützen, genauso wie möglichst kleine Iterationen, die sich kontinuierlich wiederholen.

 

Und EASY ist ja auch noch da…

Was aber, wenn diese Voraussetzungen noch gar nicht vorhanden sind? Dafür gibt es die EASY Strategieberatung – sie unterstützt von der Domäne zum Prozess und abschließend bis zum Projekt. Aus unserer Sicht besteht der beste Weg für eine erfolgreiche Digitalisierung darin, von der Kundenstrategie eine digitale Agenda abzuleiten – darüber zur Digitalen Transformation zu kommen und das oder die Projekt(e) konkret umzusetzen. Sie wollen mehr erfahren? Sprechen Sie uns an: Sie erreichen Reinhard Eidelsburger unter 0208/450160.

Kosten der Digitalisierung in Deutschland: Bundesländer finanzieren mit

Der deutschen Wirtschaft geht es grundsätzlich gut. Laut einer aktuellen Einschätzung des  Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens KPMG betrug das Wachstum im vergangenen Jahr etwa 1,9% und damit so viel wie seit 2011 nicht mehr. Dazu sinkt die Arbeitslosenquote und der Geschäftsklimaindex steigt kontinuierlich.

 

German Angst oder Weitblick?

Wächst nicht gleichzeitig die Unsicherheit in Bezug auf die Zukunft? Wird die aktuelle Zinspolitik weiterhin für Investitionen und die damit verbundenen Kredite günstig bleiben? Die vorteilhaften Finanzierungsbedingungen und die damit zusammenhängenden guten Ergebnisse von Unternehmen könnten dazu führen, die Kosten, die Ressourcen und die Prozesse im Unternehmen vorübergehend zu vernachlässigen, bzw. deren Anpassung zu verschieben. Ein Risiko – vor allem dann,  wenn es zu kurzfristigen Veränderungen der Rahmenbedingungen kommen sollte.

 

Wandel erfordert Anpassung

Doch ganz gleich, wie sich die Rahmenbedingungen konkret ändern mögen, an der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Im Falle des Falles stellt sich eher die Frage, ob die (hoffentlich) bestehende Digitalisierung einer Anpassung bedarf? Für Unternehmen gilt es, insbesondere kundenorientierte Abläufe, Kernprozesse, interne Unterstützungsprozesse und übergreifende Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls mit Hilfe modernster Technologien anzupassen.

 

Hilfe für den Mittelstand

Die Bundesländer Nordrhein-Westfalen (NRW) und Bayern haben sich dazu etwas einfallen lassen und unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) unter bestimmten Bedingungen bei der Digitalisierung. NRW stellt eine Förderinitiative „Innovationsgutschein Digitalisierung“ auf, die Firmen Zuschüsse in Höhe von bis zu 25.000 Euro zukommen lässt. Eine Innovationsförderung von bis zu 80% der Projektkosten ist möglich. Interessierte Firmen können einen entsprechenden Gutschein beim NRW-Wissenschaftsministerium beantragen.

 

EASY ist Digitalisierungspartner

Der „Innovationsgutschein Digitalisierung“ verfolgt das Ziel, KMU in Kooperation mit Forschungseinrichtungen und anderen Kompetenzträgern zu unterstützen, unternehmerische Potenziale durch die Digitalisierung zu erkennen und zu realisieren. Dazu gehören sichere IT-Systeme genauso wie andere Maßnahmen, die Unternehmen in der Transformation hin zur „Industrie 4.0“ unterstützen. Dazu zählen im Übrigen zahlreiche Lösungen der EASY SOFTWARE AG. Wir sind ein wesentlicher Kompetenzträger für die Digitalsierung im Business-Umfeld. Und: Wir beraten Sie gerne.

Mehr Informationen zu den Angeboten der Bundesländer finden Sie hier:

Innovationsgutschein

Digitalbonus Bayern

SPIRIT DEVELOPER DAYS 2017 die Zweite: Kreativ konstruktiv

„Ab in die App-Fabrik“ – unter diesem Motto fanden Ende Mai die zweiten SPIRIT DEVELOPER DAYS 2017 in der EASY Zentrale in Mülheim statt. Worum ging es? Drei Teams entwickelten in drei Tagen verschiedene Business-Lösungen auf Basis der Plattform SPIRIT. Keine Vorträge oder Live-Demos sondern echte „Handarbeit“ stand bei den erfahrenen Entwickler von Partnern sowie einigen EASY Mitarbeitern, die EASY SPIRIT im Detail kennenlernten, im Mittelpunkt. Neben der Arbeit in Teams konnten sich die Teilnehmer zusätzliche Inspiration in so genannten Breakout-Sessions holen oder sich in diesen zu Themen wie User Experience oder SPIRIT Anwendungsfällen informieren.

 

Mit Kompetenz und Spaß zu faszinierenden Ergebnissen

Auch der zweite Hackathon in diesem Jahr zeigte, was mit SPIRIT in kurzer Zeit realisierbar ist: Die knapp 20 Teilnehmer entwickelten in kreativer Zusammenarbeit neue und innovative Ideen für Applikationen und setzten diese mit SPIRIT2Design während der Veranstaltung direkt um. Ein Team entwickelte etwa verschiedene Lösungen zur Organisation eines KFZ-Fuhrparks in Unternehmen. Dabei schaffte es das Team, mit SPIRIT innerhalb der drei Tage sowohl eine Desktop- als auch eine Web-App sowie eine Android-Anwendung umzusetzen. Mit Hilfe einer Salesforce-Anbindung fand dabei eine direkte Synchronisation der Daten in allen Anwendungen statt. Die zweite Gruppe digitalisierte mit ihrer Urlaubs-App den Urlaubsantrag in Unternehmen. Eine Besonderheit: Die Applikation schlägt dem Mitarbeiter je nach Bundesland Brückentage als „günstige“ Urlaubstage vor. Ein weiteres Ergebnis: Die digitale Reisekostenabrechnung als Web-Client, die sowohl die Erfassungs- wie auch die Bearbeitungszeit für Mitarbeiter verkürzt.

 

Fertige Business-Lösungen in wenigen Tagen

Individuelle aber auch standardisierte Applikationen lassen sich mit EASY SPIRIT ganz einfach und im Handumdrehen umsetzen. Die Ergebnisse des zweiten Hackathons sprechen für sich. Die logische Folge: Die dritten SPIRIT DEVELOPER DAYS sind bereits in der Planung.