EASY Archive Smart ist bereit für die DSGVO

EU-DSGVO: Keep calm and carry on!

Am 25. Mai 2018 endet die Übergangsfrist und die EU-DSGVO wird in der gesamten europäischen Union verbindlich. Kein Anlass, den Kopf in den Sand zu stecken. Schaffen Sie viel lieber jetzt die Voraussetzungen für eine gelungene Umsetzung, Schritt für Schritt – mit einem guten Plan und realistischen Lösungsansätzen. Wir haben hier das Wichtigste für Sie zusammengefasst.

Vier grundlegende Maẞnahmen

Ermitteln

Ermitteln Sie, wo sich welche personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen befinden und wie diese aufbewahrt oder digital gespeichert werden.

Berichten

Etablieren Sie Datenmodelle, Automatismen und Workflows in Ihren IT-Systemen, die Sie in die Lage versetzen, Betroffenen Auskunft darüber geben zu können, welche Daten in Ihrem Unternehmen wie gespeichert werden.

Schützen

Implementieren Sie ein Datenschutz-Management in den IT-Systemen Ihres Unternehmens und kontrollieren Sie z.B. Ihr Zugangs- und Berechtigungskonzepte.

Kontrollieren

Zu guter Letzt: Kontrollieren Sie die Vorgaben der EU-DSGVO fortlaufend und sorgfältig.

 

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Was ist das Ziel?

Das Ziel ist der Schutz von Personen vor Risiken der Datenschutzverletzungen. Dies gilt sowohl für papierlastige Geschäftsprozesse als auch für die digitale Datenverarbeitung.

Zur Durchsetzung dieses Ziels haben Betroffene nun das Recht, zu erfahren, welche Daten von Ihnen wie aufbewahrt und in den IT-Systemen der Unternehmen gespeichert werden. Betroffene können unter bestimmten Umständen die Sperrung oder Löschung ihrer Daten beantragen. Aber auch ohne direkte Aufforderung der Betroffenen müssen Unternehmen solche Daten löschen, wenn der Verwendungszweck weggefallen ist.

Überwachen und Strafen

Gegenüber bisherigen Regelungen sind die erheblich ausgebauten Sanktionen nennenswert, die Unternehmen bei Verletzungen des Datenschutzrechtes zu erwarten haben. Ab dem 25. Mai zahlen Unternehmen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Gesamtumsatzes bei schweren Verstößen gegen die EU-DSGVO – und das theoretisch bei jedem Verstoß.

Unternehmen haben eine Rechenschaftspflicht. Dokumentationen wie Verfahrensverzeichnisse und Datenschutzfolgeabschätzungen müssen der Aufsichtsbehörde auf Aufforderung vorgelegt werden. Das bedeutet, das Unternehmen muss beweisen können, dass die Daten korrekt verarbeitet wurden.

 

Wie helfen Ihnen IT-Systeme dabei, EU-DSGVO-konform zu agieren?

Privacy by Design

Privacy by Design meint den Datenschutz durch Technikgestaltung. Sie müssen, um DSGVO-konform zu bleiben oder zu werden, unter Umständen auf ein System migrieren, dass es Ihnen ermöglicht, die Anforderungen technisch umzusetzen. Erforderliche Prozesse (z.B. Löschfristen) sind schon bei der Implementierung so einzurichten, dass Sie im Unternehmen die Richtlinien möglichst automatisiert einhalten.

Privacy by Default

Privacy by Default hingegen beschreibt die technischen Einstellungen eines IT-Systems im „Auslieferungszustand“. Es darf nicht von vornherein datenschutzwidrige Einstellungen mitbringen, die später mühsam korrigiert werden müssen.

Darauf können Sie sich bei EASY SOFTWARE verlassen.

Kurz gesagt: Führen Sie automatisierte Prozesse in Ihr Unternehmen mit EASY ein.

DSGVO-konform mit EASY SOFTWARE

Dokumentenmanagement-Systeme können Ihnen helfen, weil Sie auf diese Weise steuern können, wo personenbezogene Daten im Unternehmen liegen und wer Zugriff auf diese Daten hat. Mit dem richtigen Datenmodell haben Sie die Maßnahme der „Ermittlung“ schnell erledigt.
DMS-Systeme können Ihnen auch dabei helfen, standartmäßige Löschfristen in kurzer Zeit zu hinterlegen. Die Löschfristen, die individuell zu hinterlegen sind, können Sie im zweiten Schritt bearbeiten.

Unser Produkt EASY Archive Smart beispielsweise lässt grundsätzlich eine DSGVO-konforme Arbeitsweise zu. Sie nehmen dazu entsprechende Konfigurationen – auch im Nachhinein – an Szenarien und angebundenen IT-Systemen vor, um personenbezogene Daten DSGVO-konform archivieren zu können.

 

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EASY SOFTWARE auf der Hannover Messe 2018

Hannover Messe 2018: EASY SOFTWARE im Finale von Siemens open MindSphere Challenge

Die digitale Vernetzung der Geschäftswelt ist in vollem Gange – demnächst auch wieder zu bestaunen auf der Hannover Messe. Hier zeigen zahlreiche Unternehmen ihre Ideen und Lösungen, komplexe Prozesse zu beherrschen, Abläufe zu automatisieren und effizient zu gestalten. Mit dabei ist auch die EASY SOFTWARE AG. Sie finden uns bei der weltgrößten Industriemesse vom 23. bis 27.April 2018 in Halle 6 an Stand D 30 in der Bitkom Innovation Area Industrie 4.0.

EASY SOFTWARE AG hat es mit der Service App für den Außen- und Kundendienst ins Finale der Siemens open MindSphere Challenge geschafft. Unter vier weiteren Kandidaten werden am Dienstag, den 24.04. Marcel Rosenbaum und Thomas Cziesla die Lösung von EASY auf dem Siemens-Stand der Hannover Messe pitchen.

Service Apps und EASY Cloud Platform: Mobilität als Wettbewerbsvorteil

Wesentliche Wettbewerbsvorteile entstehen im Rahmen der Digitalisierung gerade durch mobile Anwendungen. Gute Dienstleistungen garantieren einen kontinuierlichen Nutzen für Kunden. Und: Ein ausgefeiltes Dienstleistungsangebot bietet viele Vorteile. Diese liegen – gerade bei der Verzahnung von Produktion und Dienstleistung durch Informations- und Kommunikationstechniken – auf der Hand.

Optimierte Cashflows

Erhöhung der Prozesssicherheit und Qualität

Steigerung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

Und: Ausgestattet mit Smartphone oder Tablet lässt sich die Arbeit jederzeit an jedem Ort erledigen – vom Kundendienst über den Außendienst bis hin zum Facility Management. Wir bieten Ihnen entsprechend Ihrer unternehmerischen Anforderungen die richtige Lösung.

Unsere Lösung für die Siemens open MindSphere Challenge

Im Zuge der Siemens open MindSphere Challenge hatte das Unternehmen mit Partnern zu Ideen für mobile Lösungen für den Außen- und Kundendienst aufgerufen. Einer der Partner: Dieffenbacher GmbH. Der weltweit führende Hersteller von Pressensystemen und kompletten Produktionsanlagen für die Holz-, Automobil- und Zuliefererindustrie möchte seinen Außendienst optimieren. Es geht darum, die Mitarbeiter zu motivieren, Störfälle der hochkomplexen Anlagen direkt per App zu übermitteln bzw. alle Informationen zur Art des Störfalls, oder ob der Techniker vor Ort den Fehler lösen konnte, schnell und einfach eingeben zu können. So vermeiden die Techniker Medienbrüche und sparen enorm viel Zeit ein.

Genau da kommt die innovative EASY Service App ins Spiel. Unternehmen profitieren u. a. von beschleunigten Arbeitsprozessen und einer wesentlich verbesserten User- und Service-Experience für Ihre Mitarbeiter und Kunden. Motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden gibt es „oben drauf“.

Sie möchten mehr über die Service App für den Außen- und Kundendienst von EASY erfahren? Dann vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Experten Sascha Löwer bei der Hannover Messe.

Sie sind nicht auf der Hannover Messe, wollen aber auch Ihre Kundenzufriedenheit durch die Service App für den Kunden- und Außendienst verbessern? Informieren sie sich einfach online bei unserem Webcast am 6.6.2018

 

Compliance Kultur im Unternehmen stärken

Compliance-Kultur stärken – und leben: der neue EASY COMPLIANCE MANAGER hilft

Getrieben durch die steigenden Sicherheitserwartungen von Geschäftspartnern und Kunden sowie neue rechtliche Regelungen müssen immer mehr Firmen Kontroll-Systeme schaffen, die wesentliche Compliance-Risiken reduzieren und mögliche Lücken frühzeitig aufdecken.

Die Erhöhung der Einhaltung der Compliance ist ein dabei ein entscheidender Faktor, dazu gehören Risikominimierung bzw. Transparenz über mögliche Fälle, vor allem aber die unveränderbare Dokumentation aller compliance-relevanten Sachverhalte.

Hier setzt der COMPLIANCE MANAGER der EASY SOFTWARE AG an, er ermöglicht Ihren Mitarbeitern, compliance-relevante Sachverhalte zu erfassen, sich über Compliance-Regeln zu vergewissern und gegebenenfalls eine Genehmigung durch Vorgesetzte oder Compliance-Beauftragte zu erhalten. Dies kann auch auf mobilen Geräten, schnell und unkompliziert erfolgen – und es ermöglicht Ihnen, Compliance-Regeln breit im Unternehmen zu verankern. Gelebte Compliance-Kultur eben.

Der Compliance Manager in Aktion

Sie definieren die compliance-relevanten Sachverhalte und stellen diese Ihren Mitarbeitern dann über den Compliance Manager zur Verfügung. Schon diese Maßnahme erhöht die Wahrnehmung der Compliance-Regeln und macht sie im Alltag greifbar.

Nach dem Erfassen eines Compliance-Falls steuern Regelwerke, ob Vorgesetzte oder Compliance-Beauftragte in den Vorgang eingebunden werden, und stellen so Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Entscheidung her. Jeder compliance-relevante Fall wird so dokumentiert und bleibt nachvollziehbar.

Hier erhalten Sie einen ersten Draufblick auf den Compliance Manager in Aktion.

Die Historie im Blick – die Zukunft gestalten

Aussagekräftige Reporting-Funktionalitäten ermöglichen es Ihnen, Trends zu erkennen und Hot-spots zu identifizieren. So können Sie Ihre Aufmerksamkeit und Aktivitäten auf relevante Themen fokussieren.

Compliance im Griff

Der Compliance Manager als cloud-basierte Applikation ist schnell einsetzbar und kann einfach an ihre Bedürfnisse angepasst werden. Er lässt sich darüber hinaus in nahezu jede Systemlandschaft integrieren. Mobile Nutzung ermöglicht eine einfache Integration in die täglichen Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter und Vorgesetzten. Neugierig geworden? Sprechen Sie uns darauf an, welche Vorteile der Compliance Manager für Ihr Unternehmen hat.

 

Wachsendes Cloud Geschäft EASY SOFTWARE

Ab in die Cloud: Eigene Tochtergesellschaft für wachsendes App-Geschäft

• EASY Mobile Service GmbH gegründet

• Zusammenarbeit mit App-Spezialist econsor mobile GmbH

• Reaktion auf steigende Nachfrage

Die EASY SOFTWARE hat für die Entwicklung mobiler Anwendungen eine eigene Tochtergesellschaft gegründet. Die EASY Mobile Service GmbH hat im Februar den operativen Geschäftsbetrieb aufgenommen und entwickelt auf Basis der EASY Cloud Platform für Kunden spezifische App-Lösungen. Damit reagiert EASY auf die steigende Nachfrage und die wachsende strategische Bedeutung in diesem Bereich.

„Wir beobachten ein zunehmendes Interesse vieler Mittelständler an mobilen Anwendungen im Bereich Prozessoptimierung sowie Internet of Things. Mit der Gründung der EASY Mobile Service GmbH und der bereits bestehenden Zusammenarbeit mit econsor mobile GmbH haben wir die nötigen Strukturen geschaffen, um dieser Nachfrage Rechnung zu tragen und erfolgreich an einem wichtigen Zukunftsmarkt teilzuhaben. Zudem werden wir unsere Lösungen in diesem Bereich als „Software as a Service“ anbieten, um so auch an der steigenden Nutzung unserer Lösungen partizipieren zu können“, erläutert EASY CEO Willy Cremers den Schritt. So können die „Rädchen“ EASY SOFTWARE und App-Geschäft perfekt ineinander greifen.

Projektverwaltung einmal anders - Projektanträge erstellen bei einem Hilfswerk

Projektverwaltung einmal anders – Besondere Anforderungen eines Hilfswerks

Welche Anforderungen hat ein Kunde mit über 2.000-jähriger Tradition und einem globalen Wirkungsgebiet? Roland Illigmann von Reindel & Puchta Systemhaus GmbH berichtete auf dem EASYtalk 2018 über uralte Archive, ungleiche Bedingungen und Priester ohne E-Mail Zugang. Die Projektverwaltung für ein internationales katholisches Hilfswerk war ebenso herausfordernd wie interessant.

Welche Aufgabe wurde uns gestellt?

Unser Kunde, ein international tätiges Hilfswerk, fördert und initiiert Projekte zur Verbesserung der Lebenslage in Krisengebieten, nach Naturkatastrophen oder in Folge von Krieg und Gewalt. Ob Hilfe in akuten Notsituationen oder langfristige Förderprojekte: Die einheimischen Projektpartner helfen dort, wo die Not am größten ist. Für die Umsetzung der Projekte werden Spenden gesammelt. Um die Gelder zu erhalten und Projekte umzusetzen, müssen die Projektpartner überall auf der Welt umfangreiche Projektanträge stellen.

Ein Hilfswerk auf dem Weg in die Digitalisierung

Zurzeit wird mit Worddokumenten und Papieranträgen gearbeitet. Einer der Wünsche an uns: eine Anwendung zur zentralen und einfachen digitalen Erstellung eines Projektantrages als PDF-Formular. Sprich: Die Projektsteller sollen einen Antrag auf Fördergelder erstellen können – „simple as hell“. Aus dieser Anforderung wurde dann sehr schnell eine eigene Anwendung, um die doch vielfältigen Antragsdaten sinnvoll zu erfassen und an EASY DMS zu übermitteln. Die Antragsteller, im Regelfall kirchliche Institutionen, sollen die Projektanträge automatisch versenden und archivieren können. Außerdem ist ein physikalisches Speichermedium gewünscht. Der Einsatz der geforderten Lösungen muss natürlich weltweit erfolgen, also mehrsprachig sein. Konkret werden wir die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Portugiesisch abbilden, wobei die Korrespondenzen ebenfalls auf den vier Sprachen erfolgen.

Die Herausforderungen:

Wie kommuniziere ich mit einem Bischof in Burkina Faso, der kein stabiles und schnelles Internet zur Verfügung hat? Neben sehr heterogenen Fähigkeiten der Projektbeteiligten, was IT-Fähigkeiten angeht, ist in Entwicklungsregionen eine funktionierende IT-Umgebung keine Selbstverständlichkeit. Es ist außerdem nicht immer zu erwarten, dass Sicherheitsstandards eingehalten werden: Häufig werden Passwörter gehackt, Dritte versuchen sogar, den Prozess aktiv zu stören. Ist irgendetwas auffällig oder antwortet jemand nicht adäquat, wird das ganze Projekt sofort gesperrt und der Geldfluss gestoppt.
Regierungen oder Regionen sind den katholischen Diensten nicht immer wohlgesonnen. Somit war eine besonders hohe Vertraulichkeit in der Kommunikation vonnöten, manche Prozesse mussten wir auf dem „diplomatischen“ Weg aufbauen. Diese persönlich überbrachte Kommunikation brachte entsprechenden Laufzeiten mit sich.

Die Umsetzung: ein Offline Client zur Antragserfassung verbunden mit DMS und Workflow

Wir haben zur gewünschten Projektverwaltung eine eigene Anwendung entwickelt, „EASYDor“, die auf dem EASY DMS System und EASY Workflow basiert. Daneben sind Capture Plus und EASY Archiv im Einsatz.
Für die Antragsteller wurde eine weitere Anwendung erstellt: „EASYDorClient“. Die Eingabe ist möglichst einfach und plattformunabhängig in JavaScript erstellt. Die Daten können offline erfasst werden und dann per Email oder Webservice an EASYDor übermittelt werden. Die interne Verarbeitung der Projektanträge ist sehr umfangreich mit Workflows unterstützt. Der gesamte Entscheidungsprozess muss nachvollziehbar sein und jederzeit muss der Projektstatus erkennbar sein. Die laufende Kommunikation mit den Projektteilnehmern wird ebenfalls in DMS abgebildet. Dabei sind aktuell mehrere hundert Dokumentenvorlagen im System hinterlegt. Für die finanzielle Abwicklung der Projekte haben wir eine Schnittstelle zu verschiedenen ERP-Systemen erstellt, die über Webservices eine synchrone Verarbeitung der Daten ermöglicht.

Zukunftsorientiert in die Digitalisierung

Auch wenn das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, kann jetzt schon gesagt werden, dass es den Umfang eines DMS bis an seine Grenzen treibt. Die tägliche Zusammenarbeit mit dem Kunden ist sehr positiv: In den Workshops wurden innovative Ideen erarbeitet und manche Anforderung hat uns gezwungen neuartige Lösungen zu suchen. Nur beim Begriff „Archiv“ werde ich bei der katholischen Kirche zukünftig sehr vorsichtig sein. Hier denkt man einfach in anderen Zeiträumen – man denke an das 2000-jährige Kirchenarchiv. Trotz der beträchtlichen Tradition ist die Kirche bei diesem Projekt zukunftsorientiert und schreitet voran in die Digitalisierung.

Roland Illigmann

Prokurist, Reindel & Puchta Systemhaus GmbH 

Reindel & Puchta Systemhaus GmbH ist ein qualifizierter Partner der EASY SOFTWARE AG. Die Kompetenzen liegen bei EASY DMS, Workflow, Capture Plus und Archive. Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie hier.

 

Symbol für die Blockchain als zukünftige Schlüsseltechnologie

IT-Trends 2018 – Blockchain unter den Top-ten-Themen

Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage rückt die Schlüsseltechnologie Blockchain erstmals unter die zehn wichtigsten Trend-Themen innerhalb der Digitalbranche. Dies wundert einen nicht. Denn: Im Gespräch ist die Technologie schon länger. Fürwahr, ein spannendes Thema.

Die Blockchain – zukunftsträchtig?

26 Prozent der befragten Vertreter aus der IT- und Telekommunikationsbranche sprechen dem Thema „Blockchain“ einen wichtigen Stellenwert für die nähere Zukunft zu. Noch vergangenes Jahr lag diese Einschätzung erst bei elf Prozent. Was macht die Blockchain-Technologie so interessant – vor allem für die ECM-Branche?

Um es kurz zu fassen: Die Blockchain stellt Mittel und Methoden bereit, um Transaktionen ohne zentrale Vertrauensinstanz sicher abzuwickeln. Das ist ihr Anwendungsgebiet und ihr Ursprung: Bekannt wurde die Technologie mit der Kryptowährung Bitcoin und dort zur kryptographischen Verifikation von Transaktionen. Nach näherer Begutachtung stellt sich allerdings heraus: mit dieser Technologie ist noch weit mehr möglich.

Wenn die Blockchain schon heute Finanztransaktionen auf sichere Weise übermittelt, werden zukünftig, so Bitkom-Präsident Achim Berg, „zum Beispiel Beurkundungen ohne Notar erfolgen, Verträge als Smart Contracts sicher abgewickelt oder die komplette Lieferkette eines Produkts transparent dargestellt werden.

 

Möglicher Einsatz in der ECM-Branche

Vertrauen ohne zentrale Vertrauensinstanz und nachweisbare Integrität der Daten, das ist der Schlüsselsatz, der gerade für die ECM-Branche interessant werden könnte. Stichwort „Revisionssicherheit“ von Dokumenten. Was die Zukunft hier bringt, bleibt abzuwarten und spannend. Bereits heute experimentieren Unternehmen mit verschiedenen Ideen rund um die Blockchain: so IBM mit dem Projekt Fabric, das anderen Unternehmen eine Toolchain zur Erstellung einer eigenen Blockchain, passend zum jeweiligen Geschäftsmodell, anbietet. Oder auch das Coco-Framework von Microsoft mit demselben Ziel – die Blockchain soll ihren Weg in die Unternehmen finden und ist dort in Logistik, Handel und Finanzen zumindest testweise im Einsatz. Es bleibt also spannend.

Mit Big Data in die digitale Zukunft

Datengetriebene Geschäftsmodelle sind keine Neuigkeit. Jedoch werden sie immer wichtiger für den Erfolg von Unternehmen. Jenseits von Werbung und Marktforschung werden Big Data und Data Analytics nun auch für die Industrie 4.0 und Produktion interessanter. Wer die Fähigkeit besitzt, Daten zu sammeln und auszuwerten, kann sich in Zukunft einen Vorsprung in Digitalisierungsprozessen erarbeiten. Doch was sind das eigentlich für Daten und wie kann man sie profitabel nutzen?

Big Data in der Kommunikation

Gehen wir einen Schritt zurück. Kennen Sie das? Sie interessieren sich für Produkte und Themen im Internet. Plötzlich bekommen Sie Inhalte, Werbung und Produkte zu genau diesen Themen auf anderen Webseiten angeboten. Wer die letzten zehn Jahre nicht auf dem Mond gelebt hat, sollte wissen, dass Firmen Daten zum Nutzerverhalten im Internet sammeln. Algorithmen und Cookies verfolgen Sie auf Ihrer „Reise“ im Internet, sie merken sich ihre Vorlieben, sie analysieren den Inhalt Ihrer im Internet besuchten Seiten. Das Ergebnis ist personalisierte Werbung und auf Sie persönlich zugeschnittene Inhalte. So entsteht ein digitales Profil xy zugeordnet, das einem bestimmten Verhaltensmuster entspricht und in eine Zielgruppe passt. Klassisches Schubladendenken. Bisher war das vor allem für Marktforschungszwecke sowie Marketing und Vertrieb interessant. Das sogenannte Re-Targeting, das Werbung und Inhalte passgenau an die jeweilige Zielgruppe ausgespielt, gehört mittlerweile zum Standardrepertoire der Kommunikation.

Der nächste Schritt: Datengetriebene Geschäftsmodelle in der Industrie

Die Nutzung von Big Data verläuft allerdings asynchron. Während Kommunikationsexperten die Datenanalyse von Nutzern sogar schon für Wahlkämpfe nutzen – Barack Obama hat wohl als erster in der politischen Kommunikation seine Botschaften per Big Data gesteuert – entdeckt die Industrie dieses Mittel gerade erst. Laut einer Studie des Digitalverbands bitkom zur digitalen Kundenbeziehung erheben zwar 96 Prozent der Unternehmen Daten ihrer Kunden, aber nur die Hälfte (53 Prozent) wertet die Daten aus und nutzt sie konkret für die Optimierung ihrer Unternehmensprozesse. 1.000 Unternehmen mit mehr als zwanzig Mitarbeitern hat der Verband befragt. Er hat Digitalverband für die Studie ein eigens entwickeltes Reifegradmodell erstellt, welches Data Analytics und Optimization anhand der sechs Dimensionen: Strategie, Kultur und Personal, Organisation, Prozesse, Technologie und Daten misst. „Kunden in der digitalen Welt bleiben vielen Unternehmen fremd“. Diesen Schluss zieht der bitkom aus Ihrer Studie. Das wirft ein Licht darauf, wie weit deutsche Unternehmen tatsächlich in ihren Digitalisierungsprozessen sind: Es gibt noch eine Menge ungenutztes Potential!

Qualitätssteigerung mit Industry Analytics

Datengetriebene Analysen und Business Intelligence unterliegen selbst einem steten technischen Wandel. Die Methoden werden ausgefeilter und der strategische Nutzen konkreter. Es geht schließlich darum, die Daten nicht bloß zu sammeln, sondern sie zu auszuwerten, um Muster zu finden und auf Herausforderungen im Unternehmen reagieren zu können. So lassen sich mit Hilfe von Daten Aussagen über zukünftige Entwicklungen in der Industrie machen. Das Ganze trägt einen eigenen Namen: Industry Analytics. Produktionsleiter können zum Beispiel Erkenntnisse darüber gewinnen, wie sich die Fertigung optimieren lässt, ob und welche Fehler zu erwarten sind, oder ob sogar ein kompletter Maschinenausfall droht. Beim ersten Industry Anaylitics-Projekt im Unternehmen definieren die Beteiligten zunächst die Daten, die zur Analyse eines Prozesses benötigen. Die Fachanwender legen dazu die Ziele der Prozessanalyse fest. Anschließend gilt es, die Parameter zu ermitteln, die möglicherweise Einfluss auf das Ergebnis haben. Diese werden im nächsten Prozessschritt an den Anlagen ausgelesen und in eine Datenbank übertragen. Die Daten müssen in einem zentralen Repository vorliegen, bevor sich Berichte auswerten lassen und mit Hilfe von statistischen Methoden Muster analysiert werden. Mit Data Mining Algorithmen lassen sich die Muster in den Datenbergen bestimmen und somit neue Erkenntnisse und Zusammenhänge gewinnen.
Die Digitalisierung und Vernetzung der Daten bringt Unternehmen einen echten Mehrwert sowie Wettbewerbsvorteile. Anhand konkreter Analysen lässt sich die Produktion optimal steuern, Maschinenengpässe oder Ausfälle lassen sich besser vorhersagen.

Internet of Things und ECM

IoT und ECM – mehr Daten zu erwarten!

Die ECM-Branche stellt sich neuen Herausforderungen. Grund: Die Anzahl der Daten und Content generierenden Applikationen wächst stetig. Einer IDC-Studie zu Folge soll sich bis 2025 das Quantum der weltweit erzeugten Datenmenge verzehnfachen – unternehmensseitig wohlbemerkt und nicht von Privatanwendern. Ein Fall für das ECM-Business? Mit Sicherheit. Was erwartet uns, wohin geht die Reise und woher stammen all die Daten?

Service-Apps und Enterprise Content Management

Seit geraumer Zeit bereichern Service-Apps das ECM-Geschäft. Clientseitig stabile Software Development Kits (SDKs) machen die Entwicklung solcher Service-Apps möglich. Und dies umso mehr, sobald diese darüber hinaus noch an über einen Adapter „in the Cloud“ mit den ERP-Systemen der Wahl kommunizieren. Stabile Schnittstellen – auf den Clients und in der Cloud – so gelingt die Entwicklung und Implementation von sogenannten Service-Apps quasi im Handumdrehen. So weit, so gut.

Bis hierhin sind wir mit unseren Produkten gut aufgestellt. Viele Kunden haben aus den technischen Neuerungen der letzten Jahre schon Vorteile gezogen – siehe dazu nur zwei Beispiele: die cloudbasierte Field-Service-App und Content-Services via Apps. Die sichtbarste Neuerung liegt im wahrsten Wortsinne auf der Hand: Service-Techniker rücken heute mit einem Smartphone, einem Tablet oder anderen Handheld-Devices zur tagtäglichen Arbeit aus. Mehr Daten sind den ECM-Systemen gewiss.

The next step: Internet of Things

Der nächste Schritt zeichnet sich aber schon jetzt ab. Heute kommunizieren IoT-Geräte bereits mit ihrer Umwelt: Wearables, LEDs, Heizungsteuerungen und vieles andere mehr. Aus dieser Sicht erscheint die spekulative Aussage der IDC, dass bis 2025 jeder Mensch auf der Welt, der über einen Internet-Zugang verfügt, im Schnitt 4.800 Mal jeden Tag mit vernetzten Geräten interagiert, nicht unwahrscheinlich zu sein. Gerade für Unternehmen gewinnen Technologien der Protokollfamilien rundum Bluetooth, Zigbee, Z-Wave, 6LowPan etc. zunehmend an Bedeutung – hier steht die drahtlose Kommunikation im Vordergrund.

IoT-Beispiele aus Konsumentensicht

Zwei Beispiele an dieser Stelle aus Konsumentensicht: Jeder kennt großräumige Supermärkte mit Vollsortiment. Man stelle sich vor: Auf meiner dazugehörigen App stelle ich meine Einkaufsliste zusammen und beim nächsten Besuch des Supermarkts zeigt mir die App den Weg zu den einzukaufenden Produkten – die Navigation verläuft per Bluetooth-Beacons. Suchen war gestern. Ein anderes Beispiel: Ich möchte einen Ort besuchen, weiß aber nicht, ob es sich vom Besucheraufkommen lohnt – zum Beispiel eine Bar oder ein Fitnessstudio. Die App sagt es mir; die Daten entstehen dabei aus der Anzahl der Besucher mit aktiviertem Bluetooth.

IoT-Beispiele aus Unternehmenssicht

Natürlich lassen sich mit den oben genannten Service-Apps nicht nur Dokumente bearbeiten. Die Hardware beherrscht die gängigen IoT-Protokollfamilien der drahtlosen Kommunikation – und so nimmt es einen nicht wunder, dass dies auch bereits heutzutage die verbreitete Praxis in Unternehmen darstellt.  Wieder zwei Beispiele dazu:  Den Status von vernetzten Maschinen via Bluetooth auszulesen, stellt heute kein Problem mehr dar. Der Service-Techniker ist also in der Lage, mit der passenden App sämtliche über Sensoren ermittelte Daten abzurufen. Der Möglichkeiten sind wieder einmal keine Grenzen gesetzt: Ob der Service-Techniker nur den Health-Zustand einer Maschine ausliest oder nur schaut, wie oft eine Tür geöffnet wurde – Sensoren für alle möglichen Fälle existieren. Um ein konkretes Beispiel zu nennen: Die Dokumentation von Ernte- und Transportwegen per Bluetooth-Beacons. Und nicht ohne Grund nimmt also SAP mit dem Produkt SAP Leonardo die IoT-Welt in den Blick. Mehr Daten sind den ECM-Systemen gewiss.

Fazit

Die Zahl der Daten generierenden Quellen wächst also ungemein. Mit EASY SPIRIT und der EASY CLOUD PLATFORM verfügen wir über zukunftsweisende Werkzeuge, um diesen Daten Herr zu werden. Eine schnelle und flexible App-Entwicklung mit Anbindung zur ERP-Business-Logik ist möglich – gleich, was die Quelle der Daten sein mag.

EASY Software erwirbt SYSTEC GmbH

EASY SOFTWARE erwirbt die Systec GmbH

Frohe Kunde: Seit dem 01.01.2018 gehört die Systec GmbH zur EASY SOFTWARE AG. Das 1983 gegründete Bielefelder Software-Haus legt seinen Schwerpunkt auf Dokumentenmanagement und den direkten Endkundenbezug (Im Bild: v.l.n.r. Thorsten Eska, Vorstand d. EASY SOFTWARE AG, Ehepaar Claes, Willy Cremers Vorstand d. EASY SOFTWARE AG). Damit erweitert sich der Wirkungskreis der EASY SOFTWARE AG, vor allem mit Blick auf kleine und mittelständische Unternehmen.

Die EASY SOFTWARE AG vergrößert somit das vorhandene Spektrum an Lösungen, Beratung und Service-Leistungen. Kunden und Partner profitieren davon gleichermaßen. Zudem stärkt  EASY das anorganische Wachstum: Durch die Übernahme eines vorherigen Vertriebspartners verschafft sich der Mülheimer Software-Spezialist Geschäftsbeziehungen zu vielen interessanten Unternehmen. Gleichzeitig gewinnt EASY qualifizierte Mitarbeiter und konsolidiert die regionale Position im Raum Niedersachsen/Nordrhein-Westfalen.

„Durch den Zukauf stärken wir unsere Präsenz in der genannten Region. Wir gewinnen weitere kompetente Mitarbeiter und untermauern unser Wachstum,“ so EASY Vorstand Thorsten Eska. Systec-Geschäftsführer Karl-Heinz Claes ergänzt:  „Mit der EASY SOFTWARE AG haben wir einen Käufer gefunden, der unseren Anspruch an Zuverlässigkeit, Kompetenz und Kundennähe teilt und hervorragend aufgestellt ist, um die zunehmende Nachfrage mittelständisch geprägter Unternehmen nach Lösungen zur Steigerung der Effizienz von dokumentengebundenen Geschäftsprozessen zu bedienen.“

Es bleibt  festzuhalten: Mit dem Erwerb der Systec GmbH durch die EASY SOFTWARE AG entsteht eine klassische Win-win-Situation.

Human resouces in SAP abbilden

EASY in der Fachpresse: Human Resources in SAP abbilden

Die Software-Lösungen der EASY SOFTWARE AG ziehen ihre Kreise. So auch im Februar 2018 im Fachmagazin IT-Management. Im Artikel „PERSONALARBEIT IN SAP“ erläutert Johannes Wienhold die Vorteile sowie den Effizienzgewinn der digitailsierten HR-Arbeit – und deren Voraussetzungen.

Human Resources und der Stand der Dinge

Ausgehend vom noch immer weit verbreiteten Stand der Dinge in puncto Personalarbeit, sprich: die Arbeit mit Excel, Word und selbstgebauten Datenbanken, zeigt Johannes Wienhold neue Wege einer digitalisierten Personalarbeit auf. Gerade mit der SAP-basierten EASY PCM Suite wartet ein Plus an Effizienz auf Sie. Viele Teilprozesse der digitalisierten Personalarbeit liegen bereits vor – diese reichen von der digitalen Personalakte über das Bescheinigungwesen bis zur Erstellung von Zeugnissen und Checklisten im Kontext des On- und Offboarding-Prozess.

Chance-Prozesse gestalten und an Effizienz gewinnnen

Wir stehen an der Schwelle zur Digitalisierung und Industrie 4.0. Um diesen Weg erfolgreich zu bestreiten, bedarf es so einiger Voraussetzungen. Hierbei handelt es sich oftmals um einen Kulturwandel im eigenen Unternehmen, weiß Johannes Wienhold zu berichten – und dabei unterstützen kann zuallererst die Personalabteilung. Er gibt den Tipp, die Digitalisierung am Besten mit der digitalen Personalakte zu starten. Grund: In ihrem Dunstkreis stehen alle Mitarbeiter des Unternehmens – vom Auszubildenden bis zur Führungskraft.

Auf diesem Weg kann die Personalabteilung einen wesentlichen Beitrag zum gesamten Change-Prozess leisten: Die HR-Abteilung stößt diesen an und alle Mitarbeiter kommen früh in den Kontakt mit der firmeneigenen Digitalisierung. So können Unternehmen  den digitalen Change-Prozess geschickt einleiten und  Berührungsängste frühzeitig abbauen.