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EASY Archive

EASY ARCHIVE & CLIENT

TODOS LOS DOCUMENTOS AL SERVICIO DE LOS PROCESOS

EASY Archive

EASY Archive es un robusto repositorio centralizado y auditable para toda la información de la empresa, con herramientas para búsquedas rápidas en el contenido. EASY Archive captura cualquier tipo de datos en masa, estructura el flujo del documento a través de las funciones de flujos de trabajo, blinda el documento de alteraciones, cumplimiento para auditorías y se constituye en el elemento para la conservación y archivo de los documentos de acuerdo a los periodos de retención y valoración. La interfaz de usuario es intuitiva y ergonómica agilizando las actividades que los participantes en los proceso de negocio deben realizar accediendo a información, que puede ser de muchos años atrás, en cuestión de segundos.

Por medio de módulos adicionales, la información almacenada en sistemas de información existentes, como sistemas de correo electrónico o ERPs, puede ser recupera y visualizada desde EASY siempre que sea necesario. Mediante integraciones libres de desarrollo a los sistemas de información y a sus interfaces de usuario, los usuarios acceden a toda la información documental sin tener que salirse del entorno usual de trabajo que proveen estos sistemas de información.

Por otro lado, el cliente web de EASY, es la interfaz estándar de la suite ECM de EASY. Permite al usuario un rápido e intuitivo acceso a la información y documentos, así como a ejecutar tareas en procesos de negocio. La apariencia y estructura de la interfaz de usuario puede ser adaptada de múltiples maneras para ajustarse a las necesidades individuales del usuario, requerimientos metodológicos, los procesos de negocio en pantalla, así como a la imagen corporativa. La prioridad es siempre la facilidad de uso y la mayor claridad en la información que se presenta, optimizando la experiencia del usuario.

El cliente EASY está desarrollado con el estado del arte de tecnologías web y técnicamente está basado en HTML 5 y en estrategias de Desarrollo Progresivo Sensible al Diseño (Development in Progressive Responsive Web Design – RWD), para proveer sin necesidad de desarrollos adicionales, la mejor experiencia en dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas.

Punto de Partida

En varios sectores y departamentos de una empresa, los documentos, ya sean físicos o electrónicos, son creados, copiados, redistribuidos y recopilados. Una parte de esa información no es importante para el negocio, como la publicidad que llega vía correo electrónico, que solo requiere una breve revisión. Otro tipo de información, como documentos de expedientes laborales, son vitales para el negocio y requieren una revisión detallada y asegurar la retención para evitar su pérdida y pueda ser consultada en el momento que se requiera.

La gestión de una amplia variedad de tipos de información se ha convertido en todo un reto para las empresas. ¿Se puede garantizar que en futuro toda la información importante y relevante para el negocio puede ser rápidamente recuperada desde un único punto central? ¿Es posible acceder a información relevante desde diferentes sistemas de información interconectados? ¿Es posible proveer la información correcta de forma segura a las personas correctas en el momento correcto?

Beneficios

La Solución

Desde el comienzo, EASY Archive fue concebido como una solución para los ambientes más exigentes en la gestión integrada de documentos y archivo digital. El diseño y conceptualización recogen diversa funcionalidad como:

  • Almacenamiento de información relevante de forma transparente y a prueba de alteraciones y auditoria.

  • Cumplimento de normatividad legal.

  • Robusto sistema de gestión de usuarios y roles para garantizar seguridad al acceder a la información.

  • Distribución fácil y rápida de los documentos a lo largo de la empresa.

  • Escalabilidad: De una solución departamental a soluciones para la PYME o empresas con presencia global.

  • Alta disponibilidad.

  • Confiabilidad.

  • Fácil expansión funcional, por ejemplo la Integración de nuevas tecnologías de búsqueda, bases de datos, sistemas de almacenamiento, sin requerir cambios en la arquitectura.

  • Multi-idioma.

  • Junto con la alta disponibilidad, la solución se destaca por su arquitectura multi-plataforma como Microsoft, Linux y Unix. EASY Archive está diseñado para procesar un alto volumen de documentos con mínima administración.

Con EASY Archive siempre está en el lado seguro:

  • Los requerimientos legales son cumplidos con seguridad
  • Alta disponibilidad si tiempos fuera de servicio
  • Control automático de periodos de retención
  • Reducción del volumen de base de datos ya que se elimina el almacenamiento múltiple de información (Instancia única)
  • Información comprensible sobre las actividades asociadas con los documentos e información
  • Los colaboradores en diferentes países trabajan en su propio idioma

Flexibilidad de EASY Archive

  • Integración fácil y transparente a la infraestructura existente de TI y ERPs
  • Distribución de documentos rápida y sencilla
  • Indexación de documentos anexos.
  • Completo manejo de versiones
  • Almacenamiento y organización de documentos según su contenido
  • Opciones de búsqueda por contenido o criterios (índices) predefinidos
  • Mejoramiento de la funcionalidad con el motor de scripting integrado al product

EASY Archive le permite definir los procesos de archivo según sus necesidades

  • Archivo a largo plazo y conexión flexible a diferentes sistemas de almacenamiento
  • Conexión directa a sistemas de gestión de usuarios
  • Manejo de estructuras documentales, como capetas para clientes, proveedores, proyectos, etc.
  • Mayor flexibilidad al manejar estructuras de documentos adaptables según las necesidades del negocio

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