EASY Contract

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EASY Contract es un moderno sistema web para la gestión y procesamiento centralizado de contratos. Todos los documentos e información se encuentran fácilmente por todos los involucrados en el ciclo de vida del contrato, garantizando un nivel uniforme y actualizado de la información. Así, EASY Contract es el soporte principal durante todo el ciclo de vida del contrato: proceso de compras, elaboración del contrato, seguimiento al contrato, auditoría. EASY Contract facilita la ejecución de complejos procesos de aprobación, con control de versiones del documento y demás funciones de gestión documental, indiferente al tipo de contrato como contratos de servicios, mantenimiento, alquiler, cooperación, adquisición, soporte, etc. EASY Contract provee una visión general de todos los contratos y los soportes documentales electrónicos asociados, como base para la creación de nuevos contratos.

Punto de Partida

Ya sea el departamento de compras, Tecnología o recursos humanos, a diario nos encontramos con una amplia diversidad de contratos como laborales, arrendamiento, leasing, etc. Muchas veces las empresas deben hacer infructuosos esfuerzos para crear nuevos contratos debido a inconsistencias con las plantillas de contratos, mal gastando valioso tiempo y recursos en intercambio de información por correo electrónico sin que haya un responsable visible del proceso y almacenamiento y de los documentos.

Y para aumentar el caos, en la mayoría de los casos existen diferentes copias de un contrato con diferentes avances y cambios, lo que complica más la comunicación y colaboración.

Llevar una gestión manual de los contratos no solo consume mucho tiempo, sino que generalmente está incompleta y desactualizada. En el mejor de los casos, la programación de las fechas de compromisos contractuales se lleva en el calendario personal de quien responde por la administración del contrato, que conlleva que se pasen por alto fechas de vencimiento, principalmente cuando el responsable se ausenta o renuncia a su trabajo. No hay una lista visible de las fechas de los compromisos de cada contrato.

La Solucion

EASY Contract es un gestor electrónico y centralizado de contratos. Se pueden crear todo tipo de contratos a partir de plantillas predefinidas, revisarlos, administrarlos y compartirlos, sobre la base de un flujo de trabajo hecho a la medida. Incluye un calendario centralizado para manejar vencimientos con notificaciones automáticas y escalamiento a múltiples niveles, que garantiza que ninguna fecha se pase por alto.

Cuenta con poderosas y sencillas funciones de búsqueda con filtros soportados en la catalogación o indexación de los contratos, definición de palabras clave, pero también la alternativa de búsquedas por texto.

EASY Contract integra la administración de los contratos pero también de la información los socios de negocio, la que se puede obtener de fuentes externas como una base de datos de proveedores. Y por supuesto, EASY Contract cuanta con la funcionalidad de un gestor electrónico de documentos incluyendo pero no limitándose a manejo de versiones, roles y perfiles, autorizaciones y reglas de responsabilidad. La administración de la solución es muy sencilla y la puede realizar inclusive personal sin mayores conocimientos de TI.

Beneficios

  • Gestión transparente de todo tipo de contratos

  • Asignación clara de responsabilidades y gestión de roles y perfiles

  • Rápida localización de información y documentos

  • Reducción de errores y disminución de tiempos del proceso desde la creación hasta la firma del contrato.

  • Rápidos tiempos de respuesta, reducción de costos, aumento de la satisfacción del cliente con manejo consistente de la información de los contratos

    • Información detallada de cada contrato
    • Visión general de los costos e ingresos asociados a cada contrato
  • Garantiza el cumplimiento de fechas de vencimiento mediante el calendario centralizado

  • Apoya la supervisión al contar con un registro detallado de actividades de los usuarios.

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