EASY Invoice
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EASY INVOICE

EASY Invoice

EASY Invoice ist die effiziente Lösung für die Digitale Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden in einem sicheren und transparenten Prozess erfasst und Rechnungsinformationen zuverlässig extrahiert. Die Rechnung durchläuft anschließend einen Prüfungs- und Freigabe-Workflow, Buchungsdaten werden an das nachgelagerte ERP-System übergeben und die Rechnung revisionssicher archiviert. Als verantwortlicher Manager behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Vorgänge. EASY Invoice fügt sich harmonisch in eine bestehende IT-Landschaft ein und wächst mit dem Unternehmen.

Bringen Sie Transparenz in Ihren Rechnungsprozess

SOLUTIONVIDEO

Digitale Rechnungsbearbeitung

Ausgangssituation

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen stellt Unternehmen vor mehr Herausforderungen, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Immer wieder gehen Rechnungen einfach verloren und können aufgrund mangelhafter Prozesstransparenz und -konsequenz nicht wiedergefunden werden. Im anderen Extrem werden Rechnungen mehrfach in den Prozess eingeleitet und möglicherweise sogar doppelt bezahlt. Rechnungen, die sich im Bearbeitungs-Workflow befinden unterliegen oft langen Transport- und Liegezeiten. Nicht zuletzt können Prüf- und Freigabeverfahren, insbesondere für papierbasierte Prozesse, aufwendig und langwierig sein. Die Konsequenz sind Verletzung von Zahlungsfristen und der Verlust von Skonto-Optionen.

IHR NUTZEN

  • Quantitativ

    • Einsparung von Beschaffungskosten
    • Reduktion der Personalkosten
    • Zuverlässige Nutzung der Skontoeffekte
    • Optimierung der Ressourcen
  • Qualitativ

    • Reduzierung von Fehlerquellen
    • Flexibler Zugriff im Prüf- und Freigabeprozess
    • Steigerung der Auskunftsfähigkeit
    • Erhöhung der Prognosesicherheit
  • Ökologisch

    • Einsparung von Bürofläche
    • Reduktion des Energieverbrauchs
    • Wegfall von Kopien / Begleitpapieren

Lösung

Mit EASY Invoice vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess. Alle eintreffenden Rechnungen, in Papierform oder digital als E-Mail, werden zunächst eingescannt beziehungsweise vom System importiert. Mit hoher Genauigkeit können die Daten ausgelesen und durch Abgleich mit vorhandenen Informationen aus anderen Quellen (z.B. ERP-Systemen) auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Gleichzeitig erfolgt einerseits eine formale Prüfung (z. B. §14 UstG), andererseits ein Abgleich zur Bestellung. Die so validierten Daten werden anschließend in den Prüfungs- und Freigabe-Workflow übergeben. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorgänge automatisch zugestellt und können sich auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette voll konzentrieren.

Im nächsten Schritt werden die geprüften und freigegebenen Rechnungen zur Verbuchung an das ERP-System übergeben und abschließend revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Digitalisierte Dokumente stehen damit sowohl während des Prüfungs- und Freigabeprozesses allen berechtigten Anwendern zur Verfügung, als auch zu jedem späteren Zeitpunkt. Dieser Zugriff kann dabei entweder aus der Lösung selbst oder nahtlos aus einem angebundenen ERP-System erfolgen.

EASY Invoice sichert hohe Prozesssicherheit und kurze Realisierungszeiten durch einen sehr hohen Standardisierungsgrad zu – und darauf vertrauen bereits über 200 Kunden. Die flexibel skalierbare Lösung ist zudem für nahezu alle Unternehmensgrößen geeignet, da sie mit Ihrem Unternehmen wächst.

Referenzbericht

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Infiana Germany GmbH & Co. KG

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