E-Mail Management

Überblick statt Überraschung.

E-Mail Management

Intuitive Suchfunktion

Recherchieren Sie die gesuchten Dokumente durch smarte Archivierung schnell, rechtskonform und revisionssicher.

Entlastung der Datenbank

Intelligente Archivierung reduziert die Speicherlast bis zu 90 Prozent und gewährt eine sichere Performance.

Mobilitätsgarantie

Die Nutzung der Daten ist direkt aus den Clients der Anwender möglich und somit jederzeit verfügbar.

Erfüllen Sie jetzt Ihre Compliance-Anforderungen.

BEHALTEN SIE IHRE KOMMUNIKATION IM BLICK

Der tägliche Austausch mit Kunden, Kollegen, Lieferanten und Partnern birgt die Herausforderung, stets einen Überblick über die Vielzahl an Nachrichten zu behalten. Oftmals muss man sich innerhalb weniger Sekunden Zugriff auf eine bestimmte Information beschaffen können. Eine intelligente Archivierung ist in diesen Momenten Gold wert. Dieses und weitere Features stehen Ihnen mit den EASY E-Mail Management-Tools zur Verfügung.

  • Zertifizierte Archivierungslösung

    Behalten Sie auf globalisierten Märkten neben den deutschen, auch die internationalen Standards im Blick.

  • Marktführende Lösung

    Vertrauen Sie dem Marktführer und setzen Sie auf eine etablierte Lösung.

  • Mehr als 20 Jahre Erfahrung im ECM-Markt

    Unsere langjährige Erfahrung ermöglicht uns, passgenaue Lösungen für die verschiedensten Archivierungsanforderungen zu entwickeln.

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EFFIZIENTER ARBEITEN

EASY NOTES ist die ideale Lösung zur Anbindung von EASY Enterprise-Content-Management- und Archivservern an eine IBM® Lotus Notes®/Domino®-Umgebung. IBM Lotus Notes-Dokumente und Anhänge werden direkt aus IBM Lotus Notes revisionssicher und rechtskonform archiviert.

Auch haben die Benutzer die Möglichkeit, einzelne E-Mails vorgangsbezogen einem Prozess oder einer Aktivität zuzuordnen. So geht keine wichtige E-Mail verloren und kann schnell den Personen zur Verfügung gestellt werden, die die Informationen benötigen. Das Anstoßen von Geschäftsprozessen ist ebenfalls direkt aus dem IBM Lotus Notes-Client möglich. Eine Recherche der archivierten Dokumente ist direkt aus dem Notes-Client möglich, ohne dass der Benutzer seine gewohnte Arbeitsumgebung verlassen muss. Dabei umfasst die Kompetenz der Software den Umgang mit allen Notes-Dokumenten. So kann jede Notes-Datenbank von nicht permanent benötigten Datenbeständen entlastet werden. Die Datenbank bleibt überschaubar und performant. Die archivierten Dokumente stehen unternehmensweit zur Verfügung und können auch von anderen Systemen verwendet werden.

GUTE AUSSICHTEN FÜR OUTLOOK

EASY for EXCHANGE unterstützt automatische, regelbasierte sowie benutzerzentrierte Archivierungsszenarien. Neben höherer Datensicherheit und Rechtskonformität, wird gleichzeitig die Datenlast des Exchange Servers deutlich reduziert. Wachsende Datenaufkommen stellen für Ihr Unternehmen keine Herausforderung mehr dar, denn EASY for EXCHANGE wächst durch seine Skalierbarkeit einfach mit.

EASY for EXCHANGE bietet rechtskonforme E-Mail Archivierung für den Microsoft Exchange Server. Das flexible Regelwerk erlaubt sowohl eine transparente Archivierung von Journal-Postfächern wie die Definition einzelner Archivierungsordner oder die zeitgesteuerte Verarbeitung der E-Mails. Dadurch entspricht EASY for EXCHANGE der gesetzlich vorgeschriebenen Datenaufbewahrung und wahrt hinsichtlich des Datenschutzes die Rechte einzelner Outlook-Anwender.

Archivierte E-Mails können direkt aus dem Exchange-Postfach entfernt oder durch eine kleine Referenzdatei ersetzt werden. Somit wird nicht nur die Speicherlast des Exchange Servers um mehr als 90% reduziert; auch die Dauer der Datensicherung wird merklich verringert.

Referenzen werden in Microsoft Outlook wie normale E-Mails behandelt; in Outlook 2007 / 2010 und 2013 ist auch die Vorschau auf Mail und Anhänge möglich. Archivierte E-Mails können sowohl in Outlook als auch in der Outlook Web App recherchiert werden. Mit der EASY-Suche können selbst Informationen in Anhängen gefunden werden; die gleichzeitige Suche in archivierten und nicht archivierten E-Mails sowie in mehreren Archivpostfächern parallel ist ebenfalls möglich.

Für mobile Anwender können archivierte E-Mails einfach vom Archiv auf das Notebook des Anwenders synchronisiert werden.

Die Nutzung lokaler PST-Dateien ist durch die dauernde Verfügbarkeit der archivierten E-Mails, sei es offline oder online, nicht mehr notwendig und Sie ersparen sich den Aufwand defekte PST-Dateien zu reparieren oder gelöschte PST-Dateien in der Datensicherung zu suchen.

Natürlich bestehen auch bei den digitalen Dokumenten mindestens dieselben Bearbeitungsmöglichkeiten wie bei Papierbelegen. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die vorhandenen Anwendungsoberflächen oder einen Browser. Beim Aufruf der Akte werden die Dokumente in der bekannten Struktur angezeigt. Zusätzlich kann über Attribute oder Volltext nach einzelnen Dokumenten oder ganzen Akten gesucht werden, auch aktenübergreifend.

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Referenzen

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