Digitales Business, Dokumentenmanagement-System

Archivdokumente in Bewegung – wann Sie Ihr Archiv exportieren sollten, Teil 2

Egal, welche Beweggründe es für einen Export von Archivdokumenten auch geben mag. Sie alle eint, dass es zwei unterschiedliche Ziele bei dem Export gibt:

 

a) Es gilt, eine Kopie der betreffenden Dokumente zu erstellen:

Hier ist das Ziel, dass sich die Dokumente als Datei leicht öffnen und ohne großen Aufwand auffindbar sind. Die Dateien der Dokumente müssen so konvertiert und abgelegt werden, dass durch Ordnerstrukturen und Dateinamensgebung eine gute Orientierung gegeben ist. Das Ziel sollte sein, dass die Konvertierung der Anhänge eines Dokuments in eine Datei erfolgt – vorzugsweise im PDF-Format. Die Indexbegriffe sollten auf einer Seite innerhalb der PDF-Datei erscheinen, falls gewünscht. Damit erreichen Sie, dass sich die Belege im Windows Explorer als auch per Handy leicht betrachten lassen.

 

b) Sie möchten das Archiv so teilen, dass ein Teil verbleibt und Sie einen Teil exportieren und anschließend löschen können:

Das Ziel heißt in diesem Fall: Export der Daten in einem Format, das sich leicht in das Zielsystem importieren lässt. Hier ist also ein technisches Zielformat wünschenswert.

Dazu müsste man im Vorhinein wissen, welche Formate von Nöten sind. Da dies nicht leicht möglich ist, sollten Sie ein Export-Tool mit Scripting realisieren. Die betreffenden Dokumente könnten zunächst in einer Referenzliste vorliegen. Beim Exportieren bzw. beim Durchlaufen der einzelnen Referenzzeilen könnten CSV oder XML-ähnliche Formate durch Parametrierung konfiguriert werden. Ist ein anderes Format notwendig, kann je Dokumentfeld ein Pre-/Post-Ereignis ein Script aktivieren, der die Formatierung geeignet durchführt.

 

Wie Sie sehen können die Gründe für einen Export von Archivdokumenten mannigfaltig sein. Höchste Zeit also, dass Sie sich von der Vorstellung eines Archivs als Ablagehalde endgültig zu verabschieden.

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Über den Autor
Klaus Handschuh
Klaus Handschuh ist bei EASY im Bereich der Integrationsentwicklung tätig. Als musikalischer Mensch widmet er einen Großteil seiner Freizeit dem Spielen der Bassgitarre.
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