Digitale Transformation

Digitalisierung 4.0 aus unternehmensinterner Perspektive

Fokussierte der erste Teil des Artikels die horizontalen Prozesse in Unternehmen, folgt nun ein Schwenk auf die vertikalen Prozesse im Kontext der Digitalisierung 4.0. Zudem will ich noch einen Moment auf den potentiell disruptiven Charakter der Digitalisierung eingehen – beispielhaft anhand einer Branche. Darüber hinaus wage ich einen Ausblick, was Digitalisierung für die ECM-Branche bedeuten könnte. 

Typische vertikale Prozesse im Kontext neuer Technologien

Schon heute können viele Fachabteilungen in Unternehmen vom konsequenten Einsatz digitaler Produkte profitieren. Nur um ein Beispiel zu nennen: die digitale Personalakte. Althergebrachte, papierbasierte Prozesse erfordern unter dem Strich mehr Zeiteinsatz. Das fängt beim Suchen von Akten an und endet in einer großen Menge an digital unterstützten Prozessen – und man stelle sich diese Situation mal bei einem großen Unternehmen vor, das an verschiedenen Orten seinen Sitz hat.

Ganz klar zu erkennen, eine digitale Personalakte umgeht diese Probleme und vereinfacht den tagtäglichen Umgang aller autorisierten Mitarbeiter im Zugriff auf diese Dokumente – dies umso mehr, wenn das benutzte ECM-System über eine App-Anbindung verfügt, wie zum Beispiel die VacationApp auf Basis von EASY SPIRITDarüber hinaus ist allerdings noch mehr vorstellbar. Die Implementierung folgender Dienste an eine Personalakte ist ohne weiteres machbar:

  • Stand der Fortbildungen einzelner Mitarbeiter und automatisiertes Einordnen zu und informieren über Fortbildungsmöglichkeiten; damit ist für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten und die HR-Abteilung jeweils eine transparente Darstellung möglich
  • Gratifikationsprogramme nach individuellem Bewertungsschema und Mitarbeiterprofil; zum Beispiel: Zielvereinbarungen im Consulting die sich an zu erbringenden Leistungen in Kundenprojekten oder individuellen Zielen orientieren
  • Schnelle und erste Krankmeldung via App durch den Mitarbeiter – und damit automatische Verteilung an alle relevanten Personen im Unternehmen, z.B. Vorgesetzte, HR oder an die Assistenz für ggf. Verschiebung von Terminen

Hier sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Wichtig an dieser Stelle sind natürlich die Compliance-Anforderungen. In Sachen Datenschutz gilt es dabei vieles zu berücksichtigen. Und es ist klar, dass der HR-Bereich nur ein Fachbereich von vielen anderen ist, aber auch den Fachbereich mit den sensibelsten Daten darstellt. Digitalisierung ist überall dort möglich, wo sich Informationen digitalisieren lassen. Diese Informationen werden dann in einer App oder einem Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt. Idealerweise steigert die „Digitalisierung 4.0“ die Effektivität bestimmter Unternehmensprozesse genauso wie es den Mitarbeiter und dessen Einbindung ins Unternehmen fokussiert. Durch Employee Self Service kann auch jeder Mitarbeiter ohne weiteres zutun von anderen Personen seine gewünschten Aktivitäten/Prozesse eigenverantwortlich durchführen.

Exkurs: klassische Geschäftsmodelle und der potentiell disruptive Charakter der Digitalisierung

Betrachtet man die Veränderungen der letzten 10 Jahre, stellt man schnell den disruptiven Charakter der Digitalisierung fest. Um es an einem Beispiel zu benennen: Längste Zeit galt es als vornehmste Leistung und Eigenschaft von Verlagshäusern, die Produktion von Zeitungen und den Betrieb von Redaktionen zu ermöglichen. Das Resultat: Printprodukte. Das hat sich in den letzten 15 Jahren grundlegend gewandelt. Seit mehr als einer Dekade sehen sich die Verlagshäuser durch die Abwanderung der Leserschaft ins Digitale herausgefordert, ihr Angebot auch über das Web zu publizieren. Und mehr als das:  Leser wollen ihre News nicht nur im Browser lesen, sondern auch automatisiert auf die neuesten Neuigkeiten hingewiesen werden – sei es im Feed-Reader oder in einer App. Damit entstehen natürlich wieder andere Phänomene. Stichwort „sinkende Werbeeinnahmen.“

Aber auch in den Redaktionen verändert die Digitalisierung 4.0 einiges. So betreibt die Nachrichten- und Presseagentur Associated Press (AP) seit einiger Zeit Robo-Journalismus durch die Software Wordsmith des us-amerikanischen Unternehmens Automated Insights.  Natürlich gilt dies zurzeit nur für bestimmte Textsorten. Was dies allerdings am Ende des Tages für die Redaktionen bedeutet, bleibt abzuwarten.

Natürlich existieren viele dieser Beispiele dieses disruptiven Charakters der Digitalisierung. Stichwort „iTunes“: Einerseits konnte iTunes dem Musikfan die Option bieten, Lieblingssongs jederzeit und von überall aus zu erhalten, auf der anderen Seite ermöglichte es iTunes den Künstlern, auf ein Plattenlabel zu verzichten und auch ohne Label erfolgreich zu sein. Infolgedessen gerieten Händler und Presswerke unter Druck. Man könnte diese Beispiele nun noch mit den Namen der Unternehmen „Uber/Airbnb“ weiterführen etc.  Festzuhalten bleibt an dieser Stelle: Hier entstehen für das ECM-Business viele Chancen, wenn auch nicht mit der klassischen, monolithischen Architektur.

ECM-Technologien der nahen Zukunft im Kontext der Digitalisierung

Was passiert als nächstes, was ist das „Next-big-thing“? Darüber will ich heute nicht spekulieren. Sinnvoller erscheint es mir, auf die ECM-Branche zu schauen. Und mal kurz innehalten, um zu schauen, welchen Einfluss die technologischen Veränderungen der letzten fünf Jahre auf das Enterprise Content Management haben und wohin in naher Zukunft die Reise gehen könnte.

Ab durch die Wolken – EASY Cloud Platform

Die EASY SOFTWARE AG ist am Puls der Zeit. Schon früh haben wir mit den Produkten EASY SPIRIT und der EASY CLOUD PLATFORM auf diesen Zug gesetzt. Nicht aus einem falsch verstandenen Trendbewusstsein heraus, sondern: Weil wir der festen Überzeugung sind, dass diese Software-Produkte Unternehmen einen deutlichen Vorteil bringen. Als Vorteile für Unternehmen können genannt werden:

  • leichtere Integration horizontaler und vertikaler Prozesse dank der Cloud Platform
  • leichtere Anbindung und Implementierung dieser Prozesse durch mobile Applikationen
  • schnellere Entwicklung und Implementierung neuer, unternehmenseigener Prozesse
  • ein starkes Plus an Transparenz über Plattform-Grenzen hinweg
  • ein deutliches Plus in der Möglichkeit, wirklich mobil zu arbeiten

Welche immensen Vorteile Unternehmen bereits jetzt aus den Produkt der EASY CLOUD PLATFORM ziehen können, zeigt folgendes Beispiel anhand der für einen Kunden entwickelten Field-Service-App. Und dies ist nur ein Beispiel von vielen. Mit diesen Technologien ist die EASY Software AG bereit für die Chancen und Herausforderungen der nächsten Jahre.

Grund der Vorteile: Voraussehendes Software-Design

Durch die Produkte EASY CLOUD Platform/EASY SPIRIT und SPIRIT2Design schaffen wir es, die Entwicklungs- und Implementierungszeiten so gering wie möglich zu halten. Vorbei sind die Zeiten, in denen in Abhängigkeit vom Mobilgerät und dessen Betriebssystem entwickelt werden musste. Zudem gehört die Anbindung von ERP-Systemen dank stabiler APIs in der CLOUD zur flexiblen und rasch zu implementierenden Lösung. Zuvor hatte man hier die Arbeit oft doppelt oder dreifach zu verrichten. EASY SPIRIT2Design abstrahiert diese Unterschiede und es gelingt jetzt, Applikationen in einer zentralen Plattform zu konfigurieren, zu betreiben, zu pflegen – und mit Hilfe von SDKs effizient und schnell für jedes mobile Endgerät einzubinden. Wir orientieren uns ganz an den Anforderungen der Kunden. Den letzten Teil der Artikelserie finden Sie übrigens hier.

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Über den Autor
Reinhard Eidelsburger
Reinhard Eidelsburger is head of Consulting Services at EASY. After a long working day, he tries to clear his head while running.
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