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EASY Migrations – „Wir schaffen das!“

Im Partner Barcamp standen die EASY Partner und ihre Erfahrungen in Projekten im Vordergrund. Die Teilnehmer diskutierten mit den Zuhörern Herausforderungen und tauschten handfeste Tipps und Tricks aus. Jaco van Buren, von Ricoh Netherland, gab einen Einblick in die Erfahrungen der letzten Jahre, mit dem Thema Migrationen.

Die Ausgangssituation bei Ricoh: Die meisten Kunden nutzten EASY ENTERPRISE.i (EE.i), einige schon das Update EASY ENTERPRISE.x (EE.x), manche von ihnen mit der Anbindung an EASY Archiv zur Dokumentenaufbewahrung. Davon wiederum nutzten die „älteren“ Kunden ausschließlich das Archiv, während die neueren Kunden den Dokument-Workflow nutzen oder mindestens das webbasierte Front-End. Ricoh hatte außerdem viele Kunden mit Integrationen, XML-Server, SOAP, Quickview oder SAP. Soviel zur Lage bei Ricoh.

Die EASY SOFTWARE AG hat EE.x 2005 eingeführt. Die Migration erschien damals zu komplex und es war lange Zeit unklar, ob es dafür eine Integration in den Kern von Otris geben würde. Kurz darauf kündigte EASY das Ende von EE.i an, allerdings ohne ein genaues Datum zu nennen. Weil die Situation unklar war, zögerten die Kunden nach EE.x zu migrieren. Außerdem gab es nur die Import-Export-Option. Als aber der EE.i Reader erschien, konnte Ricoh endlich eine Migration über die Server mittels Archivierung durchführen. Mit dem Reader war es Ricoh möglich, große Kunden und Kunden mit SAP-Integration nach EE.x zu migrieren.

Migrationsprobleme mit EASY ECM Suite

Nach dem Testen der EASY ECM Suite konnte Ricoh 40 Seiten Dokumentation mit Optimierungsvorschlägen füllen. Ein paar Probleme waren echt harte Brocken. „Was machen wir also mit unseren Kunden?“, fragte Jaco van Buren in die Runde. Es musste ein Migrations-Tool her, welches die Daten zu Archive Smart konvertieren kann. Zum damaligen Zeitpunkt waren die Migrations-Tools noch nicht so ausgereift, um diese schnell bei den Kunden durchzuführen. Genau aus diesem Grund musste schnellstmöglich eine Lösung geschaffen werden – und Ricoh entschloss sich, ein eigenes Migrations-Tool zu schreiben. So hatte man die Brücke geschlagen und konnte mit den Migrationen von EE.i zu EASY Archive beginnen. Heute sieht das ganz anders aus. Die heutigen Migrations-Tools erlauben eine schnelle und kontrollierte Migration. Jaco van Buren sagte, dass der heutige Stand sogar eine bessere Performance aufweist, als die eigene Migrationslösung.

Die Tools laufen außerdem im Hintergrund, während das System die Daten gleichzeitig im EE.i Reader erneuert.

Best Practice von Ricoh

Zusammenfassend empfiehlt Ricoh folgende Abfolge bei Migrationen:

  • ECM Suite installieren
  • Alte EE.i Verbindung in Documents herstellen
  • i Daten importieren und passende Datentypen erstellen
  • i Archiv und Verbindung zu Documents löschen
  • Konfiguration des EE.i Reader in Archive Smart
  • Das Archiv in Archive Smart migrieren, dabei die entsprechenden Datentypen auswählen
  • Dokumentart mit dem richtigen Reiter verbinden

Ricoh empfiehlt außerdem, die neuesten Versionen der ECM Suite sowie von Archive Smart zu nutzen sowie Documents 5 bzw. das HTML 5-Interface. Der EE.i Reader sollte zusammen mit dem neuen Migration-Tool benutzt werden. Die Migration erfolgt in Adaptive Sheme. Am Ende blieb Jaco van Buren nichts mehr zu sagen, außer: „EASY Migrations – Wir schaffen das“, womit er die Lacher auf seiner Seite hatte.

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EASY SOFTWARE AG
Seit ihrer Gründung im Jahre 1990 konzentriert sich die EASY SOFTWARE AG auf die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und E-Mails. EASY SOFTWARE erfasst jede Art von Massendaten, strukturiert und ordnet den Dokumentenfluss. Sie sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und hält Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit.
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