Digitales Business, SAP Logistik

Materialstammdaten in SAP anlegen: einfach und effizient

Die Materialstammdatenpflege in SAP ist umfangreich und kompliziert – und für SAP-Gelegenheitsnutzer oftmals eine Herausforderung. Die Materialstammdaten übernehmen wie die roten Blutkörperchen im menschlichen Körper, im Unternehmen eine wichtige Funktion. Sind diese unsauber, stocken beispielsweise der Beschaffungsprozess, die Produktion oder die Auslieferung an den Kunden. Gute Gründe, um Ihr Stammdatenmanagement zu optimieren.

Probleme beim Materialstammdatenmanagement in SAP

Ein Beispiel: Ein international agierendes Industrieunternehmen stellt Hochöfen her. Damit die Anlagenbauer vor Ort arbeiten können, brauchen sie sehr viele Materialien – von riesigen Stahlteilen bis zur einzelnen Schraube – die rechtzeitig auf der Baustelle sein müssen. Die Ingenieure konzipieren nicht nur die gigantischen Industrieanlagen, sondern legen auch das benötigte Material in SAP MM an. Viele achten aber nicht darauf, dass werksübergreifende Materialdaten dabei helfen, redundante Stammdaten in SAP zu vermeiden, damit das Unternehmen von günstigen Einkaufskonditionen profitiert. Sie interessieren sich auch nicht für die werksspezifischen Materialsichten wie Einkauf und Disposition. Dabei liefern diese Sichten wichtige Steuerungsparameter für eine pünktliche Materiallieferung zu den Baustellen. Die Haltung der Ingenieure ist jedoch nachvollziehbar, weil sie mitunter Tausende neuer Materialien benötigen.

Die drei häufigsten Stolpersteine:

  • Ein Materialstamm wird mehrmals angelegt, was zu falschen Kalkulationswerten führt.
  • Der Materialstamm-Anlageprozess ist intransparent.
  • Die Produktion verzögert sich.

Allein die Koordination der involvierten Abteilungen, die ihre Materialsicht pflegen, bedeutet einen extremen Aufwand. Aufwändig ist es außerdem, die Eingabefehler zu reduzieren. Das alles treibt die Kosten für das Unternehmen in die Höhe. Im schlimmsten Fall wird das falsche Material angeliefert, was nicht nur den Fertigstellungstermin verzögert, sondern das Unternehmen auch Millionen kosten kann, wenn es sich beispielsweise um eine Spezialanfertigung handelt.

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Die Lösung: Materialstammdatenpflege mit SAP-Integration

Was muss eine sinnvolle Materialstammdaten-Pflege erfüllen und wer im Unternehmen profitiert davon? Die Fachabteilungen, die ihr benötigtes Material anlegen, sind an einem schnellen, reibungslosen Ablauf interessiert, der möglichst einfach ist. Der IT-Verantwortliche möchte eine volle Integration in SAP, um weitere Schulungen zu vermeiden. Und die Geschäftsführung möchte einen ganzheitlichen Überblick, um Durchlaufzeiten und Ressourcenaufwand zu minimieren und die Data Governance zu erhöhen.

Individuelle und intuitive Oberfläche

Unsere Software-Lösung EASY PCM Material Management läuft direkt in SAP und nutzt den SAP Business Workflow, um den manuellen Koordinationsaufwand zu beseitigen. Die Anlagenbauer nutzen den Prozess bequem per Weboberfläche, die auf SAP Web Dynpro basiert. Sie können so problemlos von überall Material beantragen und die Grunddaten eintragen. Anschließend pflegen die Abteilungen wie Einkauf, Disposition, Verkauf und Buchhaltung ihre Sichten. Der Clou dabei: Die Oberfläche lässt sich individuell auf die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung anpassen, ohne dafür Web Dynpro programmieren zu müssen. Auch der Prozessablauf lässt sich einfach im jeweiligen Projekt an die Kundenwünsche anpassen.

Dublettencheck

EASY PCM Material Management hilft den Anlagenbauern dabei, redundante Daten zu vermeiden. Die Mitarbeiter überprüfen so, ob ein beantragtes Material schon in SAP existiert. Der Dublettencheck greift bei der Prüfung auf die Materialbeschreibung und die Zeichnungsnummer zurück und lässt sich im Projekt um zusätzliche Parameter erweitern

Validierung der Materialstammdaten

Dadurch, dass EASY PCM Material Management direkt in SAP stattfindet, können alle SAP-Suchhilfen und Prüftabellen direkt genutzt werden. Die Benutzer können im Materialstammdaten-Anlageprozess also nur Werte auswählen, die auch im SAP-System vorgesehen sind.

Werkskopien

Die Materialstämme werden meistens nicht nur in einem Werk verwendet. Die Daten müssen also für alle Werke gepflegt werden. Dieser manuelle Pflegeaufwand lässt sich in vielen Fällen automatisieren, wenn die Eingabedaten identisch sind.

Fazit 

Mit SAP-Integrationen wie dem EASY PCM Material Management haben Fachabteilungen einfache und individuelle Oberflächen an der Hand und koordinieren so den Prozessablauf. Die knappen Personalressourcen sind für andere Aufgaben frei und die Fehlerquote sinkt. Da keine zusätzliche Hardware vonnöten ist und die Software-Lösung in SAP läuft, entlastet das die IT. Schließlich bekommt die Geschäftsführung eine 360°-Prozesstransparenz, um Durchlaufzeiten zu reduzieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Zudem fallen die Aufwände für die bisherige manuelle Prozesskoordination weitgehend weg.

Gerade die Prozesstransparenz lässt sich im Vertrieb wunderbar nutzen, um Kunden zu zeigen, dass das Unternehmen seine Auftragsabwicklung beherrscht.

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Über den Autor
Irena Szymiczek
Irena Szymiczek ist als Content Marketing Managerin auf der Suche nach spannenden Storys. In ihrer Freizeit findet sie Inspiration auf Reisen und Entspannung bei guten Freunden.
Irena Szymiczek
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