Vom erleichterten Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen. Bei der Vernichtung von Originalbelegen haben viele jedoch noch rechtliche Zweifel. Unnötig, denn selbst für Zolldokumente hat der Gesetzgeber zwischenzeitlich Entwarnung gegeben.

Vom erleichterten Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen. Bei der Vernichtung von Originalbelegen haben viele jedoch noch rechtliche Zweifel. Unnötig, denn selbst für Zolldokumente hat der Gesetzgeber zwischenzeitlich Entwarnung gegeben.

 

Für das Recht auf Vorsteuerabzug bedarf es auf elektronischen Rechnungen schon seit Mitte 2011 nicht mehr zwingend einer digitalen Signatur. Da die automatisierte Verarbeitung von Eingangsbelegen zudem Kosten senkt und betriebliche Geschäftsprozesse beschleunigen hilft,  verzichten nach anfänglichem Zögern immer mehr Unternehmen auf den Versand von Papierrechnungen.

 

Steuerlich müssen für alle beispielsweise per Web-Download, im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) oder als E-Mail-Anhang übermittelten Rechnungen freilich auch künftig Integrität und Authentizität gewährleistet bleiben. Dazu verlangt das Umsatzsteuerrecht den Einsatz innerbetrieblicher Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich eingehender Rechnungen mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Klingt weitaus komplizierter als in der Praxis umsetzbar, denn schon in der Vergangenheit kontrollierte zweifelsohne jeder Unternehmer aus ureigenem Interesse, ob die eingegangene Rechnung hinsichtlich Art und Menge der erbrachten Lieferung/Leistung und der inhaltlichen Angaben korrekt ist und nur Rechnungen beglichen werden, zu deren Zahlung er auch verpflichtet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies mit EDV-Unterstützung im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschieht oder   wie bei kleineren Unternehmen nach wie vor üblich und auch rechtlich zulässig – durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen bspw. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein und Überweisungs- oder Zahlungsbeleg.

Ersetzendes Scannen

Weil die Finanzbehörden die alleinige Aufbewahrung elektronischer Eingangsrechnungen als Papierausdruck strikt ablehnen, kommt kein Unternehmen um eine lückenlose Aufbewahrung elektronisch eingegangener Rechnungen im Originalformat herum. Im Gegenzug erlauben die im internationalen Bereich recht liberalen deutschen Aufbewahrungspflichten seit Jahren die Vernichtung originärer Papierdokumente nach Digitalisierung. Die Rechtmäßigkeit eines solchen „ersetzenden Scannens“ haben die Finanzbehörden in ihren GoBD vom 14. November 2014 nochmals bekräftigt: Auch für das Recht auf Vorsteuerabzug dürfen Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet werden, sofern die unternehmensspezifischen Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der ohnehin für betriebliche DV-Systeme vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation aufgeführt sind. Eine Farbwiedergabe ist lediglich dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlicher Farbe). Zu den wenigen – nicht nur steuerlichen – Ausnahmen zählen

  • Beurkundete oder beglaubigte Dokumente, Vollmachten, Papierdokumente mit Unterschrift: Das (Papier)Original besitzt einen höheren Beweiswert (§§ 415 ff. der Zivilprozessordnung – ZPO). Die gescannte Variante gilt als Objekt des Anscheins (§ 299a ZPO).
  • Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Bürgschaftserklärungen: Bei diesen kann durch deren Vernichtung angenommen werden, dass sie damit für ungültig erklärt werden.
  • Erbscheine, Schuldscheine, Wechsel: Hier besteht eine Rückgabeverpflichtung.
  • Elektronische Vorsteuervergütung: Zwar sind Vergütungsanträgen über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern auf elektronischem Weg Rechnungen und Einfuhrbelege beizufügen; bei „begründetem Zweifel“ am Erstattungsanspruch kann vom Vergütungsmitgliedstaat jedoch die Vorlage der originalen (Papier)rechnungen verlangt werden.
Nichtsdestotrotz werden bereits gescannte Papierbelege in der Praxis häufig weiter aufbewahrt, obwohl die Unternehmen vom Wegfall der Aufbewahrungskosten für die Papierarchive profitieren könnten. Als Gründe werden dafür zumeist Unsicherheiten über die Akzeptanz der Verfahrensdokumentation und damit des gesamten Scanverfahrens durch die Finanzbehörden genannt. Abhilfe kann hier die gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) erarbeitete Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege schaffen. Enthalten sind Formulierungshilfen, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann. Die Muster-Verfahrensdokumentation findet sich ebenfalls auf der Webseite http://www.gobd.de, auf der Experten auch Zweifelsfragen zum „Mobilen Scannen“ von Belegen beispielsweise durch Außendienstmitarbeiter oder externe Beschäftigte beantworten. Hierbei sollte sichergestellt sein, dass
  • ausschließlich der Mitarbeiter Zugriff auf das mobile Endgerät und eine Berechtigung zum Scannen hat,
  • die abgelichteten Belege vollständig und unverändert an das Unternehmen übermittelt werden,
  • die mobil erfassten Belege einer ordnungsgemäßen und zeitgerechten Belegsicherung zugeführt werden sowie nicht zuletzt
  • die Unverlierbarkeit mobil erfasster Belege gegeben ist.

Vom erleichterten Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen. Bei der Vernichtung von Originalbelegen haben viele jedoch noch rechtliche Zweifel. Unnötig, denn selbst für Zolldokumente hat der Gesetzgeber zwischenzeitlich Entwarnung gegeben.

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Zweifel bei Zolldokumenten

Viel Unsicherheit herrschte darüber hinaus bei der Frage, ob auch Zolldokumente eingescannt und vernichtet werden dürfen. Denn nach dem Wortlaut der Abgabenordnung (AO) mussten bislang noch alle Unterlagen im Original aufbewahrt werden, auf die Zollbehörden bei Abgabe der Zollanmeldung verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hatten. Damit ist nun Schluss: Aufgrund einer Neufassung der steuerlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von steuer- und  zollrechtlichen Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a und Abs. 2 AO) dürfen seit dem 1. Mai 2016 selbst Unterlagen nach dem EU-Zollkodex digitalisiert auf Datenträgern aufbewahrt werden. Jedenfalls dann, wenn die geltenden Buchführungsregeln eingehalten werden und die Dokumenten und Belege für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Ausnahmen  gelten lediglich für amtliche Urkunden und handschriftlich zu unterschreibende, nicht förmliche Präferenznachweise.
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Über den Autor
Bernhard Lindgens
Im Bundeszentralamt für Steuern ist Bernhard Lindgens hauptberuflich im Bereich Betrugsbekämpfung zuständig und als Fachautor im Bereich Steuerrecht, Buchführung und Tax Compliance u.a. für Handelsblatt Fachmedien tätig.
Bernhard Lindgens
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