Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP
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Alles im Blick

Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP

EASY PCM Invoice Management ist die effiziente Lösung für die digitale Rechnungsbearbeitung direkt in SAP. Papierrechnungen oder elektronisch eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet.

Das Scannen von Papierdokumenten sowie automatische Erkennen von Rechnungsinhalten stellen den Beginn des Gesamtprozesses dar. Nach der Übergabe an SAP erfolgt eine weitestgehend automatische Verarbeitung, die Rechnungsdokumente sind über alle Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung. Das SAP-basierte Rechnungseingangsbuch unterstützt die Sachbearbeiter in ihrem täglichen Handeln, umfangreiche Prozesskennzahlen dienen der langfristigen Prozessoptimierung. Sachlichen Prüfern und Budgetverantwortlichen steht eine webbasierte Freigabemaske zur Verfügung, bei Bedarf lässt sich diese auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzen.

Ausgangssituation

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen stellt viele Unternehmen vor mehr Herausforderungen, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Schnelle und vor allem periodennahe Monats- und Jahresabschlüsse sind heute nahezu eine Standardanforderung an die Finanzbuchhaltung. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sowie konkrete Zahlen für die Cash-Flow-Planung sind im papierbasierten Prozess zudem nicht sichergestellt. Bestellbezogene Rechnungen prüfen Mitarbeiter oftmals trotz zuvor erfolgreich durchgeführter Bestellanforderungs- und Bestellprozesse manuell, auch wenn korrekte Wareneingangsbuchungen vorliegen. Rechnungen, die sich im Bearbeitungs-Workflow befinden unterliegen oft langen Transport- und Liegezeiten. Nicht zuletzt nehmen Prüf- und Freigabeverfahren, insbesondere für papierbasierte Prozesse, Aufwand und Zeit in Anspruch. Die Konsequenzen sind Verletzung von Zahlungsfristen und der Verlust von Skonto-Optionen. Immer wieder gehen Rechnungen verloren und lassen sich aufgrund mangelhafter Prozesstransparenz und -konsequenz nicht wiederfinden. Auch nicht besser: Unternehmen leiten Rechnungen mehrfach in den Prozess ein und bezahlen sie möglicherweise sogar doppelt. Und wenn die Finanzbuchhaltung als Shared Service Center für mehrere Gesellschaften arbeitet, ist eine elektronische Lösung nahezu unverzichtbar.

Die Lösung

Mit EASY PCM Invoice Management vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess und führen ihn dort durch, wo er hingehört: in SAP!

Der Eingangsrechnungsprozess beginnt mit der einheitlichen Verarbeitung eingehender Rechnungen aus diversen Kanälen: analoge Papierrechnungen werden eingescannt und digital eingehende Rechnungen automatisch in den nächsten Verarbeitungsschritt übergeben (PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen – natürlich auch im ZUGFeRD-Format oder EDI). Nach der automatischen Extraktion der Rechnungskopf- und
-positionsdaten erfolgt die Validierung durch einen Sachbearbeiter. In diesem Schritt stehen das Korrigieren bzw. das indirekte Bestätigen der erkannten Rechnungsinhalte im Fokus. Beide Aktionen lernt das System im Hintergrund und wendet das trainierte Wissen automatisch bei den nächsten Rechnungen an. So steigt die automatische Erkennungsquote im Laufe Nutzungszeitraums permanent an und der manuelle Aufwand zur Validierung sinkt.

Natürlich können Sie den gesamten Digitalisierungsprozess auch an einen externen Dienstleister übergeben und starten direkt mit der folgenden Verarbeitung in SAP.

Nach Übergabe der Rechnungsdaten und -dokumente an SAP erfolgt die revisionssichere Archivierung der Rechnungsdokumente in dem an SAP angeschlossenen Archivsystem sowie der Start eines SAP-Workflows pro Rechnung. Jede Rechnung durchläuft ein umfangreiches und in vielen Kundenprojekten erprobtes Prüfung- und Regelwerk, das sich natürlich auch an kundenindividuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Das Regelwerk prüft Rechnungen z. B. auf Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen, gebuchte oder fehlende Wareneingänge, bereits geleistete Anzahlungen oder einfach nur den Lieferantennamen. Je nach Ergebnis der Prüfung erfolgt die Weiterleitung an den jeweils nächsten Sachbearbeiter. Dabei kann es sich um einen Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung, aber auch direkt in der Fachabteilung, im Einkauf oder im Wareneingang handeln.

Alle eingehenden Rechnungen trägt die Lösung in ein zentrales, SAP-basiertes Rechnungseingangsbuch ein. Von hier aus lassen sich einerseits der Bearbeitungsstatus aller Rechnungen nachvollziehen, sowie die Recherche bestimmter Belegen durchführen (z. B. bei Nachfrage vom Lieferanten). Ein Eskalations-Management (Erinnerungen an Skontofristen) stellt EASY PCM Invoice Management aktiv bereit.

Nach Abarbeitung aller Regeln sowie der Ausnahmebehandlungen leitet das System die Rechnungen entsprechend der Freizeichnungsrichtlinien Ihres Unternehmens per SAP-Workflow an die relevanten Genehmiger zur Freigabe weiter. Diese Freigabe erfolgt komfortabel auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet – auf benutzerfreundlichen Oberflächen in SAP Fiori / HTML5. Die Rechnungsdokumente sind in allen Bearbeitungs- und Genehmigungsschritten nur einen Mausklick weit entfernt – sogar EDI-Rechnungen visualisiert das System anwenderfreundlich.

Alle Schritte, die das System im Prüfungsprozessprozess durchläuft sowie angehängte Dokumente (z. B. Leistungsnachweise), protokolliert und archiviert es revisionssicher. Umfangreiche Statistiken liefern relevante KPI über den gesamten Eingangsrechnungsprozess und bieten die Grundlage für eine nachhaltige Optimierung.

EASY PCM Invoice Management ist ein abgestimmtes Gesamtpaket für die Verarbeitung von analogen und digitalen Eingangsrechnungen in SAP und lässt sich durch seinen hohen Standardisierungsgrad schnell und einfach implementieren. Unternehmen, die bereits eine Scan-Lösung oder einen externen Dienstleister haben, profitieren ebenfalls von den kurzen Einführungszeiten, da sich EASY PCM Invoice Management auch mit anderen Scan-, Extraktions- und Archivlösungen verbinden lässt.

EASY PCM Invoice Management ist Bestandteil der umfangreichen EASY PCM Suite, die auch angrenzende Prozesse in SAP abbildet und vor allem integriert. So lassen sich mit EASY PCM Contract Management alle Verträge eines Unternehmens verwalten und in den Eingangsrechnungsprüfungsprozess elegant integrieren. So lassen sich in jedem Prüfungsschritt der Rahmenvertrag und alle aktiven Einzelverträge mit einem Mausklick aufgerufen und zur Prüfung der berechneten Konditionen heranziehen. In EASY PCM Procurement Management lassen sich komplette Einkaufsvorgänge besser als im SAP-Standard abbilden und ebenfalls mit dem EASY PCM Invoice Management verknüpfen.   Auf diese Weise lassen sich komplette Vorgänge von der Bestallanforderung bis zur Abrechnung und der gesamte Belegfluss im SAP in einer zentralen Sicht anwenderfreundlich bereitstellen – auch wenn Sie bereits SAP Ariba einsetzen.

IHR NUTZEN

  • Basis für Fast-Close bei Monats- und Jahresabschlüssen
  • Detailliertes Reporting für Cash-Flow-Management, Bilanzierung und Prozessqualität
  • Sicherstellung der Nachweisbarkeit und Einhaltung von Compliance-Richtlinien
  • Festgelegte, automatische Prozesse und Weiterleitung an Genehmiger entsprechend ihrer Zeichnungsberechtigungen
  • Erhöhte Produktivität durch die Automatisierung von Bearbeitungsschritten und die Verkürzung von Durchlaufzeiten
  • Ausschöpfung von Skonti
  • Vermeidung von Verzugskosten
  • Verbesserte Akzeptanz und User Experience durch Rechnungsfreigabe auf beliebigen Endgeräten
  • 100 % SAP-Technologie und Nutzung von bereits vorhandener Hardware für den Prüfungsprozess
  • SAP-zertifiziert
  • Modular: Eigenes Archiv oder als Software as a Service (SaaS) von EASY aus der deutschen Cloud, erweiterbar um angrenzende Prozesse aus Basis der EASY PCM Suite

Kundenstimmen zu EASY PCM Invoice Management

„Mit EASY PCM Invoice Management können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Betrieben und den Buchhaltungen wichtige Dokumente schnell untereinander verteilen – und dies mit geordneten, einheitlichen und definierten Workflows.“

Dr. Manfred FuchsFinanzen-Recht-Kommunikation, Österreichische Bundesforste (ÖBf)

„Die automatische Verarbeitung der Eingangsrechnungen im SAP-Workflow bedeutet eine deutliche Hilfe und Erleichterung im täglichen Arbeitsablauf.“

Niko BrackerLeiter Rechnungswesen, Orlen Deutschland GmbH

Ausgewählte Kunden, die EASY PCM Invoice Management einsetzen

 
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