Gemeindeamt Aschach an der Steyr

„Recycling“ von Aktenbergen im Gemeindeamt Aschach an der Steyr.

Im August 2008 wurde in der Gemeinde Aschach an der Steyr das Projekt EASY DOCUMENTS gestartet. Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungslauf sowie die Planung der allgemeinen Archivstruktur waren dabei zunächst die Meilensteine für den ersten Monat.

Jeder Mitarbeiter wurde schon am Anfang in das Projekt mit einbezogen, um auch alle Abhängigkeiten zwischen den Abteilungen in den elektronischen Abläufen berücksichtigen und planen zu können. Nur einen Monat später wurde in allen Abteilungen mit EASY-Documents gearbeitet und jeder Akt vollständig elektronisch abgelegt. Neben dem laufenden Betrieb wurde auch immer wieder an der Nacherfassung alter Akte gearbeitet. So wurden etwa alle Verträge oder große Teile der Bauakte elektronisch erfasst.

„Ich bin besser informiert als früher und kann ohne Zeitdruck die einzelnen Akte einsehen und bearbeiten“, meint Bürgermeister Karl Bogengruber.

Er schätzt am Einsatz des Dokumenten-Management-Systems vor allem die lückenlose Übersicht über die täglichen Abläufe im Amt. Er kann die Akte nun jederzeit einsehen und hat dafür auch genügend Zeit, da kein Sachbearbeiter auf den Akt wartet.

Auch Amtsleiterin Monika Steinmair ist davon überzeugt, dass die Bearbeitung durch die Sachbearbeiter viel effizienter und überschaubarer geworden ist. Akte müssen nicht mehrfach kopiert werden, um die Bearbeitung durch mehrere Sachbearbeiter zu ermöglichen oder auch nur den Informationsfluss für die Mitarbeiter zu gewährleisten. Zudem sind alle Änderungen an aktuellen Vorgängen auch sofort für alle Beteiligten sichtbar.

Dadurch können nicht nur Durchlaufzeiten optimiert werden sondern der Informationsaustausch funktioniert über alle Abteilungen hinweg reibungslos.

Neben den genannten Vorteilen bei der laufenden Arbeit bringen vor allem die neuen Möglichkeiten bei der Suche nach Dokumenten den vermutlich größten Gewinn für die Zukunft.

„Es wurde einfach zu häufig Zeit damit vergeudet, nach Dokumenten zu suchen“, meint Monika Steinmair.

Das gehört jetzt der Vergangenheit an, da Dokumente nicht mehr spurlos im Ablagesystem verschwinden können. „Wir könnten zum Beispiel nicht mehr darauf verzichten, auf einen Mausklick den gesamten Schriftverkehr zu einem Vorhaben inklusive aller Belege anzeigen zu lassen. In gleicher Weise will ich auf einen Blick den Bauakt einer Liegenschaft einschließlich des Steueraktes aus der Buchhaltung einsehen können“.

Heute – ungefähr ein Jahr nach Projektstart – findet man nur mehr wenig Papier auf den Schreibtischen der Gemeinde vor. Schon lange sind sich alle Mitarbeiter über die Vorteile des elektronischen Aktes einig.

Anforderungen und Ziele

  • Effizienter Informationsfluss
  • Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workflows
  • Umfangreiche DMS-Funktionen per Browser
  • Automatisierte Vorgangsbearbeitung
  • Volltextsuche in Dokumenteninhalten
  • Apple iPhone-Unterstützung