Stadtwerke Hagen

Archivsystem garantiert zügige, komfortable Abwicklung von Geschäftsprozessen und stärkt damit die Marktposition des Energieversorgers.

Schnelle und gute Bedienung einer wachsenden Zahl von Kunden im Hinblick auf den liberalisierten Energiemarkt zu gewährleisten – das stellt gerade auch kommunale Versorgungsunternehmen vor besondere Herausforderungen. Die Stadtwerke Hagen haben dies bereits 1998 erkannt und sich zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements entschlossen. Nach Gesprächen mit einer Reihe von Anbietern fiel die Wahl schließlich auf ein Archivsystem von EASY, das bereits seit April 1999 produktiv ist und mit dem zur Zeit jährlich rund eine Million Dokumente verarbeitet werden.

Im Vertriebsbereich für Privat- und Geschäftskunden wurde bei den Stadtwerken Hagen seit 1980 die Archivierung auf Mikrofilmen betrieben. „Es traten immer häufiger Störungen an den Mikrofilm-Lesegeräten auf“, schildert Vertriebsleiter Peter Langescheid die Situation zu Beginn der 90-er Jahre. „Auch die schlechte Qualität der Dokumente und die zeitintensive Recherche veranlassten uns, über ein elektronisches Archivsystem nachzudenken.“ So wurde 1996 schließlich nach einem intensiven Vergleich der Leistungsfähigkeit und der Kosten verschiedener Lösungen EASY-ARCHIV eingeführt. Den Ausschlag gaben neben der Integrationsfähigkeit von SAP und Non-SAP-Dokumenten die besondere Effizienz der Volltextrecherche und das günstige Lizensierungsmodell. Das System diente zunächst nur zur Ablage von gescannten Papierdokumenten, vor allem Einganspost.

Die überaus positiven Erfahrungen veranlassten die Stadtwerke, auch weiterhin auf EASY zu setzen. So wurde bereits eine Ausweitung der elektronischen Archivierung beschlossen und eine leistungsstärkere Jukebox angeschafft. „Wir werden nach dem Umstieg auf die EASY-Version 3.11 im April 2001 weitere Vertriebsbereiche mit EASY-ARCHIV ausrüsten“, bestätigte Friedhelm Kabath. „Dies wird vor allem Bereiche betreffen, in denen SAP R/3 im Einsatz ist. Mit seiner zertifizierten SAP-Schnittstelle ist EASY hier die ideale Lösung.“ Zunächst werden die Stadtwerke ein eigenes Glasfasernetz aufbauen und das BS2000-System auf SAP R/3 umstellen. „Damit wird die gesamte SAP-Welt in unserem Hause an das EASY-System gekoppelt sein“, skizzierte Thorsten Stich die Planung für die kommenden Monate. Und Möller ergänzte: „Der Einsatz von EASY bei den anderen Organisationseinheiten der Stadtwerke Hagen ist nach meiner Einschätzung nur noch eine Frage der Zeit. Schon jetzt erkundigt sich eine steigende Zahl von Interessenten bei uns im Vertriebsbereich Privat- und Gewerbekunden nach der Leistungsstärke von EASY. Wir werden das Produkt auch unserem künftigen Partner Elektromark empfehlen, mit dem die Stadtwerke vorrausichtlich im ersten Halbjahr 2001 zusammengehen werden. Dort archiviert man bislang noch auf herkömmlichem Wege. Eine einheitliche elektronische Archivlösung wird die Leistungsfähigkeit des Verbundes weiter erhöhen und den Kundenservice deutlich verbessern.“

Anforderungen und Ziele

  • Zertifizierte Anbindung an SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink
  • SAP-Lasttestzertifizierung: höchste Performance auf vergleichbaren Systemen
  • Abdeckung sämtlicher Archivierungsszenarien
  • Entlastung von SAP-Datenbanken
  • Automatisierung vieler Erfassungsvorgänge
  • Arbeiten in der gewohnten mySAP-Umgebung
  • Komfortable und automatische Projektdokumentation