Bestellanforderung in SAP

Schnell, günstig, transparent

Bestellanforderung in SAP

Schneller, günstiger und transparenter bestellen

Im Einkauf schlummert viel Einsparpotenzial. Und zwar nicht nur durch die Suche nach dem günstigsten Lieferanten. Vor allem manuelle Beschaffungsprozesse verursachen in vielen Unternehmen hohe Kosten, binden Zeit und verschwenden Ressourcen. Um Abhilfe zu schaffen, ist Unterstützung aus der IT gefragt. So sorgt eine SAP-integrierte Software von EASY dafür, dass bei der Bestellanforderung alles rund läuft.

Bestellanforderungen (BANF) gehören in den meisten Unternehmen zum Alltag. In der Regel kann jeder Mitarbeiter mit seinen Wünschen an den Einkauf herantreten. Doch bis die Einkaufsabteilung die Waren oder Dienstleistungen tatsächlich bestellt, sind häufig verschiedene Genehmigungen erforderlich, etwa wenn angefragte Produkte einen bestimmten Betrag überschreiten. Für die BANF bedeutet dies, dass sie in einem mehrstufigen Prüfungsverfahren an die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter gesendet wird – bisher oft noch in Form eines Papierantrages. Die Folge: Lange Prozesszeiten sowie mangelnde Transparenz über den Bestellprozess blockieren den Ablauf und treiben so die Kosten in die Höhe.

An dieser Stelle setzt die SAP-basierte Lösung EASY PCM BANF an. Mit wenigen Handgriffen können einkaufsspezifische, automatisierte Workflows und elektronische Formulare erstellt und verwaltet werden. Und die Mitarbeiter haben erforderliche Freigaben mit ein paar Klicks in der Tasche.

Wichtigste Funktionen

EASY PCM BANF bietet einen elektronischen Workflow zur Bestellanforderung. Das verkürzt nicht nur die Durchlaufzeiten, sondern garantiert auch die Einhaltung aller Compliance- und Zeichnungsberechtigungsrichtlinien.

  • Ablösung des Papierworkflows
  • Strukturierte Generierung eines Bestellanforderungsformulars
  • Rollen- und rechtebasierter Genehmigungsworkflow
  • Automatische Ermittlung der Bearbeiter nach definierbaren Regeln
  • Einheitliche, intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche – auch aus mobilen Endgeräten
  • Statistikauswertungen und Statusinformationen zu einzelnen Arbeitsschritten
  • Zertifizierte Integration der Workflows in die bestehenden SAP™ Module
  • Durchgängige Kontrolle des Genehmigungsprozesses
  • Prozesse modellieren ohne zu Programmieren

Vorteile

  • Verringerung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
  • Einhaltung von Genehmigungswegen
  • Kontrolle des Freigabeprozesses
  • Senkung von Kosten
  • Reduzierung von Fehlern
  • Hohe Transparenz der Abläufe

Schneller am Ziel

Mit EASY PCM BANF gehören langwierige Freigabeschleifen der Vergangenheit an. Denn damit lassen sich alle nötigen Abläufe komplett elektronisch erledigen. Gibt ein Mitarbeiter eine Bestellanforderung ins System ein, erhalten die entsprechenden Bearbeiter im Handumdrehen die Information, dass sie eine Freigabe erteilen müssen. Der anfordernde Mitarbeiter kann dabei die verschiedenen Freigabeinstanzen sowohl manuell bestimmen als auch automatisch ermitteln lassen. Dies geschieht anhand hinterlegter Regeln, die sich beispielsweise auf das Material, die Kostenstelle oder den Wert beziehen. Für die unterschiedlichen Genehmigungswege enthält das System definierte Abläufe, die festlegen, welche Bestellanforderungen wie freigegeben werden müssen – dank mobiler Anbindung wahlweise auch via Smartphone und Tablet. So können auch mehrstufige Freigabeprozesse sicher eingehalten werden. Hat die Bestellanforderung alle Instanzen durchlaufen, erhält der anfordernde Mitarbeiter eine Nachricht, ob sie genehmigt oder abgelehnt wurde. Der gesamte Workflow wird dabei im Prozess-Journal dokumentiert, so dass die Verantwortlichen jederzeit Transparenz über den Genehmigungsstatus haben.