Einkaufsvorgangsmanagement

Alles im Blick

Einkaufsvorgangsmanagement

Wenn etwas gebraucht wird, dann wird es beschafft. Dieser Vorgang besteht meist aus mehreren Abschnitten und vielen einzelnen Schritten, die sehr unterschiedlich sein können. In Standard-SAP-Systemen sind nur einige von ihnen optimal abgebildet. Mit EASY PCM Produkten wird der gesamte Beschaffungsprozess durchgängig unterstützt – und ist komplett in Ihre SAP-Landschaft integriert.

Bereits wenn die erste E-Mail mit der groben Anforderung im Einkauf eingeht: einfach mit wenigen Klicks einen neuen Vorgang anlegen und die Mail im passenden Register des Vorgangsordners ablegen. Genauso einfach geht’s mit Office-Dateien oder eingescannten Dokumenten. Und schon haben Sie einen neuen Vorgang gestartet.

Für jeden Vorgang werden alle Informationen zu Verwaltung, Kontaktdaten, Terminen usw. in EASY PCM-Formularen strukturiert erfasst, und stehen im Anschluss zur Suche und Auswertung zur Verfügung.

Intelligente Formulare, die je nach Endgerät entsprechend angepasst sind (responsive und rollenbasiert) dienen der Datenerhebung und können sehr vielseitig eingesetzt werden. Zum Beispiel zur rechtssicheren und schnellen Erzeugung von Rahmenlieferverträgen, der standardisierten Erfassung von Anforderungen im Rahmen der Ausschreibung, oder auch zur Eingabe von Angebotsparametern direkt durch die Anbieter.

Kommen später weitere Dokumente hinzu – z. B. Ausschreibungen, Angebote, usw. – können diese komfortabel per Drag & Drop in der jeweiligen Einkaufsvorgangsakte abgelegt werden.

Die Teilprozesse Angebotsvergleich, Angebotsnachverhandlung sowie finale Anbieterauswahl werden optimal unterstützt und Compliance-konform dokumentiert.

Das beginnt bei automatischen Erinnerungen an Fristen, geht weiter mit einem digitalen Assistenten zur Dokumenterzeugung und muss beim anschließenden Mehr-Augen-Workflow zur Freigabe, Auftragserteilung und Umstellung der SAP-Stammdaten noch lange nicht enden.

Wurde der Vorgang soweit durchlaufen, dass ein Bieter ausgewählt ist, kann die Bestellung direkt in SAP MM erfolgen.

EASY PCM nutzt eine eigene Stammdatenbank für die Anbieterverwaltung. Wird erstmalig ein Auftrag erteilt, erhält der zuständige Bearbeiter die Aufgabe zur Anlage eines neuen Lieferantenstammsatzes in SAP MM. Per Knopfdruck können die zuvor erfassten Daten übernommen und manuell erweitert werden.

Die Bieter-Stammdaten werden in der PCM-Stammdatenbank gelöscht und automatisch überall durch die Lieferantenreferenz ersetzt – wird im Angebotseinholungsprozess ein bereits vorliegender Lieferant zur Angebotsabgabe aufgefordert, so wird dieser direkt aus dem Lieferantenstamm referenziert.

Neben dem Nachweis des Einkaufserfolgs und wichtigen Informationen zur Optimierung und Qualitätssicherung entlang des gesamten Einkaufsprozesses, können auch Analysen zur Unterstützung des Lieferanten- und Vertragsmanagements erstellt werden, etwa zur Vorbereitung von Jahresgesprächen mit den Lieferanten dienen können.

Reports (Beispiele)

  • Prozessqualität im Einkauf
    • Prozessvolumen
  • Durchlaufzeiten, Liegezeiten, Eskalationen
    • Einkaufserfolg
    • Verhandelte Rabattierung
  • Rechnungseingang
    • Automatische Erkennungsraten
    • Skontovorteile
  • Vertragsbewirtschaftung
    • Vertragserfüllung
    • Ausschöpfung von Rabatten

Vorteile

  • Eigene Datenhaltung zu Vorgängen, Bietern, Angeboten u.v.m.
  • Komfortable Verwaltung aller Informationsobjekte in vernetzten digitalen Akten
  • Perfekte Unterstützung aller Prozesse, inkl.
    • Intelligente Formulare zur Datenerhebung
    • Automatisierte Dokumentenerzeugung
  • Komplette Integration in SAP-Standard-Modul
  • Durchgängiges Arbeiten in der gewohnten Umgebung und auf mobilen Endgeräten (SAP Fiori / HTML5)