Für ein effizientes Personalmanagement

Digitale Personalakte in SAP

Arbeitsverträge, Zeugnisse, Stammdaten – die SAP-basierte Personalakte von EASY PCM liefert Informationen zu jedem Mitarbeiter. Sie bündelt alle relevanten Informationen und Dokumente und ist eng mit SAP ERP Human Capital Management (HCM) und SAP SuccessFactors verzahnt. Ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagements sorgt dafür, dass sensible Personaldaten nicht in falsche Hände geraten. Prozesse und Genehmigungsverfahren lassen sich direkt aus der Akte heraus starten – bei Bedarf auch per Smartphone, Tablet & Co. Die digitale Personalakte von EASY PCM spart Zeit, Geld und Platz – und ist auch in puncto Datenschutz die richtige Wahl. Ohne großen Mehraufwand lässt sie sich zur Aktenansicht oder Aktenausleihe mit ESS-/MSS-Szenarien verknüpfen und glänzt durch neuen Oberflächen-Designs wie beispielsweise die Einbindung in das HR Renewal-Portal und SAP Fiori / HTML5.

Belange von Mitarbeitern und Management zuverlässig im Blick

Ausgangssituation

Aktenschrank aufmachen, Akte heraussuchen und am Schreibtisch bearbeiten, Akte wieder weghängen – und das über mehrere Standorte hinweg. Obwohl digitale Prozesse heute den Unternehmensalltag bestimmen, wühlen sich Mitarbeiter vieler Personalabteilungen Tag für Tag durch Aktenberge. Kein Wunder: Bewerbungsunterlagen, Gehaltserhöhungen, Jubiläumsschreiben oder Abmahnungen lassen sich meist nur mit viel Aufwand digitalisieren und in SAP-basierte Workflows einbinden. Außerdem gilt es jederzeit sicherzustellen, dass die Akte vollständig, standortunabhängig verfügbar und eine flexible Zugriffsberechtigung vorhanden ist. Teilprozesse werden heute immer öfters in Cloud-basierte Software-as-a-Service-Lösungen ausgelagert, gerade SuccessFactors spielt bei unseren SAP-Kunden eine immer größere Rolle.

Lösung

Die digitale Personalakte von EASY PCM bietet eine effiziente Alternative zu zeitfressenden, papiergebundenen Verwaltungsprozessen. Egal, ob Verträge, wichtige E-Mails, Rundschreiben in Word oder SAP-Daten – in der digitalen Personalakte kommt zusammen, was zusammengehört. Daten aus SAP-Systemen übernimmt die Lösung direkt, verschiedene Dokumentarten gelangen flexibel in die Akte. So lassen sich etwa Papiere durch einen vorher aufgebrachten Barcode zu einem beliebigen Zeitpunkt im Prozess scannen und automatisiert in der richtigen Akte ablegen. Elektronische Dokumente (z. B. E-Mails oder deren Anlagen) können komfortabel per Drag-and-Drop in der digitalen Personalakte in SAP abgelegt und im angeschlossenen Archivsystem revisionssicher archiviert werden.

Darüber hinaus können Nutzer direkt aus der Akte heraus mit Hilfe der SAP-Stammdaten neue Dokumente erzeugen und Arbeitsvorgänge starten – je nach Bedarf manuell oder automatisiert, vom Büro aus oder über mobile Endgeräte. Die Digitale Personalakte ist zudem die perfekte Basis für zeitsparende Workflows, zur Dokumenterstellung oder für Freigaben, da sie hierfür unterschiedliche Vorlagen bereitstellt.

Bei Nutzung von SAP SuccessFactors besteht die Möglichkeit vom Mitarbeiterstammsatz direkt auf die Akte zuzugreifen – und das in einer komfortablen Weboberfläche.

Auch die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, lassen sich mit der digitalen Personalakte mühelos erfüllen. So sind etwa Zugriffsrechte über das SAP Rollen- und Rechtemanagement hinaus bis auf die Ebene einzelner Dokumente steuerbar. Es lassen sich unveränderliche PDF-Formate erstellen und Downloads unterdrücken. Muss ein Mitarbeiter zusätzliche Informationen einsehen, können berechtigte Mitarbeiter die erforderlichen Daten über eine Ausleihe-Funktion temporär freigeschalten. Das schafft maximale Transparenz. Gleichzeitig bleiben Risiken auf ein Minimum begrenzt.

Ihr Nutzen

  • Schnellerer Zugriff auf Personaldokumente
  • Verkürzte Bearbeitungszeiten
  • Ortsunabhängiger und systemübergreifender Zugriff
  • Einsparung von Raum- und Transportkosten
  • Verbesserter Service für Mitarbeiter
  • Schnelles Finden von Informationen und Dokumenten
  • Pflichtdokumente auf Vollständigkeit prüfbar
  • Gesicherte Zugriffsrechte dank des SAP-Rollenkonzepts
  • Workflow-gesteuertes Löschen und Verschieben von Dokumenten
  • Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion
  • Strukturierte Ablage der Dokumente
  • Mobiler Zugriff auf die Akte per Smartphone oder Tablet / webbasierte Akte auf Basis SAP Fiori / HTML5

EASY_Referenz_SWMReferenzbericht

Stadtwerke München GmbH