EASY DOCUMENTS – FERTIGE LÖSUNGEN FÜR DEN MITTELSTAND

Ihr Nutzen
EASY DOCUMENTS BIETET ZAHLREICHE MÖGLICHKEITEN
  • Frei definierbare Versendeszenarien
  • Gezielter Dokumentenfluss
  • Unterstützung unterschiedlicher Betriebssysteme
  • Definierte Workflows machen die Prozesse transparent
  • Gleichzeigt werden die Durchlaufzeiten drastisch verkürzt
  • Beschleunigte Geschäftsprozesse
  • Ad-hoc und regelbasierte Prozessgestaltung
IHRE VORGÄNGE UNTERNEHMENSWEIT IM BLICK
  • Gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender
  • Direkter Zugriff auch auf archivierte Dokumente
  • Volltextsuche in aktuellen und archivierten Vorgängen
  • Höchste Sicherheit (SSL) bei der Übertragung der Daten
  • Online-Zugang über Internet, Intranet oder Extranet
  • Benutzerfreundliche Web-Oberfläche
  • Keine Client-Installation notwendig
  • Interne Anzeige von gescannten oder Office Dokumenten im Web-Browser
  • Single Point of Access
Produktbeschreibung

Dokumentenmanagement mit EASY DOCUMENTS ist modern, webbasiert und wird per Workflow gesteuert. Die plattformunabhängige Lösung eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, wie zum Beispiel digitale Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement oder Support-Abwicklung.

In EASY DOCUMENTS werden Dokumente oder Geschäftsprozesse erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY DOCUMENTS fasst einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammen und generiert so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender.

Über den Web-Client oder das iPhone bzw. andere Smartphones erhalten Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente, die im Dokumenten-Management-System hinterlegt sind. Mit dem innovativem Mobile Client ist der Zugriff auf die internen Abläufe per iPhone oder anderen Smartphones jederzeit und von jedem Ort möglich. So bleiben Mitarbeiter mit den firmeninternen Workflows verbunden und können an Entscheidungsprozessen mitwirken. Durch frei definierbare Versendeszenarien oder grafischvordefinierte Workflows wird der Dokumentenfluss optimiert.

Im Detail

Über den Web-Client von EASY DOCUMENTS werden Dokumente zu Geschäftsvorgängen erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY DOCUMENTS fasst mit dem bewährten EASY-Mappenkonzept einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammen und generiert so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender. Durch frei oder fest definierbare Versende-Szenarien wird der Dokumentenfluss gesteuert und eine termingerechte Vorlage beim zuständigen Sachbearbeiter garantiert. Geschäftsprozesse werden beschleunigt und Terminüberschreitungen vollständig ausgeschlossen. Jeder Vorgang bleibt jederzeit transparent.

WORKFLOWS ERSTELLEN UND VISUALISIEREN

Mit der als Add-on erhältlichen Workflowengine im EASY DOCUMENTS Modul wird die Erstellung und Visualisierung automatischer Workflows wesentlich vereinfacht. In Verbindung mit Microsoft VISIO werden diese neuen Workflows grafisch erstellt; die Übernahme erfolgt auf Knopfdruck. So lassen sich Workflows erstellen, die abhängig von Feldinhalten unterschiedliche Aktionen ausführen.

VEREINFACHTE KOMMUNIKATION

Ein weiteres Add-on ist die EASY DOCUMENTS Factory. Sie kann an vorhandene Mail- oder Datenbanksysteme angebunden werden und aus diesen externen Systemen Informationen für EASY DOCUMENTS bereitstellen. Die Database-Komponente ermöglicht den Zugriff auf DBC-fähige Datenbanken. Die Daten aus Tabellen und Feldern werden zeitgesteuert eingelesen, anschließend werden aus diesen Informationen EASY DOCUMENTS-Vorgänge generiert und gegebenenfalls definierte Workflows gestartet.

BEQUEMES ARCHIVIEREN

Sind Geschäftsvorgänge beendet und abgeschlossen, so kann der EASY DOCUMENTS-Anwender diese Mappen ganz einfach per Knopfdruck revisionssicher in einem EASY ENTERPRISE-Archiv ablegen. Und genauso einfach kann er die archivierten Mappen in seinem EASY DOCUMENTS-Client wieder recherchieren und anzeigen, um den gesuchten Vorgang zu reaktivieren. Die sekundenschnelle Volltextrecherche findet archivierte Mappen im Handumdrehen, ohne dass der Sachbearbeiter die EASY DOCUMENTS-Benutzeroberfläche verlassen muss.

„Wir hatten aus den letzten zehn Jahren rund 12.000 Aktenordner, in denen sich die Ein- und Ausgangsrechnungen angesammelt haben. Das war eine Menge Papier, die viel Platz in einem separaten Lager benötigte.“

Nadine Dencker
Nadine DenckerLeiterin Controlling/ReportingBetty Barclay