EASY INVOICE – EINFACH ALLES IM BLICK

Ihr Nutzen

GENEHMIGEN IM HANDUMDREHEN

  • Standortunabhängige Verfügbarkeit
  • Arbeitsvorräte bequem durchsuchen und verwalten
  • Anzeige aller Belegdaten inklusive des gescannten Bildes
  • Modifizieren und Vervollständigen der Belegdaten
  • Stets den gesamten Genehmigungsprozess im Überblick
  • Höchstes Maß an Prozessautomatisierung
  • Unterbrechungsfreie Prüfung und Freigabe (Vertretungs- und Eskalationsmechanismen)
  • Erfüllung der Unternehmensrichtlinien
  • Rechnungen werden gesetzeskonform aufbewahrt
  • Einsparungen durch kurze Durchlaufzeiten
  • Volle Skontonutzung noch besser erreichbar
  • Kalkulierbare Investitionssicherheit
  • Erweiterbar und für weitere Geschäftsprozesse nutzbar

ANBINDUNG OHNE UMWEGE

  • Direkte Einsichtnahme in die wichtigsten SAP-Daten jedes Belegs
  • Anzeige von Bestellung und Bestellhistorie
  • Abgleich der Bestell- und Wareneingangsdaten mit der Rechnung
  • Automatische Verbuchung einwandfreer Belege
  • Aktueller Prozess- und Dokumentenstatus jederzeit einsehbar
  • Direkter Aufruf des Web-Workflows aus SAP heraus

PROZESSLÖSUNGEN FÜR IHR ERP-SYSTEM

  • Perfektes Zusammenspiel mit Unternehmenslösungen
  • Medienbrüche entfallen
  • Einheitliche Vorgehensweise und hohe Transparenz im Bearbeitungsprozess
  • Rechnungen werden gesetzeskonform aufbewahrt
  • Frühzeitige Verfügbarkeit wichtiger Steuerungsinformationen
  • Nahtlos Einbindung weiterer ERP-Systeme realisierbar
Produktbeschreibung

Eingehende Rechnungen erreichen einen Großteil der Unternehmen noch immer papiergebunden. Dabei müssen die Fakturen häufig von mehreren Personen im Haus auf ihre Richtigkeit geprüft und freigegeben werden. Spätestens dann, wenn die beteiligten Personen verteilt an unterschiedlichen Standorten sitzen und die Unterlagen womöglich noch mit der Post verschickt werden müssen, wird jeder Rechnungsprüfungsprozess zur nervenaufreibenden Bewährungsprobe. Es droht der Verlust von Skonto und Transparenz.

Die Eingangsrechnungsbearbeitung zählt somit zu den Kernprozessen eines Unternehmens und ist mit erheblichen personellen und finanziellen Ressourcen verbunden. Während die herkömmliche manuelle Bearbeitung lange Durchlaufzeiten, zahllose Kopien, ewige Recherche nach Rechnungen und überlaufende Aktenregalen zur Folge hat, steht die elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung für hohe Prozessqualität, Transparenz und Schnelligkeit.

Möchten auch Sie Ihre Kosten und Unternehmensrisiken reduzieren und den alltäglichen Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter effizienter und einfacher gestalten?

Mit EASY INVOICE vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess. Hiermit lassen sich zunächst alle eintreffenden Rechnungen erfassen. Mit einer sehr hohen Genauigkeit werden die Daten ausgelesen und attributiert. Gleichzeitig erfolgt einerseits eine formale Prüfung (z. B. § 14 UstG), andererseits ein Abgleich zur Bestellung. Die so validierten Daten können entweder zur Vorerfassung in das ERP-System oder in den Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben werden. Die so validierten Belege können dann zur Verbuchung übergeben werden.

Durch den Einsatz unserer intelligenten Dokumenten-Management-Lösungen reduzieren Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen deutlich. EASY INVOICE garantiert einen signifikanten Gewinn an Prozessgeschwindigkeit, Kontrolle und Transparenz.

Im Detail

EASY INVOICE modernisiert und optimiert den gesamten Verarbeitungsprozess für Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen. Mit der Lösung EASY INVOICE werden flexibel anpassbare Standard-Prozesse eingeführt. Einsparpotential werden unmittelbar genutzt.

Der gesamte Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen wird direkt in Richtung Geschwindigkeit, Qualität und Nutzung von Sparpotentialen verbessert. EASY INVOICE bildet die Rechnungserfassung und -genehmigung Ihres Unternehmens vollständig ab. Die Rechnungskontierung und Verbuchung erfolgt automatisch mit allen Inhalten in dem ERP-System Ihres Unternehmens.

Optimierung gleich zu Anfang

Die erste Verbesserung setzt gleich zu Anfang des Verarbeitungsprozesses, also beim Scannen der Rechnungen an: das System prüft selbständig die Konformität jeder Rechnung zu bestehenden Gesetzen oder Richtlinien. Im Anschluss werden sämtliche benötigten Rechnungsinhalte (Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie auch die einzelnen Rechnungspositionen) automatisch ermittelt.

Dabei nutzt das System neben seiner Grundexpertise über Rechnungswesen zusätzlich verfügbare Kreditorenstammdaten und Bestelldaten aus dem Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystems Ihres Unternehmens.

Gesetzeskonforme Datensammlung

In diesem ersten Schritt wird das Abbild des Rechnungsoriginals für eine Langzeitaufbewahrung unveränderbar im revisionssicheren Archiv abgelegt. Eine Veränderung dieses Originals ist somit für die Zukunft ausgeschlossen.

Prüfung, Kontierung, Freigabe

Die weitere Verarbeitung der Rechnungen stellt den leistungsfähigen Motor des Verarbeitungsprozesses dar. Hier bietet EASY INVOICE vordefinierte Bearbeitungsschritte wir zum Beispiel Rechnungsprüfung, -kontierung und Freigabe in einem elektronisch geführten Workflow. Sachbearbeiter bekommen alle Vorgänge zeitgerecht automatisch zugestellt und können Ihren Bearbeitungsaufgaben effizient nachkommen. Anwender, die selten mit dem System arbeiten werden automatisch durch eine E-Mail über den Eingang einer Rechnung informiert und können dann bequem Ihren Aufgaben nachgehen.

Selbstverständlich lässt sich das System entsprechend an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Auf Veränderungen Ihres Unternehmens kann flexibel durch Anpassungen des Systems reagiert werden – dafür wurde es entworfen.

Alles am richtigen Ort

Als letzten Schritt werden die bearbeiteten Rechnungsdaten an Ihr Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem übergeben. Dort können die Daten ohne weitere Korrekturen meist sogar automatisch verbucht werden.

Das System verfolgt also vergleichbare Ziele wie eine klassische ordnungsmäßige Buchhaltung. Es tut dies allerdings schneller, effizienter und mit höherer Qualität bei Routinevorgängen. Sachbearbeiter können sich somit auf interessante und nicht alltägliche Fragestellungen konzentrieren.

Sie möchten mehr über EASY INVOICE erfahren?