Glasfaser vor dem Spleißen – EASY SOFTWARE Aktiengesellschaft liebt schnelle Kommunikation

Die neue Leichtigkeit: Beschaffungsprozesse digitalisieren – Vorteile des elektronischen Procurements nutzen

Setzen Sie im Beschaffungsprozess auf digitale Klarheit. Vermeiden Sie dadurch Intransparenz, Inkonsistenz und Medienbrüche. Erst durch die digitale Vernetzung getrennt operierender Unternehmenseinheiten im Beschaffungsprozess erzielen Sie Bestleistungen in der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen: Setzen Sie auf EASY Procurement – und für Klarheit und Effizienz ist gesorgt.

Der digitale Beschaffungsprozess kurz vorgestellt

Von der Bedarfsmeldung (eBanf) über die Genehmigung zur Bestellung – von der Lieferung und Lieferschein über den Rechnungseingang, zur Zahlung hin zum Lieferantenmanagement. Traditionell löst man die Arbeitsschritte im Beschaffungsprozess in verschiedenen Organisationseinheiten: manchmal sogar über mehrere Standorte verteilt und zudem oft noch papierbasiert. Jedoch: Warum schwer, wenn‘s auch einfach geht? Setzen Sie im Beschaffungsprozess auf die Vorteile des digitalen Procurements, gewinnen Sie dabei ein Maximum an Transparenz und Effizienz. Und reduzieren Sie z.B. „Maverick Buying“, den sogenannten „wilden Einkauf“, auf ein Minimum. Das EASY Procurement-System unterstützt Sie in allen Teilprozessen des digitalen Beschaffungsprozesses – denn: Aufgereiht wie Perlen auf einer Schnur droht kein Informationsverlust zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teilprozessen. Doch sehen Sie selbst, wie Sie durch die Lösungen der EASY für das elektronische Procurement Vorteile im Beschaffungsprozess erzielen.

Einkaufsmanagement

Im digitalen Beschaffungsprozess beginnt alles mit dem Management des Einkaufs. Dieser Prozessschritt umfasst die Bedarfsmeldung, das Verwalten und automatisierte Einholen von Angeboten wie auch schließlich die Bestellung – all dies umfass das Einkaufsmanagement. Erfahren Sie mehr über diese Teilprozesse im EASY Procurement.

Wareneingang – vom Lieferschein bis zur Eingangsrechnung

Der Wareneingangsprozess zählt zu einem weiteren wichtigen Schritt hin zu mehr Transparenz im digitalen Beschaffungsprozess. Die EASY Lösung spielt an dieser Stelle die Vorzüge des digitalen Beschaffungsmanagement-Prozesses voll aus. Kurzgefasst: Hier geht es um den Vergleich von Bestellung und Wareneingang und schließlich um den Rechnungseingang wie auch um die Bezahlung.

Elektronisches Vertragsmanagement

Elektronisches Vertragsmanagement unterstützt die Ziele des erfolgreichen, digitalen Beschaffungsprozesses. Diese reichen von der Einhaltung von Richtlinien bis zum Erkennen von Unstimmigkeiten im digitalen Beschaffungsprozess.

Bedarf

Mit der EASY Lösung erzeugen und managen Sie Bedarfsmeldungen im Handumdrehen. Gewinnen Sie mit der EASY Lösung zum Bedarfsmanagement Standort- und Geräteunabhängigkeit. Gleich ob am Desktop oder am Notebook, gleich an welchem Ort – Bedarfsmeldungen können Sie auch über einen Webclient auf mobilen Geräten (Smartphone, Tablet etc.) verfassen – selbst wenn sich Sie sich gerade auf Reisen befinden. Überdies hat der Benutzer jederzeit Zugriff auf den Status seiner Bedarfsmeldungen. Die Meldung gelangt über einen elektronischen Genehmigungsworkflow an die zuständigen Stellen. Genehmigte Bedarfsmeldungen vereinfachen den späteren Rechnungsprüfungsprozess erheblich. Hier beginnt mit dem digitalen Beschaffungsprozess der erste Schritt zur Transparenz.

Angebot

Auf einen „Bedarf“ hin soll auch ein Angebot vom Lieferanten erfolgen. Was traditionell noch manuell zu erledigen war, übernimmt von nun an die EASY Lösung für Sie. Folge: Zeit gespart, Effizienz gewonnen – so funktionieren Procurement-Vorteile. Mit Leichtigkeit lassen sich auf Basis eines „Bedarfs“ verschiedene potenzielle Lieferanten zur Abgabe eines Angebots auffordern. Solche Anfragen – das können auch E-Mails sein – erstellt unser System automatisiert auf Basis der Daten aus einem Bedarfsvorgang und entsprechenden Dokumentvorlagen/Textbausteinen, wenn erwünscht. Die Anfragen und die darauf eingehenden Antworten laufen am Bedarfs-Vorgang gesammelt ein und erleichtern so die Dokumentation und auch die Entscheidungsfindung.

Bestellung

Wird auf Grund einer Bedarfsmeldung eine Bestellung ausgelöst, erfolgt dies i.d.R. über ein ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem. Auch diesen Vorgang steuern Sie mit unserem System automatisch oder per Mausklick. Über den gesamten Prozess sammeln wir alle Dokumente und Bearbeitungsschritte transparent in einer übersichtlichen Bedarfs- und Bestellakte. Damit stehen alle zu diesem Vorgang gesammelten Dokumente und Prozessinformationen (was wurde wann durch wen beantragt, genehmigt, kommentiert etc.) im weiteren Prozessverlauf zentral an einer Stelle zur Verfügung, z. B. für die Rechnungsprüfung oder Rückfragen/Reklamationen.

Für SAP-Systeme
Für Microsoft Dynamics Nav & weitere ERP-Systeme

Erfassung von Lieferscheinen

Während des Wareneingangs fallen aufbewahrungspflichtige Dokumente an. Meistens handelt es sich um Lieferscheine, Informationen zu Chargen, Speditions- und Zollpapiere etc. Auch hier kann unsere auf die Verarbeitung von Lieferscheinen/Liefernachweisen spezialisierte Capture-Lösung die manuelle Eingabe von Buchungsdaten erheblich vereinfachen. Darüber hinaus informiert der automatische Workflow sowohl Besteller wie auch Einkäufer sofort nach der Erfassung des Wareneingangs.

Erfassung von Eingangsrechnungen

Rechnungen gehen meist in Papierform oder per E-Mail als PDF-Anhang ein – derzeit noch selten in digitalisierter Form im EDI- oder ZUGFeRD-Format oder als XRechnung. Unsere Capture-Lösung erfasst diese Eingangsrechnungen und extrahiert die für den Beschaffungsprozess wichtigen Daten. Sind die vorangegangenen Schritte bereits digital abgebildet, kann der Prüfprozess stark abgekürzt werden. Wenn der Bedarf genehmigt wurde, die Lieferung im Wareneingang mit der Bestellung übereinstimmt – und die Rechnung dann auch noch passt, braucht eigentlich keine sachliche Freigabe mehr zu erfolgen. Darüber hinaus werden hier auch die kaufmännischen Prüfungen – z.B. nach §14 UStG – durch uns unterstützt und vereinfachen die Arbeit der Finanzbuchhaltung ganz erheblich. Ein klarer Vorteil des elektronischen Procurements.

Für SAP
Für Microsoft Dynamics Nav & weitere ERP-Systeme

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement zählt zu einer komplexen Aufgabe, in die unterschiedliche Unternehmensbereiche – wie Rechtsabteilung, Einkauf, Geschäftsleitung oder Controlling – eingebunden sind. Die Bearbeitung und Ablage der einzelnen Verträge erfolgt häufig ausschließlich in den für den Vertrag zuständigen Abteilungen. Kerninformationen wie Vertragsgegenstand, Laufzeiten und Kosten stehen allen Verantwortlichen somit nicht verlässlich zur Verfügung. Zusammenhänge zwischen Verträgen werden nicht oder nur eingeschränkt erkannt. Die einzelnen Abteilungen handeln oftmals auf Basis unterschiedlicher Wissensstände. Konflikte und Probleme sind vorprogrammiert. EASY Contract bringt Ordnung und Sicherheit in den Vertragsmanagement-Prozess und kann komplexe Vertragsgenehmigungs-Workflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher abbilden. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Branchenunabhängig aber eingebettet in den Einkaufsprozess, unterstützt die EASY Procurement Software alle Schritte von der Erfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Für SAP
Für Microsoft Dynamics Nav & weitere ERP-Systeme

Die 6 Vorteile des elektronischen Beschaffungsprozesses

Deutlich geringere Prozesskosten

Im digitalen Beschaffungsprozess verläuft alles automatisiert und elektronisch. Keiner muss sich mehr mit Papierbelegen herumplagen oder erst danach suchen – das reicht von der Meldung des Bedarfs über dessen Genehmigung bis zur Bestellung selbst. Alles steht jederzeit im direkten  Zugriff der beteiligten Abteilungen. Vorbei sind auch die Zeiten, die man mit der Lieferanten-Kommunikation verbracht hat: Kein Hin und Her per E-Mail, FAX oder per Telefon; kein Stöbern mehr nach dem passenden Angebot. Endlich Zeit für sinnvolle, konstruktive Aufgaben.

Das Ausgabeverhalten besser managen

Nutzen Sie die Vorteile des digitalen Beschaffungsprozesses: Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne warten auf Sie. Stärken Sie Ihren Einkauf durch Bündelung unterschiedlicher Bedarfe und Klarheit über alle laufenden und geplanten Beziehungen zu einem Lieferanten.

Ein starkes Plus an Transparenz

Von der Bedarfsmeldung über die Bestellung, von der Warenlieferung und Lieferschein bis zu Rechnung – sämtliche in den verschiedenen Prozessschritten anfallenden Daten werden digital gespeichert und dokumentiert. Und stehen über alle Standorte hinweg für die beteiligten Abteilungen zur Verfügung. So entsteht standortübergreifende Transparenz.

Integration von ERP-/Fibu-Systemen

Die EASY Lösung zum digitalen Beschaffungsprozess integriert sich nahtlos in bekannte ERP-Systeme: Unser Procurement-System unterstützt Microsoft Dynamics NAV und andere ERP-Systeme. Für SAP-Nutzer bieten wir mit den verschiedenen Lösungen der EASY PCM perfekt abgestimmte Lösungen für ihre SAP-Systeme an.

Digitaler Rechnungseingang

Was wäre ein Beschaffungsprozess ohne digitalen Rechnungseingang? EASY Invoice beherrscht den elektronischen Rechnungseingang. Gleich ob Rechnungen auf Papier, als PDF per E-Mail oder in standardisierter Form, wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung: Die hohe Erkennungs- und Validierungsqualität sorgt für Sicherheit. Lehnen Sie sich zurück, während unsere Invoice-Lösung arbeitet.

Effizientere Zusammenarbeit

Stellen Sie sich vor: Alle am Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen – ob unter einem Dach oder an verschiedenen Standorten – stehen durch den elektronischen Beschaffungsprozess digital miteinander in Verbindung. Jeder autorisierte Mitarbeiter sieht, was bestellt, geliefert und gezahlt wurde. Natürliche funktioniert der Zugriff auf diese Informationen auch mobil per Smartphone/Tablet. Mit der Historie im Blick lässt sich die Zukunft besser planen. Da freut sich das Controlling.

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