Effizientes Vertragsmanagement in SAP®

Das A & O zur Vertragsverwaltung in Beschaffungsprozessen

Beim Vertragsmanagement können kleine Fehler große Kosten nach sich ziehen. Wer hier sicher agieren will, sollte alles im Griff haben. Doch das ist mitunter ein schwieriges Unterfangen. Denn die meisten Unternehmen verwalten tausende aktive Verträge. Da fällt der Durchblick oft schwer – vor allem, wenn die Dokumente auch noch an unterschiedlichen Standorten liegen. Gerade bei Beschaffungsprozessen bedeutet das in SAP® integrierte Vertragsmanagement (EASY PCM Contract Management): Effizienter arbeiten, compliance-konform bleiben und stets im Rahmen aktueller Verträge Bestellungen auf den Weg bringen.

Vorteile des Vertragsmanagements in SAP® – mit EASY PCM Contract Management

  • Unterstützt den gesamten Vertrags-Lebenszyklus

    EASY PCM Contract Management unterstützt und begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Vertragsanbahnung und Erstellung, über Verhandlungen von Nachträgen bis zur Vertragskündigung und Archivierung der abgeschlossenen Verträge. Vertragsmanagement in SAP® – gelingt so einfach reibungslos.

  • Stets regel-konform

    Elektronisches Vertragsmanagement unterstützt das Ziel der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die Erhöhung bzw. Einhaltung der Compliance ist ein ganz wichtiger Faktor, dazu gehören Risikominimierung bzw. Transparenz über Risiken. Diese Transparenz und Kontrolle der Risiken sorgen somit auch für die Abwendung von Gefahren und Sicherstellung von Rentabilität und Wirtschaftlichkeit. So nutzt zum Beispiel einer unserer Kunden, die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG), das EASY PCM Contract Management zur strategischen und rechtskonformen Vertragsgestaltung sowie das zuverlässige Einhalten von Fristen und Terminen – bei mehreren tausend Verträgen und Vereinbarungen gelingt dies nunmehr nahezu spielend leicht.

  • Leichte, intuitive Bedienung

    Die Fachabteilungen profitieren insbesondere von der einfachen und intuitiven Bedienung des Vertragsmanagements, vom schnellen Zugriff auf alle Verträge im Unternehmen und der zuverlässigen Einhaltung der Compliance Richtlinien. Unterschiedliche Vertragstypen, können durch einfache Anpassbarkeit optimal unterstützt werden. Die Integration von EASY PCM Contract Management in SAP® funktioniert deshalb so reibungslos, da unsere Vertragsmanagement-Software zu 100 % auf SAP®-Technologie basiert – ideal für den nahtlosen Zugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten aus dem SAP®-System.

  • Transparenz

    Standortübergreifend haben die Vertragsverantwortlichen Vertrags- wie auch Kündigungsfristen, anstehende Vertragsverlängerungen oder Gewährleistungsfristen ebenso im Blick wie anstehende monetäre Verpflichtungen aus den abgeschlossenen Verträgen.

  • Mobiles Arbeiten

    Der Zugriff auf EASY PCM Contract Management erfolgt Endgeräte-übergreifend über SAP® Fiori® / HTML5 – für den schnellen Zugriff via PC oder Smartphone/Tablet. EASY SOFTWARE stellt für das Vertragsmanagement zwei unterschiedliche Lösungen bereit – optimiert für den On-Premise-Betrieb im SAP® Umfeld oder als reine Cloud Lösung. Gleich, wann und wo – immer auf dem Laufenden mit unserer Vertragsverwaltung für SAP®. Ergänzend steht das Vertragsmanagement als eine Software-as-a-Service-Variante auf Basis SAP Cloud Platform für Sie bereit: EASY PCM Contract Management Cloud Edition. Diese kann über den SAP® AppCenter bezogen werden. Ihr Vorteil: Sie benötigen keine SAP®-Lizenzen, stattdessen mieten Sie einfach die Contract Management Cloud Edition.

  • Alles an einem Ort – die Vertragsakte

    Alle Daten zu jedem Vertrag strukturiert, schnell und einfach im Überblick. Vertragsmanagement in SAP® bündelt alle wichtigen E-Mails, Office-Dokumente und Papier-Scans strukturiert am richtigen Ort in der Vertragsakte. Mühsames, zeitintensives Suchen entfällt.

  • Reports

    Fristen, Volumen, Bearbeitungsstände – alles Wichtige zu allen Verträgen sind über eigene und standardisierte Reports darstellbar. Für das Controlling ein unabdingbarer Vorteil.

Potenziale im Prozess des Vertragsmanagements in SAP®

Nutzen Sie die Chancen des digitalen Vertragsmanagements in SAP®: Behalten Sie den Überblick auf alle angelegten Verträge – jeder Vertrag ist nur einen Mausklick entfernt, gleich, wo Sie sich befinden, ob Sie per Desktop, Smartphone oder Tablet zugreifen. Endlich gelingt das Einhalten von Fristen und Terminen im Handumdrehen.

Automatisierte Workflows

Verpassen Sie kein Ereignis mehr rund ums Thema Verträge. EASY PCM Contract Management erinnert Sie automatisch an Verträge, die gekündigt werden können, an befristete Verträge, die auslaufen, ermöglicht individuelle Wiedervorlagen und vieles andere mehr. So bleiben Sie compliance-konform.

Revisionssichere Archivierung von Anfang an

Alle Dokumente werden revisionssicher in EASY PCM Contract Management archiviert. Vor allem kann aber der Freigabeweg eines Vertrags revisionssicher in SAP® dokumentiert werden. Es erfolgt eine Bündelung von unstrukturierten Vertragsdokumenten, die im Vertragslebenszyklus entstehen. Somit macht sich auch die frühzeitige Nutzung eines Vertragsmanagementsystems – schon während der Verhandlungsphase – positiv bemerkbar.

Einsparpotentiale

Laut einer Studie von Price Waterhouse Coopers können bis zu 2 % aller Unternehmensausgaben durch die Einführung eines Vertragsmanagementsystems reduziert werden.

Qualitätssteigerungen im Vertragsmanagement

Mit PCM Contract Management, dem Vertragsmanagement in SAP, erhöhen Sie die Qualität des gesamten Vertragsmaterials: Contract Management bietet Ihnen jederzeit die Ansicht auf korrekte Vertragsinhalte, überwacht die Einhaltung definierter Abläufe und bietet eine Draufsicht auf Soll- und Ist-Zustände des Vertrags.

Freigabeworkflows

Alle Freigabeprozesse zu Vertragsdokumenten lassen sich in Workflows definieren und organisieren. PCM Contract Management nutzt dabei die Technologie der SAP. Beim Einrichten und Erstellen von Workflows wird jedoch eine eigene Oberfläche genutzt, die dies deutlich vereinfacht. Kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, lassen sich fest an Mehr-Augen-Workflows koppeln.

Dokumentenerzeugung

Steigen Sie mit EASY Contract Management ein in die wirklich effiziente Art der Erzeugung von Verträgen. Bereits formulierte Textbausteine für verschiedene Dokument- und Vertragsarten sowie ein hinterlegtes Regelwerk automatisieren die Texterstellung – gleich ob Miet-, Pacht- oder Service-Verträge etc. Das spart Zeit und rechnet sich.

Das integrierte Vertragsmanagement stellt alle relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung. Damit muss sich niemand mehr durch die Untiefen des SAP-Systems wühlen.

Jacqueline Rada, Stabsabteilung Recht und Compliance, Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)

Logo der BVG

Digitales Vertragsmanagement in SAP® im Einsatz

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Für die Berliner Verkehrsbetriebe implementierte die EASY SOFTWARE eine Vertragsmanagement-Lösung für effektivere Prozesse.

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Gewobag

Für die Gewobag Wohnungsbaugesellschaft implementierte die EASY SOFTWARE eine Vertragsmanagement-Software zur effektiveren Nutzung von Miet- und Konzernverträgen.

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FAQ zum Vertragsmanagement in SAP®

Fachliche Interaktion mit dem SAP-Standard

  • Welche Varianten werden von PCM Contract Management angeboten? Es gibt drei Varianten des SAP®-basierten Vertragsmanagements von EASY:
EASY PCM Contract Management – Classic Edition

Hierbei handelt es sich um die seit Jahren erprobte Variante in WebDynpro. Für diese Variante existieren die meisten Referenzen und der größte Funktionsumfang. Vor allem die Funktion des Zahlungsplans mit der Möglichkeit daraus auch halb- oder vollautomatische Zahlungsbelege zu generieren.

EASY PCM Contract Management – Fiori® Edition

Hierbei handelt es sich um die seit Q4/2017 verfügbare Variante in HTML5. In diese Variante werden zukünftig die meisten Entwicklungsaufwände fließen, damit der Funktionsumfang an die „Classic Edition“ mehr und mehr angeglichen wird. Fokus der Fiori® Edition sind Unternehmen, die auf Verträge von beliebigen Endgeräten zugreifen möchten. Des Weiteren wird durch diese Oberfläche eine moderne und intuitiv nutzbare Oberfläche angeboten, die es SAP®-Gelegenheitsbenutzern (z. B. Führungskräften) ohne Schulungsaufwand ermöglicht mit der Lösung zu arbeiten.

Ergänzend wird eine Software-as-a-Service-Variante auf Basis SAP® Cloud Platform angeboten, diese kann über das SAP AppCenter bezogen werden. Hier werden keine On-Premises-Komponenten benötigt. Dadurch ergibt sich ein abweichender Funktionsumfang, der in der aktuellen Produktfunktionsbeschreibung dokumentiert ist.

Wie unterscheidet sich PCM Contract Management von der SAP® Lösung?

Mit PCM Contract Management können alle Verträge in einem Unternehmen verwaltet und bewirtschaftet werden. SAP® hat keine eigene, vergleichbare Lösung für Vertragsmanagement im Produktstandard, die alle Verträge beinhaltet. Im SAP® MM finden sich nur einkaufsrelevante Verträge, im Immobilienmanagement (RE-FX) entsprechend nur die Verträge zu den Gebäuden, Mietverträge, etc.

Was sind die größten Vorteile von PCM Contract Management?

PCM Contract Management ist einfach für die Anwender zu bedienen und es bietet dem Unternehmen die Möglichkeit alle Verträge zentral zu verwalten. Letzteres ist gerade für die Geschäftsführung sehr wichtig.

Kann der Kunde sein bestehendes Archiv weiterhin nutzen?

Ja, alle PCM-Produkte unterstützen die Schnittstelle SAP® ArchiveLink und können so jedes bereits am SAP® System angeschlossenen Archiv genutzt werden. Empfehlung: einen eigenen Bereich (Content Repository) für das Contract Management einrichten zu lassen.

Bietet EASY Fiori®- / SAP®-UI5-Apps für PCM Contract Management an?

Seit Q4/2017 wird ein endgeräteübergreifender Zugriff über SAP® Fiori® / HTML5 bereitgestellt – auch für reine On-Premises-Installationen.

Kann PCM Contract Management unter SAP® S/4HANA® betrieben werden?

Ja, EASY PCM Contract Management unterstützt SAP® S/4HANA® und ist dort lauffähig.

Wird das Vertragsmanagement in SAP®-GUI oder über eine WebOberfläche bedient?

Das Contract Management wird von allen Anwendern mit dem Internet Explorer bedient. Als Technik wird hier SAP® WebDynpro eingesetzt. Für Nicht-Power-User kann die Oberfläche entsprechend vereinfacht werden (Ausblenden von Informationen, Anzeige der Verträge erst ab einem bestimmten Status, Anzeigen nur von vertragsrelevanten Dokumenten, etc.). Seit Q4/2017 wird ein endgeräte-übergreifender Zugriff über SAP® Fiori® / HTML5 bereitgestellt

Wie kann das Vertragsmanagement gestartet werden?

Der Anwender kann sich den Link zum Contract Management als Favorit speichern. Alternativ kann ein Link im SAP® Menü eingetragen werden. Bei Nutzung von SAP® Fiori® wird die Integration in das SAP® Launchpad unterstützt.

Wird das SAP® Organisationsmanagement unterstützt?

Diese Frage wird häufig im Zusammenhang mit der Zuordnung der Verträge zu Verantwortlichen und Abteilungen gestellt. Ja, das SAP® Organisationsmanagement wird genutzt. Es gibt hier häufig auch ein ABER, sehr selten ist das SAP® Organisationsmanagement bei den Kunden so tiefgehend ausgeprägt, dass es für die Zuordnung im Vertragsmanagement genutzt werden kann. Alternativ kann im Vertragsmanagement eine Liste aller Abteilungen gepflegt werden. Diese kann alternativ für die Berechtigungsprüfung genutzt werden.

Ist die Bedienung bzw. das Aussehen benutzerfreundlich?

Die Oberfläche des Contract Managements sowie die Bedienung sind auf die einfache und schnelle Nutzung durch die Anwender ausgelegt. Die Benutzung ist intuitiv und benötigt nur eine kurze Einweisung für die Anwender. Die Benutzungsoberfläche wurde in der SAP® WebDynproTechnologie entwickelt. Dadurch wird das Vertragsmanagement im Internet Explorer bedient. Gerade für Anwender die sonst nicht mit SAP® arbeiten, stellt dies eine deutliche Vereinfachung in der Bedienung dar. Eine erweiterte Optimierung der User Experience wird durch die Bereitstellung von HTML5- / SAP® Fiori®-Oberflächen erzielt. Hierbei werden die Informationen Endgeräte-spezifisch und rollengerecht aufbereitet

Welche Sprachen werden unterstützt?

Das Produkt wird in den Sprachen deutsch und englisch ausgeliefert. Für
die Sprachen Französisch und Niederländisch wird ein Übersetzungstemplate (Oberfläche) mit ausgeliefert. Dies kann im Projekt erweitert und angepasst werden. Die Oberfläche kann in weitere Sprachen übersetzt werden, dies erfolgt i.d.R. mit dem Kunden zusammen.

Was ist der Vorteil gegenüber einer NON-SAP®-Lösung?

Das EASY PCM Contract Management ist vollständig in SAP® integriert. Es werden keine Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt und die Vertragsdaten werden nicht in andere Systeme kopiert. Der Anwender bleibt zudem in der vertrauten SAP®-Umgebung und die Integration von SAP®-Daten ist einfacher. Auch kann das SAP®-Berechtigungskonzept übernommen werden, das doppelte Pflegen von Rollen und Berechtigungen entfällt.

Ist das Vertragsmanagement modular aufgebaut?

Ja, es gibt Basis-Module und Module für die fachliche Ausprägung. Es werden nur die Module installiert, die der Kunde für das jeweilige Projekt benötigt werden. So können Kunden zu Beginn nur den vorkonfigurierten Process2Go installieren. Der Kunde entscheidet, welche Funktionen er aus diesem Process2Go nutzen möchte. Weitere Funktionen können jederzeit hinzufügt werden. Die Nutzung des Dokumenten Konverters für die Thumbnail-Erstellung ist im Process2Go inbegriffen. Der Kunde kann den Konverter auch zu einem späteren Zeitpunkt implementieren. Gleiches gilt für die Konvertierung in das Langzeitformat PDF/A. Dieses ist ggf. lizenzpflichtig. Im Produkt sind Programme beinhaltet, die nachträglich die Thumbnails und/oder PDF-Konvertierung für bereits abgelegte Dokumente durchführen.

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