Digitales Dokumentenmanagement der Extraklasse

Bringt Struktur in Ihre Dokumente und Daten.

EASY DMS (Dokumenten Management System) ist eine leistungsstarke, flexible und skalierbare ECM-Lösung. Und damit das ideale Dokumentenmanagement für Großunternehmen, den Mittelstand und kleine Unternehmen. Eine DMS-Software, die Ihre Unternehmensinformationen und die digitale Archivierung zu einer Business-Ressource macht. Werden Sie schneller und effizienter, bei mehr Prozesssicherheit. Wir verraten Ihnen, wie.

„EASY DMS beschleunigt Ihre dokumentenintensiven Unternehmensprozesse, Ihr Team arbeitet besser und schneller zusammen. Verlassen Sie sich ganz auf EASY SOFTWARE, den Pionier des digitalen Dokumentenmanagements – und auf unsere umfassende DMS Beratung. Wir wissen, wovon wir reden.“

Andreas Schneider, Leiter Business Unit ECM, EASY SOFTWARE AG

Mitarbeiter Andreas Schneider

Highlights

Das Dokumentenmanagement-System von EASY macht den Schritt in die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse möglich und erleichtert Ihnen ebenfalls einen Umstieg. Ganz gleich, ob Ihre Daten auf Unternehmensservern oder in der Cloud liegen: Legen Sie einfach los – dank einer intuitiven, leicht verständlichen Bedienung. Vergessen Sie auch umfangreiche Installationen: Sie arbeiten mit einer flexiblen Weboberfläche. Und freuen Sie sich auf leichteren Zugang zu Ihren Daten. Denn EASY DMS hat bei Bedarf Zugriff auf alle Module der EASY ECM Suite.

Ausgangssituation

Die manuelle Ablage von Informationen in Papierakten ist äußerst zeitaufwendig und ist zudem eine wenig motivierende Tätigkeit für die Bearbeiter. Gleichzeitig bremst sie Ihre Organisation aus: Lange Transport- und Liegezeiten ziehen Geschäftsprozesse unnötig in die Länge und verzögern nachfolgende Aufgaben und Abläufe. Häufig mangelt es zudem an Transparenz über aktuelle Prozesse und Inhalte. Informationen sind nicht unmittelbar auffindbar, die Auskunftsfähigkeit ist einschränkt – selbst, wenn schnelle Reaktion gefragt ist.

Die Lösung

EASY DMS steht für Dokumentenmanagement mit System. Für ein Enterprise Information Management Tool, das modernstes Dokumentenmanagement und flexibles Content Management zu einer Plattform für die Optimierung aller dokumentenbasierten Tätigkeiten und die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen kombiniert. Leistungsfähige Funktionen unterstützen die Mitarbeiter bei der Bearbeitung, Kategorisierung und Versionierung von Dokumenten, digitalisierte Papierdokumente und elektronische Dokumente von außen lassen sich ebenso verwalten wie im Haus anfallende Informationen.

Ihre neue Ablage: digital, strukturiert, intuitiv

EASY DMS verbindet Geschäftsvorgänge mit den jeweiligen Dokumenten und Daten. So stellt die ECM-Lösung eine gemeinsame Informationsbasis für alle Anwender bereit. Online-basiert: Ganz gleich, von wo aus diese gerade arbeiten, denn der intuitive EASY Client macht Ihr Dokumentenmanagement webbasiert. Lange Einarbeitungen entfallen, stattdessen sind Ihre Mitarbeiter vom ersten Moment an in der Lage, Ihre Informationen und Dokumente in EASY DMS abzulegen. Etwa in Kundenakten oder Akten für Lieferanten, Projekte, Gebäude, Schadensfälle oder vieles mehr.

„Dank EASY SOFTWARE haben wir nicht nur an unternehmerischer Sicherheit gewonnen, sondern bereits viel Geld gespart.“

Mehmet Timuçin Erdoğu, IT-Leiter, STFA Construction Group

Mehmet Timuçin Erdoğu, IT-Leiter STFA

Ihr Nutzen

All das macht EASY DMS zur idealen DMS-/ECM-Lösung für Unternehmen jedweder Größe. Und dazu ist es noch schnell zu implementieren. Denn es bietet zahlreiche Out-of-the-Box-Lösungen, etwa Vertrags-Management, Bestell-Management, Eingangsrechnungsverarbeitung, Personalmanagement und vieles mehr.

  • Mehr Transparenz: strukturierte Ablage von Informationen und Dokumenten
  • Höhere Prozesseffizienz: einfaches Auffinden und schnelle Weiterleitung von Informationen
  • Bessere Zusammenarbeit: zentrale Datenhaltung ermöglicht gemeinsame Nutzung von Dokumenten
  • Hohe Nachvollziehbarkeit: durch Versionierung und Protokollierung
  • SLAs sicher einhalten: dank Fristenmanagement mit mehreren Eskalationsstufen
  • Schnelle Einarbeitung: nach kurzer Einführung arbeiten auch neue Mitarbeiter sicher mit dem System
  • Mehr Flexibilität: Informationen stehen überall zur Verfügung – rund um die Uhr
  • Geringer Pflegeaufwand: dank zentraler Administration
  • Hohe Sicherheit: durch fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung
Kakteen

Digitale Belegerfassung

Reduzieren Sie Ihren Aufwand: Mit dieser leistungsfähigen OCR-Lösung der EASY SOFTWARE AG erfassen, extrahieren und verschlagworten Sie Belege im Handumdrehen, automatisiert, regelbasiert und aus allen erdenklichen Quellen, von der Papierrechnung bis zur E-Mail.

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Ein Baum im Querschnitt mit vielen Jahresringen – verlässlich wie unsere Archivierungssoftware

Archivierung

EASY Archive Smart ist eine Archivierungslösung mit beeindruckendem Leistungsumfang bei geringem Administrationsaufwand. Konfiguration und Administration gehen einfach von der Hand, die integrierte Datenbank ist wartungsfrei.

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Pilz von der unteren Seite

Elektronische Akte

Jederzeit ohne langes Suchen Zugriff auf wichtige Dokumente zu einem Geschäftsvorgang? Die digitale Akte der EASY SOFTWARE AG ermöglicht genau das – revisionssichere Ablage inklusive.

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Pflanze

EASY Workflow

Mit EASY Workflow managen und automatisieren Sie dokumentenbasierte Arbeitsabläufe dank der Modellierung der regelbasierten Prozesse über MS Visio, ohne großen Aufwand. Vorgangsmonitoring und Eskalationsmanagement sind bereits integriert.

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Walnuss

E-Mail Management

Selbst bei vielen E-Mails die Übersicht behalten, einzelne E-Mail einem Geschäftsvorgang zuordnen, mit anderen Dokumenten verknüpfen und nicht zuletzt rechtssicher archivieren? Mit dem E-Mail Management der EASY SOFTWARE AG ist das ein Kinderspiel.

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Korallen

Integrationen

EASY DMS lässt sich einfach in nahezu jede Anwendung integrieren. Eine Vielzahl an Integrationen steht bereits als Standard für Sie bereit – für einen stabilen und anwendungsübergreifenden Informationsfluss.

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